Как рассчитать зарплату сотруднику: от оклада до выплаты

Расчет зарплаты — это не просто сумма оклада. Нужно вычесть НДФЛ, прибавить страховые взносы работодателя, рассчитать среднюю, учесть компенсации. Для предпринимателя без бухгалтера это кажется чёрной магией. Разбираем, как считать правильно и где не попасть на грабли.

Коротко о главном

Зарплата работника складывается из оклада минус НДФЛ 13% (в стандартном случае) — это получается на руках. Параллельно работодатель платит страховые взносы: 30% от оклада на пенсию, медстрах и социал-страх (но не свыше предельной базы 2 979 000 руб./год на каждого человека). Это взносы — они в фонд, на руках работника их не видно, но они обязательны. На АУСН взносы на ОПС/ОМС почти нулевые, платишь только за травматизм 247 руб./месяц. На УСН — обычные 30%. На патенте — тоже обычные правила. Выплачивать зарплату нужно дважды в месяц, интервал не более 15 дней.

В этой статье

Как рассчитать зарплату на основе оклада
Что такое страховые взносы работодателя
Расчет для УСН, АУСН и патента
Расчет среднего заработка для отпусков
Компенсация за неиспользованный отпуск
Компенсация за задержку зарплаты
Как проверить расчеты в Эльбе
Часто задаваемые вопросы

Как рассчитать зарплату на основе оклада

Предположим, оклад работника 50 000 руб. в месяц. Вот как на него рассчитывается выплата на руках:

Шаг 1. НДФЛ 13%. С 2025 года НДФЛ считается по прогрессивной шкале, и в 2026 году она не изменилась: 13% на доход до 2,4 млн рублей в год, 15% — с части дохода от 2,4 до 5 млн, 18% — от 5 до 20 млн, 20% — от 20 до 50 млн и 22% — свыше 50 млн. Повышенная ставка применяется не ко всей зарплате, а только к сумме превышения, и при обычных окладах малого бизнеса дело почти всегда ограничивается 13%.

НДФЛ = 50 000 × 13% = 6 500 руб.

Шаг 2. Зарплата на руках. Оклад минус НДФЛ.

На руках = 50 000 − 6 500 = 43 500 руб.

Вот такую сумму вы переводите работнику. Остальное — в налоговую и фонды.

Важное: зарплату нужно выплачивать дважды в месяц. Первая выплата (аванс) — за первую половину месяца, вторая — остаток за вторую половину. Интервал между выплатами не должен быть больше 15 календарных дней. Сроки должны быть указаны в трудовом договоре или правилах распорядка. Если день выплаты выпадает на выходной — переносите на ближайший рабочий день.

Лайфхак: многие предприниматели путают оклад и выплату на руках. НДФЛ удерживается из заработка работника, а не платится сверх оклада: работодатель здесь налоговый агент, он перечисляет удержанное в бюджет. То есть вы даёте 50 000, из них 6 500 уходит в налоговую, на руках остаётся 43 500. Не бывает такого, чтобы вы платили 50 000 и потом ещё 6 500. Один раз — и всё: оклад это база, из неё всё вычисляется.

Что такое страховые взносы работодателя и как они считаются

Параллельно НДФЛ вы платите страховые взносы за работника. Это фиксированный процент от оклада, и он идёт в пенсионный фонд, медицину и социальное страхование. На 2026 год ставка — 30% от оклада (до момента, пока сумма по этому работнику не достигнет 2 979 000 рублей в год, с суммы свыше этого лимита платите 15,1%).

Взносы = 50 000 × 30% = 15 000 руб./месяц на пенсию, медицину и соцстрах вместе.

Эти деньги платит работодатель, они не входят в зарплату работника и на руках его не видны. Это обязательные платежи, без них нельзя.

Когда ставка меняется на 15,1%? Когда накопленная база по одному работнику за год превысит 2 979 000 рублей. Например, если оклад 50 000 в месяц, то за 12 месяцев это 600 000 рублей — это меньше лимита, значит, весь год считаете по 30%. Если оклад 300 000 в месяц, то за год это 3 600 000, лимит превышен. Сверх 2 979 000 рублей платите 15,1%, остальное — 30%.

Контур.Эльба — это бухгалтерский счётчик, который за вас рассчитывает все эти суммы и подсказывает, какой взнос платить и когда. Подключить Эльбу и забыть о граблях.

Расчет страховых взносов при УСН, АУСН и патенте

Размер взносов отличается в зависимости от налогового режима. Это важный момент, когда выбираете режим налогообложения.

УСН (обычная упрощённая система налогообложения)

На УСН вы платите взносы как любая организация: 30% от оклада (до предельной базы 2 979 000 руб./год на каждого работника), сверх базы — 15,1%. Льгот для ИП на УСН нет, всё как для ООО.

Это означает, что вот тот расчёт выше (15 000 руб. взносов на 50 000 оклада) — именно для УСН. Никаких упрощений.

АУСН (автоматизированная упрощённая система)

АУСН пошла намного дальше в упрощении. Если у вас есть сотрудники, то на АУСН вы платите взносы только на травматизм: 2 959 рублей в год, или примерно 246,58 рубля в месяц на одного работника. На пенсию, медицину и социальное страхование взносы — 0%. Это огромная сэкономия.

На тех же 50 000 оклада на АУСН вы платите вместо 15 000 взносов в месяц только 247 рублей. Разница колоссальная: 15 000 − 247 = 14 753 рубля экономии в месяц, или почти 177 тысяч в год на одного работника.

Но — есть ограничения: АУСН только для ИП и ООО, доход не более 60 млн руб./год, работников не более 30. Если переборщите — выкинет из режима.

Патент (ПСН, патентная система)

На патенте вы платите взносы за работников, как на УСН: 30% (до базы) и 15,1% (свыше базы). Упрощения для сотрудников нет, полноценные взносы.

Предпринимателю «за себя» на патенте нужно платить фиксированные взносы за себя: примерно 57 390 рублей в год (ПФР + ОМС), плюс 1% от доходов свыше 300 000 рублей, если доход превышен.

Предупреждение от бывалого: если вы только планируете нанять первого сотрудника и пока работаете сами, посчитайте, выгодна ли вам АУСН, даже если доход позволяет. На АУСН взносы практически не растут при добавлении работников, на УСН каждый новый сотрудник — это дополнительные 15 тысяч в месяц взносов. Я видела, как предприниматели специально переходили на АУСН только ради экономии на взносах.

Расчет среднего заработка для отпусков и командировок

Когда работник уходит в отпуск или в командировку, его оплачивают не по фактически отработанным дням, а по среднему заработку. Это вычисляется по-другому.

Формула среднего заработка (ст. 139 ТК РФ):

Средний дневной заработок = Зарплата за 12 последних месяцев / 12 месяцев / 29,3 дня

Последняя цифра (29,3) — это средний календарный день в месяце по календарю (сумма всех дней в году делится на 12 месяцев).

Пример: работник отпускной стаж 12 месяцев получал ровно 50 000 рублей в месяц. Его средний дневной заработок:

Средний дневной = (50 000 × 12) / 12 / 29,3 = 50 000 / 29,3 = 1 706,85 руб./день

Если работник уходит в отпуск на 14 дней, начисляем: 1 706,85 × 14 = 23 896 рублей. Отпускные — обычный доход работника: с них удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы, поэтому на руки сотрудник получит сумму за вычетом налога.

Важный момент: в расчет среднего заработка включаются не все дни и суммы. Исключаются периоды болезни, декрета, учебы, прогулов — только время, когда работник фактически работал или был на оплачиваемом отпуске. Если работник проработал меньше 12 месяцев, берётся фактический период.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Когда работник уволился или вы договорились о компенсации за оставшиеся дни отпуска, считается по среднему заработку, как выше.

Компенсация = Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска

Пример: сотрудник уволился, у него осталось 7 дней неиспользованного отпуска. При среднем дневном заработке 1 706,85 руб. компенсация = 1 706,85 × 7 = 11 948 рублей. Эту сумму выплачиваете при увольнении, с неё вычитаете НДФЛ 13%. На выплату платите взносы.

Важно: если это не причитается законом (например, испытательный срок на пробе или работник уволился за серьёзное нарушение) — компенсацию можно не платить. Но в большинстве случаев это закон — платить надо обязательно.

Компенсация при задержке зарплаты

Если вы задержали выплату зарплаты сверх установленного срока, вы должны выплатить компенсацию по ст. 236 Трудового кодекса РФ.

Размер компенсации: не менее 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки.

На 22 декабря 2025 года ключевая ставка — 16,00% годовых.

Формула расчёта:

Компенсация = Сумма задолженности × (Ключевая ставка / 150 / 365) × Количество дней задержки

или проще: Компенсация = Сумма задолженности × 0,0001067 × Количество дней (при ставке 16%)

Пример: вы задержали выплату 50 000 рублей на 10 дней.

Компенсация = 50 000 × (16% / 150 / 365) × 10 = 50 000 × 0,000293 × 10 = 146,50 рублей

Это минимум. Вы можете установить условием в трудовом договоре больший размер компенсации — это ваше право. Но ниже 1/150 ставки платить нельзя, трудовая инспекция привет.

На эту компенсацию тоже платите НДФЛ (13%) и взносы.

По факту: многие хозяева думают, что если задержали на неделю, ничего страшного, но это не так. За 30 дней задержки 50 000 рублей компенсация будет уже около 439 рублей, плюс это может разозлить работника и привести к жалобе в трудовую инспекцию. Штрафы там начинаются от 10 000 рублей на руководителя. Лучше выплачивать вовремя дважды в месяц — это закон, и это экономит нервы.

Как проверить расчёты в Контур.Эльбе

Если вы вводите зарплату в Эльбу, система сама считает всё: НДФЛ, взносы, среднюю зарплату, компенсации. Вы вводите только оклад и дни, а Эльба выдаёт готовую зарплатную ведомость, расчётный листок и всё нужное для фонда.

Как это работает:

Шаг 1. Добавьте сотрудника. Укажите должность, оклад, дату начала работы.

Шаг 2. Создайте расчётный лист. Введите дни, отпуск, больничный — Эльба пересчитает автоматически.

Шаг 3. Проверьте суммы. Эльба выдаст оклад, НДФЛ, взносы отдельно, зарплату на руках и всё остальное.

Шаг 4. Сформируйте отчёты. На выплату, на налоговую, на фонды — всё одним кликом.

Это экономит время и исключает ошибки в расчётах. Особенно полезно, если работников несколько и формулы переплетаются.

Часто задаваемые вопросы

Что будет, если оклад ниже МРОТ?

МРОТ на 2026 год — 27 093 рубля в месяц. Если вы платите меньше, это нарушение трудового закона. Комиссия по трудовым спорам или инспекция заставит доплатить разницу, плюс штраф работодателю. МРОТ распространяется на всех работников полный месяц, независимо от категории или региона (хотя регионы могут установить свой МРОТ выше федерального).

Как считать зарплату за неполный месяц?

Зарплата за неполный месяц считается пропорционально отработанным дням: (Оклад / Количество рабочих дней в месяце) × Количество фактически отработанных дней. Например, если оклад 50 000, в месяце 22 рабочих дня, работник отработал 10 дней, то зарплата = (50 000 / 22) × 10 = 22 727 рублей.

Облагаются ли взносами больничные и отпускные?

Да, на них платите страховые взносы как на обычную зарплату. На НДФЛ: больничные (первые три дня) платит работодатель, и на них взносы, далее — ФСС, и тоже взносы. Отпускные — НДФЛ 13% и взносы. Это важно учитывать при расчёте месячного фонда оплаты труда.

Какой НДФЛ вычитается из отпускных?

Отпускные облагаются НДФЛ 13%, как и обычная зарплата. Первые 4 недели отпуска в году не облагаются налогом в соответствии с налоговым законом, но на практике это редко применяется — чаще просто считают по 13% на все дни. Посчитайте со своим бухгалтером для вашего региона.

Что такое предельная база 2 979 000 рублей и как она влияет?

Это максимальная сумма, с которой вы платите 30% взносов на одного человека в год. Когда накопленная зарплата рабочего за год превысит 2 979 000 рублей, со всей суммы свыше этого лимита вы платите взносы по сниженной ставке 15,1%. Это автоматически облегчает фонд оплаты труда на высоких окладах.

Нужно ли платить взносы на АУСН за сотрудника, если он не выходит в отпуск?

Да. На АУСН взносы на травматизм (2 959 рублей в год или примерно 247 рублей в месяц) платятся в любом случае, если у вас есть хотя бы один оформленный сотрудник. Это не зависит от отпуска или больничного — это обязательный платёж за наличие сотрудника.

На что обратить внимание при выборе УСН или АУСН?

Если у вас будут сотрудники, АУСН выгоднее в разы за счёт почти нулевых взносов на них. Но у АУСН жёсткие ограничения: не более 30 работников, доход до 60 млн рублей в год, обязательна сдача квартальной электронной отчётности. УСН проще и без ограничений по работникам, но взносы дороже. Посчитайте для вашего бизнеса с калькулятором налогового режима.

Итог

Расчет зарплаты — это система связанных формул: оклад, НДФЛ, взносы, средняя зарплата, компенсации. На МРОТ 2026 — 27 093 рубля, НДФЛ — 13%, взносы — 30% (или почти ноль на АУСН). Выплачивать нужно дважды в месяц, иначе платите компенсацию. Если вы ещё вычисляете всё вручную — это опасно, ошибки дорогие. Используйте Эльбу: введите оклад, система посчитает все налоги, взносы и отчёты. Это стоит меньше, чем штраф за ошибку.

Начните расчёты зарплаты без ошибок прямо в Эльбе. Подключить Контур.Эльбу и автоматизировать весь расчётный процесс.