Сдача отчетности ЕФС-1: сроки по подразделам и типичные ошибки

Вы наняли первого сотрудника, и тут выясняется: надо сдать ЕФС-1. Форма выглядит сложной, сроки разные по каждому подразделу, а опоздаешь — штраф. Разбираем, из чего на самом деле состоит эта отчётность, когда именно её сдавать, какие ошибки стоят дороже всего, и как Контур.Эльба помогает не пропустить ни один срок.

Коротко о главном

ЕФС-1 — это единая форма сведений для Социального фонда России, которая содержит информацию о ваших сотрудниках: их приём, увольнение, переводы, заработки и страховые взносы. Форма состоит из двух разделов, каждый с собственными подразделами и разными сроками.

Главная путаница: подраздел 1.1 (кадровые мероприятия) сдают в рабочий день, но не любой — для приёма/увольнения это следующий день, а для переводов — 25-е число месяца. Подраздел 1.2 (стаж) — раз в год до 25 января. Раздел 2 (взносы на травматизм) — ежеквартально. Если опоздаете, СФР навешивает штраф 500 рублей за человека, а по отдельным нарушениям — больше. Отправлять ЕФС-1 только в электронном виде, бумага сейчас не проходит.

Закон о персонифицированном учёте (№ 27-ФЗ) требует соблюдения этих сроков точно. Предупреждение от бывалого: вели учёт сотрудников в электронном виде изначально, тогда ошибок при формировании ЕФС-1 будет меньше.

В этой статье

Что такое ЕФС-1 и почему это не бумажная волокита
Из чего состоит форма: разделы и подразделы
Сроки сдачи каждого подраздела и почему они разные
Кадровые мероприятия: когда сдавать информацию о приёме, увольнении, переводе
Информация о страховом стаже и оплате труда
Взносы на травматизм в отдельном разделе
Штрафы и санкции: что грозит за опоздание
Типичные ошибки и как их избежать

Что такое ЕФС-1 и почему это не бумажная волокита

ЕФС-1 — это единая форма сведений для Социального фонда России. Раньше было четыре разные отчёты: СЗВ-ТД про приём-увольнение, СЗВ-СТАЖ про стаж, ДСВ-3 про дополнительные взносы, 4-ФСС про травматизм. Сейчас всё в одной форме. Упростить должно было, но хитрость в том, что сроки и правила для каждого подраздела свои. ЕФС-1 — часть общей отчётности ИП и ООО в Социальный фонд, обязательная для всех работодателей.

Смысл простой: СФР хочет видеть в реальном времени, что творится у вас с сотрудниками. Кого вы наняли, кого уволили, сколько они зарабатывают, какие взносы вы за них платите. Всё это передаётся отдельно и в своё время. По факту: если у вас пять сотрудников и вы всё своевременно отправляете, никаких проблем. А если забудете про опоздание хотя бы по одному подразделу — получите штраф.

Главная засада — думать, что ЕФС-1 сдают один раз в год. Это не так. Форма — многоэтажная: постоянно идут новые сведения о кадровых мероприятиях, ежемесячно обновляется информация о зарплате, каждый квартал уходят данные по взносам. Лайфхак: завёл простой календарик с напоминаниями про каждый срок, и вуаля — ни разу не опоздал. Сейчас многие бухгалтеры обслуживают это через программы вроде Эльбы — там почти всё автоматизировано, только проверь перед отправкой.

Из чего состоит ЕФС-1: разделы и подразделы

Форма делится на два раздела. Каждый раздел — со своей логикой и сроками.

Раздел 1 содержит три подраздела:

Подраздел 1.1 — сведения о кадровых мероприятиях. Сюда идёт информация про приём на работу, увольнение, переводы, переименования должностей, запреты занимать должность.
Подраздел 1.2 — информация о страховом стаже каждого сотрудника, как долго они у вас и в других местах накапливали стаж.
Подраздел 1.3 — данные об оплате труда. Сюда попадает зарплата, надбавки, премии, вычеты. Важное уточнение: полный подраздел 1.3 обязателен только для государственных и муниципальных учреждений, остальные могут сдавать упрощённый вариант.

Раздел 2 — это отдельная история. Здесь лежит информация о страховых взносах на травматизм (обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве). Раньше это называлось 4-ФСС, теперь входит в ЕФС-1, но логика отправки самостоятельная: один раз в квартал.

Контур.Эльба помогает формировать и отправлять ЕФС-1 в СФР в установленные сроки, автоматически перепроверяя данные на ошибки. Подробнее об Эльбе

Сроки сдачи каждого подраздела: календарь важных дат

Вот в чём вся хитрость ЕФС-1: каждый подраздел имеет свой срок. Если вы запомните эту таблицу, половина проблем исчезнет.

Подраздел	Содержание	Срок сдачи
1.1 (приём, увольнение)	Кадровые мероприятия: приём на работу, увольнение	Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа
1.1 (переводы, переименование)	Переводы, переименования должностей, запреты занимать должность	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа
1.2 (страховой стаж)	Информация о страховом стаже каждого сотрудника	Ежегодно не позднее 25 января (за предыдущий год)
1.3 (оплата труда)	Заработная плата (только для бюджетных учреждений)	Ежемесячно не позднее 25-го числа следующего месяца
Раздел 2 (травматизм)	Страховые взносы на несчастные случаи на производстве	Ежеквартально не позднее 25-го месяца после квартала

Пояснение по срокам: если вы наняли человека 10 августа и издали приказ в этот же день, сведения нужно отправить не позднее 11 августа (если это рабочий день). А если издали приказ про перевод 15 августа, срок — 25 сентября. Логика проста: экстренные кадровые мероприятия (приём-увольнение) летят быстро, остальное укладывается в календарное расписание.

Честно говоря, упоротесь вы первый раз, потому что сроки разные. Я вот сначала думала, что 1.1 сдаётся раз в месяц, как остальное. Нет! Для приёма-увольнения — это следующий день, и никаких переносов на выходные. Если издали приказ в пятницу вечером, отправляем данные в понедельник. Предупреждение: не нужно ждать конца месяца, чтобы сдать информацию о приёме. Сдавайте в срок, иначе за каждый день опоздания минус оценочка в глазах проверяющих органов.

Как сдавать кадровые мероприятия: пошагово

Подраздел 1.1 — это про кадровые мероприятия. Вот как это работает на практике:

Когда сотрудник поступает на работу:

Издаёте приказ о приёме (с указанием даты начала).
В этот же день или на следующий рабочий день отправляете сведения в СФР через ЕФС-1, подраздел 1.1.
В сведениях указываете: ФИО, дату начала работы, должность, вид трудовой деятельности, условия работы.

Когда сотрудник увольняется:

Издаёте приказ об увольнении (с указанием последнего дня работы и причины).
Не позднее следующего рабочего дня отправляете сведения в СФР.
Указываете основание увольнения (статья ТК РФ или причина).

Когда переводите или переименовываете:

Издаёте приказ о переводе или переименовании.
Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, когда вышел приказ (не следующий день!).
Указываете новую должность, отдел, условия работы.

По факту: если не поспешите с приёмом-увольнением, СФР напомнит штрафом. 500 рублей за человека за каждый день опоздания — копеечка, но неприятно. А главное — рискуете, что при проверке вас упрекнут в халатности.

Страховой стаж и оплата труда: отчётность по расписанию

Подраздел 1.2 (страховой стаж) сдаётся один раз в год. Это выжимка из всех документов о трудовой деятельности сотрудника: где он работал до вас, сколько лет накопил. Срок — не позднее 25 января года, следующего за отчётным.

Подраздел 1.3 про оплату труда — это в основном для бюджетных организаций. Если вы ООО или ИП, вам сдавать его не требуется, если только вы не бюджетное учреждение. Для коммерческих организаций информация о расчёте заработной платы нужна для внутреннего учёта, но в СФР через этот подраздел не отправляется.

Главное правило: если в период ничего не было (никого не нанимали, никого не учитывали), нулевой отчёт не нужен. СФР ждёт только реальные данные.

Взносы на травматизм: квартальная отчётность

Раздел 2 ЕФС-1 — это отчёт о страховых взносах на несчастные случаи на производстве (травматизм). Сдаётся ежеквартально: не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным квартальным периодом.

То есть:

За 1-й квартал (январь–март) — не позднее 25 апреля.
За 2-й квартал (апрель–июнь) — не позднее 25 июля.
За 3-й квартал (июль–сентябрь) — не позднее 25 октября.
За 4-й квартал (октябрь–декабрь) — не позднее 25 января следующего года.

В этом разделе вы указываете: количество сотрудников, их заработок, размер страховых взносов и доп. информацию о застрахованных. Важно: данные в разделе 2 подаются кумулятивно, то есть нарастающим итогом с начала года, но сроки остаются квартальными.

Типичные ошибки и штрафы за опоздание

Вот где спотыкаются чаще всего:

Опоздали с подразделом 1.1. За каждого сотрудника, по которому информация поступила с опозданием, штраф 500 рублей. Если опоздали на пять сотрудников, это уже 2500 рублей.
Забыли про подраздел 1.2 или 1.3. Штраф тоже 500 рублей за человека. Непредставление полного подраздела (если вы входите в категорию обязанных сдавать) — это же санкция, даже если ошибок в содержании нет.
Отправили ЕФС-1 на бумаге вместо электронной формы. Если в организации более 10 сотрудников, это нарушение. Штраф — 1000 рублей за факт неправильной формы подачи. Для фирм до 10 человек бумага ещё допускается, но лучше всё равно шлите электронно.
Указали неправильные данные по заработкам или взносам. Если ошибка выявлена проверяющими органами, может быть штраф за неполные или недостоверные сведения. На размер санкции влияет характер ошибки и то, умышленно ли вы её допустили.
Не отправили раздел 2 в установленный срок. Опять же 500 рублей за человека за каждый день опоздания (хотя штраф считается единовременно за факт, а не за день).

Предупреждение от бывалого: если вы сами заметили ошибку в ЕФС-1 до проверки и подали исправленные сведения, штраф не применяется. Закон даёт льготу тем, кто честно сам себя проверяет. А вот если ошибка выявлена проверяющими — будет. Льгота на штраф: если оплатите в течение первых 10 дней после получения требования, можете заплатить 50% вместо полного размера.

Как сделать всё правильно и не пропустить сроки

Вот алгоритм, который работает:

Шаг 1. Ведите учёт сотрудников в системе с дня 1. Не накапливайте данные и не формируйте отчёты задним числом — это ошибка. Вносите информацию сразу: издал приказ, внёс в систему, готовь ЕФС-1 к отправке.

Шаг 2. Поставьте себе уведомления на ключевые даты. Напоминания о 25-м числе каждого месяца (для подразделов с месячными сроками), о 25 января (подраздел 1.2), о 25 апреля, июля, октября (раздел 2). Не полагайтесь на памятью, используйте календарь или программу.

Шаг 3. Формируйте и проверяйте ЕФС-1 минимум за день до срока. На случай, если найдёте ошибку и нужно будет её исправить. Контур.Эльба помогает формировать отчёты автоматически и проверяет данные перед отправкой, что значительно снижает риск ошибок.

Шаг 4. Отправляйте только через электронные каналы. Если у вас более 10 сотрудников, это требование закона. Если менее 10 — всё равно лучше шлите электронно, чтобы иметь подтверждение доставки.

Шаг 5. Если пропустили срок — исправляйте немедленно. Если обнаружили, что информация ушла с опозданием, подайте уточнение как можно скорее и приготовьтесь к разговору с проверяющими (если проверка начнётся). Но лучше вообще не пропускайте.

Часто задаваемые вопросы

Что будет, если забыл о сроке ЕФС-1 и опоздал на день?

Штраф 500 рублей за каждого сотрудника за непредставление (или задержку) информации. Если опоздали с пятью людьми, это 2500 рублей. Если сами обнаружите ошибку и подадите исправленные сведения до проверки, штраф может не быть. Первые 10 дней можно оплатить половину штрафа.

Почему в подразделе 1.1 разные сроки — день и 25-е число?

Потому что приём и увольнение — срочные, кадровые мероприятия, которые нужно отразить в реальном времени. Переводы и переименования — это менее срочно, поэтому сроки стандартные — до 25-го. Логика: СФР нужно знать немедленно, если человек ушёл, а перевод может подождать месяц.

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в компании нет сотрудников?

Нет. Если в отчётном периоде не было никаких кадровых мероприятий, нулевой отчёт подавать не нужно. СФР ждёт только реальные данные по реальным людям. Но если хотя бы один новый сотрудник появился в период — требуется информация по нему.

ЕФС-1 сдают ИП и ООО или только ООО?

Обе категории. Любой работодатель, у которого есть сотрудники (люди, с которыми заключены трудовые договоры), должен сдавать ЕФС-1 в Социальный фонд. Это касается и ИП, и ООО, и организаций на любых режимах налогообложения (УСН, ОСН, ЕСХН).

Что означает подраздел 1.3? Кто его обязан сдавать?

Подраздел 1.3 содержит информацию об оплате труда. Обязаны сдавать государственные и муниципальные учреждения, входящие в бюджетную сферу. Коммерческие организации (ООО, ИП, АО и т.п.) могут его не заполнять. Это касается и организаций на спецрежимах, если они не бюджетные.

Раздел 2 ЕФС-1 — это то же, что 4-ФСС?

По сути да, это замена 4-ФСС. Раздел 2 содержит информацию о страховых взносах на несчастные случаи на производстве и сдаётся ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за квартальным периодом. Раньше это был отдельный отчёт, теперь входит в единую форму.

Изменилась ли ЕФС-1 в 2026 году?

Да. С 1 января 2026 года в силу вступили новые правила заполнения ЕФС-1 (приказ СФР от 17 ноября 2025 № 1462). Главное изменение: больше не требуется подавать информацию о беременности, декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком. Отменены коды ДИСТ (дистанционная работа) и НДОМ (надомная работа). Основные сроки и структура остались прежними.

Итог

ЕФС-1 — это не один отчёт, а целая система отчётности с разными сроками по каждому компоненту. Главное: не думайте, что можно всё сдать в конце года одним пакетом. Это работает не так. Приём-увольнение летит на следующий день, переводы — до 25-го числа, стаж — раз в год до января, травматизм — каждый квартал. Забыли срок — штраф 500 рублей за человека, может быть 1000, если сдали на бумаге вместо электроники. А если сами обнаружили ошибку до проверки и исправили — штрафа может не быть.

Практика показывает: если вести учёт сотрудников с дня 1, ставить себе уведомления на важные даты и не полагаться на память, то никаких проблем не будет. Контур.Эльба автоматизирует половину работы — система сама формирует отчёты из ваших данных, проверяет и отправляет в СФР. Но главное — вы должны понимать логику, чтобы при возникновении вопроса знать, где искать подвох.