Отчётность по договорам ГПХ (СФР, ЕФС): какие отчёты сдавать и когда в 2026

По договорам ГПХ отчётность никогда не была простой головной болью, но в 2026 году рассыпались правила и сроки. Заключили договор с физлицом — и уже завтра нужно сдать в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1. Не знаете, сколько отчётов висит на вас сразу, куда их нести и что будет, если опоздаете — разбираемся на примере реальных сценариев из практики внедрения Диадока в бухгалтериях. Плюс напомним про налоги и взносы по договорам ГПХ, которые увязаны с каждым отчётом.

Коротко о главном

По договорам ГПХ с физлицами (кроме самозанятых и ИП) нужно сдавать четыре потока отчётов: в ФНС — персонифицированные сведения и 6-НДФЛ; в СФР — форму ЕФС-1 (три подраздела с разными сроками); в Росстат (избирательно) — форму П-4. Главный срок, которого боятся бухгалтеры, — следующий рабочий день после заключения или расторжения договора: это подраздел 1.1 ЕФС-1, и за просрочку штраф 500 рублей за каждого исполнителя плюс от 300 до 500 рублей административный. Остальные отчёты — ежемесячно или ежеквартально по схеме «не позже 25-го».

Ключевой момент: если исполнитель — самозанятый или зарегистрирован как ИП, отчётность не нужна вообще. Если физлицо, работающее по ГПХ, внезапно снялось с учёта НПД — это приравнивается к расторжению старого договора и заключению нового, с соответствующей отчётностью.

В этой статье

Какие бывают отчёты по договорам ГПХ в 2026 году
ЕФС-1: три подраздела и три разных срока
Персонифицированные сведения и когда их подавать
РСВ и 6-НДФЛ: месячные и квартальные сроки
Подводные камни: кто платит взносы, кого включать в отчёты
Штрафы за ошибки и просрочку
Как заполнить ЕФС-1 при заключении и расторжении

Карта отчётов по договорам ГПХ в 2026 году

Работаете с физлицом по ГПХ — значит, вы попали в три ведомства сразу: ФНС, СФР и Росстат. Каждое требует свои формы, свои сроки, свои штрафы. Распространённая ошибка — думать, что ГПХ-отчётность — это только ЕФС-1. Нет. Вот полная карта на 2026:

Ведомство	Форма	Срок подачи	Периодичность
СФР	ЕФС-1, подраздел 1.1	Следующий рабочий день после заключения/расторжения	По факту события
СФР	ЕФС-1, подраздел 1.2	25 января года после отчётного	Ежегодно
СФР	ЕФС-1, раздел 2 (травматизм)	25-е число месяца, следующего за кварталом	Квартально (если условия в договоре)
ФНС	Персонифицированные сведения	25-е число месяца после месяца работы	Ежемесячно
ФНС	6-НДФЛ	25 апреля, 27 июля, 26 октября, 25 февраля	Ежеквартально
ФНС	РСВ (расчёт взносов)	25-е число месяца после квартала	Ежеквартально
Росстат	П-4	15-е число месяца (или квартала) после отчётного	Месячно/квартально для выбранных

Выглядит пугающе? На практике схема проще. Вот что реально нужно помнить: заключили договор — сдали ЕФС-1 подраздел 1.1 завтра. Исполнитель работал месяц — сдали персонифицированные сведения в ФНС до 25-го следующего месяца. Квартал закончился — на 25-е квартального месяца уходят РСВ, 6-НДФЛ и подраздел 2 ЕФС-1 (если договор предусмотрел взносы на травматизм). Январь — сдали подраздел 1.2 ЕФС-1 со сведениями о стаже за весь предыдущий год.

Лайфхак: половину штрафов по ГПХ можно избежать, если просто завести календарик на вспомогательные даты. Заключили договор 15 октября — помечаем 16 октября как день Х для ЕФС-1 подраздел 1.1. Исполнитель начал работать с 1 ноября — до 25 ноября нужны персонифицированные сведения. По факту ошибок не было, проблема только в забывчивости. Я ввела систему: день заключения договора — напоминание. День 1-го каждого месяца — напоминание про персонифицированные сведения. День 20-го — подготовка квартального отчёта на РСВ и 6-НДФЛ на 25-е. Со штрафами расстались.

ЕФС-1: три подраздела, три срока — не запутайтесь

Форма ЕФС-1 — универсальная база сведений по исполнителям. Но внутри она состоит из трёх независимых подразделов, каждый с собственным назначением, наполнением и сроком подачи. Это главная причина, почему бухгалтеры сходят с ума на ГПХ.

Подраздел 1.1 — Заключение и расторжение договора. Сроки жёсткие: не позже следующего рабочего дня после того, как договор подписан или расторгнут. Даже если договор подписан в пятницу вечером, отчёт уходит в понедельник. Это подраздел содержит минимум данных: ФИО, СНИЛС исполнителя, ИНН, дату начала и конца. Плюс код события («НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ») и код выполняемой функции (услуги). За просрочку — штраф 500 рублей за каждого исполнителя плюс административный штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей.

Подраздел 1.2 — Сведения о стаже. Ежегодно, не позже 25 января года, следующего за отчётным. Включает полные сведения о временных периодах работы исполнителя по договору в течение года: с какого по какое число. Нужен для расчёта пенсионного стажа. Штраф за опоздание — та же схема: 5% от суммы взносов, но не менее 1 000 и не более 30%.

Раздел 2 — Взносы на травматизм. Подаётся квартально, не позле 25-го числа месяца, следующего за кварталом (то есть 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января). Этот раздел заполняется только если договор ГПХ содержит условие об уплате взносов на травматизм. Если взносов нет — раздел 2 не подаётся вообще. Это частая ошибка: бухгалтеры сдают пустой раздел 2, или наоборот, забывают его, когда в договоре прописаны взносы.

Изменение с 1 июля 2026: форма ЕФС-1 дополнилась требованием указывать в договоре условие об уплате взносов на травматизм и конкретные временные промежутки выполнения работ. Это не меняет сроки подачи, но расширяет состав данных.

Когда нужны персонифицированные сведения и 6-НДФЛ

Если ЕФС-1 — это отчёт в СФР (Социальный фонд), то персонифицированные сведения и 6-НДФЛ — это отчёты в ФНС (налоговая). Они идут в параллель с ЕФС-1 и закрывают налоговый учёт по НДФЛ и страховым взносам.

Персонифицированные сведения (ПС). Это предварительный отчёт ФНС, в который заносятся ФИ, СНИЛС, ИНН исполнителя, сумма выплаченного вознаграждения и удержанного НДФЛ за каждый месяц. Подаются ежемесячно, не позже 25-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты. Если физлицо в ноябре получило 50 000 рублей, ПС уходит не позже 25 декабря. За просрочку — штраф от 100 до 300 рублей за каждый день просрочки, но не более 30 000 в год.

6-НДФЛ. Это расчёт НДФЛ и авансовых платежей, подаётся квартально с установленными сроками: 25 апреля, 27 июля, 26 октября и 25 февраля (для крайнего квартала). В 6-НДФЛ указываются суммы НДФЛ, удержанные и уплаченные, и справки по физлицам. Штраф за опоздание — та же логика, что с персонифицированными: от 100 до 300 рублей за день просрочки, максимум 30 000 в год.

Диадок: Сайн — управление договорами ГПХ и подписи документов в электронном виде. Автоматизировать управление ГПХ и отчётность — генерируем ЕФС-1, персонифицированные сведения и РСВ из единой базы договоров.

РСВ: расчёт страховых взносов по договорам ГПХ

РСВ (расчёт по страховым взносам) — это основной отчёт в ФНС по взносам во все фонды: пенсионный, социального страхования и от несчастных случаев. По договорам ГПХ РСВ подаётся квартально, не позже 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

По ГПХ взносы платят за счёт работодателя (заказчика), а не исполнителя. Размеры в 2026 году: 22% в ПФР, 2,9% в ФСС (обязательное социальное страхование) и от 0,5 до 8,5% на травматизм (в зависимости от класса риска и условий договора). Нередко бухгалтеры забывают, что по ГПХ не полагаются пособия на случай болезни или в период простоя — взносы на эти случаи не платят.

Предупреждение от бывалого: в РСВ часто ошибаются с суммами. Если в ЕФС-1 указана выплата 100 000 рублей за квартал, то в РСВ по той же базе должна быть ровно та же сумма. Если не совпадает — СФР и ФНС заметят и выпустят уведомление о доплате или возврате, плюс штраф. Проверяйте контрольку: сумма выплат в ЕФС-1 должна равняться сумме в РСВ и 6-НДФЛ по одному исполнителю.

Наш скандал был в том, что исполнитель по ГПХ болел месяц, и мы неправильно отразили выплату в отчётах. В трудовом договоре нужна стоимость больничного — а здесь её нет. По ГПХ человек платит сам за себя, если заболеет. Мы долго искали ошибку, которую сторого обнаружила проверка: в ЕФС-1 выплата за 3 месяца была 150 000, в РСВ указали 100 000 (вычли болезнь), а в 6-НДФЛ — 105 000. Мордобой в аудиторской палате был. Теперь делаем так: по ГПХ выплата идёт в отчёты ровно как она ушла исполнителю на счёт. Никаких коррекций за болезнь.

Подводные камни: кого включать, кого — нет

Работа по договору ГПХ с физлицом — это не всегда отчётность. Есть исключения, и именно на них спотыкаются.

Самозанятые. Если исполнитель — плательщик НПД (налог на профессиональный доход), отчётность в СФР и ФНС вообще не нужна. Физлицо само всё декларирует. Много контор из-за лени не проверяют статус и сдают ненужные отчёты. Это не штрафуется, но создаёт шум в системе и может привести к уточняющему письму инспекции.

ИП. Если исполнитель зарегистрирован как ИП, договор ГПХ переводится в иную категорию (контрактация с ИП). По нему не нужна ЕФС-1 в том же формате, не нужны персонифицированные сведения в привычном виде. На практике выглядит как договор подряда. Это частая подмена: люди регистрируют ИП, надеясь избежать отчётности, но потом бухгалтеры забывают изменить тип договора в системе.

Нерезидент. Если исполнитель — нерезидент РФ и предоставляет услуги из страны, с которой Россия заключила договор об избежании двойного налогообложения, НДФЛ удерживать не нужно. Но это редкий случай. В любом другом сценарии — обычная отчётность. Это часто путают: думают, что иностранец = никакой отчётности. На самом деле нужна ЕФС-1, нужны персонифицированные сведения, но НДФЛ 0%.

Исполнитель без СНИЛС. Если физлицо работает в России, но СНИЛС не получило, это проблема. Без СНИЛС договор ГПХ нельзя отразить в ЕФС-1. Нужно отправить физлицо оформить СНИЛС в отделение СФР, и только потом сдать отчёт. Срок «завтра» не сработает — придётся просить отсрочку или сдавать уточняющий отчёт задним числом.

Штрафы за ошибки и просрочку: во что может вылиться небрежность

Штрафы по ГПХ-отчётности — не театр абсурда, это реальные суммы. Главное — они разнятся в зависимости от срока подачи и вида ошибки.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 (заключение/расторжение). За просрочку — 500 рублей за каждого исполнителя. Плюс административный штраф на ответственное должностное лицо: от 300 до 500 рублей. Если по какой-то причине не подали его вообще, штраф кратен сроку просрочки. Это самый суровый штраф за ГПХ.

Подраздел 1.2 и раздел 2 ЕФС-1. За просрочку — 5% от суммы взносов, но не менее 1 000 рублей и не более 30%. Если взносы 50 000 рублей, штраф будет 2 500 рублей (5%). Если взносы 10 000 — штраф всё равно 1 000 (минимум).

Персонифицированные сведения и 6-НДФЛ. За каждый день просрочки — от 100 до 300 рублей, максимум 30 000 в год на один вид отчёта. Опоздали на 10 дней — уже 1 000–3 000 рублей. Опоздали на месяц — близко к лимиту.

РСВ. За просрочку — 5% от суммы взносов за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не менее 1 000 и не более 30%. Плюс в случае недоплаты взносов: если ошибка в расчётах и взносы занижены, штраф составляет 20% от недоплаченной суммы, при умышленности — 40%.

Если ошибка в заполнении кодов. Неправильно выбрали код выполняемой функции в подразделе 1.1 или код события — это не влечёт прямого штрафа, но может привести к уточняющему письму и потребовать переподачи. Переподача считается новым отчётом, и если сроки закрыты, штраф за просрочку перестраивается.

Практический совет: если обнаружили ошибку в отчёте, даже если он уже сдан, немедленно сдайте уточняющий отчёт с отрицательными строками. Это кажется неправильным, но СФР и ФНС воспринимают его как коррекцию, а не как нарушение. Штрафа будет меньше или вообще не будет.

Как заполнить ЕФС-1 при заключении договора: пошагово

Заключили договор ГПХ с физлицом Петровым И.И. 15 ноября 2026 года. Зарплата — 100 000 рублей в месяц, с января по март 2027 года. Вот как правильно сдать ЕФС-1 подраздел 1.1:

Шаг 1. Подготовьте данные исполнителя. Попросите у Петрова паспорт, СНИЛС и ИНН. СНИЛС обязателен — без него в ЕФС-1 не пройдёте. ИНН тоже нужен (можно получить через систему ФНС, но лучше попросить у исполнителя).

Шаг 2. Заполните титульный лист ЕФС-1. ИНН организации, КПП, название, фамилия ответственного лица, контактный телефон. Отчётный период — месяц заключения договора (ноябрь 2026).

Шаг 3. Заполните подраздел 1 / подраздел 1.1. ФИ исполнителя (Петров И.И.), СНИЛС, ИНН. Дата начала договора (15.11.2026). Дата окончания договора (оставьте пустой, так как договор ещё действует, или укажите 31.03.2027, если он срочный). Код события: «01» — «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ». Код выполняемой функции: зависит от вида работ (консультирование — один код, услуги бухучёта — другой). Уточните в приказе СФР или справочнике кодов.

Шаг 4. Подпишите и отправьте. Отчёт должен быть подписан ЭП руководителя организации (или уполномоченного). Срок подачи: не позже 16 ноября (следующий рабочий день после 15-го).

При расторжении договора: всё то же самое, только код события меняется на «02» — «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», и указывается дата расторжения (не позднее следующего рабочего дня после фактического расторжения).

Часто задаваемые вопросы

Что будет, если не подать ЕФС-1 подраздел 1.1 в день заключения договора?

Штраф 500 рублей за исполнителя плюс административный штраф на ответственное лицо от 300 до 500 рублей. Если опоздали на 2–3 дня, штраф кратен просрочке. Если не подали вообще за месяц, штраф рассчитывается со дня, следующего за сроком, до дня фактической подачи.

Нужна ли отчётность, если исполнитель — самозанятый?

Нет. Если физлицо — плательщик НПД (налог на профессиональный доход), ни ЕФС-1, ни персонифицированные сведения, ни 6-НДФЛ в обычном формате не нужны. Самозанятый сам подаёт налоговую декларацию в приложении мобильного банка.

Когда заключился договор в ноябре, когда сдавать подраздел 1.2 ЕФС-1 со стажем?

Не позже 25 января года, следующего за отчётным. То есть договор заключён в ноябре 2026, исполнитель работает в ноябре-декабре 2026 и весь январь-март 2027. Подраздел 1.2 со сведениями о стаже за период ноября 2026 – марта 2027 сдаётся не позже 25 января 2028 года.

Нужно ли платить взносы на травматизм по договорам ГПХ?

Только если это условие прописано в самом договоре. Если в договоре написано «взносы на травматизм: 0%» или о них вообще не упоминается, взносы не платят, и раздел 2 ЕФС-1 не подаётся. Если условие есть, взносы варьируются от 0,5% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска.

Исполнитель внезапно стал ИП. Нужно ли подавать расторжение ГПХ в ЕФС-1?

Если физлицо зарегистрировалось как ИП, тип взаимоотношений меняется. Формально по закону это приравнивается к расторжению договора ГПХ. Нужно подать ЕФС-1 подраздел 1.1 с кодом события «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» и датой регистрации ИП. Если того же исполнителя продолжаете привлекать, начните новый договор, но уже как договор с ИП, а не договор ГПХ.

Сроки 6-НДФЛ в 2026 году — 25 апреля, 27 июля, 26 октября и 25 февраля?

Да, это установленные сроки на 2026 год. 25 апреля — за I квартал, 27 июля — за II квартал, 26 октября — за III квартал, 25 февраля 2027 — за IV квартал 2026 года. Если день попадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день.

Как быть, если в договоре указана одна сумма, а выплачена другая?

В отчётах нужно указать ровно ту сумму, которая реально выплачена исполнителю, а не ту, что в договоре. Если в договоре 100 000, а выплачено 85 000, в ЕФС-1, персонифицированных сведениях, 6-НДФЛ и РСВ идёт 85 000. Если суммы расходятся между отчётами, это заметят при проверке и потребуют уточнения.

Итог

Отчётность по договорам ГПХ — это не хаос, это система с жёсткими сроками. Главное правило: заключили договор — в течение дня-двух ЕФС-1 подраздел 1.1 в СФР. Исполнитель работал месяц — до 25-го персонифицированные сведения в ФНС. Квартал завершился — на 25-е месяца квартального номера уходят 6-НДФЛ, РСВ и подраздел 2 ЕФС-1. Январь каждого года — сведения о стаже за весь предыдущий год.

Где допускают ошибки? На спешке: думают, что ГПХ-отчётность — это только ЕФС-1, забывают про 6-НДФЛ и персонифицированные сведения. Или путают сроки: 25-го по ФНС, а следующий рабочий день по СФР (подраздел 1.1). Третье — не проверяют, есть ли статус самозанятого или ИП, и сдают ненужные отчёты.

Если работаете с электронным управлением договорами ГПХ в Диадоке, система сама напомнит о сроках, поможет заполнить отчёты и сгенерирует ЕФС-1, персонифицированные сведения и РСВ из единой базы. Это исключает кучу ошибок на стыке данных. Без автоматики — календарик на стене, напоминания на телефон и регулярная сверка: совпадают ли суммы выплат в договоре, выплатах и отчётах. Тогда штрафов не будет.