Расчёт отпускных в 2026 году: формула, среднедневной заработок и примеры

Отпускные считаются по одной формуле, но ошибок в них больше, чем в любом другом зарплатном расчёте. Причина в расчётном периоде: из него нужно правильно выкинуть больничные и командировки, а оставшиеся месяцы пересчитать по календарным дням. Разбираем механику и типовые ситуации.

Коротко о главном

Отпускные считаются исходя из среднего дневного заработка за расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.

Если все 12 месяцев отработаны полностью, количество расчётных дней равно 12 × 29,3 = 351,6. Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней, установленное Трудовым кодексом.

Формула: средний дневной заработок = выплаты за расчётный период / количество расчётных дней, дальше умножаем на число календарных дней отпуска.

Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска.

В этой статье

Что входит в расчётный период
Какие выплаты учитываются, а какие нет
Формула при полностью отработанном периоде
Как считать неполные месяцы
Примеры расчёта
Когда выплачивать и как удерживать НДФЛ
Компенсация за неиспользованный отпуск
Частые ошибки

Что входит в расчётный период

Расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если сотрудник идёт в отпуск в июне 2026 года, период — с июня 2025 по май 2026.

Из расчётного периода исключаются дни и начисленные за них суммы, когда сотрудник:

был на больничном;
находился в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
был в командировке;
не работал из-за простоя не по своей вине;
получал средний заработок по другим основаниям;
был в отпуске — в том числе оплачиваемом.

Логика исключения простая: за эти периоды человек уже получал средний заработок, и включать их повторно означало бы усреднять среднее.

Если сотрудник отработал меньше 12 месяцев, расчётный период — всё фактически отработанное время.

Какие выплаты учитываются

В расчёт берутся все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, тарифная ставка, сдельный заработок, надбавки и доплаты, премии по положению об оплате труда.

Не учитываются выплаты социального характера и суммы, не связанные с оплатой труда: материальная помощь, оплата питания и проезда, компенсация стоимости обучения, а также все выплаты, рассчитанные по среднему заработку, — те самые отпускные, командировочные и больничные.

Отдельная тонкость — годовые премии. Премия по итогам года учитывается независимо от времени её начисления, если она относится к расчётному периоду.

Предупреждение от бывалого: самая частая жалоба сотрудников звучит как «в отпуске я получил меньше, чем на работе», и почти всегда это не ошибка. Если человек весь год сидел на окладе и не болел, отпускные будут примерно равны зарплате. А если были больничные и командировки, среднедневной заработок просядет. Лайфхак: объясняйте это до отпуска, а не после расчётного листка — вопрос снимается за две минуты, если разговор идёт заранее.

Формула при полностью отработанном периоде

Считаем в два действия.

Средний дневной заработок = выплаты за 12 месяцев / (12 × 29,3)

Дальше умножаем на количество календарных дней отпуска. Календарных — то есть выходные внутри отпуска тоже оплачиваются. Нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не включаются и не оплачиваются: отпуск на них продлевается.

Как считать неполные месяцы

Если месяц отработан не полностью, 29,3 для него не берут. Количество календарных дней в таком месяце считают пропорционально:

Дни неполного месяца = 29,3 / число календарных дней месяца × число отработанных календарных дней

Затем складывают: 29,3 за каждый полностью отработанный месяц плюс расчётные дни за каждый неполный. Полученная сумма и есть знаменатель формулы.

Именно здесь возникает большинство ошибок в ручных расчётах — и именно поэтому отпускные считают в учётной программе. В Экстерне расчёт идёт по данным табеля и графика: онлайн-бухгалтерия сама подтягивает начисления за период.

Примеры расчёта

Пример 1. Год отработан полностью. Выплаты за 12 месяцев — 1 200 000 рублей, отпуск 14 календарных дней.

Расчётные дни: 12 × 29,3 = 351,6
Средний дневной заработок: 1 200 000 / 351,6 ≈ 3 412,97 рубля
Отпускные: 3 412,97 × 14 ≈ 47 781,58 рубля

Пример 2. Один месяц отработан не полностью. Сотрудник болел 10 дней в марте (31 календарный день). Остальные 11 месяцев отработаны полностью, выплаты за период — 1 000 000 рублей, отпуск 14 дней.

Дни за март: 29,3 / 31 × 21 ≈ 19,85
Всего расчётных дней: 11 × 29,3 + 19,85 = 322,3 + 19,85 = 342,15
Средний дневной заработок: 1 000 000 / 342,15 ≈ 2 922,70 рубля
Отпускные: 2 922,70 × 14 ≈ 40 917,80 рубля

Когда выплачивать и как удерживать НДФЛ

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это требование Трудового кодекса, и нарушение его — самостоятельное нарушение трудового законодательства, даже если сотрудник не возражает.

НДФЛ с отпускных удерживается при выплате. Ставка зависит от накопленного с начала года дохода сотрудника по прогрессивной шкале — подробнее в статье про 6-НДФЛ.

Страховые взносы на отпускные начисляются в общем порядке: это выплата в рамках трудовых отношений. Разбор — в статье про страховые взносы.

По факту трёхдневный срок выплаты — главный источник авралов в июне. Заявление подписали в пятницу, отпуск с понедельника, а расчёт сделать надо было ещё в четверг. Лайфхак, который снимает проблему целиком: работайте по графику отпусков, а не по заявлениям. График составляется в декабре, и по нему расчёт можно готовить заранее, а не в режиме пожара.

Отпускные, больничные и НДФЛ считаются автоматически по табелю и графику. Посмотреть Контур.Экстерн

Компенсация за неиспользованный отпуск

При увольнении сотруднику выплачивается компенсация за все неиспользованные дни отпуска. Считается она по той же формуле — через средний дневной заработок, только вместо дней отпуска берётся число неиспользованных дней.

Количество дней определяется пропорционально отработанному времени: за полностью отработанный год — полный отпуск, за неполный — пропорционально отработанным месяцам.

Компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — в отличие от большинства выплат при увольнении, для которых действуют льготы.

Частые ошибки

Не исключают периоды среднего заработка. Больничные и командировки остаются в расчёте, среднедневной заработок искажается.
Берут 29,3 для неполного месяца. Для него считают пропорционально календарным дням.
Включают материальную помощь и соцвыплаты. Они в расчёт не входят.
Оплачивают праздничные дни внутри отпуска. Они в число дней отпуска не включаются, отпуск на них продлевается.
Нарушают трёхдневный срок выплаты. Нарушение фиксируется независимо от согласия работника.
Забывают про годовую премию. Она учитывается, если относится к расчётному периоду.

Итог

Формула отпускных проста: выплаты за 12 месяцев делим на 351,6 и умножаем на дни отпуска. Вся сложность — в правильном определении расчётного периода и в неполных месяцах, где вместо 29,3 берётся пропорция.

Второй по важности момент — организационный: трёхдневный срок выплаты и график отпусков, который позволяет к этому сроку готовиться заранее.

Часто задаваемые вопросы

По какой формуле считаются отпускные?

Средний дневной заработок умножается на количество календарных дней отпуска. Средний дневной заработок — это выплаты за расчётный период, делённые на количество расчётных дней. При полностью отработанном годе расчётных дней 351,6 (12 × 29,3).

Что означает число 29,3?

Это среднемесячное количество календарных дней, установленное Трудовым кодексом для расчёта среднего заработка. Оно применяется к полностью отработанным месяцам; для неполных месяцев дни считаются пропорционально: 29,3 делится на число календарных дней месяца и умножается на отработанные календарные дни.

Какие периоды исключаются из расчёта?

Больничные, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком, командировки, простои не по вине работника, оплачиваемые отпуска и другие периоды, за которые сохранялся средний заработок. Вместе с днями исключаются и начисленные за них суммы.

Когда нужно выплатить отпускные?

Не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это требование Трудового кодекса, и его нарушение считается нарушением трудового законодательства независимо от того, согласен ли на это сотрудник.

Оплачиваются ли праздничные дни, попавшие в отпуск?

Нет. Нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней отпуска и не оплачиваются — отпуск на эти дни продлевается. Обычные выходные, наоборот, входят в число дней отпуска и оплачиваются.

Как считается компенсация за неиспользованный отпуск?

По той же формуле через средний дневной заработок, только вместо дней отпуска берётся количество неиспользованных дней, определённое пропорционально отработанному времени. Компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.