Акт сверки в 1С: формирование и работа с документом

Каждый месяц или квартал бухгалтер должен сверить расчёты с контрагентом — выяснить, что он нам должен, что мы ему должны, согласовать цифры. Раньше эту сверку оформляли на бумаге, приносили на подпись, валили папку на стол контрагенту. Сейчас — в 1С за три клика создаёшь акт сверки взаиморасчётов, и тот же клик пропускает его через ЭДО. Рассказываем, как технически это делается в 1С 8.3 и какие подводные камни ждут на пути от формирования документа до подписи контрагента в Диадоке.

Коротко о главном

Акт сверки в 1С — это документ, который сопоставляет взаиморасчёты (кто кому должен на конкретную дату). Он показывает, какие документы у вас в учёте, какие у контрагента, и помогает найти расхождения. Это не пустой лист — 1С сама собирает данные из счётов-фактур, авансов, платежей и считает остатки.

Создаётся акт в разделе «Покупки» (если контрагент поставщик) или «Продажи» (если покупатель) одной кнопкой. После этого можно вывести на печать, выгрузить в файл и отправить контрагенту прямо из 1С через Диадок или вручную загрузить в сервис. Никаких дополнительных программ, никаких конвертаций — всё встроено.

По закону акты сверки проводятся обязательно (вспомни ст. 402 ГК РФ про сроки сверки), регулярно — раз в месяц или в квартал, в зависимости от объёма. И с 1 июля 2024 года многие компании обязаны согласовывать их в электронном виде через ЭДО.

В этой статье

Что такое акт сверки взаиморасчётов и зачем он нужен
Где найти документ в 1С 8.3, УТ, УНФ
Пошаговая инструкция по формированию акта сверки
Подводные камни и типичные ошибки при создании
Как выгрузить акт сверки из 1С
Отправка акта через Диадок прямо из 1С или вручную
Часто задаваемые вопросы

Что такое акт сверки взаиморасчётов

Акт сверки — это документ, который вы и контрагент подписываете, чтобы подтвердить, что вы оба договорились о взаиморасчётах на определённую дату. В нём стоит одна цифра: сальдо (остаток задолженности, либо вашей перед контрагентом, либо его перед вами). Плюс два столбца: входящий остаток (на начало периода) и исходящий (на конец).

Откуда 1С берёт эти цифры? Из ваших документов: счётов-фактур, авансов, платежей, СМ и СР (счёта-модификаторы). По выбранному периоду, по выбранному контрагенту, по выбранным счётам учёта. Система автоматически считает обороты и остатки, суммирует их — и готов акт.

Почему это важно? Потому что контрагент видит совсем другие цифры. Может быть, у него система другая, расходы записаны на другой счёт, платёж прошёл раньше или позже. Когда вы оба подписываете акт сверки, вы говорите: «Мы проверили — наши цифры совпадают» или «Не совпадают, вот расхождения, вот почему». Это база для дальнейшей работы и прямой путь к зачёту взаимных требований или взаимозачёту (ст. 410 ГК РФ).

Лайфхак: раньше мы вешали сверки на контрагентов в личном кабинете, потом переписка в мессенджере — «ты получил?», «где твоя подпись?» Три недели на одну сверку. Теперь — создали акт в 1С за две минуты, выгрузили в Диадок, контрагент получил уведомление, через полчаса подписал. По факту это просто экономит две недели в мес на переписке и на напоминаниях.

Где найти акт сверки в разных конфигурациях 1С

Путь зависит от того, кого вы считаете контрагентом. Если работаете с поставщиком (от них покупаете) — ищите в разделе «Покупки». Если с покупателем (им продаёте) — в разделе «Продажи».

1С Бухгалтерия 8.3 редакция 3.0:

Раздел «Покупки» или «Продажи» → вкладка «Документы» или меню слева → пункт «Акт сверки взаиморасчётов»
Нажимаете кнопку «Создать» (большая зелёная кнопка в верхней части списка)
Откроется форма акта

1С Управление торговлей (УТ 10.3 и выше):

Раздел «Взаиморасчёты» → «Акты сверки взаиморасчётов»
Либо быстрый поиск (Ctrl+Shift+O) → введите «Акт сверки»

1С УНФ (Управление нашей фирмой):

Раздел «Финансы» → подраздел «Взаиморасчёты» → «Акты сверки взаиморасчётов»
Или вкладка «Контрагенты» → выберите контрагента → кнопка «Сверка» внизу формы

По факту: во всех конфигурациях логика одна. Ищете раздел с контрагентами и взаиморасчётами, нажимаете кнопку «Создать» — готово.

Пошаговая инструкция по формированию акта сверки

Шаг 1. Откройте список актов сверки и нажмите кнопку «Создать».

Система откроет новый документ с пустой формой. Вверху вы видите поле для номера (обычно заполняется автоматически), дату (по умолчанию сегодня, но можно менять), организацию (если у вас несколько) и валюту.

Шаг 2. Выберите контрагента.

Кликните в поле «Контрагент» — откроется выпадающий список всех ваших контрагентов. Найдите нужного и выберите. Если контрагента нет в базе, сначала создайте его (раздел «Контрагенты» → кнопка «Создать»). При выборе контрагента 1С автоматически подтянет основной договор с этим контрагентом, если он указан в карточке.

Шаг 3. Выберите договор (если нужен).

Поле «Договор» обычно заполняется по умолчанию. Если вы хотите сверить расчёты не по всем договорам сразу, а только по одному конкретному — выберите его вручную. Если оставите поле пустым, в акт попадут все взаимосвязи по всем договорам с контрагентом (это чаще всего то, что нужно бухгалтеру).

Шаг 4. Укажите период сверки.

Поле «Период сверки» — это временной промежуток, за который будут считаться обороты и остатки. Пример: сверяетесь за июль 2024 года — ставите «01.07.2024» по «31.07.2024». По умолчанию часто выставляется текущий месяц. Именно этот период влияет на цифры в акте: какие обороты вам посчитаёт система, какой остаток покажет.

Шаг 5. Переходим во вкладку «Счета учета расчетов».

Здесь отмечены все счета, по которым 1С будет считать задолженность. По умолчанию это: 60 (расчёты с поставщиками), 62 (расчёты с покупателями), возможно 76 (прочие расчёты). Если вы работаете только по счёту 60 — уберите галочку со счета 62. Тем самым вы говорите системе: «Считай мне расчёты только по одному счёту».

Совет: если вы не уверены, какие счета нужно отмечать — отметьте все. 1С автоматически учтёт только те счета, по которым есть движения с этим контрагентом.

Шаг 6. Открываем вкладку «Дополнительно».

Здесь находятся параметры форматирования и расчёта остатков. Главные флажки:

«Включить входящий остаток» — остаток на начало периода (обычно нужен).
«Включить исходящий остаток» — остаток на конец периода (тоже обычно нужен).
«Округлять при формировании» — если стоит галочка, 1С округляет копейки (если нужна точность до рубля).
«Развёрнутый учёт по счетам» — если включено, в акте будут развёрнуто показаны все счета (более детально).

Для типовой сверки оставляйте настройки по умолчанию — они уже правильно выставлены при установке 1С.

Шаг 7. Нажимаем кнопку «Записать» и затем «Провести».

После нажатия «Записать» система сохранит документ (но он останется в статусе «черновик»). После нажатия «Провести» документ перейдёт в статус «проведён» — это означает, что 1С окончательно обработала акт, пересчитала остатки и готов файл для выгрузки или печати. Часто кнопки находятся рядом в верхней части формы.

Диадок: Взаиморасчёты — согласуйте акты сверки с контрагентами в электронном виде прямо из 1С. Подключить сверки в Диадоке

Подводные камни и типичные ошибки

Вот где спотыкаются чаще всего при формировании актов сверки в 1С:

Забыли нажать кнопку «Провести». Документ остался в статусе черновика, остатки не пересчитаны, выгружать нельзя. На печать вывести можно, но цифры будут неправильные.
Выбрали неправильный период. Сказали сверять за июль, но забыли изменить дату — получилась сверка за май. Контрагент видит цифры, совсем не совпадающие с его учётом. Ищете расхождение неделю.
Забыли убрать галочку со счета, который не нужен. Включили счёт 76 (прочие расчёты), хотя вы с этим контрагентом по 76 не работаете. В акте появилась случайная строка, контрагент спрашивает: «Что это?» Приходится переделывать.
Контрагент в карточке указан неправильно — двойной ИНН, другое ФИО. 1С считает его другим контрагентом, в акт не подтягиваются документы. Появляется ноль остатка, контрагент удивлён.
Дата в периоде позже даты документа. Логический конфликт: акт сверки от 31 июля, но период до 5 августа. 1С выдаёт ошибку. Всегда ставьте дату документа последним днём периода (или внутри периода, но не раньше периода).
Отправили нескорректированный акт контрагенту и только потом нашли ошибку в своих документах. Теперь нужно переделывать акт, отправлять отозванный, потом новый. Совет: всегда сначала проверьте на печать, раздайте коллегам, убедитесь, что цифры совпадают с контрагентом, и только потом отправляйте в ЭДО.

Предупреждение от бывалого: если у вас стоит модуль Диадока в 1С, сверка отправляется прямо из программы одной кнопкой. Но если модуля нет (а его нужно покупать отдельно), вы выгружаете акт вручную в XML, потом загружаете вручную в Диадок и там выбираете контрагента. Если контрагента нет в системе — не отправится. Совет: перед выгрузкой проверьте, что у контрагента есть ID участника ЭДО (идентификатор в Диадоке). Спросите его один раз, запомните, и дальше будет просто.

Как выгрузить акт сверки из 1С

Есть два способа получить файл акта сверки: первый — если у вас установлен модуль Диадока для 1С (платный, покупается отдельно), второй — выгрузка вручную через стандартный функционал.

Способ 1: Вручную (без модуля Диадока)

Шаг 1. Откройте уже созданный и проведённый акт сверки. Нажмите кнопку «Ещё» (обычно в верхней части, иногда это меню с тремя точками) → выберите «ЭДО» → «Выгрузить документы в файл».

Шаг 2. 1С покажет диалог выбора папки для сохранения. Выберите папку на вашем компьютере (например, Рабочий стол). Система создаст XML-файл с названием типа «СВ_*.xml» (где * — номер документа и дата).

Шаг 3. Файл загружен на ваш компьютер. Теперь вы можете либо загрузить его в Диадок вручную, либо отправить контрагенту (если он не в ЭДО).

Способ 2: Через модуль Диадока для 1С (если установлен)

Шаг 1. Откройте проведённый акт. Если модуль установлен, в верхней части должна быть кнопка «Отправить в Диадок» (или похожая).

Шаг 2. Нажмите эту кнопку. Система попросит выбрать контрагента (по его ИНН или ID участника ЭДО). Выберите.

Шаг 3. Модуль автоматически выгрузит документ и отправит его контрагенту в Диадок. Вы сразу увидите статус отправки.

Загрузка акта сверки в Диадок и отправка контрагенту

Если выгружали вручную, то дальше нужно загрузить файл в Диадок.

Шаг 1. Откройте Диадок и перейдите в раздел «Сверки» (или «Взаиморасчёты»).

На странице вверху должна быть кнопка «Загрузить акт сверки» или «Создать новую сверку».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Загрузить» и выберите XML-файл, который вы только что выгрузили из 1С.

Диадок проверит формат файла. Если всё в порядке — система распарсит документ и покажет превью: дату, контрагента, остаток, периоды.

Шаг 3. Выберите контрагента и способ отправки.

Диадок попросит вас указать, кому отправляем этот акт. Выберите ИНН или ID участника контрагента из выпадающего списка. Если контрагента там нет — добавьте его контакты вручную (ИНН, КПП, ID в ЭДО).

Шаг 4. Подпишите акт своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Перед отправкой Диадок потребует подписать документ. Это делается один раз, либо на момент отправки, либо заранее. КЭП — это сертификат вашей организации или уполномоченного лица. Выберите сертификат из списка и подпишите.

Шаг 5. Отправьте.

Нажмите кнопку «Отправить». Диадок пересылает акт контрагенту на его оператора (или если он тоже в Диадоке — прямо ему). Контрагент получит уведомление, откроет акт, проверит цифры и подпишет своей подписью. После его подписи статус в вашем Диадоке изменится на «подписан».

Проверка статуса и сверка сальдо

После отправки акта можно отслеживать его статус прямо в Диадоке. Он проходит несколько состояний:

«Отправлен» — вы отправили, контрагент ещё не открывал.
«Получен» — контрагент открыл документ, но не подписал.
«Подписан» — контрагент подписал со своей стороны, акт согласован.
«Расхождение» — контрагент указал, что сверка не совпадает, прикрепил протокол расхождений.

Если видите статус «Расхождение» — контрагент создал так называемый «протокол расхождений» (второй документ в Диадоке). Откройте его и посмотрите, в каких документах расхождение. Обычно это неучтённый платёж с его стороны или с вашей, или разные даты документов. После разбора вы можете создать новый акт сверки с одинаковыми цифрами.

Если статус «Подписан» — всё совпадает, контрагент согласен, акт считается действительным. Его уже можно использовать как приложение к договору или для уточнения расчётов перед взаимозачётом.

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С найти документ «Акт сверки взаиморасчётов»?

В 1С Бухгалтерия 8.3 — раздел «Покупки» или «Продажи», затем пункт «Акт сверки взаиморасчётов» в списке документов. В УТ 10.3 — раздел «Взаиморасчёты» → «Акты сверки взаиморасчётов». В УНФ — раздел «Финансы» → «Взаиморасчёты» → «Акты сверки взаиморасчётов». Также можно найти через быстрый поиск (Ctrl+Shift+O).

Что произойдёт, если я забуду нажать кнопку «Провести» на акте сверки?

Документ останется в статусе «черновик», остатки пересчитаны не будут полностью, и выгружать/отправлять его не рекомендуется. На печать вывести можно, но цифры могут быть неправильные. Всегда проводите акты сверки после создания.

Как выгрузить акт сверки из 1С, если нет модуля Диадока?

Откройте проведённый акт, нажмите кнопку «Ещё» (или меню) → «ЭДО» → «Выгрузить документы в файл». 1С создаст XML-файл на вашем компьютере. Затем загрузите этот файл вручную в Диадок через кнопку «Загрузить акт».

Если контрагент ещё не в ЭДО, как отправить ему акт сверки?

Выгрузите файл из 1С, отправьте его контрагенту по email или другому каналу связи (если это партнёр, уже работающий с вами). Контрагент может открыть файл у себя в 1С, подписать и отправить обратно. Или пригласите контрагента присоединиться к Диадоку, и тогда вы будете обмениваться через платформу — это удобнее и безопаснее.

Какие счета учёта выбирать при формировании акта сверки?

По умолчанию отмечены счета 60 (расчёты с поставщиками), 62 (расчёты с покупателями) и 76 (прочие расчёты). Если вы работаете только по одному счёту, оставьте галочку только на нём. Если не уверены — оставьте все галочки, 1С автоматически учтёт только те счета, по которым есть движения с контрагентом.

Что делать, если после подписания контрагент указал в акте статус «Расхождение»?

Контрагент согласен не полностью и создал протокол расхождений. Откройте этот протокол в Диадоке, посмотрите, в каких документах расхождение. Обычно это неучтённые платежи, разные даты или скидки. После разбора создайте новый акт сверки с правильными цифрами и отправьте его.

Как часто нужно создавать акты сверки с контрагентами?

По закону (ст. 402 ГК РФ) сверка должна проводиться не реже одного раза в год. На практике при активном обороте — ежемесячно или ежеквартально. С 1 июля 2024 года компании с выручкой свыше определённого порога обязаны согласовывать акты сверки в электронном виде через оператора ЭДО. Уточните требования для вашей компании у налоговой или бухгалтера.

Итог

Акт сверки в 1С — это не новый и не сложный документ, просто его редко открывают и часто забывают про него до последних дней квартала. Но если вы его регулярно формируете и отправляете контрагентам через Диадок, то сверка расчётов становится рутиной, у вас нет споров о цифрах и можно спокойно проводить взаимозачёты или полюбовно расторгать договоры. Главное — не забудьте нажать кнопку «Провести», выберите правильный период и почаще смотрите на печать перед отправкой. Подробнее про юридическую сторону актов сверки читайте в нашей статье про само как составить акт сверки.