Проверка и отчетность в Диадоке: как следить за документами и сверять расчеты

В электронном документообороте главная головная боль — не потерять документ и точно знать, где он сейчас. Вы отправили счёт-фактуру контрагенту — дошла ли? Подписал ли он её? Почему статус висит в ожидании два дня? И вообще, как потом выгрузить отчёт в налоговую, если нужно обосновать, что документ реально ушёл? Разбираем, как проверить документ в Диадоке на каждом шаге его пути, выгрузить реестры и отчёты и свести расчёты с контрагентом без неожиданностей.

Коротко о главном

Диадок показывает статус каждого документа на протяжении всего его жизненного цикла — от отправки до получения и подписания. Вы видите, когда документ ушёл, дошёл ли до контрагента, прошла ли подпись, какой был отказ (если был). Все статусы и события зашифрованы в интерфейсе и в выгружаемых отчётах. Помимо отслеживания отдельных документов, Диадок позволяет выгружать реестры и отчёты о всём документообороте за период — для акта сверки, для налоговой или просто для контроля. А главное — Диадок встроен в работу с 1С, так что можно выгрузить список уже переданных контрагентам счётов-фактур и свести расчёты автоматически. По факту: проверка — это половина жизни бухгалтера. В электронке она становится точнее и быстрее.

В этой статье

Статусы документов в Диадоке и что они означают
Как проверить протокол передачи и убедиться, что документ прошёл
Проверка подписи и сертификата контрагента
Выгрузка реестров и отчётов по документообороту
Как свести расчёты через акты сверки
Учёт в Диадоке и налоговая отчётность
Подводные камни при проверке документов

Статусы документов в Диадоке и что они означают

Каждый документ в Диадоке проходит несколько статусов. Важно их различать, потому что каждый статус — это шаг на пути документа к контрагенту и обратно.

Черновик. Вы создали документ, но не отправили его ещё. Можно редактировать, удалять, подписывать не обязательно.
Ожидает подписания. Документ готов, но подпись вашего сотрудника ещё не проставлена. На этом часто зависает — забывают подписать.
Требуется подписать. Ваш документ пришёл от контрагента или вы его создали, но там ошибка — нужна дополнительная подпись (уточнение, исправление).
Отправлен. Документ подписан, ушёл в сеть Диадока, но контрагент его ещё не принял. Здесь он может зависнуть, если оператор контрагента медленный или контрагент в офлайне.
Доставлен. Контрагент получил документ и видит его в своём Диадоке. Но обратной подписи ещё нет.
Требуется подписать. Пришла ваша очередь — контрагент отправил документ на подпись вам, или это документ-ответ (например, акт сверки), который вы должны подписать.
Подписан. Документооборот завершён — обе стороны подписали. По закону это уже юридически значимый электронный документ, его нельзя удалять.

Помимо этих основных, есть отказы и возвраты: если контрагент отказал в подписи, статус станет «Отказано в подписи». Если вы отозвали документ до подписания контрагентом — «Возврат». Важное правило: в Диадоке нет «потеряных» документов. Если вы отправили — документ либо дошёл, либо отказан, либо зависит. Пустоты не бывает.

Лайфхак: когда считаете поступления или отгрузки, фильтруйте документы по статусу «Подписан». Всё, что в статусе «Отправлен» или «Доставлен» — это деньги, которые ещё зависят. На практике приходится регулярно дёргать контрагентов: «Ты чего подпись не ставишь?» А бывает, что его бухгалтер вообще уходит в отпуск, и акт сверки месяц висит в Диадоке. Знаешь статусы — планируешь кассу точнее.

Как проверить протокол передачи и убедиться, что документ прошёл

На каждый переданный документ Диадок создаёт протокол передачи — это служебный документ, который подтверждает, что документ ушёл в сеть, когда он ушёл, в какое время, и что оператор его получил. Протокол — это ваше доказательство перед налоговой или контрагентом, что документ отправлен по закону.

Как посмотреть протокол:

Откройте документ в Диадоке (счёт, акт, накладную — любой).
В карточке документа найдите кнопку «Протокол передачи» или раздел «События».
В протоколе будут эти данные: дата отправки, время, от кого (ваша подпись), кому (ID контрагента), подтверждение оператора, что документ был получен его стороной.

Если контрагент потом скажет, что не получал счёт, вы можете показать протокол — там чёрным по белому стоит, что он дошёл. Протокол хранится в Диадоке навечно и является юридическим доказательством отправки. По факту: многие бухгалтеры не знают, что протокол вообще есть, и потом бьют тревогу, если контрагент спорит о дате отправки. Откройте протокол один раз в первый день — и спите спокойно.

Проверка подписи и сертификата контрагента

Диадок не просто передаёт документ — он проверяет подпись контрагента и сертификат, на котором та подпись. Если подпись невалидна (сертификат истёк, отозван или поддельный), Диадок это заметит и документ не будет считаться юридически значимым.

Как проверить подпись в документе:

Откройте подписанный документ.
Найдите раздел «Подписи» или щёлкните на иконку подписи в карточке.
Там будет указано: кто подписал (ФИО), когда, какой сертификат (номер, период действия), подпись ли квалифицированная.
Если сертификат жёлтый или красный — это означает проблему: истёк срок, сертификат отозван или не прошёл проверку. На такой подписи лучше не полагаться в суде.

Важный момент: Диадок автоматически проверяет сертификат контрагента и указывает, валидна ли подпись. Вам не нужно ничего делать — система уже всё проверила. Но если вы видите красный флаг напротив подписи, свяжитесь с контрагентом: попросите его обновить сертификат и переподписать документ.

Предупреждение от бывалого: один раз у нас был казус — контрагент подписал счёт-фактуру, мы её проводили, но потом оказалось, что его сертификат был отозван ещё до подписания (он об этом не знал). Акт сверки висел в суде. Теперь я обязательно смотрю статус подписи в Диадоке и перед закрытием счёта свежую выгрузку отчётов беру. Если хоть что-то красное — не закрываю документ, дёргаю контрагента. Сбережёт вам кучу проблем.

Выгрузка реестров и отчётов по документообороту

Диадок позволяет выгружать отчёты обо всех документах за период. Это полезно для нескольких целей: для обоснования перед налоговой, для проверки, что все документы прошли, для закрытия месяца.

Основные отчёты, которые вы можете выгрузить:

Реестр исходящих документов — все документы, которые вы отправили за период, с датами, статусами, номерами. Полезен для сверки с 1С и для налоговой.
Реестр входящих документов — всё, что вам пришло от контрагентов. Нужен для учёта и для проверки, что вы ничего не пропустили.
Отчёт о передаче. Сводная таблица: дата, контрагент, количество отправленных/полученных/подписанных документов, статус каждого. Очень полезен для месячной сверки.
Детальный реестр по контрагентам. Отдельно по каждому партнёру — какие документы, какие статусы, когда подписаны.

Как выгрузить отчёт:

Откройте раздел «Отчёты» или «Реестры» в Диадоке (в разных версиях может быть по-разному).
Выберите период (месяц, квартал, год).
Выберите тип отчёта (исходящие, входящие, передачи).
Нажмите «Выгрузить» — отчёт скачается в формате Excel или CSV.
Откройте в 1С или в табличке, сверьте с тем, что вы проводили.

На практике отчёты используют вот как: 1 сентября выгрузили реестр входящих за август, посмотрели — «Сколько счётов пришло?» 50 счётов. Затем свериваем с 1С — вы должны были ввести 50 счётов. Если 48, ищем два недостающих. Часто оказывается, что они висели в статусе «Доставлен» — контрагент не подписал. Звоним ему, просим подписать, потом они становятся «Подписаны» и учитываются.

Проверка и отчётность — это не рутина, а фундамент доверия к документообороту. Подключить Диадок и начать отслеживать каждый документ с первого дня.

Как свести расчёты через акты сверки

Акт сверки — это юридический документ, которым вы и контрагент подтверждаете, что оба видите одинаковые остатки по счёту. В Диадоке акт сверки можно создать и отправить в пару кликов, и это экономит кучу времени.

Как это работает:

Откройте контрагента в Диадоке.
Найдите раздел «Сверка» или «Акты сверки».
Диадок проанализирует все ваши документы с этим контрагентом и автоматически рассчитает остаток (дебет/кредит).
Вы проверяете цифры, согласны ли они с вашей 1С. Если да — отправляете акт контрагенту.
Контрагент открывает у себя в Диадоке, видит те же цифры, и если согласен — подписывает.
Обе стороны подписали — акт считается согласованным и может служить доказательством в споре.

Важный момент: Диадок считает остаток автоматически, исходя из всех документов со статусом «Подписан». Поэтому если у вас есть подвисшие документы (статус «Отправлен» или «Ожидает подписания»), они в расчёт не попадут. Это правильно — непод писанные документы это не факт, а намерение. По факту: регулярные сверки через Диадок — это страховка от претензий. Контрагент не может потом сказать, что ему денег должны, если он сам подписал акт сверки.

Учёт в Диадоке и налоговая отчётность

Когда вы работаете с Диадоком, все документы остаются в истории и могут быть выгружены отдельно. Налоговая не просит учёты через Диадок (вы сдаёте декларации как обычно), но Диадок служит подтверждением того, что документы действительно прошли.

Для налоговой Диадок нужен вот когда:

Вас попросили доказать, что счёт-фактура вышла в установленный срок. Вы открываете Диадок и показываете протокол передачи с датой и временем.
Контрагент спорит с вами о документе — вы показываете скрин из Диадока, что документ подписан и дошёл.
При налоговой проверке — вы можете выгрузить полные реестры документов в доказательство того, что всё в порядке.
Для заявления о разницах в счётах-фактурах — нужно доказать, что счёт вышел, и Диадок это подтверждает.

На практике: обслуживающие компании специально выгружают месячные реестры из Диадока в формате PDF и держат их в папке с отчётностью. Если налоговая вдруг спросит, быстро распечатаешь, не ищешь ничего. По факту: Диадок хранит историю лучше, чем любые бумажные архивы. Потом всегда найдёте, когда и кому отправили.

Подводные камни при проверке документов

Вот что обычно идёт не так:

Забыли выгрузить реестр, а документ потом удалили или он как-то потерялся в архиве. Выгружайте отчёты каждый месяц и храните в отдельной папке. Они весят ничего, а спасают кучу времени при спорах.
Контрагент говорит, что не видит документ, а в Диадоке статус «Доставлен». Иногда бывает, что интерфейс Диадока у контрагента медленный или неактуальный. Попросите его обновить страницу (Ctrl+Shift+Del кэш браузера). Если не помогло — звоните в поддержку Диадока.
Подпись контрагента красная — сертификат истёк или отозван. Не спешите проводить такой документ. Попросите контрагента переподписать с новым сертификатом. Иначе потом налоговая может не принять этот документ как доказательство.
Вы отправили документ, а потом понял, что там ошибка — контрагент уже видит неправильный. Просите контрагента отказать в подписи или отправьте исправительный документ (для счётов-фактур — корректировочный счёт-фактуру). Отозвать подписанный документ нельзя.
Реестр выгрузился, а цифры не совпадают с 1С. Это может быть потому, что в 1С есть документы, которые в Диадок ещё не отправлены, или там документы, которые вы удалили из Диадока. Сверьте вручную по ID документов.

Часто задаваемые вопросы

Как долго Диадок хранит отчёты и историю документов?

Бесконечно (пока у вас активный счёт в Диадоке). Все документы, все события, все протоколы передачи хранятся в системе. Вы можете выгрузить историю за 10 лет назад, если нужно.

Можно ли скрыть или удалить документ из Диадока?

Нет. Подписанные документы нельзя удалить — это архивируется. Черновики можно удалить, но они всё равно остаются в истории. Удаление тут условно (для интерфейса чистоты), но документ не пропадёт из системы.

Если контрагент отказал в подписи, я могу переотправить документ?

Да, можете создать новую версию документа и отправить снова. Старый останется в истории со статусом «Отказано в подписи». Обычно это означает, что в документе ошибка, и вы должны согласовать, что исправить.

Как часто выгружать отчёты — каждый день или можно раз в месяц?

Зависит от вашего документооборота. Если 100+ документов в день — выгружайте раз в неделю. Если 10–20 — раз в месяц достаточно. Главное — выгружайте после закрытия периода, чтобы ничего не потеряться.

Если протокол передачи потерялся, как его восстановить?

Откройте документ в Диадоке — протокол всегда там. Он хранится в карточке документа и в разделе событий. Скачайте его в PDF, если нужен для документов.

Можно ли сравнить два акта сверки — старый и новый?

В Диадоке есть история всех актов по контрагенту. Вы видите даты подписания, остатки на каждую дату. Можете скачать оба и сравнить в табличке. Диадок не тянет diff автоматически, но хранит версии.

Требуется подписать извещение в документе — что это означает?

Это означает, что контрагент получил ваш документ (например, счёт) и Диадок отправил вам уведомление, что документ дошёл. Вы должны это уведомление подписать (это штампует факт получения). Обычно это делается автоматически, но иногда застревает.

Итог

Проверка документов в Диадоке — это не мучение, а инструмент, который экономит время и деньги. Вы видите статус каждого документа, можете выгружать отчёты и доказывать налоговой или контрагенту, что документ прошёл. Главное правило: проверяйте статусы регулярно (хотя бы раз в неделю), смотрите на цвет подписей (красные — это проблема), и выгружайте месячные реестры. Если что-то зависло — не ждите молча, дёргайте контрагента или поддержку Диадока. А если вы только планируете переходить на электронку, знайте: половина успеха — это правильно настроить проверку. На отправку и подписание вы потратите неделю, а на настройку проверки — один день. И потом месяцы будет спокойно работать, потому что будете точно знать, где каждый документ.