График отпусков: как составить, утвердить и изменить

График отпусков утверждают в декабре и вспоминают о нём в июле, когда сотрудник просит отпуск «на следующей неделе». Разбираем, насколько график обязателен, кто может его игнорировать законно и как правильно оформить перенос.

Коротко о главном

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года — то есть до 17 декабря включительно, если год не високосный и в декабре 31 день.

График обязателен и для работодателя, и для работника. Это прямая норма Трудового кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещён под подпись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельные категории работников вправе идти в отпуск в удобное для них время независимо от графика.

В этой статье

• Зачем нужен график и обязателен ли он
• Сроки утверждения
• Форма Т-7 и своя форма
• Кого включать в график
• Кто вправе идти вне графика
• Уведомление и выплата отпускных
• Как перенести отпуск
• Ответственность за нарушения
• Частые вопросы

Зачем нужен график и обязателен ли он

Очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков — это требование статьи 123 ТК РФ. График не рекомендация и не план: он обязателен для обеих сторон.

Для работодателя это значит, что отказать сотруднику в отпуске, который стоит в графике, нельзя — за исключением случаев, когда отпуск переносится по производственной необходимости с согласия работника.

Для работника — что он не вправе требовать отпуск в произвольное время, если не относится к льготным категориям, и обязан уйти в отпуск в запланированный период.

На практике второе правило соблюдают редко: сотрудники просят перенести, работодатели соглашаются. Это нормально, если перенос оформлен документально. Проблема возникает, когда отпуск фактически не используется годами — накопленные неиспользованные дни превращаются в обязательство, которое придётся закрывать деньгами или временем.

Сроки утверждения

График утверждается работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если он есть, не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Для 2027 года это означает крайний срок — 17 декабря 2026 года. Считать нужно именно две недели до 1 января, а не «до конца декабря».

Порядок подготовки обычно такой:

• в ноябре кадровая служба собирает пожелания сотрудников — через заявления или опрос;
• руководители подразделений согласуют периоды так, чтобы не оголить участок;
• кадры сводят данные и учитывают льготные категории;
• проект направляется в профсоюз, если он есть, и учитывается его мнение;
• руководитель утверждает график приказом или грифом утверждения на самом документе.

Собирать пожелания закон не обязывает — график может быть составлен исходя из производственных задач. Но на практике игнорирование пожеланий приводит к валу заявлений на перенос уже в январе.

Форма Т-7 и своя форма

Унифицированная форма Т-7 с 2013 года не обязательна — организация вправе разработать свою, закрепив её в локальном акте.

Что должно быть в графике:

• структурное подразделение;
• должность, ФИО и табельный номер работника;
• количество календарных дней отпуска;
• запланированная дата начала отпуска;
• графы для фактической даты и для сведений о переносе.

Указывать конкретную дату начала или только месяц — вопрос спорный. Форма Т-7 предполагает дату. Указание месяца создаёт неопределённость: непонятно, от какой даты отсчитывать двухнедельное уведомление. Практичнее ставить конкретную дату, а при необходимости оформлять перенос.

Отпуск можно разделить на части, но хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. Разделение возможно только по соглашению сторон, поэтому в графике части отражаются отдельными строками.

Мнение эксперта

Ирина Лебедева

Руководитель отдела кадров

Совет, который экономит месяц работы в декабре: не собирайте пожелания в свободной форме. Мы раздаём бланк с уже проставленным количеством дней, доступных сотруднику, и с пометкой, кто в подразделении относится к льготным категориям и идёт первым. Иначе половина коллектива хочет июль, руководитель подразделения начинает решать это в ручном режиме, а кадры получают три версии графика подряд. С бланком согласование занимает одну итерацию.

Кого включать в график

В график включаются все работники организации, состоящие в трудовых отношениях на момент его утверждения, — включая совместителей, дистанционных, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком и на больничном.

Сотрудников, принятых после утверждения графика, в него не вносят: график на текущий год уже действует. Их отпуск предоставляется по соглашению сторон, а в следующий график они включаются на общих основаниях.

Право на отпуск за первый год работы возникает через шесть месяцев непрерывной работы, но по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. Отдельным категориям он предоставляется до истечения шести месяцев по их заявлению.

В график включаются и неиспользованные дни за прошлые периоды: их лучше планировать явно, а не оставлять «на потом».

Кто вправе идти вне графика

Ряд категорий может использовать отпуск в удобное для них время — независимо от того, что записано в графике:

• работники в возрасте до 18 лет;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребёнком;
• мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам;
• работники, усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев;
• один из родителей ребёнка-инвалида;
• работники, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет;
• совместители — одновременно с отпуском по основному месту работы;
• отдельные категории, для которых такое право установлено федеральными законами.

Это не значит, что таких работников не включают в график: включают, но при поступлении заявления обязаны предоставить отпуск в запрошенный период.

Отказ работнику из льготной категории — прямое нарушение, которое трудовая инспекция фиксирует без вариантов.

Уведомление и выплата отпускных

Две обязанности, которые нарушают чаще всего.

Уведомление о начале отпуска — не позднее чем за две недели. Форма произвольная, но факт извещения должен подтверждаться подписью работника. Варианты: отдельное уведомление, ознакомительная ведомость, подпись в самом графике.

Выплата отпускных — не позднее чем за три дня до начала отпуска. Речь о календарных днях. Нарушение этого срока — самостоятельное нарушение, даже если работник сам попросил уйти в отпуск «с завтрашнего дня».

Из-за второго требования отпуск «по заявлению с понедельника» юридически проблематичен: выплатить отпускные за три дня уже невозможно. Формально безопасный путь — согласовать дату так, чтобы срок соблюдался.

Как считаются сами отпускные, разбираем в статье Экстерна о расчёте отпускных, а общую механику среднего заработка — в статье про расчёт среднего заработка.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Трёхдневный срок выплаты отпускных бухгалтерия нарушает не по злому умыслу, а потому что приказ приходит в последний момент. Мы договорились с кадрами о жёстком дедлайне: приказ на отпуск попадает в расчёт минимум за шесть рабочих дней до его начала. Тогда есть время на расчёт, проверку и выплату. Если приказ приходит позже — отпуск сдвигается. Это неудобно один раз, а потом все привыкают, и претензий по срокам не возникает вовсе.

Как перенести отпуск

Перенос возможен по инициативе любой из сторон, но механика разная.

По просьбе работника. Работник пишет заявление, работодатель вправе согласиться или отказать. Если согласился — издаётся приказ, а в графике заполняется графа о переносе с указанием основания и новой даты.

По инициативе работодателя. Перенос допускается только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на работе организации, и только с согласия работника. Отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Обязательный перенос. Работодатель обязан продлить или перенести отпуск, если во время него работник заболел, исполнял государственные обязанности, а также если отпускные не были выплачены вовремя или работник не был извещён о начале отпуска за две недели — в последних двух случаях перенос производится по письменному заявлению работника на согласованный срок.

Что запрещено. Непредоставление отпуска два года подряд, а также непредоставление отпуска работникам до 18 лет и занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.

Неиспользованные дни не сгорают: они накапливаются и подлежат оплате при увольнении. Как считается компенсация — в статье про компенсацию за неиспользованный отпуск.

Ответственность за нарушения

Нарушения, связанные с отпусками, квалифицируются по статье 5.27 КоАП РФ как нарушение трудового законодательства: предупреждение или административный штраф на должностное лицо и на организацию, при повторном нарушении — более жёсткие санкции.

Что находят при проверках чаще всего:

• график отсутствует или утверждён с опозданием;
• нет подписей об извещении работников за две недели;
• отпускные выплачены позже трёх дней до начала отпуска;
• отпуск не предоставлялся два года подряд;
• отпуск разделён на части, ни одна из которых не достигает 14 дней;
• отказано в отпуске работнику из льготной категории.

Дополнительно за задержку отпускных начисляется денежная компенсация за каждый день просрочки.

Частые вопросы

Можно ли не составлять график, если в организации три человека? Нельзя. Требование не зависит от численности.

Нужно ли знакомить всех с графиком под подпись? Прямой обязанности нет, но подпись удобна: она одновременно закрывает вопрос извещения, если график содержит конкретные даты и подписан заранее.

Можно ли включить в график будущие даты приёма? Нет, график составляется по действующим работникам.

Что делать с сотрудником в декрете? Он включается в график, но фактически отпуск не использует — по выходе из отпуска по уходу за ребёнком он вправе взять отпуск в удобное время.

Формы приказов на отпуск и порядок их оформления разбираем в статье про кадровые приказы.