Как подписывать документы Word электронной подписью

Подписанные таким образом бумаги имеют юридическую силу, их трудно потерять. О том, как достичь такого вау-эффекта подробнее.

Сразу разведём два разных вопроса

Под «подписью в документе Word» люди понимают две совершенно разные вещи:

• Картинка с росчерком. Вставленное изображение или строка подписи из вкладки «Вставка». Юридической силы у неё нет — это оформление, которое любой может скопировать.
• Электронная подпись. Криптографический реквизит: он не виден в тексте, но подтверждает, кто подписал документ и что документ не менялся после подписания.

Дальше речь только про вторую. Важная особенность: электронная подпись невидима — «поставить её на документ» так, чтобы она отображалась в тексте, нельзя. В Word факт подписания отображается служебной строкой состояния, а не росчерком в теле документа. Как это выглядит на самом деле, разобрано в статье про внешний вид подписи.

Какая подпись подойдёт для документа Word

Подойдёт любая усиленная подпись, но юридические последствия у них разные: квалифицированная приравнена к собственноручной по умолчанию, неквалифицированную стороны должны признать соглашением. Разбор — в статье про виды электронной подписи. Чаще всего документы Word подписывают квалифицированной подписью: договоры, письма, заявления, приложения к отчётности.

Что нужно для подписи word-документа ЭП

Так как документ word – самый удобный с точки зрения предоставления информации, проверки и внесения правок, он чаще всего используется в электронном документообороте. Чтобы поставить электронную подпись на таком документе, понадобятся программные средства.

Криптопровайдер

На ПК должен быть установлен криптопровайдер. Это независимый модуль, позволяющий осуществлять в операционной системе криптографические операции. В электронном документообороте такая программа обеспечивает идентификацию автора и юридическую значимость подписи. С ее помощью электронная подпись на документе проверяется соответствию ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.10-2012.

Плагин

Функции ЭП реализовываются в разных версиях MS Office, начиная с 2003. Выбор криптографических утилит огромен. Встроенный плагин КриптоПро Browser plug-in используется для генерации и верификации электронных подписей. Его нужно установить и скачать расширение.

Нет подписи или срок вышел? Заказать подпись — выпустим и настроим, чтобы документы подписывались с первого раза.

Пошаговая инструкция подписи документов word при помощи различных ПО

Подписи к электронным документам могут прикрепляться – присоединяться к пакету данных, или быть в отдельной форме, открепленными. Последняя генерируется в ином документе, с расширением .sig. Документ word можно подписать тремя способами:

• в приложении, с помощью специального плагина или без него;
• в КриптоАрм или другом дополнительном ПО;
• с помощью веб-сервиса (Крипто.Контур, др.)

Допустим, на вашем ПК криптопровайдер уже установлен. И ключ ЭП сгенерирован. Сертификаты, полученные в УЦ сохранены на ПК. Приступим к подписанию.

КриптоПро Office Signature

Универсальный программный комплекс обмена электронными документами. Наиболее популярный плагин, который не требует установки отдельного софта. Он расширяет возможности MS Office. Актуален для всех версий текстового процессора, кроме 2003. Подпишем ЭП документ с расширением .doc пошагово, на примере Microsoft Office 2013:

• проверяем последнюю редакцию созданного документа, ведь после подписи внести изменения будет невозможно;
• в меню «Файл» переходим в раздел «Сведения»;

• выбираем кнопку «Добавить ЭП»;
• выбираем сертификат ключа проверки ЭП в окошке «Безопасность»;
• добавляем ЭП нажатием на «ОК»;
• нажимаем «Подписать»;
• завершаем нажатием «ОК».

Во вкладке «Сведения» появится информация о том, что файл завизирован. А внизу вордовской страницы отобразится значок подписи. При нажатии на картинку откроется вкладка «Подписи», со статусом ЭП. Подписание документа ЭП в других версиях Microsoft Office и других расширениях, в т.ч. .pdf, интуитивно похоже. Разнятся названия кнопок, по-другому выглядят значки.

КриптоАРМ

Программа для подписания файлов электронной подписью. Активизирует встроенные в ОС Windows средства криптозащиты. Доступна в бесплатной стартовой версии, и лицензионных версиях «Стандарт Плюс», «Терминал», «СКЗИ КриптоАРМ 5». Визируем документ следующим образом: Система сообщит об успешном подписании документа. Есть второй способ. «Мастер подписания файлов» также открывается через контекстное меню в проводнике (нажатием правой кнопки мышки на файле в папке). Выбираем опцию «КриптоАРМ», и «Подписать». Заполняем запрашиваемые данные. Выбираем сертификат. Нажимаем «Готово».

Крипто Контур

Востребованный бесплатный веб-сервис. Не требует установки на ПК никаких дополнительных программ и плагинов. Алгоритм ЭП документа онлайн: Система сформирует и сбережет открепленную подпись. Пакет данных может быть отправлен адресату в виде ссылки.

Подписываем документ ворд ЭЦП без программ

В Word 2003 и 2007 можно сгенерировать и наложить ЭП, без использования специальных программ и плагинов. Пошагово в приложении 2003 это делается следующим образом:

1. Проверяем последнюю редакцию созданного документа;
2. В меню «Файл» выбираем раздел «Параметры»;
3. На странице «Безопасность» нажимаем клавишу «ЦП»;
4. В открывшемся списке загруженных сертификатов выбираем нужный и нажимаем «ОК»;
5. Вводим пароль, подтверждаем «ОК»;
6. Видим значок идентификатора в нижней части страницы.

В сборке 2007 первым шагом будет выбор команды «Подготовить», и «Добавить ЦП». Для версий 2010-2019 установка специального плагина обязательна. Россия активно «оцифровывает» деятельность физических и юридических лиц. Что особенно важно в условиях пандемии. Обмен документами word, с проставленными электронными цифровыми подписями, помогает любым процессам стать быстрее и безопаснее. Ведь для бизнеса гораздо эффективнее думать про суть соглашения, чем про удостоверяющую его подпись. А пенсионеру использование ЭП поможет остаться дома, и уберечь здоровье.

Частые проблемы с подписью в Word

Что происходит	Почему
В меню нет пункта добавления подписи	Не установлен КриптоПро Office Signature — стандартный пакет Office российскую криптографию не поддерживает
Подпись стала недействительной	Документ отредактировали после подписания: любое изменение аннулирует подпись
У получателя подпись не проверяется	У него нет криптопровайдера или корневых сертификатов — см. корневой сертификат
Подпись не видна в документе	Так и должно быть: она не отображается в тексте

Если документ нужно передать человеку, у которого ничего не настроено, проще подписать его отсоединённой подписью — тогда файл останется обычным .docx, а подпись придёт отдельным файлом. Разница разобрана в статье про отсоединённую и присоединённую подпись.

Частые вопросы