Акт сверки в Диадок: как запросить, оформить и отправить на подписание

Акт сверки — один из самых спорных документов в расчётах с контрагентами. Почти все хотят его, но мало кто умеет его правильно оформить и отправить. А если общаетесь через ЭДО, то механика становится сложнее: нужна электронная подпись, КЭП физлица, машиночитаемая доверенность. В Диадоке же весь процесс давно автоматизирован — от запроса до подписания. Разбираем, как это работает и на какие грабли попадаются чаще всего.

Коротко о главном

Акт сверки в Диадоке — это цифровой документ взаиморасчётов с контрагентом, который можно запросить через встроенный сервис сверок, сформировать автоматически или загрузить вручную, а затем отправить на подписание по ЭДО с полной юридической силой. Диадок поддерживает обмен актов сверки в формализованном виде (ФНС-формат) и обычном, работает роуминг с другими операторами, а подписывается документ КЭП физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД) или юридической подписью.

Три сценария использования: запрос акта у контрагента через сервис (контрагент само-заполнит), загрузка готового файла из 1С или Excel, и двусторонняя сверка через Диадок — когда система сама считает остатки по договорам и выставляет акт. Первый способ — минут 5 плюс время ответа контрагента; второй и третий — дело минут в Диадоке.

Трудность одна: подчас бухгалтеры ломают голову, где в интерфейсе это находится, и не знают, что акт можно отправить без бумаги и печати. Разбираемся детально.

В этой статье

Что такое акт сверки и зачем он нужен в Диадоке
Три способа получить и оформить акт сверки
Как запросить акт у контрагента в Диадоке
Как сформировать акт сверки по договорам
Как отправить акт на подписание через ЭДО
Как подписать акт с разногласиями или по роумингу
Подводные камни и типичные ошибки

Что такое акт сверки в Диадоке и зачем он нужен

Акт сверки — это документ, в котором вы и контрагент подтверждаете, что расчёты между вами ведутся верно. На конкретную дату вы сверяете балансы, а если они не совпадают, то отмечаете, где разногласия. Документ снимает вопросы: «А вы мне платили?», «А я вам должен?» — всё письменно и подписано.

В законодательстве (ст. 408 ГК РФ) акт сверки отражает взаимное признание взаиморасчётов. Если обе стороны его подписали — спорить потом будет сложнее. Если подписали с разногласиями — вы зафиксировали, в чём конкретно не согласны.

В Диадоке акт получает цифровое измерение: вы можете автоматически сформировать его по остаткам в договорах, отправить контрагенту по ЭДО, тот подпишет КЭП (электронной подписью физлица), и документ будет иметь полную юридическую силу. Бумага и печать — опция, а не обязательность.

Лайфхак: большинство думает, что акт сверки нужно всегда выполнять вручную, печатать и ходить по офисам с оригиналом. На деле — в Диадоке сервис сверок автоматически считает остатки по договорам, выстраивает акт и отправляет контрагенту. Тот видит документ в своём интерфейсе, нажимает «подписать» — и за минуту вместо трёхдневной волокиты получаем подписанный акт по ЭДО. Первый раз — пять минут на настройку, потом — на автомате.

Три способа получить и оформить акт сверки в Диадоке

Диадок предлагает три пути, и каждый подходит для разных ситуаций:

Способ 1: Запрос акта у контрагента через сервис сверок. Вы отправляете контрагенту уведомление, что просите от него акт за конкретный период. Контрагент видит приглашение в Диадоке, может согласиться и отправить готовый акт (если у него есть данные по счётам с вами), или указать расхождение. Это двусторонний документ, совместно подготовленный. Время: от минут до часов.

Способ 2: Загрузить готовый файл акта сверки. Если акт был сформирован в Excel, 1С или Контур.Экстерне, вы можете загрузить его в Диадок, затем отправить контрагенту. Файл должен быть в формате, поддерживаемом Диадоком (XML по ФНС-формату или простой текст). Это односторонняя инициатива.

Способ 3: Сформировать акт прямо в Диадоке по договорам. Система автоматически берёт остатки по договорам с контрагентом на конкретную дату, составляет акт и готов отправлять. Это быстрейший вариант, если вы ведёте расчёты в Диадоке и хотите закрыть вопрос в один клик.

Как запросить акт сверки у контрагента в Диадоке

Процесс поиска в интерфейсе Диадока для новичка может быть запутанным. Вот точный путь:

Шаг 1. Откройте раздел «Сверки» в главном меню. Это не самый очевидный путь, но он там. В левой панели Диадока ищите «Сверки» или раздел с документооборотом. Некоторые версии интерфейса размещают его под меню «Документы» → «Сверки».

Шаг 2. Выберите контрагента и период. Система предложит вам список контрагентов, с которыми уже идёт обмен. Укажите, за какой период вы хотите провести сверку (месяц, квартал, полугодие, год). Выбирайте дату, на которую делается акт (обычно последний день периода).

Шаг 3. Запросите акт сверки. Нажимайте кнопку «Отправить запрос на сверку» или «Запросить акт сверки». Диадок отправит уведомление контрагенту. Если контрагент тоже в Диадоке, уведомление придёт в его личный кабинет. Если на другом операторе — через роуминг (об этом ниже).

Шаг 4. Дождитесь ответа. Контрагент получит запрос и сможет либо согласиться (отправить готовый акт), либо указать разногласия, либо просто скачать акт и вернуть подписанным. Время ответа — от нескольких минут до дня, в зависимости от активности его бухгалтера.

По факту: если контрагент в том же Диадоке, вероятность, что ответит сразу, выше. Если на другом операторе или вообще не в ЭДО, вы получите уведомление, но будете ждать дольше.

Диадок: Сервис сверок. Заказать подключение сервиса сверок и автоматизировать обмен актами с контрагентами.

Как сформировать акт сверки по договорам в Диадоке

Если вы не хотите дожидаться ответа от контрагента и хотите сами сформировать акт по своим данным, делайте так:

Шаг 1. Откройте в Диадоке раздел контрагента. Выберите компанию, с которой нужен акт, и перейдите в её профиль. Там должны быть видны документы, договоры и история расчётов.

Шаг 2. Выберите договоры, которые хотите свести. Система покажет договоры, по которым есть движения (накладные, счёта-фактуры, авансы). Вы можете выбрать один договор или сразу несколько. Система автоматически считает остатки по каждому на конкретную дату.

Шаг 3. Укажите дату акта и периодичность. Обычно это последний день месяца, квартала или года. Диадок пересчитает все остатки на эту дату, автоматически включит переплаты, задолженности, авансовые платежи — всё, что касается взаиморасчётов.

Шаг 4. Система генерирует акт в двух форматах. Первый — формализованный файл по ФНС (XML), второй — визуальный вид для чтения и печати. Вы можете сразу его посмотреть, и если согласны с остатками, переходить к отправке на подписание.

Предупреждение от бывалого: если у вас в 1С данные по договорам отличаются от Диадока (расхождение из-за опоздавшего документа или ошибки), акт будет составлен по Диадоку. Перед формированием убедитесь, что 1С и Диадок синхронизированы.

По факту: когда я впервые формировала акт в Диадоке по договорам, остатки не совпали с 1С. Первый порыв — паника, ошибка в системе. Оказалось, в 1С залежалась старая накладная, которую я не проводила, а в Диадоке документ пришёл и учёлся правильно. Результат: сверили 1С, акт совпал, и всё встало на место. Совет — прежде чем отправлять акт контрагенту, проверьте свои остатки сами.

Как отправить акт сверки на подписание через ЭДО

Готовый акт — это ещё не закрытый вопрос. Теперь нужно его отправить и получить подпись. Вот как это делается в Диадоке:

Шаг 1. Подготовьте документ к отправке. Откройте акт в Диадоке. Система предложит вам несколько вариантов: отправить как уведомление (просто проинформировать контрагента), отправить на подписание по ЭДО или сохранить как файл для отправки другим каналом (email, курьер).

Шаг 2. Выберите способ отправки. Для полноценного ЭДО-обмена выберите «Отправить на подписание через ЭДО» или аналогичный пункт. Диадок упакует документ в формат, поддерживаемый ФНС, и готовит его к электронному обороту.

Шаг 3. Проверьте реквизиты контрагента. Система должна автоматически подставить ID контрагента в ЭДО и адрес его оператора. Если контрагент в Диадоке, всё совпадёт. Если на другом операторе (СБИС, Астрал, Такском), сработает роуминг — документ пойдёт через специальный мост и прибудет в его ЭДО.

Шаг 4. Подпишите акт на своей стороне. Диадок попросит вашу электронную подпись (КЭП юридического лица или физического лица с доверенностью). Подпишите — документ официально уходит контрагенту подписанным.

Шаг 5. Отправьте и отслеживайте статус. После подписания акт уходит контрагенту. В интерфейсе Диадока вы сможете видеть статус: отправлен, получен, подписан, вернул с разногласиями и т.д. Контрагент тоже видит документ и может принять или отклонить его.

Электронная подпись и МЧД при отправке акта

С сентября 2024 года в России действуют новые правила: сотрудник не подписывает деловые документы личной подписью юридического лица (это был криптографический ключ компании), а ставит свою КЭП (квалифицированную электронную подпись физлица) и прикрепляет машиночитаемую доверенность (МЧД), которая подтверждает его полномочия.

При отправке акта сверки это означает: главный бухгалтер или сотрудник подписывают документ своей КЭП, Диадок автоматически добавляет МЧД этого сотрудника в пакет документа, и система проверяет, есть ли у этого лица право подписывать акты сверки. Контрагент на другом конце видит и подпись, и доверенность, и может быть уверен, что документ подписан правомочным лицом.

На практике: если вы ещё не перешли на КЭП физлиц, у вас может быть старый сертификат юридического лица. Диадок какое-то время поддерживает оба варианта, но рекомендация ясна — переходить на новую схему. Если в вашей компании уже установлены КЭП для сотрудников, то при отправке акта просто выбираете, кто его подписывает, и всё работает автоматически.

Как подписать акт с разногласиями

Случается, что остатки не совпадают: вы считаете, что должны 50 тыс. рублей, а контрагент — что 45. Полностью согласиться с актом нельзя, но молчать тоже плохо. Вот когда нужен акт с разногласиями.

Процесс: контрагент отправляет вам акт, вы его открываете в Диадоке и видите, что остатки не сходятся. Система предложит вам два пути: согласиться или приложить протокол разногласий. Вы выбираете второе, заполняете, что именно вы не признаёте и почему (например, «Сумма завышена на стоимость неполученной накладной №1234 от 01.06»), и подписываете уже вместе с этим протоколом.

После подписания с разногласиями документ уходит обратно контрагенту. Теперь он видит, что вы не согласны, знает конкретные причины и может либо согласиться, либо вернуть свой протокол. Процесс может идти несколько итераций, пока стороны не придут к единому мнению или не решат закрыть вопрос с оговорками.

Лайфхак: часто в протоколе разногласий пишут ссылку на счёт-фактуру или накладную, на основании которой вы не согласны. Это ускоряет разбор — контрагент видит точный документ, на который вы ссылаетесь.

Роуминг и сверка с контрагентами на других операторах

Что если контрагент пользуется СБИС или другим оператором ЭДО, а не Диадоком? Акт сверки всё равно работает, только через роуминг.

Роуминг — это автоматический мост между операторами. Вы отправляете акт в Диадоке, система видит, что контрагент зарегистрирован в СБИС, и перекидывает документ туда. На другом конце контрагент получает акт в своём интерфейсе СБИС, подписывает там, и статус автоматически возвращается в Диадок. Со стороны выглядит так, будто вы в одной системе.

Важный момент: роуминг работает не со всеми операторами и не со всеми типами документов. Диадок поддерживает роуминг с 27 из 44 аккредитованных ФНС операторов. Если контрагент на «экзотическом» операторе, роуминга может и не быть — тогда нужна явная заявка в техподдержку на настройку. Процесс согласования между операторами занимает 2–8 рабочих дней.

При роуминге акт сверки работает точно так же: вы запрашиваете или отправляете, контрагент подписывает, и документ возвращается подписанным. Если контрагент на СБИС, сверка через роуминг работает надежнее всего — операторы хорошо синхронизированы.

Подводные камни и типичные ошибки

Где попадаются бухгалтеры при работе с актами в Диадоке:

Не синхронизировали 1С с Диадоком перед формированием. Новый документ ещё в пути, а вы уже сформировали акт. Контрагент видит старые остатки, и начинается путаница. Совет: перед тем как запустить сверку, убедитесь, что 1С и Диадок «видят» одинаково.
Забыли указать корректный email организации. При отправке акта система может потребовать email для уведомлений. Если его не указать или указать неверно, уведомления потеряются, и контрагент может не заметить приглашение на сверку.
Пытались запросить акт у контрагента, который не в ЭДО. Если контрагент вообще не подключен ни к какому оператору ЭДО, он не получит запроса через Диадок. Предварительно узнайте, в какой системе он работает.
Отправили акт, но не проверили статус подписания. Акт может зависнуть в статусе «отправлен» не по вине системы, а потому что контрагент не заметил или его сотрудник уходит отпуск. Нужно периодически проверять статус и напоминать.
Подписали акт, но контрагент подписал с разногласиями, а вы не отреагировали. Если вы согласны с его протоколом разногласий, нужно явно это подтвердить в Диадоке, иначе документ останется в статусе «не согласован».
Роуминг не поднялся, потому что оператор контрагента не поддерживается. Перед первой отправкой проверьте список поддерживаемых операторов в разделе Диадока. Если оператора там нет, это долгая заявка.

Предупреждение от бывалого: главная беда — когда бухгалтер дёргает поддержку Диадока с вопросом «почему контрагент не получил акт», а на деле контрагент просто не видит приглашение в своём интерфейсе (спал, забыл проверить). Первый рефлекс — писать в тех. поддержку, второй — позвонить контрагенту и напомнить. Девять из десяти раз помогает второе. Плюс: держите список операторов ваших постоянных контрагентов под рукой, чтобы знать, нужен ли роуминг или контрагент в Диадоке же.

Как составить акт сверки и отправить его правильно

Итоговый чеклист для отправки актов сверки через Диадок:

Убедитесь, что 1С и Диадок синхронизированы, остатки совпадают.
Выберите способ: запрос у контрагента, загрузка файла или автоформирование по договорам.
Укажите корректный период и дату акта (обычно последний день периода).
Проверьте реквизиты контрагента и его оператора ЭДО (Диадок, СБИС, Астрал и т.д.).
Выберите формат отправки: уведомление, подписание по ЭДО, скачивание файла.
Подпишите акт своей КЭП (физлица или юридического лица, в зависимости от версии).
Отправьте и отслеживайте статус в Диадоке.
Если контрагент вернул с разногласиями, рассмотрите протокол и либо согласитесь, либо верните свой контр-протокол.
Сохраняйте копию подписанного акта (Диадок автоматически архивирует все версии).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в Диадоке запросить акт сверки у контрагента, который не в ЭДО?

Нет, запрос через Диадок придёт только контрагентам, подключённым к какому-либо оператору ЭДО. Если контрагент не в ЭДО, вам нужно запросить акт по email, телефону или при встрече, а затем загрузить готовый файл в Диадок для отправки на подписание.

Если я отправил акт через ЭДО, а контрагент не подписал, считается ли документ действительным?

Нет. Акт сверки требует подписей обеих сторон (или хотя бы признания задолженности). Если контрагент не подписал и не ответил, документ останется в статусе «отправлен» и не будет иметь юридической силы для суда. Отправьте напоминание или переходите на другой способ (бумажный, email).

Как в Диадоке подписать акт сверки с КЭП физического лица, если я главный бухгалтер?

Нужна ваша личная КЭП (квалифицированная электронная подпись физлица) и машиночитаемая доверенность (МЧД), которая подтверждает ваши полномочия подписывать акты. Диадок автоматически добавит МЧД в документ при подписании. Если доверенности нет, её нужно оформить заранее через Диадок или контакт-центр.

Если контрагент на СБИС, он получит акт сверки через Диадок?

Да, если между Диадоком и СБИС настроен роуминг. Документ автоматически передастся в СБИС, контрагент получит его в своём интерфейсе, подпишет, и статус вернётся в Диадок. Роуминг работает прозрачно, контрагент даже не заметит технических деталей.

Как в Диадоке сформировать акт сверки по нескольким договорам одновременно?

При формировании акта в Диадоке вы указываете контрагента и период, система автоматически включает все договоры, по которым есть движения. Вы можете отфильтровать договоры по названию или номеру, если хотите исключить какие-то. Один акт может содержать несколько договоров — это нормально и даже частая практика.

Если я подписал акт в Диадоке, нужна ли печать и бумажный оригинал?

Нет, электронный акт, подписанный КЭП в Диадоке, имеет полную юридическую силу (ст. 11 ФЗ-63 «Об электронной подписи»). Печать и бумажная форма не требуются. Однако если контрагент просит бумажный оригинал «для архива» по его внутренним процедурам, вы можете скачать акт из Диадока, распечатать и отправить факсимилем или курьером — это уже дополнительно, не обязательно.

Как быстро контрагент получит акт после отправки в Диадоке?

Если контрагент в Диадоке, документ придёт за секунды (попадёт в его входящие документы). Если на другом операторе через роуминг, тоже секунды–минуты. Если контрагент не в ЭДО или оператор не поддерживает роуминг, он получит уведомление по email (если указан) или может вообще ничего не получить — нужна явная заявка на роуминг.

Итог

Акт сверки в Диадоке — это не бюрократия, а удобный инструмент для закрытия вопросов о расчётах. Запросите через сервис сверок, сформируйте автоматически по договорам или загрузите готовый файл, подпишите КЭП, отправьте по ЭДО — и контрагент получит документ в электронном виде без писем и печатей. Если контрагент на другом операторе, роуминг всё сделает прозрачно. Если остатки не совпадают, приложите протокол разногласий и продолжайте согласование в Диадоке. Технически это просто, главное — помнить, где в интерфейсе это находится и не ждать, что контрагент сам заметит приглашение на отправку и подписание. Напомните ему — и вопрос закроется за час вместо недели.