Акт сверки с госорганами: как получить справку о расчётах с ФНС, СФР, таможней

Договориться с поставщиком в письме о состоянии расчётов — одно. Но когда сверяешься с госорганами (ФНС, СФР, таможней), письмо не поможет. Здесь нужны официальные акты: справка о состоянии расчётов, акт совместной сверки, выписка по таможенным платежам. Разбираемся, как их получить, сколько ждать и что вообще туда смотреть, чтобы не прозевать долг.

Коротко о главном

Государственные органы РФ выдают плательщикам официальные справки и акты сверки в трёх основных случаях: при проверке состояния налоговых расчётов (ФНС по ЕНС), при сверке по страховым взносам (СФР/бывший ПФР) и при уточнении таможенных платежей. Все документы можно получить в электронном виде через личный кабинет или ТКС (телекоммуникационная система), бумажный вариант выдаётся по запросу.

Главное: акты выдаются не позднее 3–5 рабочих дней, но в конце каждого месяца (28–29 числа) ФНС проводит актуализацию ЕНС, и формирование справок блокируется до ближайшего рабочего дня. Это нужно учитывать при планировании сверки.

Во многих справках встречаются ошибки — неверные КБК, дублированные начисления, списания за старые штрафы. Сверка помогает поймать их до того, как прилетит требование об уплате или блокировка счёта.

В этой статье

Сверка с ФНС: справка о состоянии расчётов и акт ЕНС
Сверка с СФР по страховым взносам
Сверка с таможней и таможенными платежами
Как заказать акт сверки: пошагово
Сроки и сроки блокировок (28–29 число ФНС)
Что делать при расхождении с ЕНС
Кто подписывает акт и куда его хранить

Сверка с ФНС: справка о состоянии расчётов

С 2024 года на смену множеству отдельных справок пришла единая справка по ЕНС — Единому налоговому счёту. Вместо того чтобы искать состояние каждого налога по отдельному КБК, теперь в одной справке отражается сальдо (остаток) по всем налогам, взносам, пеням и штрафам.

Справка о состоянии расчётов (форма КНД 1160082) — это двусторонний документ, где ФНС излагает позицию по остаткам на счёте на определённую дату. Если у вас есть задолженность, она отражается как отрицательное сальдо; переплата — как положительное; когда ничего не должны — ноль.

В справке раскрывается: общий баланс ЕНС; расшифровка по видам налогов, сборов, взносов, пеней, штрафов и процентов по каждому КБК и ОКТМО; суммы, зарезервированные под сборку авансовых платежей; суммы в стадии возврата. Чтобы разобраться в формах акта, можно посмотреть формы акта сверки и их назначение.

На практике справки ФНС содержат ошибки гораздо чаще, чем кажется. Я постоянно натыкаюсь на дублированные начисления, когда через ошибку две одинаковые декларации попадают в реестр. Или находят старые штрафы, которые почти забыли. Лайфхак: запрашивайте справку в начале месяца, сверяйте с вашей бухгалтерией до 27-го числа, а потом проверяйте заново после актуализации 28-го. Это нужно, потому что ФНС иногда подправляет цифры, и если вы согласились с неправильной справкой до 28-го, потом её может быть сложнее оспорить.

Сверка с СФР по страховым взносам

С 2023 года страховые взносы платят в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР и ФСС объединены). Если раньше у вас была отдельная сверка с ПФР и отдельная с ФСС, теперь это один документ — акт совместной сверки с СФР.

Акт совместной сверки расчётов по страховым взносам, пеням и штрафам (форма утверждена Приказом СФР от 07.06.2023 № 1027) — это официальный документ, в котором фиксируются остатки по всем видам взносов: на пенсионное страхование, социальное страхование на случай временной нетрудоспособности, медицинское, несчастные случаи и профессиональные заболевания, а также по взносам за самозанятых (для ИП с НПД).

В акте отражается: остаток на конкретную дату; разбивка по видам взносов; задолженность или переплата; суммы на возврат.

Сверка с госорганами — обязательный навык современного бухгалтера. Диадок поддерживает отправку акта сверки и цифровую подпись всех документов. Подключить сверку через Диадок — автоматизируем обмен с ФНС и СФР.

Сверка с таможней и таможенными платежами

Если компания работает с импортом или экспортом, нужна сверка с таможней. Участники внешней экономической деятельности получают выписку по таможенным платежам, где отражается: остаток на счёте таможенного депозита; все начисления и уплаты за период; дебет (задолженность перед таможней) и кредит (средства на счёте).

Для работы с таможней нужен личный счёт на сайте ФТС. В личном кабинете можно автоматически получить консолидированный акт сверки по всем таможенным органам, без необходимости писать отдельные запросы в каждый.

Как заказать акт сверки: пошагово

Шаг 1. Определите, с каким органом вам нужна сверка. Если речь о налогах, ЕНС, пеняях — обращаетесь в ФНС. Если о взносах — в СФР. Если работаете с импортом/экспортом — в таможню.

Шаг 2. Подготовьте заявление. Заявление пишется в свободной форме. Обязательно указать: полные реквизиты организации (ИНН, КПП, наименование); сроки сверки («начиная с ДД.MM.ГГГГ по ДД.MM.ГГГГ»); способ получения документа (по ТКС, через личный кабинет, почтой); подпись руководителя и печать (если ещё есть).

Шаг 3. Отправьте заявление. Способы передачи заявления:

Через личный кабинет — регистрируетесь на сайте nalog.gov.ru, находите раздел «Справки» или «Запрос документов» и подаёте электронное заявление с ЭЦП.
По ТКС (телекоммуникационная система ФНС) — если у вас подключена электронная отчётность. Заявление подписывается квалифицированной электронной подписью.
Лично в налоговой — передаёте заявление на бумаге, получаете расписку. Это медленнее (5 рабочих дней вместо 3), но всегда работает.
Почтой с уведомлением о вручении — отправляете заявление заказным письмом в адрес территориальной налоговой. Сроки те же — 5 рабочих дней с момента регистрации.

Шаг 4. Получите справку. При электронном запросе — 3 рабочих дня. При бумажном — 5 рабочих дней. Документ приходит в том же виде, в каком вы его запрашивали (электронно — на ТКС или в личный кабинет; бумажно — почтой или лично).

По факту, почти все госорганы давно перешли на электронный обмен документами. Если вы отправляете заявление на сверку по ТКС с ЭЦП, оно регистрируется в тот же момент и гарантированно придёт за 3 дня. А вот если несёте бумагу лично — может быть затыт на входе, и 5 дней считаются с момента, когда бумага попала в обработку, а не когда вы её подали. Совет: если сверка горит, используйте электронное заявление через ТКС или личный кабинет ФНС.

Важно: блокировка формирования справок 28–29 числа

Каждый месяц 28 числа ФНС проводит актуализацию данных ЕНС и временно блокирует выдачу справок. Формирование справок возобновляется 29 числа или на следующий рабочий день, если 29-е — выходной.

Предупреждение от бывалого: если вам срочно нужна справка в конце месяца, не рассчитывайте на 28–29 числа. Запрашивайте её до 27-го числа или после 1 числа следующего месяца. Иначе рискуете получить отказ или задержку.

На практике ещё встречаются однодневные техническое обслуживание на сайте nalog.gov.ru — обычно по ночам или рано утром в среду. Проверьте доступность личного кабинета ФНС перед подачей заявления.

Что делать при расхождении между вашей бухгалтерией и справкой

Когда справка от ФНС не совпадает с вашими цифрами — не паникуйте, но и не игнорируйте. Действуйте по алгоритму:

Проверьте декларации. Откройте 3-НДФЛ, Налоговый регистр за период, УСН или КУДиР (в зависимости от режима). Найдите каждый платёж в своих документах. Часто расхождение в том, что вы платили, но декларацию не подали или подали с ошибкой.
Проверьте КБК и ОКТМО. Одна из самых частых ошибок — неверный код бюджетной классификации (КБК) в уведомлении о суммах. Если КБК неправильный, ФНС может не защитать платёж. Посмотрите, правильно ли указаны КБК и ОКТМО в счёте-фактуре и квитанции об оплате.
Найдите дублированные начисления. Бывает, что из-за ошибки два раза попадает в реестр одна и та же декларация. ФНС удваивает начисление. Это нужно оспорить в течение 3 месяцев.
Проверьте давность старых штрафов. ФНС может вспомнить о штрафе, выписанном давно, которого вы уже давно рассчитали. Если штраф в справке, но вы уверены, что его погасили, запросите выписку по отдельному налоговому уведомлению.
Напишите возражение. Если расхождение подтверждено вашей бухгалтерией, составьте возражение (не установлена точная форма, пишется свободно) с указанием ошибок и приложением копий платёжных документов, деклараций, квитанций. Отправьте в налоговую по ТКС или лично. На рассмотрение возражения дают до 30 дней.

Кто подписывает акт и как его хранить

Акт сверки — официальный документ, подписанный должностным лицом госоргана (начальник налоговой инспекции, руководитель подразделения СФР). На бумажном акте обязательны подпись, фамилия, инициалы и дата. На электронном — усиленная квалифицированная подпись органа (ЭЦП).

Со стороны организации подписывает главный бухгалтер или руководитель (по доверенности — уполномоченный сотрудник). Если акт получен в электронном виде по ТКС, подпись организации не требуется — сам факт получения служит подтверждением.

Храните оригиналы актов сверки в архиве бухгалтерии вместе с первичными документами и налоговыми деклараациями — это одна из обязательных форм подтверждения налогового положения при проверке. Срок хранения — 4 года (в соответствии с Законом о бухучёте № 402-ФЗ и НК РФ).

Часто задаваемые вопросы

Сколько ждать акт сверки при электронном запросе?

3 рабочих дня с момента регистрации заявления в системе ФНС, СФР или таможни. Но если вы подали заявление 28 числа, то ждите после 29-го, потому что 28–29 числа ФНС проводит актуализацию и справок не выдаёт.

Можно ли получить справку на прошлую дату?

Да, можно. В заявлении указываете, на какую дату вам нужна справка (например, «на состояние расчётов на 31.12.2025»). ФНС выдаст справку на исторические данные. Обычно это занимает столько же времени — 3–5 дней.

Что значит «переплата» в справке ЕНС?

Положительный остаток на едином налоговом счёте. Это значит, что вы уплатили больше, чем требовалось. Переплату можно вернуть, если подать заявление на возврат средств, или зачесть в счёт будущих платежей.

Как узнать КПП, если моя организация зарегистрирована в одном месте, а работает в другом?

КПП указан в свидетельстве о постановке на учёт (СНИЛС для ИП не выдаётся). Если вы филиал или представительство с отдельным местом ведения деятельности, у вас может быть несколько КПП — по одному на каждое место. В заявлении на сверку указывайте КПП по месту, на которое подаёте налоговую отчётность.

Могу ли я запросить справку по ТКС, если мы не подаём отчётность в электронном виде?

Нет. ТКС требует регистрации в системе электронного документооборота. Если вы не подключены к ТКС, используйте личный кабинет на nalog.gov.ru или обратитесь в налоговую инспекцию лично, по почте.

Что такое актуализация ЕНС 28–29 числа и почему она блокирует справки?

Это техническое обслуживание базы данных ФНС. Раз в месяц система закрывается на переиндексирование, проверку данных и внесение последних платежей и деклараций. Во время актуализации все запросы справок встают в очередь и обрабатываются после. Это важно учитывать, если срок горит в конце месяца.

Если я нашёл ошибку в справке, кто должен её исправлять?

Сначала поймите, откуда пришла ошибка. Если ошибка в самом расчёте ФНС (дублированное начисление, неверный КБК), пишите возражение в налоговую. Если ошибка в вашей декларации (неправильно указали сумму налога, забыли вычет), подайте уточнённую декларацию, и справка скорректируется автоматически.