Почта и уведомления в Диадоке: настройка, дайджесты и почему не приходят письма

Диадок молчит, когда в почту не приходят уведомления о входящих документах. Половина бухгалтерий узнаёт о счёте только если откроют личный кабинет сами. А половина получает уведомления в электронную почту, но от них одна спам-стена — без фильтрации по статусам и типам документов. Разбираем, как настроить электронную почту и уведомления в Диадоке так, чтобы вы ничего не пропустили и не утонули в письмах.

Коротко о главном

Уведомления в Диадоке ходят по электронной почте, но их нужно включить явно — по умолчанию молчание. Настраивать можно вообще на организацию, можно на отдельного сотрудника. Типов уведомлений полтора десятка: о входящих документах, приглашениях, ошибках подписи, согласовании, дайджесты по активности. Больше писем — настройте дайджесты (один раз в день или неделю вместо письма на каждый документ). Письма не приходят на электронную почту — проверьте email организации и права доступа сотрудника в разделе Администрирование.

В этой статье

Как включить уведомления в Диадоке
Типы уведомлений и их смысл
Как настроить уведомления на сотрудников
Дайджесты: один раз в день вместо толпы писем
Почему письма могут не приходить
Как отписаться от рассылок
Практические сценарии настройки

Как включить уведомления в Диадоке

По умолчанию организация получает уведомления на электронную почту (на email, который вы указали при регистрации). Но это email организации, не конкретного человека. Если изменился ответственный за ЭДО или вы хотите, чтобы письма с уведомлениями шли поваркам в цехе, это настраивается в разделе Администрирование → Уведомления.

Шаг 1. Откройте Диадок и зайдите в личный кабинет организации. Меню слева внизу — ссылка на Администрирование (доступна администратору по умолчанию).

Шаг 2. В разделе «Уведомления» вы увидите электронную почту организации. Это базовый ящик — на него уходят письма обо всём, если дальше не переназначено. Отправляются сюда письма с уведомлениями о входящих документах, приглашениях контрагентов, ошибках при отправке и прочем.

Шаг 3. Чтобы перенаправить письма конкретному сотруднику, добавьте его в список Сотрудники под каждый тип уведомления — и Диадок начнёт слать письма ему. Один сотрудник может получать несколько типов писем, как и один email может быть назначен разным типам.

Лайфхак: на практике получается так — email организации остаётся на главбуха (он ответственный), но письма о входящих приглашениях перенаправляем в Отдел Продаж, а письма об ошибках подписи — на главбуха и IT-специалиста сразу. Тогда каждый видит своё, и ничего не теряется в переписке в WhatsApp.

Типы уведомлений и их смысл

Система отправляет уведомления по электронной почте целый арсенал типов. Вот основные разновидности уведомлений:

Входящие документы. Когда контрагент отправил счёт, накладную, договор или что угодно, вам приходит уведомление на электронную почту с коротким резюме (тип документа, дата, кто отправил). Самое частое письмо с уведомлением в активной работе.
Приглашения в обмен. Когда вы приглашаете контрагента присоединиться к вашему ЭДО или контрагент приглашает вас, письмо уходит адресату. В письме ссылка на подтверждение. Если контрагент не видит письмо неделю — часто его просто не включил в фильтры спама.
Согласование и подписание. На этапе согласования, когда документ требует подписи другого сотрудника или согласования, Диадок кидает письмо ответственному: «Hey, тебе нужно подписать вот это». Подробнее о процессе см. отправка и подписание документов в Диадоке.
Ошибки подписи и отказы. Если подпись невалидна (истёк сертификат, не совпадают полномочия), письмо об ошибке. Или если контрагент отказал в подписи — об этом тоже письмо. Что это значит и как действовать, рассказали в статье про ошибки в Диадоке.
Статус документооборота. После завершения (подписано, отправлено контрагенту, получено) письмо о закрытии цикла. Не такое частое, но важное.
Дайджесты. Вместо письма на каждый документ — один раз в день или неделю сводка всех событий. Сейчас разбираем.

Не на все типы приходят письма по умолчанию. Администратор может включить/отключить какие-то типы, оставив только критические (приглашения и входящие) или, наоборот, разрешить все.

Как настроить уведомления на сотрудников

Бухгалтерию часто приходится разделять: главбух смотрит сверки, главный экономист — счета, менеджер проектов — договоры ГПХ. Для этого в Администрировании → Уведомления есть таблица:

Слева — типы событий (Входящие документы, Приглашения, Ошибки при отправке и т.д.).
Справа — email адреса, которые получат письмо по этому типу.

Добавляете email сотрудника (не обязательно из сотрудников Диадока — может быть любой email) и выбираете типы событий, на которые он должен подписаться. Сотрудник может быть подписан на несколько типов сразу.

Важно: если на один тип события привязано несколько email-адресов, письмо уходит всем. Это удобно когда ответственных два (главбух и бухгалтер-помощник) или нужна техподдержка. И ещё: убедитесь, что сотрудники действительно добавлены в систему. Как это сделать правильно, показано в статье про работу с контрагентами и сотрудниками в Диадоке.

Предупреждение от бывалого: у нас была ситуация — письма уходили на главбуха, но его email был на отпуске перенаправлен. Месяц писем уходили никому. Теперь всегда проверяю: сотрудник был на уведомлениях, он уходит в отпуск — меняю email на помощника. Иначе заявки зависают, документы лежат неподписанные, и никто не знает почему.

Дайджесты: один раз в день вместо толпы уведомлений

Если у вас оборот документов 30+ в день, уведомлений в виде писем на электронную почту начинает быть столько, что они тонут в спаме. Вот здесь в спасение идут дайджесты — сводные уведомления вместо разовых писем.

Дайджест — это одно письмо-уведомление в конце дня (или недели), где все события сводятся в таблицу. Вместо 50 отдельных уведомлений получаете одно письмо вечером на электронную почту с разделами: Входящие (15 документов), Отправленные (8), Требуют подписи (2), Ошибки (1). Так не теряешь ничего, но и не захлёбываешься потоком писем-уведомлений.

Включаются дайджесты и режимы уведомлений в том же разделе Администрирование → Уведомления. Для каждого типа события можно выбрать режим получения уведомлений: обычное письмо каждый раз или дайджест один раз в день/неделю на электронную почту. Практика показывает, что дневные дайджесты лучше всего ложатся на рутину.

Минус дайджестов: если документ уходит поздно вечером, письмо придёт уже в следующий день. Если это критично (денежный транспорт, срочный договор), оставляйте обычное письмо, а некритичные события в дайджест.

Нужна четкая система уведомлений в Диадоке? Подключить Диадок — настроим маршруты писем под вашу структуру компании.

Почему письма с уведомлениями могут не приходить

«Мы не получили письмо с уведомлением о входящем документе» — одна из топ-жалоб на внедрении. Почему не приходят уведомления на электронную почту? Причины бывают разные:

Электронная почта организации неправильная. Опечатка при регистрации, закрыли корпоративный ящик, перевели его на другого человека. Проверьте в Администрировании → Параметры организации — там должна быть указана правильная электронная почта организации для получения уведомлений.
Электронная почта сотрудника отключена в системе. Когда добавляете сотрудника в систему, можно по ошибке не активировать получение уведомлений на его электронную почту. Зайдите в раздел Пользователи (в админке), найдите сотрудника и убедитесь, что флаг «Отправлять уведомления» включен (зелёная галка) и указана корректная электронная почта.
Спам-фильтры почтовика блокируют уведомления. Письма-уведомления от Диадока могут попадать в спам — это зависит от настроек вашего почтового сервера (1С.Битрикс, Mail.ru, корпоративный Exchange, Яндекс 360). Попросите IT добавить Диадок в whitelist отправителей электронной почты.
Дайджест выключен. Если включили дайджесты, но забыли включить обычные письма — вообще молчание, пока не придёт ежедневный сводок.
Неправильный тип события. Например, вы добавили email только на «Приглашения в обмен», а писем о входящих документах нет. Проверьте, включены ли нужные типы.

Первое, что нужно сделать при отсутствии писем: откройте Диадок и посмотрите, есть ли там документы, которые должны были прийти. Если есть — значит, проблема с почтой, а не с самой системой. Если нет — проблема в опере или роуминге.

Как отписаться от рассылок

Иногда нужно полностью выключить уведомления на время (отпуск, передача функций, техническая переналадка). Вот как это делается:

Отключить на сотруднике. В Администрировании → Пользователи найдите сотрудника и уберите флаг «Отправлять уведомления». Письма на этого человека не будут идти до включения флага обратно.
Удалить email из типа события. Если письма идят на один email по нескольким причинам, можно оставить только критичное (например, Приглашения) и выключить остальное (Входящие документы, Ошибки).
Полностью выключить уведомления по типу события. Если на входящие документы приходит 100+ писем в день и это совсем дичь, отключите тип события на время. Когда обороты нормализуются, включите назад.

Из письма Диадока можно ещё отписаться через внизу-ссылку «Отписаться», но это работает криво — отписывает обычно с какой-то обработки, а не со всех писем. Управление через админку надежнее.

Практические сценарии настройки

Вот как это выглядит в жизни разных компаний:

Сценарий 1: ИП с одним главбухом. Email организации = email главбуха. Дайджесты выключены (оборот небольшой, писем 10–15 в день — не шум). Включены все типы уведомлений. Просто и эффективно.

Сценарий 2: Бухгалтерия из трёх человек (главбух, бухгалтер по расчётам, бухгалтер по учёту). Входящие документы идут всем на email организации (там почтовый ящик общий). Но ошибки подписи идят только главбуху. Приглашения контрагентов идят главбуху и бухгалтеру по расчётам (те, кто подписывает договоры). Дайджесты в режиме один раз в день для входящих (оборот 50+ документов), обычные письма для приглашений и ошибок.

Сценарий 3: Холдинг с несколькими компаниями и разными операторами. У каждой компании свой email организации, но Диадок один (лицензия на юрлицо-холдинг). По каждому типу события и по каждому типу документа — разные email. Дайджесты везде, потому что информационный шум огромный. Вся настройка через API и скрипты администратора.

Критичный момент: смена ответственного. Когда главбух уходит, а новый приходит, не забудьте в админке изменить email на новых адресов. Если старый уходит в отпуск — временно перенаправьте на помощника. Иначе месяц ничего не приходит, потому что письма шли на несуществующий адрес.

Итог

Уведомления в Диадоке — не магия, это просто email, но требующий настройки. Включите их явно, распределите по ролям, и половина проблем с внедрением исчезнет. Документы уже не будут зависать в ЛК потому, что никто не знал о них. Если оборот большой — дайджесты экономят время и спасают почту от спама.

По факту: главное — один раз настроить и потом только обновлять, когда сотрудники уходят или появляются. Проверьте email организации, убедитесь, что сотрудники видят уведомления в админке, и спросите контрагентов, приходят ли им письма с приглашениями. Это гарантирует, что ничего не потеряется.

Часто задаваемые вопросы

Почему я не получаю уведомления о входящих документах?

Проверьте три вещи: 1) Правильный ли email организации в параметрах? 2) Включена ли опция «Отправлять уведомления» для сотрудника в разделе Пользователи? 3) Есть ли письма о входящих документах в разделе Администрирование → Уведомления? Если ответ да на всё, письма могут идти в спам. Проверьте папку спама и попросите IT добавить Диадок в whitelist.

Как подписать на уведомления нескольких сотрудников?

В Администрировании → Уведомления для каждого типа события (Входящие, Приглашения, Ошибки) добавляйте email-адреса нужных сотрудников. Один тип события может иметь несколько адресов, и письма будут идти всем. Например, Входящие документы → main_buh@company.ru и helper_buh@company.ru.

Что такое дайджест и когда его включать?

Дайджест — это одно письмо в конец дня или недели со сводкой всех событий вместо письма на каждый документ. Включайте дайджесты, если оборот больше 30–40 документов в день (иначе спам-фильтры забивают, и письма теряются).

Может ли один email получать разные типы уведомлений?

Да. Одному email-адресу можно назначить несколько типов событий: входящие документы, приглашения, ошибки подписи. Одному email или нескольким — это зависит от структуры вашей компании и распределения ответственности.

Как отключить уведомления на время отпуска?

Временно уберите флаг «Отправлять уведомления» в разделе Администрирование → Пользователи. Или если хотите, чтобы письма шли на подмену, удалите старый email из типов событий и добавьте новый. После отпуска верните как было.

Почему контрагент не видит приглашение в ЭДО?

Письмо с приглашением может зависнуть в спаме контрагента (особенно если у него строгие фильтры) или не отправиться вообще. Проверьте в Диадоке статус приглашения, и если там «ожидает подтверждения» больше суток — попросите контрагента проверить спам и в крайнем случае обратитесь в техподдержку Диадока.

Можно ли отписаться от определённого типа писем?

Да, в админке уберите email из нужного типа события. Например, если писем об ошибках подписи слишком много и они засоряют почту, удалите этот тип — письма об ошибках вообще не будут идти (а вы будете видеть ошибки в личном кабинете Диадока).