Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: расчёт и удержания

При увольнении неиспользованные дни отпуска превращаются в деньги. Расчёт несложный, но в нём три места, где ошибаются почти все: округление месяцев, округление дней и удержание за отпуск, взятый авансом. Разбираем по порядку.

Коротко о главном

При увольнении выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска — за сколько бы лет они ни накопились.

За каждый полный отработанный месяц полагается 2,33 дня отпуска при стандартной продолжительности в 28 календарных дней.

Компенсация считается через средний дневной заработок по той же формуле, что и отпускные, — через коэффициент 29,3.

Расчёт производится в день увольнения, то есть в последний день работы.

В этой статье

• Кому положена компенсация
• Как считать стаж для отпуска
• Сколько дней компенсировать: формула 2,33
• Как считать сумму компенсации
• Пример расчёта
• Удержание за отпуск, использованный авансом
• Налоги и взносы с компенсации
• Другие выплаты при увольнении
• Частые ошибки

Кому положена компенсация

Компенсация выплачивается всем увольняющимся независимо от основания увольнения: по собственному желанию, по соглашению сторон, при сокращении, при истечении срока договора, за нарушения. Основание на право не влияет.

Выплачивается она за все неиспользованные отпуска, включая:

• основной ежегодный оплачиваемый отпуск;
• дополнительные отпуска — за вредные условия труда, за ненормированный рабочий день, за особый характер работы;
• отпуска за прошлые рабочие годы, если они не были использованы.

Неиспользованные дни не сгорают. Правило «отпуск за позапрошлый год пропал» — миф: работодатель обязан компенсировать всё накопленное, даже если непредоставление отпуска два года подряд само по себе было нарушением.

Отпуск за свой счёт компенсации не подлежит: он не оплачивается.

Как считать стаж для отпуска

В стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включаются:

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы, — отпуска, больничные, командировки;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении с последующим восстановлением;
• отпуска за свой счёт — не более 14 календарных дней в течение рабочего года.

Не включаются:

• время отпуска по уходу за ребёнком до достижения им установленного возраста;
• время отсутствия на работе без уважительных причин, включая отстранение по вине работника;
• отпуска за свой счёт сверх 14 календарных дней за рабочий год.

Обратите внимание: отпуск по беременности и родам в стаж включается, а отпуск по уходу за ребёнком — нет. Это разные периоды, и путать их нельзя.

Рабочий год отсчитывается не от 1 января, а от даты приёма на работу. У сотрудника, принятого 15 марта, рабочий год — с 15 марта по 14 марта следующего года. При наличии периодов, не включаемых в стаж, окончание рабочего года сдвигается.

Сколько дней компенсировать: формула 2,33

Базовый принцип: за полностью отработанный рабочий год полагается полный отпуск — как правило, 28 календарных дней. За неполный год — пропорционально.

Дни за месяц = продолжительность отпуска / 12. При 28 днях это 28 / 12 = 2,33 дня за каждый полный месяц.

Для отпуска другой продолжительности коэффициент свой: при 31 дне — 2,58, при 35 днях — 2,92, при 56 днях — 4,67.

Округление месяцев. Излишки, составляющие менее половины месяца, отбрасываются; излишки в половину месяца и более округляются до полного месяца. То есть отработали 10 месяцев и 20 дней — считаем как 11 месяцев; 10 месяцев и 8 дней — как 10.

Округление дней. Обязанности округлять полученное число дней нет — можно выплатить компенсацию за дробное количество. Если организация всё же округляет, делать это нужно только в пользу работника, то есть в большую сторону. Округление по правилам арифметики (2,4 → 2) ухудшает положение работника и недопустимо.

Отработали 11 месяцев и больше. Тогда компенсация выплачивается как за полный рабочий год — 28 дней, а не 11 × 2,33 = 25,63.

Мнение эксперта

Ирина Лебедева

Руководитель отдела кадров

Правило про 11 месяцев знают не все, а оно даёт заметную разницу. Сотрудник отработал 11 месяцев и 5 дней, увольняется — многие считают 12 месяцев после округления и дают 28 дней, что верно. Но если он отработал ровно 11 месяцев без хвоста, интуиция подсказывает 25,63 дня, а правильный ответ — те же 28. Мы вынесли это в чек-лист увольнения отдельной строкой, потому что цена ошибки — недоплата, за которую потом придётся платить ещё и компенсацию за задержку.

Как считать сумму компенсации

Формула та же, что и для отпускных:

Компенсация = средний дневной заработок × количество неиспользованных дней.

Средний дневной заработок для компенсации считается по правилам расчёта отпускных:

• расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения;
• при полностью отработанном периоде: выплаты / (12 × 29,3) = выплаты / 351,6;
• при наличии неполных месяцев для каждого считается своя величина: 29,3 / календарные дни месяца × календарные дни, приходящиеся на отработанное время.

Из расчётного периода исключаются больничные, отпуска и другие периоды сохранения среднего заработка — вместе с начисленными за них суммами. Подробно механика разобрана в статьях про расчёт среднего заработка и расчёт отпускных.

Пример расчёта

Сотрудник принят 1 марта 2025 года, увольняется 20 августа 2026 года. Отпуск — 28 календарных дней. За время работы использовал 14 дней отпуска. Выплаты за расчётный период (сентябрь 2025 — август 2026, после исключений) — 780 000 ₽, все месяцы отработаны полностью.

Шаг 1. Стаж. С 1 марта 2025 по 20 августа 2026 — 17 месяцев и 20 дней. Излишек больше половины месяца, округляем до 18 месяцев.

Шаг 2. Положено дней. 18 × 2,33 = 41,94 дня.

Шаг 3. Неиспользованные дни. 41,94 − 14 = 27,94 дня.

Шаг 4. Средний дневной заработок. 780 000 / 351,6 = 2 218,43 ₽.

Шаг 5. Компенсация. 2 218,43 × 27,94 = 61 982,73 ₽.

Если организация округляет дни в пользу работника, берётся 28 дней и компенсация составит 62 116,04 ₽.

Удержание за отпуск, использованный авансом

Обратная ситуация: сотрудник отгулял отпуск за рабочий год, который не отработал до конца, и увольняется. Тогда работодатель вправе удержать излишне выплаченные отпускные.

Правила, которые ограничивают это право:

Лимит удержания. Общий размер всех удержаний при каждой выплате не может превышать 20% от суммы к выплате после удержания НДФЛ. Если компенсации и окончательного расчёта не хватает, остаток удержать нельзя — только просить вернуть добровольно или взыскивать в суде, что на практике почти безнадёжно.

Основания, при которых удержание запрещено. Удержать нельзя, если работник увольняется:

• в связи с сокращением численности или штата;
• при ликвидации организации;
• по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением;
• в связи с призывом на военную службу;
• при восстановлении на работе прежнего работника;
• по ряду других оснований, перечисленных в статье 137 ТК РФ.

Практический вывод: перед удержанием нужно проверить основание увольнения. Удержание при сокращении — прямое нарушение.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Двадцатипроцентный лимит превращает удержание за авансовый отпуск в полумеру: сотрудник, отгулявший 28 дней в январе и уволившийся в марте, физически не оставит вам достаточной суммы. Единственное, что реально работает, — профилактика: не давать полный отпуск за неотработанный год без веских причин. Мы согласовали с руководителями простое правило: полный отпуск авансом — только по решению директора, в остальных случаях делим на части пропорционально отработанному.

Налоги и взносы с компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск — исключение из общего правила о необлагаемых компенсационных выплатах.

НДФЛ удерживается в общем порядке по действующей шкале ставок.

Страховые взносы начисляются в полном объёме, включая взносы на страхование от несчастных случаев.

Это отличает её от выходного пособия, которое не облагается в пределах установленных норм. Компенсация за отпуск льгот не имеет — она приравнена к оплате труда.

В отчётности компенсация отражается как обычная выплата: попадает в базу для взносов, в РСВ и в расчёт 6-НДФЛ.

Другие выплаты при увольнении

В день увольнения работник должен получить полный расчёт:

• заработная плата за фактически отработанные дни месяца увольнения;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• выходное пособие — при сокращении, ликвидации и в других случаях, предусмотренных законом или договором;
• средний заработок на период трудоустройства — при сокращении и ликвидации, в установленном порядке;
• премии за отработанный период, если они предусмотрены системой оплаты труда и условия их выплаты выполнены.

За задержку любой из этих выплат начисляется денежная компенсация за каждый день просрочки — независимо от вины работодателя.

Комплект документов, который выдаётся при увольнении, и порядок оформления приказа разбираем в статье про кадровые приказы.

Частые ошибки

Считают рабочий год с 1 января. Он отсчитывается от даты приёма на работу.

Включают в стаж отпуск по уходу за ребёнком. Он в стаж для отпуска не входит, в отличие от отпуска по беременности и родам.

Округляют дни по правилам арифметики. Округлять можно только в пользу работника.

При 11 отработанных месяцах считают 25,63 дня. Положена компенсация как за полный год.

Удерживают за авансовый отпуск при сокращении. Прямой запрет.

Удерживают больше 20% от выплаты. Лимит нельзя превысить даже с согласия работника, если речь об удержании по инициативе работодателя. Подробнее об ограничениях — в статье про удержания из заработной платы.

Не облагают компенсацию взносами. Она облагается в полном объёме.