Согласие на КЭДО: добровольное, обязательное или можно отказаться

Вы решили перейти на КЭДО, начали готовить документы и вот вопрос: насильно ли мы переводим всех сотрудников на электронные кадровые документы или можно отказаться? И главное — может ли работник потом передумать, если уже дал согласие? Здесь ТК РФ хитрая, и букву закона известны не все. Разбираем, кому точно нужно согласие, как его оформить и что делать, если работник упирается.

Коротко о главном

КЭДО — это право работодателя, а не обязанность. Принуждать сотрудников к электронным кадровым документам закон не позволяет, но обвязывает работодателя получить письменное согласие от тех, кто работал до 31 декабря 2021 года или у кого есть трудовой стаж. Новички (нанятые после этой даты без опыта) автоматически переходят на КЭДО — их спрашивать не надо.

Если работник отказывается — это его право. Но вот отозвать согласие, если уже дал, он не может. Согласно Письму Минтруда от сентября 2022 года, отзыв согласия законом не предусмотрен. По факту: дал согласие — остаёшься в КЭДО, пока работаешь в этой организации.

Отсутствие согласия не может быть основанием для отказа при приёме на работу или увольнения. Работник имеет право оставаться на бумажном документообороте, но тогда обмен документами с работодателем идёт в два шага: электронные подписывает компания, сотруднику приходит на бумаге.

В этой статье

Кто вообще может отказаться от КЭДО
Три категории сотрудников и согласие
Как правильно оформить согласие
Что делать, если сотрудник отказывается
Почему согласие нельзя отозвать
КЭДО с самозанятыми и подрядчиками
Часто задаваемые вопросы

КЭДО — право, а не обязанность

Начнём с главного: в законе прямо сказано — введение КЭДО это право работодателя (ст. 22.1 ТК РФ), а не его обязанность. Никто не может заставить компанию переходить на электронные кадровые документы. И если решили — то полностью: нельзя часть сотрудников держать на бумаге, а часть на электронике (разве что с согласия тех, кто на бумаге).

Но вот когда компания решилась и инициировала переход, сразу возникает вопрос: обязателен ли он для каждого сотрудника? ТК РФ отвечает: в большинстве случаев да, требуется письменное согласие, но не во всех. Здесь и кроются главные граблишки на внедрении.

На внедрении КЭДО самая частая ошибка — не разделить сотрудников по дате найма. Берёшь список, шлёшь всем одинаковое письмо о переходе и просишь согласие. А потом оказывается, что двадцать человек из тридцати новичков, у них согласие уже в силе по закону — тебе его не нужно. Лайфхак: проверьте в 1С или кадровом модуле, кто устроен до и после 31 декабря 2021, потом разделите рассылку. Сэкономит время и головную боль.

Три категории сотрудников и согласие

ТК РФ делит работников ровно на три группы — по дате найма и опыту. Каждой применяются разные правила. Главное — правильно определить, к какой группе относится каждый сотрудник.

Категория 1: работники, нанятые до 31 декабря 2021 года (независимо от опыта)

Это большинство в любой компании. Согласие — обязательно, письменное, на бумаге (ст. 22.2 ТК РФ). Без согласия переводить на КЭДО нельзя. Если работник упирается — остаётся на традиционном документообороте, никакого штрафа ему за это не положено. Работодатель просто несёт расходы на двойной обмен: сам подписывает электронно, работнику отправляет приказ или договор на печати.

Категория 2: работники, нанятые после 31 декабря 2021, но с трудовым стажем на момент найма

Сюда относятся люди, которые когда-то работали, ушли (ушли, уволились, ещё что), а потом вернулись после 2022 года. Они уже знакомы с трудовыми отношениями, поэтому логика законодателя: дайте им выбор. Согласие требуется — по тем же правилам, письменное, добровольное. Отказаться могут.

Категория 3: работники без трудового стажа, нанятые после 31 декабря 2021 года (новички)

Это люди, которые устроились в компанию впервые в жизни после конца 2021 года. Для них согласие на КЭДО уже получено автоматически по части 7 статьи 22.2 ТК РФ. Спрашивать их не нужно — они поступают на работу, понимая, что документооборот электронный. Переспрашивать письмо согласия никто не просит.

По факту: если вы берёте новичка и изначально говорите ему «у нас КЭДО», это уже формальное согласие. Никакого дополнительного бумажного согласия с ним оформлять не надо.

Как правильно оформить согласие

Согласие должно быть на бумаге — ТК РФ и Письмо Минтруда РФ от 22 декабря 2021 года это подтверждают. Подписание согласия в мессенджере или по e-mail не считается действительным.

Что входит в согласие?

Четкое указание, что сотрудник согласен получать кадровые документы в электронном виде через КЭДО.
Перечень документов, которые будут в электронном виде (приказы, трудовой договор, табель, лист отпуска, справки и т.п.).
Подтверждение того, что сотрудник имеет право отказаться и не будет уволен за отказ.
Дата составления и личная подпись сотрудника (бумажная, простая).
Реквизиты электронной подписи, если она уже есть, или упоминание, что ЭП будет получена за счёт работодателя.

Хотите настроить КЭДО в компании? Подключить КЭДО — поможем с внедрением, оформлением согласия и электронными подписями сотрудников.

Что делать, если сотрудник отказывается

Работник имеет право отказаться от КЭДО. Закон это вполне допускает, и работодатель не может ничего ему за это сделать — ни уволить, ни перевести на неполный день, ни снизить заработок. Отсутствие согласия вообще не может быть причиной отказа при приёме на работу.

Если сотрудник отказался:

Документы остаются в традиционном формате — кадровик готовит приказы, трудовой договор, акты, справки в обычном виде, печатает и выдаёт сотруднику на бумаге.
Компания несёт все расходы на двойной оборот — подпись от руководителя (электронная), отправка в КЭДО, затем вывод на печать для сотрудника. Это нормально, ТК не запрещает и не говорит о льготах для упёртых работников.
Таких сотрудников отдельно отмечают в реестре согласий — список «отказавшихся» ведут все компании для аудита и проверок.
После увольнения — все документы выдаются на бумаге или в электронном виде с усиленной подписью кадровика, по просьбе сотрудника.

Внедрение КЭДО часто застревает на 5–10% сотрудников, которые просто не верят в электронику. Предупреждение от бывалого: не тяните с их согласиями. Проведите разъяснительную работу, покажите, как работает система, объясните, что это удобнее и безопаснее. Обычно после демо-сессии в 1С половина скептиков становятся на вашу сторону. Остальные — пусть остаются на бумаге, это их право, но ускоряет процесс внедрения для остальных.

Отзыв согласия — почему закон не дает такого права

Это самый коварный момент в ТК РФ. Если работник дал согласие на КЭДО — он уже не может его отозвать. Работник может захотеть вернуться на бумажный документооборот, может пожалеть о решении, но закон такой возможности не предусматривает.

Письмо Минтруда РФ от 12 сентября 2022 года (№ 14-1/ООГ-4119) прямо сказало: отзыв согласия законодательством не предусмотрен. Это значит:

После подписания согласия работник остаётся в КЭДО на всё время работы в компании.
Даже если сотрудник пишет прошение «выведите меня из электронного документооборота» — это просто игнорируется.
Единственный выход для сотрудника — уволиться, если КЭДО ему реально так не нравится.
Для компании это гарантия: дал согласие — значит, работник надёжный партнёр в обмене документами. Конца этого партнёрства не будет, пока человек работает.

По факту: согласие — это пожизненное обязательство (пока человек работает). Ирония в том, что отказаться в начале очень просто, а передумать потом нельзя.

КЭДО с самозанятыми и подрядчиками

Самозанятые и ИП, работающие по договору подряда или авторского заказа (ГПХ), — это не сотрудники, поэтому ТК РФ на них не действует. Отдельный трудовой договор с ними не заключается, и КЭДО в классическом смысле с ними не ведётся.

Однако в документообороте через КЭДО можно обмениваться актами выполненных работ и отчётами — если обе стороны согласны. Это оформляется отдельным соглашением. Принуждать подрядчика к электронному виду нельзя, но если уговорите — пересылка документов по КЭДО ускорится и упростится.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от КЭДО, если я уже работаю в компании?

Да, если вы не дали согласие на КЭДО и компания только перешла на систему. Отказаться — ваше право. Но если вы уже подписали согласие, отозвать его нельзя — по закону такой возможности нет.

Меня не спросили согласие на КЭДО — может ли работодатель заставить?

Нет. Компания обязана получить письменное согласие перед переводом на КЭДО (кроме новичков, нанятых после 31 декабря 2021 без опыта). Если согласие не получена — требовать его сейчас уже поздно, должна была просить до внедрения.

Я новичок, нанятый в 2025 году — зачем мне согласие на КЭДО?

Вам оно не нужно. Если вы устроились в компанию после 31 декабря 2021 без трудового стажа, согласие на КЭДО уже получено автоматически по закону. Вы сразу становитесь участником электронного документооборота.

Что будет, если я отказываюсь давать согласие на КЭДО?

Ничего плохого. Вас нельзя уволить, снизить зарплату или как-то наказать за отказ. Компания просто продолжит выдавать вам документы на бумаге, как раньше. Это ваше право.

КЭДО — это платно для сотрудника?

Нет. Все расходы на получение электронной подписи (если её нет) и её использование платит работодатель. Для сотрудника это бесплатно, никаких удержаний из зарплаты за подпись или КЭДО не должно быть.

Может ли работник отозвать согласие на КЭДО, если передумал?

Нет, это главный вывод из Письма Минтруда: отзыв согласия законодательством не предусмотрен. Если подписали согласие — остаётесь в КЭДО на всё время работы в компании.

Нужно ли согласие от сотрудника, нанятого в 2022 году с опытом работы?

Да. Даже если человека наняли в 2022 году, но до этого он где-то работал, ему требуется письменное согласие на КЭДО. Согласие нужно для всех, кроме новичков без опыта, нанятых после 31 декабря 2021.

Итог

КЭДО — это право компании, а не её обязанность. Но как только вы решили внедрять, нужно соблюдать ТК РФ. Главное правило: письменное согласие требуется для всех, кроме новичков без опыта, нанятых после конца 2021 года. Разделите сотрудников по дате найма, отправьте правильное письмо с предложением согласия, оформите форму, сохраните подписи. Если кто-то отказывается — пусть остаётся на бумаге, никого не заставляйте. И помните: согласие отозвать нельзя, это на всё время работы.