Контрагенты в Диадоке: как пригласить, найти, и настроить доступ
Закачали ЭДО в компанию, поправили процессы — и тут нужно начать обмениваться документами с контрагентами. Вот только их нужно сначала туда пригласить, найти правильно по ИНН, дать права сотрудникам, чтоб они могли подписывать. Разбираем весь процесс от поиска контрагента до первого документа: без лишней теории, только практика.
Коротко о главном
Контрагент в Диадоке — это организация, с которой вы обмениваетесь документами. Чтобы начать обмен, нужно либо найти контрагента в справочнике системы по ИНН/ОГРН, либо пригласить его по собственной инициативе. После приглашения контрагент должен принять его и подтвердить, что это он. Внутри организации права на подпись и отправку документов дают конкретным сотрудникам — по МЧД (машиночитаемой доверенности) или по доверенности на КЭП юрлица. Подразделения помогают разделить контрагентов по типам: поставщики, клиенты, работники — каждые со своими правами.
Главное правило: контрагент не видит ваши внутренние права и подразделения. Вы настраиваете их для себя, чтобы удобнее было управлять входящим потоком. По этому же принципу будет и у контрагента — они настраивают вас у себя.
В этой статье
- Как устроены контрагенты в Диадоке
- Как найти контрагента по ИНН и идентификатору
- Как пригласить контрагента к обмену
- Массовые приглашения: когда нужны и как их делать
- Как настроить права сотрудников на обмен
- Подразделения: для чего и как их использовать
- МЧД в обмене документами
- Подводные камни и типичные ошибки
Как устроены контрагенты в Диадоке
Контрагент — это не просто имя в справочнике. Это связь между двумя организациями в системе ЭДО. У вас есть компания «Рога и Копыта» в Диадоке, у контрагента есть его компания в его сервисе (может быть тот же Диадок или другой оператор, например СБИС). Чтобы обмениваться документами, нужно установить соединение.
В Диадоке каждый контрагент, которого вы добавили, помечается у вас со своим статусом: найден в справочнике (он уже в системе), приглашение отправлено (вы его позвали, он ещё не ответил) или активен (связь установлена, можно обмениваться). Для контрагента это выглядит зеркально: у него вы будете приглашением или активным партнёром.
Как найти контрагента по ИНН и идентификатору
Способ первый — по ИНН или ОГРН. Заходите в Диадок, раздел «Контрагенты» или при формировании документа вводите ИНН контрагента — система ищет его в справочнике ФНС. Если организация там зарегистрирована и уже подключена к ЭДО, система выведет её с идентификатором участника (это длинный код типа 2BM… для Диадока). Контрагент найден — можно сразу отправлять ему документы.
Если контрагента не нашло по ИНН — значит, либо он ещё не подключен к ЭДО, либо его ИНН введён неправильно. Двойное дно: система может показать найденного контрагента, но от другого оператора (например, на СБИС). Это нормально — это означает, что с ним можно обмениваться через роуминг (если Диадок с этим оператором в роумингах конечно).
Способ второй — по идентификатору участника. Если вы знаете точный ID контрагента (он выглядит как 2BM для Диадока или 2BE для СБИС), можно ввести его напрямую. Это быстрее, чем ИНН, и гарантирует, что вы найдёте именно нужного человека, если контрагентов несколько с одинаковым ИНН (такое бывает в холдингах).
Как пригласить контрагента к обмену
Если контрагента нет в справочнике, вы можете пригласить его сами. Это самый частый сценарий на внедрении: у вас есть список поставщиков из 1С, и вы начинаете их кидать в Диадок по одному.
Пошагово:
Шаг 1. Откройте раздел «Контрагенты» (или «Партнёры», в зависимости от версии Диадока). Нажмите «Добавить контрагента» или аналогичную кнопку.
Шаг 2. Введите ИНН контрагента. Система проверит, есть ли он в справочнике. Если есть — покажет реквизиты; если нет — предложит завести вручную (название, ИНН, адрес).
Шаг 3. Укажите e-mail организации контрагента. На этот адрес Диадок отправит приглашение от вашего имени. ВНИМАНИЕ: это должен быть рабочий e-mail администратора контрагента, а не случайный ящик. Если ошибётесь — приглашение придёт никому, и контрагент его не примет.
Шаг 4. Если нужно — добавьте контрагента в подразделение (см. ниже). Нажмите «Пригласить».
Шаг 5. Система отправит письмо на e-mail контрагента с приглашением принять связь. Контрагент должен принять приглашение в его личном кабинете (у него это может быть Диадок, СБИС или другой сервис). После этого связь станет активной, и вы сможете обмениваться документами.
По времени: если контрагент оперативный — 5 минут от приглашения до первого документа. Если не видел письмо неделю — идите в поддержку, проверяйте e-mail.
Нужна помощь с настройкой контрагентов и готовой схемой прав для подразделений? Подключить Диадок для работы с контрагентами — проведём полную настройку.
Массовые приглашения: когда нужны и как их делать
У вас есть 500 поставщиков? Приглашать каждого руками — адский труд. Для этого в Диадоке есть функция массовой загрузки контрагентов.
Способ: подготовьте файл (обычно Excel или CSV) с ИНН и e-mail контрагентов, загрузите его в Диадок через раздел импорта. Система проверит корректность данных и отправит приглашения всем сразу. Вместо недели работы — час подготовки файла.
На что смотреть: убедитесь, что e-mail в файле — не сбора, не личные ящики сотрудников, а именно e-mail организации (info@, admin@, и т.п.). Иначе письма разлетятся в спам или к случайному человеку. Также проверьте ИНН на опечатки — один пропущенный ноль, и приглашение уйдёт совсем другой организации.
Совет: после загрузки Диадок покажет вам отчёт — сколько приглашений отправлено, сколько ошибок. Если ошибки — исправьте файл и загрузите ещё раз. Повторные приглашения перезапишут старые.
Как настроить права сотрудников на обмен
Контрагент приглашён и активен. Теперь вы внутри компании должны дать право конкретным сотрудникам подписывать и отправлять документы этому контрагенту (или всем сразу — это тоже опция).
В Диадоке это настраивается через права доступа: вы указываете, какой сотрудник может подписывать документы для какого контрагента, под каким ЭЦП (электронной подписью) и по какой доверенности.
Главное правило: если у сотрудника нет прав на контрагента — он просто не сможет отправить документ, даже если попытается. Система заблокирует операцию. Поэтому нужно наделить права заранее, до того как задача придёт в работу.
Шаг за шагом: откройте профиль сотрудника → раздел «Права на подпись» → добавьте контрагента и укажите, какой сертификат он будет использовать (его личный КЭП или КЭП юрлица, если это возможно). Для каждого контрагента можно выдать разные сертификаты разным людям — кто за кого подписывает.
Подразделения: для чего и как их использовать
Подразделения в Диадоке — это ваша внутренняя органайзация контрагентов. Вы группируете их по типам: например, «Поставщики», «Клиенты», «Подрядчики» или по географии: «Москва», «СПб», «Регионы».
Зачем это нужно? Вы можете дать разные права разным сотрудникам в зависимости от подразделения. Например, менеджер по закупкам видит только поставщиков, а менеджер по продажам — только клиентов. Контрагенты переходят от одного менеджера к другому без траты времени на перенастройку.
Как это работает: вы создаёте подразделение в разделе «Партнёры» → «Подразделения» (или аналогично), даёте ему имя, потом при добавлении контрагента указываете, в какое подразделение его положить. Сотруднику, который работает с этим подразделением, вы даёте права только на эту группу контрагентов — не больше и не меньше. Контрагент при этом ничего не видит: у него вы просто одно имя в списке, неважно, в каком подразделении вы его у себя хранили.
МЧД в обмене документами с контрагентом
С 1 сентября 2024 года вступили в силу новые правила подписания. Сотрудник не подписывает документ КЭП юрлица — вместо этого он подписывает собственным КЭП (физлица) и подтверждает полномочия машиночитаемой доверенностью (МЧД). Система ЭДО сама проверяет, имеет ли сотрудник право подписывать этот документ.
В Диадоке МЧД работает встроенно: когда сотрудник подписывает документ своим КЭП, его МЧД автоматически прикрепляется к документу в мета-информации. Контрагент видит как подпись, так и доверенность, и система проверяет их соответствие. Отдельно передавать доверенность не нужно — она идёт вместе с каждым документом.
На что смотреть: убедитесь, что МЧД выдана на те действия, которые совершает сотрудник. Если он подписывает счёт-фактуру, а в доверенности написано только «отправка входящих документов» — будет отказ ФНС. Проверьте полномочия в МЧД перед первыми документами.
Подводные камни и типичные ошибки
Вот где спотыкаются при работе с контрагентами:
- E-mail контрагента — не организации, а сотрудника. Письмо придёт Маше из бухгалтерии, а она, может, уже месяц не работает. Приглашение зависнет. Всегда уточняйте e-mail именно администратора или главного бухгалтера, а не случайного контакта.
- ИНН указан с опечаткой. Один неправильный символ — и приглашение уйдёт совсем другой компании. Система не ругается, письмо безобидно идёт, но в адресат не тот. Проверяйте ИНН трижды, особенно при массовой загрузке.
- Контрагент на другом операторе, но роуминга нет. Вы пригласили контрагента с СБИС, Диадок отправил приглашение, но контрагент его не видит. Причина: роуминг с этим оператором не настроен или не поддерживается. Проверьте список поддерживаемых операторов в разделе статусов роуминга (см. статью про роуминг между операторами).
- Права даны, но сотрудник всё равно не может отправить документ. Часто это означает, что прав хватает, но в параметрах документа указан другой отправитель или контрагент. Или сертификат истёк. Проверьте сертификат в профиле сотрудника — КЭП должен быть активным.
- Контрагент удалён, но переписка с ним осталась. Если удалить контрагента в Диадоке, историю документов это не тронет — они останутся в архиве. Но новые документы отправлять не сможете. Перед удалением дважды подумайте, нужна ли компания ещё или нет.
Как организовать работу с контрагентами: пошагово
Вот схема, которая работает на большинстве внедрений:
День первый: подготовка. Составьте список контрагентов (поставщиков, клиентов, подрядчиков) с ИНН и рабочими e-mail. Разделите их по подразделениям, если у вас несколько отделов, которые работают отдельно.
День второй: создание подразделений. В Диадоке создайте подразделения (например, «Поставщики основные», «Поставщики второстепенные», «Клиенты крупные»). Это не обязательно, но помогает организовать работу.
День третий: загрузка контрагентов. Подготовьте Excel-файл с ИНН и e-mail контрагентов. Загрузите его в Диадок через массовый импорт. Система отправит приглашения всем. На этом этапе контрагенты станут статусом «ожидает подтверждения».
День четвёртый–пятый: приёмка приглашений. Контрагенты начнут принимать приглашения у себя. Когда контрагент примет приглашение, его статус сменится на «активный» — можно отправлять документы.
День шестой: настройка прав. Для каждого сотрудника, который будет отправлять документы, настройте права на его контрагентов. Укажите, какие контрагенты ему доступны, каким сертификатом подписывать.
День седьмой и далее: первые документы. Отправляйте тестовый документ (счёт-фактуру, накладную) через Диадок. Проверьте, что контрагент его получил, что подпись прошла, ответ пришёл. Если всё хорошо — развёртывайте полный обмен.