Как отправить и подписать документы в Диадоке: создание, согласование, статусы, аннулирование

Перейти на электронку — полдела. Дальше начинается самое интересное: создать документ, отправить контрагенту, провести через внутреннее согласование, подписать КЭП и не запутаться в статусах. А если в подписанном УПД нашли ошибку — грамотно аннулировать. Разбираем весь маршрут документа в Диадоке от «Нового документа» до «Подписан», со всеми развилками и типичными граблями.

Коротко о главном

Документ в Диадоке проходит один и тот же путь: создать или загрузить → отправить контрагенту → согласовать и подписать → закрыть документооборот. Создаёте документ с нуля в разделе «Документы» кнопкой «Новый документ» или загружаете готовый файл; формализованные (УПД, счёт-фактура, накладная по формату ФНС) Диадок распознаёт и подтягивает реквизиты сам, произвольные — заполняете поля руками.

Подписывают всё квалифицированной электронной подписью (КЭП). С 1 сентября 2024 года сотрудник ставит КЭП физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность (МЧД) — старая схема с сертификатом представителя организации в Диадоке блокируется. Директор по-прежнему подписывает сертификатом юрлица.

Статусы показывают, где документ застрял: «Требуется подписать и отправить», «Ожидается подпись контрагента», «Подписан», «Отклонён», «Аннулирован». Отозвать исходящий можно, только пока его не подписала вторая сторона. После подписания ошибку правят через соглашение об аннулировании, которое подписывают обе стороны.

В этой статье

Как создать или загрузить документ в Диадоке
Как отправить документ контрагенту
Статусы документов: что значит каждый
Согласование и маршруты внутри компании
Подписание КЭП и массовое подписание
Как принять и подписать входящие документы
Отклонение и аннулирование документа
Подпись за организацию: КЭП физлица и МЧД

Как создать или загрузить документ в Диадоке

Есть два способа завести исходящий документ. Первый — создать с нуля: раздел «Документы» → кнопка «Новый документ». Можно зайти и со стороны контрагента — в разделе «Контрагенты» выбрать нужную организацию и нажать плюс, тогда получатель подставится сам.

Второй способ — загрузить готовый файл со своего компьютера. Тут важна развилка. Если документ формализованный (УПД, счёт-фактура, товарная накладная по формату ФНС), Диадок распознаёт структуру и сам извлекает реквизиты — номер, дату, суммы. Если документ в произвольном формате (обычный договор, акт в PDF), поля заполняете вручную, а сам файл уходит как неформализованный.

Не готовы отправлять прямо сейчас — сохраните как черновик. Черновики лежат отдельно и ждут, пока вы вернётесь: догрузите файлы, поправите реквизиты, добавите комментарий для контрагента. Несколько документов по одной сделке удобно связать в пакет — они уйдут и будут ходить вместе.

По факту: половина ошибок отправки родом отсюда — не тот тип документа выбрали на загрузке. Формализованную первичку нельзя грузить «файлом как есть», иначе она не будет иметь нужный формат для ФНС.

Как отправить документ контрагенту

Когда документ создан, отправка — дело пары кликов. Порядок такой:

Шаг 1. Укажите получателя. Введите ИНН или название организации. Диадок найдёт контрагента, если он уже в системе. Нет его в ЭДО — сначала пригласите к обмену, а если контрагент на другом операторе, понадобится роуминг.

Шаг 2. Заполните документ. Для договора — тип, номер, дату, валюту и сумму. Поставьте галочку «Запросить подпись контрагента», если ждёте от него ответную подпись. При необходимости добавьте комментарий и другие документы в пакет.

Шаг 3. Подпишите и отправьте. Нажмите «Подписание» → «Подписать и отправить контрагенту». Документ подписывается вашей КЭП и уходит. Всё — он у получателя в личном кабинете, статус сменится на ожидание его действий.

Отправка через Диадок мгновенная: доставка занимает секунды, документ считается переданным контрагенту сразу после отправки. Это не письмо на почту, которое можно «не заметить неделю».

Любимая ловушка новичка при отправке — не запросили подпись контрагента. Отправили УПД, получатель его просто скачал, а ответной подписи и извещения нет. Формально документооборот по счёту-фактуре и УПД не закрыт. Лайфхак: на исходящей первичке всегда ставьте галочку «запросить подпись», а перед массовой рассылкой прогоните один тестовый документ на дружественном контрагенте — сразу видно, доходит ли и как отображается пакет на той стороне.

Статусы документов: что значит каждый

Статус — это светофор документооборота. По нему видно, чей сейчас ход и где всё встало. Разберём ключевые.

Статус	Что значит и чей ход
Требуется подписать и отправить	Ваш исходящий ждёт вашей подписи — документ ещё не ушёл контрагенту.
Ожидается подпись контрагента	Отправлен, передан контрагенту, ждём его подписи или отказа.
Требуется подпись / подписать	Входящий документ ждёт уже вашей подписи.
На согласовании или подписании	Документ идёт по внутреннему маршруту согласования в вашей компании.
Подписан	Обе стороны подписали, документооборот закрыт, документ юридически значим.
Отклонён	Контрагент отказал в подписи — нужно исправить и переотправить.
Аннулирован / Требуется аннулирование	Запущено или завершено аннулирование уже подписанного документа.

Отдельная история — извещения о получении. По счетам-фактурам и УПД без подписанного извещения документооборот считается неполным. Хорошая новость: Диадок формирует извещения автоматически и подписывает их вашим сертификатом в фоне, без вашего участия. Дёргать ничего не надо.

Согласование и маршруты внутри компании

До того как документ уйдёт контрагенту (или после того, как пришёл входящий), его часто нужно провести через внутреннее согласование. В Диадоке для этого есть маршруты согласования.

Маршрут — это заранее настроенная цепочка шагов: документ сам перемещается по ней и запрашивает согласование у конкретного сотрудника или подразделения. Юрист согласовал → финансовый директор согласовал → директор подписал. Вручную пересылать никому не нужно, документ едет по схеме сам.

Согласование — сотрудник визирует документ, но не подписывает его КЭП для контрагента. Это внутренний этап.
Подписание — финальный шаг, когда уполномоченный сотрудник ставит юридически значимую подпись.
Отказано в согласовании — согласующий вернул документ. Смотрите комментарий, правьте, запускайте маршрут заново.

Предупреждение от бывалого: настройте маршруты до первой отправки, а не в аврал перед отчётностью. Когда согласование выстроено, документ не теряется «в чьей-то голове» — видно, на каком шаге и у кого он стоит.

Диадок — юридически значимый электронный документооборот с контрагентами: обмен, согласование и подписание в одном окне. Подключить Диадок и настроить отправку документов.

Подписание КЭП и массовое подписание

Подписывают в Диадоке квалифицированной электронной подписью — той же КЭП, что и отчётность в ФНС. Подписать одиночный документ просто: открыли, нажали «Подписать», подтвердили действие сертификатом.

Когда документов десятки, работает массовое подписание: выделяете нужные и подписываете все разом, одним действием. Целый закрытый пакет тоже можно подписать (или отклонить) целиком, а не перебирать файлы по одному — выручает в отчётные периоды.

Если внутри компании документ должны завизировать несколько человек, есть дополнительная подпись: сначала свою подпись ставит, скажем, финансовый директор, а потом генеральный массово подписывает уже проверенные документы. Так подписант не дублирует чужую работу.

Работаете в 1С — подписывать можно, не выходя из учётной системы, через модуль Диадок для 1С: «Групповая обработка» → «Подписать». Статусы и подписи синхронизируются с веб-версией.

Массовое подписание — то, ради чего я и переходила на электронку. В конце квартала входящих под сотню, раньше это была бумажная волокита на два дня. Теперь выделила всё, что проверила, нажала «Подписать» — и готово. Что бесит: если у одного документа не тот статус или не хватает извещения, он молча выпадает из общего подписания. Совет: раз в неделю фильтруйте список по статусу «Требуется подпись» и «Ожидается подпись контрагента» — так ничего не зависнет незамеченным.

Как принять и подписать входящие документы

Входящие приходят в одноимённый раздел. Диадок автоматически формирует и подписывает извещение о получении — контрагент видит, что вы документ получили. Дальше ваш ход зависит от того, нужна ли ответная подпись.

Если контрагент запросил подпись (например, по договору или УПД), документ висит со статусом «Требуется подпись». Вы его открываете, проверяете и подписываете — по формализованному УПД при этом формируется титул покупателя. Кстати, по приказу ФНС от 19.12.2023 подписать входящий УПД (сформировать титул покупателя) можно, даже если товар фактически ещё не получен.

Не согласны — не подписывайте вслепую. Можно отклонить документ или подписать с разногласиями. Тогда контрагент увидит, что вы получили, но с содержимым не согласны, — и вернётся с правками.

Готовые документы удобно выгрузить: Диадок даёт скачать документ вместе с файлами подписей и протоколом — это и есть юридически значимый пакет для суда или проверки. Отдельно хранить бумажные копии не нужно.

Отклонение и аннулирование документа

Две разные ситуации, которые постоянно путают.

Отклонение — это отказ подписать ещё не завершённый документ. Контрагент (или вы по входящему) жмёт «Отказать в подписи», документ получает статус «Отклонён», юридической силы не приобретает. Дальше отправитель исправляет и переотправляет — можно исправленной версией, связанной с исходной.

Аннулирование — это отмена уже подписанного обеими сторонами документа, когда в нём нашли ошибку. Здесь так:

Отозвать в одностороннем порядке можно, только пока документ не подписан второй стороной. Подписан — односторонний отзыв уже невозможен.
Для отмены любая из сторон формирует соглашение об аннулировании, подписывает его своей КЭП и отправляет контрагенту.
Документ считается аннулированным, только когда соглашение подписали обе стороны. Пока вторая сторона не подписала — документ сохраняет юридическую силу.
Если контрагент откажет в аннулировании, документ остаётся действующим — статус «Отказано в аннулировании».

Внимание. Аннулирование — не то же самое, что удаление. Удалить юридически значимый документ из Диадока нельзя: аннулирование именно отменяет его действие по обоюдному согласию, оставляя след.

Подпись за организацию: КЭП физлица и МЧД

Главное изменение последних лет. С 1 сентября 2024 года сотрудник не подписывает документы сертификатом представителя организации. Теперь схема такая:

Директор подписывает КЭП юрлица (сертификат на организацию).
Сотрудник подписывает КЭП физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность (МЧД), которая подтверждает его полномочия.
Саму МЧД на сотрудника выпускает и подписывает КЭП юрлица (или ИП) руководитель.

В Диадоке МЧД передаётся вместе с каждым документом, подписанным сертификатом физлица, — отдельно пересылать её контрагенту не нужно. Старую схему с сертификатом представителя организации Диадок с этой даты блокирует.

Предупреждение от бывалого: проверяйте, чтобы полномочия в МЧД реально покрывали то, что подписываете. Доверенность есть, но не на этот тип документа — прилетит отказ, и виноват будет не сервис. Если тема ЭДО для вас новая, начните с азов — что такое ЭДО и как он устроен.

Итог

Маршрут документа в Диадоке линейный и предсказуемый: создали или загрузили, отправили контрагенту, при необходимости провели через внутреннее согласование, подписали КЭП. Статусы всё время показывают, чей ход, извещения о получении Диадок берёт на себя, а массовое подписание закрывает вал входящих в отчётный период.

Главное — не путать отклонение с аннулированием и держать в порядке подписи: с 1 сентября 2024 сотрудники работают через КЭП физлица и МЧД. Настроенные маршруты, запрошенная подпись контрагента и актуальная доверенность — три вещи, которые снимают 90% вопросов «а почему документ завис».

Часто задаваемые вопросы

Как отправить документ через Диадок контрагенту?

Создайте документ кнопкой «Новый документ» или загрузите готовый файл, укажите получателя по ИНН, заполните реквизиты и нажмите «Подписание» → «Подписать и отправить контрагенту». Документ подписывается вашей КЭП и доставляется в течение секунд.

Как подписать документ в Диадоке электронной подписью?

Откройте документ и нажмите «Подписать», подтвердив действие квалифицированной электронной подписью (КЭП). Несколько документов можно подписать разом через массовое подписание, а целый пакет — целиком.

Что означают статусы документов в Диадоке?

Статус показывает этап документооборота: «Требуется подписать и отправить» — ждёт вашей подписи, «Ожидается подпись контрагента» — отправлен и ждёт ответа, «Подписан» — документооборот закрыт, «Отклонён» — контрагент отказал, «Аннулирован» — действие документа отменено.

Как аннулировать документ в Диадоке?

Любая из сторон формирует соглашение об аннулировании, подписывает его КЭП и отправляет контрагенту. Документ считается аннулированным только после того, как соглашение подпишут обе стороны. Пока документ не подписан второй стороной, его можно просто отозвать в одностороннем порядке.

Можно ли подписать за организацию по МЧД?

Да. С 1 сентября 2024 года сотрудник подписывает документы КЭП физлица и прикладывает машиночитаемую доверенность (МЧД). Директор подписывает КЭП юрлица. МЧД передаётся вместе с каждым документом, а старая схема с сертификатом представителя организации в Диадоке блокируется.

Как отправить УПД через Диадок и нужна ли подпись контрагента?

УПД создаётся или загружается как формализованный документ — Диадок сам подтягивает реквизиты. При отправке поставьте галочку «Запросить подпись контрагента»: по счетам-фактурам и УПД без ответной подписи и подписанного извещения о получении документооборот считается неполным.