РСВ и персонифицированные сведения: что сдавать ежемесячно, а что раз в квартал

Два отчёта, которые идут в одну инспекцию, содержат пересекающиеся данные и сдаются в один и тот же день месяца — но с разной периодичностью. Разбираемся, зачем нужен каждый, когда персонифицированные сведения подавать не надо и почему они должны сходиться с расчётом по взносам.

Коротко о главном

Расчёт по страховым взносам (РСВ) — квартальный отчёт в ФНС: сколько взносов начислено по организации в целом и по каждому сотруднику. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячный отчёт с данными по каждому работнику и суммой выплат. Срок тот же — 25-е число.

Главное правило, которое экономит четыре отчёта в год: персонифицированные сведения не подаются за март, июнь, сентябрь и декабрь, если за соответствующий квартал вовремя сдан РСВ. В нём эти данные уже есть.

Оба отчёта сдаются в налоговую, а не в Социальный фонд: в СФР уходит ЕФС-1.

В этой статье

Зачем нужны два отчёта
Что содержит РСВ
Что содержит отчёт по персонифицированным сведениям
Когда персведения можно не сдавать
Календарь на 2026 год
Как они должны сходиться между собой
Нулевая отчётность
Частые ошибки

Зачем нужны два отчёта

Разница в частоте и назначении. Взносы платятся ежемесячно, а отчитываются по ним раз в квартал — значит, два месяца из трёх у налоговой нет персональных данных о том, кому и сколько начислено.

Эту дыру закрывают персонифицированные сведения: они дают помесячный срез по каждому работнику. Данные из них попадают на индивидуальные лицевые счета и в итоге влияют на пенсионные права людей.

РСВ — отчёт другого назначения: он о деньгах организации. Сколько выплат, какая база, какой тариф, сколько взносов начислено, есть ли право на пониженный тариф. Персональный раздел в нём тоже есть, но задача расчёта — свести суммы по компании.

Что содержит РСВ

Сводные показатели по организации: база, суммы начисленных взносов, применённые тарифы.
Раздел с персональными данными по каждому застрахованному лицу и выплатам в его пользу.
Приложения по категориям плательщиков — для тех, кто применяет пониженные или дополнительные тарифы.
Сведения по дополнительным тарифам за вредные условия труда, если такие рабочие места есть.

Именно в РСВ подтверждается право на льготу. Если компания применяет пониженный тариф, в расчёте это отражается кодом категории — и налоговая сверяет его с реестрами. О том, кто сохранил право на льготу в 2026 году, — в статье про пониженные тарифы для МСП.

Что содержит отчёт по персонифицированным сведениям

Форма компактная: по каждому физлицу указываются персональные данные — ФИО, СНИЛС, ИНН — и сумма выплат за месяц.

Сведения подаются на всех, с кем в отчётном месяце были трудовые отношения или договоры ГПХ, включая тех, кому выплат не было. Отсутствие выплат — не основание не подавать сведения о человеке.

Это важная деталь: отчёт называется «о физических лицах», а не «о выплатах». Забыть про сотрудника в отпуске без содержания — типичная ошибка, за которую приходит требование.

По факту персонифицированные сведения — самый недооценённый отчёт: маленький, простой, сдаётся за пять минут и именно поэтому забывается. А штраф за него считается по каждому физлицу, то есть в компании на сорок человек цена забывчивости совсем не символическая. Лайфхак: поставьте его в календарь не как отдельную задачу, а сразу после расчёта зарплаты — пока данные перед глазами.

Когда персведения можно не сдавать

За последний месяц квартала — март, июнь, сентябрь и декабрь — персонифицированные сведения не подаются, если за этот квартал вовремя сдан расчёт по страховым взносам. Персональные данные за этот месяц уже содержатся в РСВ, и дублировать их не нужно.

Условие именно в своевременной сдаче расчёта. Задержали РСВ — обязанность по персведениям за третий месяц квартала никуда не делась.

В остальные восемь месяцев года отчёт подаётся всегда.

Календарь на 2026 год

Отчёт	Периодичность	Срок
Персонифицированные сведения	Ежемесячно, кроме марта, июня, сентября и декабря	25-е число следующего месяца
РСВ	Ежеквартально	25-е число месяца после квартала
Уведомление об исчисленных суммах	Ежемесячно	25-е число
Уплата взносов	Ежемесячно	28-е число

Если 25-е выпадает на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день — например, сведения за декабрь 2025 года сдавались 26 января 2026 года, потому что 25-е пришлось на воскресенье.

Полный календарь по всем формам — в статье про сроки сдачи отчётности.

Как они должны сходиться между собой

Налоговая сверяет отчёты между собой автоматически, и расхождения становятся поводом для требования. Проверять стоит три связки:

Персведения за три месяца квартала и персональный раздел РСВ. Состав людей и суммы выплат должны совпадать.
РСВ и уведомления об исчисленных суммах. Начисленные взносы за квартал должны биться с тем, что вы заявляли ежемесячно.
РСВ и 6-НДФЛ. Полного совпадения не будет — состав облагаемых выплат разный, — но объяснить разницу нужно уметь. Подробнее в статье про 6-НДФЛ.

Предупреждение от бывалого: половина расхождений в персонифицированных сведениях — не бухгалтерская ошибка, а кадровая. Человек уволен в кадрах, но не закрыт в учёте; принят на полставки, а в отчёт попал как основной; вернулся из декрета в середине месяца. Лайфхак: раз в месяц сверяйте список людей в отчёте со штатной расстановкой — не суммы, а именно состав. На это уходит десять минут, а ловится почти всё.

Оба отчёта заполняются по данным учёта и уходят в ФНС с проверкой до отправки. Посмотреть онлайн-бухгалтерию Экстерна

Нулевая отчётность

Отсутствие деятельности не освобождает от отчётности. Пока организация существует, РСВ сдаётся, даже если выплат не было: подаётся нулевой расчёт с титульным листом и обязательными разделами.

С персонифицированными сведениями та же логика: если есть хотя бы один человек, с которым сохраняются трудовые отношения — например, директор, — сведения на него подаются. Полностью пустых периодов у действующей организации практически не бывает.

Частые ошибки

Сдают персведения за март, июнь, сентябрь и декабрь. Не ошибка по сути, но лишняя работа, если РСВ сдан вовремя.
Не подают сведения на сотрудников без выплат. Отчёт о физлицах, а не о выплатах.
Не сдают нулевой РСВ. Обязанность сохраняется, пока организация действует.
Не сверяют состав людей. Кадровые события не доехали до учёта — расхождение в отчёте.
Путают адресатов. РСВ и персведения идут в ФНС, ЕФС-1 — в СФР.
Забывают про уточнёнку после пересчёта тарифа. Потеря права на льготу тянет корректировку сданных расчётов.

Итог

Конструкция простая: РСВ — про деньги компании раз в квартал, персонифицированные сведения — про людей ежемесячно, кроме тех месяцев, что закрывает РСВ. Оба идут в налоговую до 25-го числа.

Основная работа — не заполнение, а сверка: состав сотрудников с кадровым учётом, суммы с уведомлениями, а сам расчёт — с 6-НДФЛ.

Часто задаваемые вопросы

Чем РСВ отличается от персонифицированных сведений?

РСВ — квартальный отчёт о начисленных взносах по организации в целом с персональным разделом по сотрудникам. Персонифицированные сведения — ежемесячный отчёт с данными по каждому физлицу и суммой выплат за месяц. Оба сдаются в налоговую до 25-го числа.

За какие месяцы не нужно сдавать персонифицированные сведения?

За март, июнь, сентябрь и декабрь — при условии, что расчёт по страховым взносам за соответствующий квартал сдан вовремя. Персональные данные за третий месяц квартала уже содержатся в РСВ. Если расчёт задержан, обязанность по персведениям сохраняется.

Нужно ли подавать сведения на сотрудника, которому не было выплат?

Да. Отчёт называется «персонифицированные сведения о физических лицах», а не о выплатах: сведения подаются на всех, с кем в отчётном месяце сохранялись трудовые отношения или действовали договоры ГПХ, включая сотрудников в отпуске без сохранения заработной платы.

Нужно ли сдавать нулевой РСВ?

Да, обязанность сохраняется, пока организация действует, даже если выплат не было. Подаётся нулевой расчёт с титульным листом и обязательными разделами. То же касается персонифицированных сведений, если есть хотя бы одно застрахованное лицо — например, директор.

Куда сдаются эти отчёты — в налоговую или в Социальный фонд?

Оба в налоговую. В Социальный фонд сдаётся форма ЕФС-1 — кадровые мероприятия, сведения о стаже и взносы на травматизм. Путаница с адресатом — одна из самых частых организационных ошибок.

Почему РСВ не сходится с 6-НДФЛ?

Потому что состав облагаемых выплат по взносам и по НДФЛ различается: часть выплат облагается налогом, но не облагается взносами, и наоборот. Полного совпадения быть не должно — важно уметь объяснить разницу, если налоговая пришлёт требование.