Документы и документооборот в КЭДО: какие процессы переводить, как подписывать, куда хранить

Когда кадровик решает внедрить КЭДО, встаёт вопрос: что туда вообще класть? Можно ли весь документооборот перевести на электронку или останутся документы, которые по закону должны жить на бумаге? И как эти документы ходят по согласованиям, когда их подписывают, куда это всё сохраняется? Звучит сложно, но на практике это чёткие маршруты: приём → работа → отпуск → увольнение. Разбираем, что входит в КЭДО, как документы текут по системе и что может подвести.

Коротко о главном

КЭДО охватывает юридически значимые кадровые документы — те, что требуют подписи и регулируются трудовым законодательством. Это трудовые договоры, приказы о приеме/расторжении, уведомления об отпусках, командировках, переводах. Правовая база — статьи 22.1–22.3 ТК РФ.

Документы ходят по маршрутам. Каждый процесс (приём, отпуск, увольнение) — это цепочка подписей: сначала готовит кадровик, потом подписывает руководитель, затем — сотрудник (если требуется его согласие). Все версии и метаданные остаются в системе.

Подписи бывают трёх видов: УКЭП (усиленная квалифицированная) — самая строгая для работодателя; УНЭП (усиленная неквалифицированная) — для сотрудников, если компания это разрешила; ПЭП (простая электронная подпись) — слабее, но удобнее. Каждая имеет свой юридический вес.

Хранение документов — на весь срок хранения по закону (обычно 5–75 лет в зависимости от типа), с гарантией целостности и возможностью проверки подписей.

В этой статье

• Какие кадровые документы входят в КЭДО (ст. 22.1-22.3 ТК РФ)
• Какие документы остаются на бумаге
• Виды электронных подписей в КЭДО (УКЭП, УНЭП, ПЭП)
• Маршруты документов: приём, отпуск, увольнение, командировка
• Согласие сотрудника на КЭДО
• Положение о КЭДО и локальные нормативные акты
• Кабинет сотрудника и уведомления
• Хранение электронных кадровых документов

Какие кадровые документы входят в КЭДО (ст. 22.1-22.3 ТК РФ)

Главное правило КЭДО: в электронный вид переводятся только документы, для которых закон это разрешает. Полный перечень есть в ст. 22.1 ТК РФ. Вот что точно можно вести в КЭДО:

• Трудовой договор и дополнительные соглашения. Основной документ трудовых отношений — в КЭДО идёт без проблем. Если договор изменяют (например, переводят сотрудника на частичную занятость), дополнительное соглашение тоже в системе.
• Приказы о приёме на работу (форма Т-1). От «вступил в должность» до проверки испытательного срока — всё в КЭДО. Приказ готовит кадровик, подписывает работодатель (УКЭП), подписывает сотрудник (УКЭП или УНЭП).
• Приказы об изменении условий труда. Переводы, изменение зарплаты, переводы в филиалы, смена должности, изменение графика. Ст. 72 ТК РФ — переводы могут быть постоянные и временные. Все идут через КЭДО.
• Уведомления об отпусках и графики отпусков. По ст. 123 ТК РФ сотруднику должно быть направлено уведомление об отпуске за две недели. В КЭДО это превращается в документ, который сотрудник видит в личном кабинете и согласует (если это требуется по локальным актам).
• Приказы об увольнении (форма Т-8). От инициативы работодателя, по собственному желанию, по истечении контракта — все варианты в КЭДО. Ст. 80–84 ТК РФ определяют процедуру, КЭДО просто её оцифровывает.
• Уведомления о командировках. Служебная записка о командировке, согласие сотрудника — в КЭДО. Потом к ней присоединяются отчёты и авансовые отчёты (если компания их переводит в КЭДО).
• Служебные записки и служебные задания. Если компания их переводит в КЭДО — это её решение. По закону это не обязательно, но можно.

Мнение эксперта

Ирина Лебедева

Руководитель отдела кадров

Лайфхак из практики: не пытайтесь засунуть в КЭДО сразу всё. Мы начали с приказов о приеме — это 80% документооборота. Потом добавили уведомления об отпусках. А вот служебные записки мы держим отдельно, потому что они часто меняются, и маршруты у них непредсказуемые. КЭДО работает лучше, когда документы в нём стандартизированы. Чем проще тип, тем проще маршрут.

Какие документы остаются на бумаге

Важно знать не только, что входит, но и что нельзя переводить в КЭДО. Законодательство чётко ограничивает:

• Трудовая книжка. По ст. 66 ТК РФ трудовая книжка — это отдельный документ. С 2025 года можно вести только электронную трудовую книжку (в системе ПФР), но это не входит в КЭДО. Это отдельная система со своими требованиями.
• Акты о несчастных случаях на производстве. По Положению о расследовании ФНС (и 124-ФЗ) акты ведутся отдельно, на бумаге или в специализированной системе учёта. КЭДО их не охватывает.
• Журналы и программы инструктажа по охране труда. ОХТ требует особого контроля, и журналы — на бумаге или в системе ОХТ, а не в КЭДО.
• Документы медицинского и психологического характера. Справки о болезни, результаты медосмотров, заключения психолога — конфиденциальны, хранятся отдельно.
• Документы о дисциплинарных взысканиях (если они не оформлены как приказ). Если вы составляете служебную записку перед приказом — она на бумаге, приказ может быть в КЭДО.

Предупреждение от бывалого: не путайте архив КЭДО с архивом всех кадровых документов. КЭДО — это часть. Всё остальное по-прежнему живёт в личных делах, сейфах и архивных коробках.

Виды электронных подписей в КЭДО (УКЭП, УНЭП, ПЭП)

Электронная подпись в КЭДО — это не клик кнопки «Согласен». Это криптографический ключ, который гарантирует подлинность и неотказуемость. По закону в КЭДО используются три вида подписей, и они не равны между собой.

Для работодателя: по закону (ст. 22.1 ТК РФ) организация подписывает документы УКЭП. Это обязательно. УКЭП — это сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, с криптографическим ключом. Стоит от 1000–3000 рублей в год на руководителя, нужно продлевать. Для крупной компании со сменяемым руководством — статья расходов.

Для сотрудников: по ст. 22.3 ТК РФ сотрудник может подписывать либо УКЭП (как работодатель), либо УНЭП. Выбор за компанией, и это должно быть написано в Положении о КЭДО. УНЭП проще получить (через удостоверяющий центр или встроенную в КЭДО систему), дешевле или бесплатнее, но слабее юридически. Если спор попадёт в суд, подпись может быть оспорена.

ПЭП (простая электронная подпись) — это эконом-вариант для документов, которые не ходят в суд. Например, служебные записки внутри компании или согласие сотрудника на отпуск. ПЭП не требует сертификата, может быть встроена в саму систему КЭДО. Но для трудовых договоров и приказов об увольнении ПЭП не годится.

Нужна система для полного кадрового документооборота от приёма до увольнения? Подключить КЭДО — поддержка маршрутов подписей, хранение документов, интеграция с вашей бухгалтерией.

Маршруты документов: приём, отпуск, увольнение, командировка

В КЭДО документы не летают в пустоту. Каждый процесс — это чёткий маршрут: кто готовит, кто подписывает, в каком порядке, когда уведомляется сотрудник. Вот как это работает на практике.

Маршрут приёма на работу (приказ Т-1)

• Кадровик составляет приказ о приёме в шаблоне КЭДО.
• Приказ автоматически отправляется руководителю на подпись (УКЭП).
• Система отправляет уведомление: «Руководитель, подпишите приказ».
• Руководитель открывает приказ и подписывает своей УКЭП.
• После подписи приказ отправляется сотруднику в личный кабинет.
• Сотрудник получает уведомление: «Ознакомьтесь и подпишите приказ о приёме».
• Сотрудник подписывает приказ (УКЭП или УНЭП).
• Статус приказа меняется на «Подписано обеими сторонами». Документ архивируется в системе.
• Кадровик видит в отчёте, что приказ прошёл все подписи. Может печать для личного дела (если требуется) или оставить только в КЭДО.

Маршрут отпуска (уведомление об отпуске)

• Кадровик готовит уведомление об отпуске за две недели до начала (по ст. 123 ТК РФ).
• Уведомление может быть с простым утверждением (ПЭП) или требовать согласия (зависит от локальных актов компании).
• Сотрудник видит в кабинете: «Ваш отпуск на сроки такие-то, одобрено».
• Если компания требует согласие — сотрудник подписывает (ПЭП или УНЭП).
• Уведомление остаётся в КЭДО, и кадровик видит все отпуска по графику в одной таблице.

Маршрут увольнения (приказ Т-8)

• Сотрудник подаёт заявление об увольнении (можно в КЭДО, можно на бумаге).
• Кадровик проверяет срок уведомления (ст. 80 ТК РФ — две недели для обычного увольнения).
• Кадровик готовит приказ об увольнении, указывает дату, причину, остаток отпуска, компенсацию.
• Приказ отправляется руководителю на подпись (УКЭП).
• Приказ направляется сотруднику на подпись (УКЭП или УНЭП) — это подтверждение того, что он ознакомлен.
• После подписей приказ об увольнении больше не может быть отозван и остаётся в КЭДО на весь срок хранения (обычно 75 лет).

Маршрут командировки (служебная записка)

• Руководитель отправляет в КЭДО служебную записку о необходимости командировки.
• Кадровик готовит уведомление о командировке и согласие сотрудника.
• Сотрудник видит в кабинете, когда и куда командировку, и согласует (ПЭП).
• К командировке могут присоединяться авансовые отчёты и отчёты о выполнении.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Самая частая ошибка — кадровики пытаются автоматизировать маршруты, которые в компании не стандартизированы. Например, приказ может уходить на подпись сначала финдиру, потом юристу, потом руководителю отдела. Если вы не опишете этот маршрут в Положении о КЭДО и не настроите в системе — приказ застопорится. По факту: перед внедрением КЭДО пересмотрите все маршруты, опишите в ЛНА, потом настраивайте в системе. Это база.

Согласие сотрудника на КЭДО

Вот самый главный подводный камень внедрения КЭДО: согласие на электронный документооборот.

По ст. 22.2 ТК РФ сотрудник имеет право согласиться на КЭДО или отказаться. И это право по закону. Если сотрудник отказался — его документы идут на бумаге, даже если вся компания перешла на электронку.

Как это работает на практике:

• Новые сотрудники (с 1 января 2022 года). Когда вы их нанимаете и компания уже на КЭДО, они автоматически в КЭДО. Согласие считается полученным при трудоустройстве.
• Существующие сотрудники (до 1 января 2022). Нужно получить письменное согласие на бумаге. Согласие подписывается, кладётся в личное дело. Если сотрудник откажется — он остаётся на бумаге. Система на обмену может работать гибридно: часть в КЭДО, часть на бумаге.
• Форма согласия. Законом не установлена единая форма. Компания разрабатывает согласие сама и прописывает его в ЛНА. Согласие должно быть добровольным, информированным (сотрудник должен понимать, на что он согласился) и письменным.

Лайфхак: подготовьте согласие заранее и получите его в момент проведения обучения на КЭДО. Не пытайтесь собрать согласия потом — половина сотрудников забудет его подписать.

Положение о КЭДО и локальные нормативные акты

Чтобы КЭДО работал легально, нужна база в виде локальных нормативных актов (ЛНА). Главный документ — Положение о КЭДО (или Положение об электронном документообороте в кадровых процессах).

В Положении должно быть описано:

• Какие документы входят в КЭДО. Не «все», а конкретный список: приказы, договоры, уведомления об отпусках и т.д.
• Какие требования к подписям. УКЭП для работодателя (обязательно), УКЭП или УНЭП для сотрудников (выбор компании).
• Маршруты подписи документов. В каком порядке подписываются, кто может подписывать, сроки подписания.
• Согласие сотрудника. Форма согласия, как оно получается, что делать, если сотрудник отказался.
• Хранение и архивирование. Где хранятся документы, как долго, кто имеет доступ.
• Ответственность сторон. Что случается, если документ потеряется, если сотрудник нарушит процесс, что делать в спорных ситуациях.

Положение согласуется с руководителем и профсоюзом (если есть). На его основе система КЭДО настраивается на специфику компании. По факту: Положение — это техзадание разработчикам, без него ничего не настроить правильно.

Кабинет сотрудника и уведомления

Сотрудник в КЭДО — это не просто получатель приказов. У него есть личный кабинет, в котором он видит всю свою историю документов.

Что видит сотрудник в кабинете:

• Входящие документы на подпись. Приказ о приеме, уведомление об отпуске, согласие на командировку. Система показывает: документ ждёт вашей подписи, срок подписания, дата отправки.
• История подписанных документов. Все приказы, договоры, согласия, которые сотрудник когда-либо подписал. Можно скачать, распечатать, проверить подпись.
• Статус документов. На подписи (красная точка), подписано (зелёная точка), отклонено (если сотрудник это может делать).
• Уведомления по SMS и почте. Если в компании настроены уведомления, сотрудник получает письмо: «На вас ждёт приказ, подпишите».
• Запросы информации. Если кадровик составляет уточняющие письма — сотрудник может видеть их в кабинете (в некоторых системах).

По факту: кабинет сотрудника — это прозрачность. Нет больше ситуаций, когда сотрудник спрашивает: «Я увольняюсь или нет?» Всё видно в кабинете. И это экономит кадровикам массу времени на переписку.

Заявления и уведомления в КЭДО

Не все документы идут только от работодателя. Иногда сотрудник сам инициирует процесс — подаёт заявление об увольнении, просит отпуск, сообщает о смене фамилии.

Типичные заявления и уведомления от сотрудника:

• Заявление об увольнении. По ст. 80 ТК РФ сотрудник может подать письменное заявление об уходе. В КЭДО это выглядит как документ, который сотрудник загружает в свой кабинет или заполняет в шаблоне. Кадровик видит его сразу и отчитывает срок увольнения.
• Заявление об изменении персональных данных. Если сотрудник сменил фамилию, адрес, номер телефона — может подать заявление через кабинет, и кадровик обновит данные.
• Запрос справки. Справка о доходах, справка о стаже, справка для банка. Сотрудник подаёт запрос через кабинет, кадровик готовит справку и отправляет в КЭДО или по почте.
• Согласие на обработку данных. Если компания требует отдельное согласие на обработку персональных данных — оно может быть в КЭДО.

Важная оговорка: заявления могут быть либо в КЭДО, либо на бумаге. Закон не требует, чтобы заявление об увольнении было в электронном виде. Компания выбирает, что принимать. Если КЭДО — нужно описать это в Положении.

Хранение электронных кадровых документов

Документы в КЭДО ценны только если они гарантированно сохранятся, когда вам понадобятся. Вот что нужно знать про хранение.

Сроки хранения — как на бумаге. Каждый тип документа имеет свой срок хранения по закону, и в КЭДО эти сроки не меняются:

• Трудовой договор — 75 лет (по Приказу Мин. культуры № 1564).
• Приказы о приеме/увольнении — 75 лет.
• Уведомления об отпусках, командировках — 5 лет.
• Акты о выполнении работ по ГПХ — 5 лет.

Где хранятся документы в КЭДО. В облачном хранилище оператора (например, серверы Диадока) или в локальном хранилище компании (если у неё свой сервер). Хранилище должно быть защищено, с резервными копиями и возможностью восстановления при сбое.

Целостность и неизменяемость. Документ не может быть изменён после подписания. Если вы попытаетесь отредактировать приказ — система не позволит, система покажет, что документ был изменён. Это гарантия подлинности.

Проверка подписей. Любой может проверить, что документ подписал именно руководитель, когда это было, и не был ли он изменён. Эта информация хранится в метаданных документа.

Предупреждение от бывалого: не забывайте про архивирование данных при смене системы КЭДО. Если вы уходите от одного оператора к другому, нужно вывести все исторические документы и импортировать их в новую систему. Иначе они будут недоступны, а вам нужны будут для проверок и судов.

Мнение эксперта

Ирина Лебедева

Руководитель отдела кадров

Честно говоря, боялась про хранение. Думала, что документы потеряются или система упадёт. На деле в Диадоке вся история нетронута — даже если я случайно удалю документ, его можно восстановить. И проверка подписей — это не просто галочка, это по-настоящему криптография, которая защищает документ. В суде такой документ твёрже, чем скан бумажной подписи. Это даёт спокойствие.

Переход на КЭДО: как подключить и что может пойти не так

Если вы решили переводить документооборот в КЭДО, вот алгоритм действий и типичные подводные камни.

Шаг 1. Подготовьте локальные нормативные акты. Разработайте Положение о КЭДО (с маршрутами, требованиями к подписям, согласиями), согласуйте с руководством и профсоюзом. Это база, без неё ничего не сработает.

Шаг 2. Получите согласия существующих сотрудников. На бумаге, подписанное. Это долгий процесс, но его нельзя обойти. Кто отказался — остаётся на бумаге.

Шаг 3. Подготовьте подписи. Работодателю — УКЭП от аккредитованного удостоверяющего центра. Для руководителей, которые будут подписывать — тоже УКЭП (или встроенные подписи системы, если компания это выбрала).

Шаг 4. Обучите сотрудников и кадровиков. Покажите, как подписывать, как проверить статус, как скачать документ. На обучении — получите согласия на КЭДО (совместить удобно).

Шаг 5. Пилот на одном отделе или типе документов. Начните с приказов о приеме (это 80% документооборота). Посмотрите, как это работает, устраните баги, потом расширяйте. Как подключить КЭДО — инструкции и поддержка на странице подключения.

Типичные ошибки и как их избежать:

• Спешка со сполным переходом. Это создаёт хаос. Правило: пилот → расширение → стабилизация. Месяц на каждый этап.
• Забыли про согласия на бумаге. Без них переход незаконен. Да, это скучно, но обязательно.
• Маршруты не описаны в Положении. Система не может автоматизировать то, что не описано. Описали в Положении — перенесли в систему.
• Никто не следит за сроками подписания документов. Приказ может зависнуть на подписи у руководителя на неделю, и никто это не видит. Нужна аналитика: кто долго подписывает, какие узкие места.
• Цифровые подписи сотрудников не подготовлены. Все ждут подписи, а у половины сотрудников её нет или срок истёк. Требует планирования.

Часто задаваемые вопросы