Сверка с контрагентами в СБИС: функция автосверки и обмен документами

Сверку с контрагентами в СБИС можно закрыть за минуты, если знать, где нажимать. Но большинство бухгалтеров до сих пор печатают акты сверки на бумаге, подписывают их, ездят в офис контрагента — и разочаровываются, когда жёсткий диск сожрал оригинал или контрагент просто забыл про согласование. В СБИС уже встроена автоматизация сверки: функция автосверки сопоставляет документы автоматически, система шлёт приглашение контрагенту, и оба видят цифры одновременно. Разбираем, как это работает, чем отличается от Диадока (если у вас оба оператора), где подвисает, и какие шаги нужно сделать, чтобы сверка пошла с первого раза.

Коротко о главном

Сверка в СБИС — это электронный обмен акта сверки между двумя контрагентами прямо в сервисе. У СБИС есть встроенная функция автоматического сопоставления документов (автосверка), которая экономит ручную работу: система сама найдёт несоответствия, если они есть, и предложит согласование. Механика: вы инициируете сверку, СБИС шлёт приглашение контрагенту (по его e-mail или в личный кабинет), контрагент принимает, обе стороны видят цифры и расхождения. Акт сверки в СБИС НЕ нужно печатать, подписывать КЭП и ездить — всё в электронном виде, с юридической силой при соблюдении процедуры. Если контрагенты в разных операторах (вы в СБИС, он в Диадоке), сверку нужно делать через роуминг или обмениваться актами через ЭДО-интеграцию. Со своими контрагентами в СБИС — прямой обмен и автосверка в один клик.

В этой статье

Что такое сверка в СБИС и чем она отличается от бумажного акта
Как работает функция автосверки и сопоставление документов
Отличие СБИС от Диадока: когда использовать какой оператор
Подводные камни и типичные ошибки
Пошаговая инструкция: от инициирования до согласования
Сроки хранения и юридическая сила электронной сверки
Что делать, если контрагент не подтверждает сверку

Что такое сверка в СБИС и как она работает

СБИС (системы СКБ Контур) — один из крупных аккредитованных ФНС операторов ЭДО в России. Наряду с документооборотом он предоставляет встроенную функцию согласования актов сверки: бухгалтер инициирует сверку по контрагенту, СБИС автоматически сопоставляет выставленные счета и платежи, выявляет расхождения, и система создаёт акт сверки в электронном виде. Контрагент получает уведомление и может принять акт прямо в личном кабинете СБИС — без печати, без курьера, без бумажного архива.

Главная разница от ручного акта на бумаге: электронная сверка в СБИС юридически значима при условии, что обе стороны подтвердили данные через авторизованные аккаунты и система записала время согласования (есть цифровой след). По закону 402-ФЗ об учёте акты сверки — это документы, которые подтверждают состояние взаиморасчётов между сторонами и прерывают срок исковой давности. СБИС учитывает это и сохраняет электронный акт в архиве с юридической силой.

Лайфхак: Сверка в СБИС выигрывает СБИС в скорости — нужен прямой обмен с контрагентом в одном операторе. Но если контрагент на Диадоке или Такскоме, СБИС не поможет: придётся либо просить контрагента перейти в СБИС (реально?), либо обмениваться через роуминг, либо отправлять акты через ЭДО вручную. Мы рекомендуем перед внедрением сверки проверить, у кого из контрагентов какой оператор — это сэкономит недели согласования.

Функция автосверки в СБИС: как она работает

Автосверка — фишка СБИС, которая закрывает половину головной боли. Вы открываете реестр контрагентов, выбираете нужного, нажимаете «Инициировать сверку», и система:

Автоматически вытягивает все выставленные счета-фактуры и УПД, которые вы отправили контрагенту с начала года (или за выбранный период);
Вытягивает все платежи по этим счётам из выписки (опирается на назначение платежа и сумму);
Сопоставляет доходы и расходы обеих сторон по счётам;
Если суммы сойдутся — создаёт электронный акт сверки со статусом «Инициировано» и отправляет контрагенту уведомление;
Если есть расхождения — выделяет их в протоколе разногласий и просит согласования.

Процесс идёт в реальном времени: контрагент видит в своём СБИС поступившее приглашение, может посмотреть цифры, согласиться или отклонить. Если согласиться — акт автоматически переходит в статус «Подписан обеими сторонами» и уходит в архив обоих. Время выполнения — минуты, не дни.

СБИС vs Диадок: когда использовать что

Если вы пока сидите в СБИС, а не в Диадоке, это не означает, что нужно обязательно переходить. У обоих операторов ЭДО есть функции сверки, но они работают немного по-разному, и выбор зависит от ваших контрагентов.

В СБИС: сверка быстрая, если оба контрагента в одном операторе. Система автоматически сопоставляет документы, нет нужды в дополнительных интеграциях. Единственный минус — если контрагент на другом операторе, сверка через СБИС напрямую не сработает.

В Диадоке: встроена поддержка роуминга — вы можете обмениваться сверками с контрагентами, даже если они на других операторах (Такском, Астрале, Контуре и т.д.). Диадок поддерживает роуминг с 27 операторами из 44. Акты сверки в Диадоке также отправляются через ЭДО с юридической силой, и система автоматически согласует платежи и счёта.

На практике: если 80% ваших контрагентов в СБИС, сверка в СБИС экономит время. Если контрагенты разбросаны по разным операторам, лучше перейти на Диадок — роуминг сделает сверку универсальной. Или держать оба оператора: мелких и местных контрагентов сверяете в СБИС, крупных и по регионам — через Диадок с роумингом.

Сверяйте с контрагентами в СБИС быстро и без бумаги. Подключить модуль Сверки в Диадоке для роуминга со всеми операторами.

Подводные камни и типичные ошибки

Сверка в СБИС работает на 90%, но есть грабли, на которые спотыкаются:

Контрагент не авторизован в СБИС. Вы отправили приглашение, но контрагент вообще не зарегистрирован в этом операторе. Приглашение зависнет на месяцы. Перед инициированием сверки проверьте наличие контрагента в справочнике СБИС — введите его ИНН, убедитесь, что он там есть.
E-mail организации указан неправильно. Если e-mail в СБИС не совпадает с реальным e-mail контрагента, уведомление о сверке не дойдёт, и контрагент не узнает о приглашении. Проверьте реквизиты перед отправкой.
Расхождения в счёте-фактуре и выписке. Часто автосверка находит расхождения: контрагент получил счёт на 100 000, но оплатил 95 000 (недоплата), или выставили дополнительный счёт и забыли про оплату. СБИС выделит это в протоколе. Без согласования сторон акт не будет подписан.
Сверка по периодам — напряг. Если вы сверяете за год, а контрагент требует ежеквартально, нужно инициировать несколько сверок. СБИС не позволяет разбить одну сверку на периоды автоматически — придётся создавать вручную.
Архив сверок в СБИС — слабый поиск. Если нужно найти сверку за конкретный месяц полгода назад, в СБИС это может занять время. Архив не так быстро фильтруется, как в Диадоке.

Предупреждение от бывалого: сверяла в СБИС два года, и главная боль — контрагенты не помнят, что у них лежит приглашение. Я шлю сверку, жду неделю, ничего. Потом звоню: «Ты же видишь приглашение?» — «А, да, видел, забыл». После этого перешли на Диадок: там акты сверки более явные, контрагент явно видит задачу в очереди. И ещё: если контрагент просит протокол разногласий отдельным файлом, в СБИС это труднее скачать, чем в других операторах. Приходится переделывать в Excel.

Пошаговая инструкция: как инициировать сверку в СБИС

Шаг 1. Подготовьте данные контрагента. В СБИС откройте справочник контрагентов. Найдите нужного по ИНН или названию. Убедитесь, что e-mail организации указан правильно — на него придёт уведомление о сверке.

Шаг 2. Выберите период сверки. Обычно берут полугодие или год, но можно выбрать любой диапазон дат. Чем длиннее период, тем больше документов будет сопоставляться. Если контрагент требует ежеквартальную сверку, создавайте её на конец каждого квартала.

Шаг 3. Инициируйте сверку. Найдите раздел «Сверка с контрагентами» или «Акты сверки» в СБИС (место зависит от версии сервиса). Нажмите «Создать новую сверку», выберите контрагента и период. СБИС автоматически вытянет счета и платежи.

Шаг 4. Проверьте результат автосопоставления. После того как СБИС проанализирует документы, посмотрите протокол: соответствуют ли суммы? Если да — система предложит подтвердить акт. Если есть расхождения, они будут выделены. Вы можете объяснить расхождения (напр., переводы задерживаются в пути) или согласиться с ошибкой.

Шаг 5. Отправьте приглашение контрагенту. Нажмите «Согласовать с контрагентом» или «Отправить на подпись». СБИС сгенерирует электронный акт сверки и отправит приглашение контрагенту по e-mail и в его личный кабинет.

Шаг 6. Дождитесь согласования или следите за статусом. В СБИС вы будете видеть статус: «Отправлена», «Просмотрена контрагентом», «Подписана», «Отклонена». Если контрагент долго не отвечает (больше недели), напомните ему звонком или e-mail.

Сроки хранения и юридическая сила электронной сверки

Электронный акт сверки в СБИС имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, при условии, что:

Акт подписан обеими сторонами (через авторизованные аккаунты в СБИС);
Система сохранила метаданные: дату согласования, IP, данные о подписывающем лице;
Процедура согласования соответствует положениям 402-ФЗ об учёте.

Срок хранения актов сверки в бухгалтерском учёте — 5 лет (по 402-ФЗ и налоговому кодексу). СБИС хранит архив всех подписанных сверок, поэтому вы не теряете документы. Рекомендуется также экспортировать сверки в PDF и сохранять локально на случай технических сбоев.

Что делать, если контрагент не подтверждает сверку

Приглашение отправлено, прошла неделя, а контрагент молчит. Вот алгоритм действий:

Позвоните или напишите по e-mail и напомните о сверке. Часто контрагент просто забывает.
Проверьте, доходит ли e-mail. Может быть, письмо уходит в спам. Попросите контрагента проверить папку «Спам» или зайти в СБИС вручную и посмотреть очередь задач.
Убедитесь, что данные контрагента верны. Если он дал вам старый e-mail или ИНН, приглашение найдёт не его аккаунт.
Если контрагент отклонил сверку, попросите у него обоснование. Может быть, есть расхождения, которые нужно разобрать вместе.
Если сверка остаётся в статусе «Ожидание» больше 30 дней, можно закрыть её (по закону это допускается) и сделать одностороннюю сверку на свой счёт. Но это ухудшает юридическую ситуацию — лучше разобраться с контрагентом.

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли подпись КЭП на электронном акте сверки в СБИС?

Нет. Закон разрешает юридически значимые документы в ЭДО без дополнительной подписи КЭП, если система оператора обеспечивает идентификацию сторон (авторизация в СБИС). Сама авторизация — это идентификация. Однако если контрагент требует дополнительно подписанный PDF с КЭП, это уже выходит за рамки электронной процедуры СБИС.

Может ли контрагент отредактировать акт сверки, который я отправил?

Нет, контрагент не может отредактировать акт, только согласиться или отклонить его. Если он хочет внести изменения (например, указать другую сумму задолженности), это обсуждается отдельно, и вы можете создать новую сверку с согласованными цифрами.

Сверку подписал я, а контрагент нет — есть ли она юридическая сила?

Нет, сверка имеет силу только при согласии обеих сторон. Односторонняя подпись — это не сверка, это просто документ. Но вы можете сохранить факт отправки (скриншот со статусом «Отправлена, ожидание согласования контрагента»), и в суде это может быть доказательством ваших действий.

Как экспортировать сверку из СБИС в PDF для архива?

В СБИС откройте архив подписанных сверок, найдите нужную и нажмите кнопку «Скачать» или «Сохранить как PDF». Система сгенерирует красивый PDF с датой согласования, подписями обеих сторон и печатями (если есть). Сохраняйте эти PDF в локальный архив для подстраховки.

Можно ли в СБИС сверить расчёты с несколькими контрагентами одновременно?

Нет, сверка в СБИС всегда двусторонняя: вы и один контрагент. Если вы работаете с 50 поставщиками, придётся инициировать 50 сверок. Есть функции массовой рассылки, которые немного ускоряют процесс, но каждый контрагент получает свой акт.

Если контрагент на другом операторе (Диадок, Такском), как сверять?

Сверку в СБИС нельзя отправить контрагенту на другом операторе. Нужно либо просить его перейти в СБИС, либо обмениваться через роуминг (если оба оператора поддерживают), либо обмениваться файлами актов через e-mail или другие ЭДО-системы. Для роуминга между СБИС и другими операторами проверьте доступность у оператора контрагента.

Какие документы СБИС сопоставляет при автосверке?

Автосверка в СБИС работает со счётами-фактурами, УПД, накладными (если они отправлены через СБИС) и платежами по ним. Система сопоставляет по назначению платежа и сумме. Если документ отправлен вне СБИС (например, по e-mail), система его не увидит, и его нужно учитывать вручную.

Итог

Сверка в СБИС — это быстрый способ согласовать расчёты с контрагентами, если они в одном операторе. Функция автоматического сопоставления экономит работу, архив хранится в безопасности, и акты имеют юридическую силу. Главное: заранее проверьте, есть ли контрагент в СБИС, указан ли правильный e-mail, и будьте готовы к расхождениям, которые часто находит автосверка (недоплаты, задержки). Если контрагенты разбросаны по разным операторам, рассмотрите роуминг или переход на Диадок — там универсальнее. Но если база клиентов в СБИС, эта функция значительно упрощает бухгалтерскую работу и прерывает сроки исковой давности без лишних телодвижений.