ЭПД и ЭТрН: что это, переход и сроки обязательности с 1 сентября 2026

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ, заявка и экспедиторские документы перестают быть бумажными по умолчанию — по 140-ФЗ они уходят в электронный вид через ГИС ЭПД. Кто возит грузы или организует перевозки — переход касается вас напрямую. Разбираем, что такое ЭПД и ЭТрН, какие именно перевозочные документы становятся обязательными, почему электронные транспортные накладные больше нельзя игнорировать, что пока можно оставить на бумаге и как подготовиться, чтобы не попасть на штраф.

Коротко о главном

ЭПД — электронные перевозочные документы, а ЭТрН — электронная транспортная накладная, главный документ грузоперевозки. Это не «сканы» и не PDF, а формализованные документы по формату ФНС и Минтранса, которые ходят через операторов ИС ЭПД и регистрируются в государственной системе ГИС ЭПД. По юридической силе — полный аналог бумаги с подписями и печатями.

Обязательность вводит Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который меняет закон о транспортно-экспедиционной деятельности. Ключевая дата — 1 сентября 2026 года. С неё в электронном виде оформляются: транспортная накладная (ЭТрН), заказ и заявка на перевозку, экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки), а также железнодорожная накладная и грузовая авианакладная. Бумага остаётся только для узкого перечня исключений.

Часть документов пока добровольная: договор фрахтования, сопроводительная ведомость и путевой лист. Электронные путевые листы становятся обязательными с той же даты только для перевозчиков алкоголя и маркированной слабоалкогольной продукции. Отдельная история — реестр экспедиторов: он работает с 1 марта 2026 года, и работа без включения в реестр грозит штрафом до 300 000 рублей за первое нарушение.

В этой статье

• ЭПД и ЭТрН: что это за документы
• Что становится обязательно электронным с 1 сентября 2026
• Что остаётся добровольным: путевой лист и фрахтование
• Как работает обмен: ГИС ЭПД и операторы ИС ЭПД
• Подводные камни перехода на ЭПД
• Как перейти на ЭПД: пошагово
• Реестр экспедиторов и штрафы
• Часто задаваемые вопросы

ЭПД и ЭТрН: что это за документы

ЭПД — это электронные перевозочные документы, то есть весь пакет бумаг, которым сопровождается грузоперевозка, переведённый в электронный формат. ЭТрН — электронная транспортная накладная, центральный документ этого пакета: она подтверждает заключение договора перевозки, факт передачи груза водителю и его доставку получателю.

Важно понимать: электронный перевозочный документ — это не отсканированная бумага и не файл в свободной форме. Это формализованный документ по утверждённому формату, с электронными подписями всех сторон — грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Каждая сторона подписывает свой титул своей КЭП, и документ обретает полную юридическую силу без единой бумажки.

Добровольно оформлять перевозки электронно можно было и раньше — ГИС ЭПД заработала ещё 1 сентября 2022 года. Но пока это было право, а не обязанность, большинство перевозчиков жили на бумаге. С сентября 2026 года право превращается в обязанность. По факту: тянуть больше некуда.

Что становится обязательно электронным с 1 сентября 2026

Главное изменение 140-ФЗ — перечень документов, которые с 1 сентября 2026 года разрешено оформлять только в электронном виде. Собрали его в таблицу, чтобы было видно, что обязательно, а что пока нет.

Обратите внимание: обязанность касается и автоперевозок, и железной дороги, и авиации. И, что многие упускают, — экспедиторов. Если вы организуете перевозки, ваши поручения и расписки тоже уходят в электронку. Возите сами — оформляете ЭТрН, заказ и заявку.

Мнение эксперта

Дмитрий Орлов

Специалист по транспортному ЭДО

Любимая ошибка новичка — считать, что ЭТрН это «та же накладная, только в компьютере», и переносить дедлайн на август. Не переносите. У ЭТрН три подписанта, и у каждого свои грабли: у водителя должна быть КЭП физлица и МЧД от перевозчика, у грузополучателя — свой оператор и настроенный обмен. Пока вы это все соберёте и обкатаете на пробных рейсах, уйдёт не неделя. Начинайте гонять электронные накладные добровольно уже сейчас — к сентябрю у вас будет отлаженный процесс, а не пожар.

Что остаётся добровольным: путевой лист и фрахтование

Не всё уходит в электронку разом. По 140-ФЗ пока добровольными остаются:

• Договор фрахтования и заказ-наряд при перевозках фрахтованием.
• Сопроводительная ведомость.
• Путевой лист — для большинства перевозчиков остаётся на выбор: бумага или электронный.

Но с путевым листом есть исключение, о которое спотыкаются. Электронный путевой лист обязателен с 1 сентября 2026 года для тех, кто возит алкоголь и маркированную слабоалкогольную продукцию — пиво, сидр, пуаре, медовуху. Остальные компании и ИП сами решают, оформлять путевой лист на бумаге или электронно. Состав и правила заполнения путевого листа регулирует приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Ещё нюанс от бывалого: электронный путевой лист ходит через оператора ИС ЭПД, но роуминг между операторами для путевого листа не поддерживается. То есть с ним нельзя, как с обычным ЭДО, обменяться через мост — держите это в голове при выборе оператора.

Переходите на ЭПД и ЭТрН заранее, а не в последнюю неделю августа. Диадок: Логистика — обмен электронными перевозочными документами через ГИС ЭПД, с интеграцией в учётные системы и поддержкой на переходе.

Как работает обмен: ГИС ЭПД и операторы ИС ЭПД

Перевозочные документы ходят не напрямую между сторонами и не «через почту». Схема такая: вы работаете в сервисе оператора ИС ЭПД (информационной системы электронных перевозочных документов), а он передаёт сведения в государственную систему — ГИС ЭПД. Операторов аккредитует Минтранс: на март 2026 года аккредитовано 12 операторов ИС ЭПД, и их перечень есть на сайте Минтранса.

Механика ЭТрН по шагам выглядит так:

1. Грузоотправитель формирует и подписывает свой титул транспортной накладной.
2. Перевозчик принимает груз, водитель подписывает приём — своей КЭП по машиночитаемой доверенности.
3. Груз доставлен — грузополучатель подписывает получение.
4. Каждое действие уходит в ГИС ЭПД, документ фиксируется у государства в реальном времени.

По сути государство теперь видит перевозки онлайн. Это и есть цель реформы — прозрачность рынка грузоперевозок. Если вы уже работаете с обычным ЭДО, логика знакома, но перевозочные документы идут по своему, отдельному контуру. Что такое электронный документооборот в целом и чем формализованные документы отличаются от сканов — мы разбирали в статье что такое ЭДО.

Подводные камни перехода на ЭПД

ЭПД — тема свежая, и грабли на переходе у всех примерно одинаковые. Вот где спотыкаются чаще всего:

• Водитель без КЭП и МЧД. Классика. Водитель подписывает приём груза, а подписи у него нет или доверенность не оформлена. Итог — ЭТрН не закрыта, рейс «висит».
• Контрагент не готов. Ваш грузополучатель ещё на бумаге и не подключён к оператору. Односторонней ЭТрН не бывает — нужны все три стороны.
• Забыли про экспедиторские документы. Многие готовят ЭТрН, но упускают, что поручение экспедитору и расписки тоже становятся обязательно электронными.
• Рассинхрон с учётной системой. ЭТрН оформили в сервисе оператора, а в 1С данные не подтянулись — и бухгалтерия сводит всё руками. Настройте интеграцию заранее: как это делается, смотрите в разборе Диадок Логистика и 1С.
• Не попали в реестр экспедиторов. Про него ниже — но работа без реестра с 1 марта 2026 года уже наказуема.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

На внедрении логистического ЭДО самое узкое место — не софт, а люди в кабине. Оператор подключается за пару дней, а вот выдать КЭП всем водителям, оформить на них МЧД и научить подписывать приём груза в приложении на телефоне — вот это реальная работа. Честно говоря, я всегда советую начинать не с накладных, а с людей: сначала подписи и доверенности на всех, кто трогает груз, потом уже настройка обмена. Наоборот — не работает.

Как перейти на ЭПД: пошагово

Чтобы к 1 сентября 2026 года встретить обязательность во всеоружии, действуйте по порядку:

Шаг 1. Выберите оператора ИС ЭПД. Работать с ЭПД можно только через аккредитованного Минтрансом оператора. Проверьте, что он есть в перечне на сайте Минтранса, и что у него настроена интеграция с вашей учётной системой.

Шаг 2. Выпустите КЭП и оформите МЧД. Квалифицированная подпись нужна на руководителя и на всех, кто будет подписывать перевозочные документы, включая водителей. Полномочия сотрудников подтверждайте машиночитаемой доверенностью.

Шаг 3. Подключите контрагентов. Предупредите грузоотправителей, перевозчиков и получателей, что переходите на ЭТрН, и убедитесь, что они тоже подключены к оператору. ЭТрН подписывают все стороны — в одиночку её не закрыть.

Шаг 4. Настройте интеграцию с учётом. Чтобы ЭТрН и экспедиторские документы автоматически попадали в 1С, а не забивались руками, настройте обмен между сервисом оператора и вашей учётной системой.

Шаг 5. Обкатайте на пробных рейсах. Не ждите сентября. Оформите несколько реальных перевозок электронно уже сейчас — найдёте свои узкие места на спокойных, а не на горящих поставках.

Внимание. Экспедиторам — отдельным пунктом проверьте включение в реестр экспедиторов.

Реестр экспедиторов и штрафы

Помимо перехода на ЭПД, 140-ФЗ вводит государственный реестр экспедиторов. Он действует с 1 марта 2026 года, а срок подачи заявления для действующих экспедиторов — до 30 апреля 2026 года. Кто организует перевозки грузов, но в реестр не попал, по закону не вправе вести экспедиторскую деятельность.

За работу без реестра предусмотрены ощутимые штрафы. Для юрлиц — от 100 000 до 300 000 рублей за первое нарушение и от 500 000 до 1 000 000 рублей за повторное. Так что реестр — это не формальность, которую можно отложить.

Бумага после 1 сентября 2026 года остаётся законной лишь в узком перечне исключений: перевозки для государственных и военных нужд, режим ЧС или военного положения, перевозки для личных нужд физлиц, участие иностранных контрагентов и обстоятельства непреодолимой силы. Всё остальное — только электронно.

Заключение

Переход на ЭПД и ЭТрН — не косметическое обновление, а смена того, как рынок грузоперевозок оформляет документы. 140-ФЗ жёстко ставит дату: с 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ, заявка и экспедиторские документы существуют только в электронном виде. Добровольный период, который тянулся с 2022 года, закончился.

Кому это реально важно прямо сейчас: перевозчикам, грузоотправителям с большим объёмом отгрузок и экспедиторам — последним вдвойне, из-за реестра и штрафов. Выгода от электронки честная: документы не теряются, закрытие рейса ускоряется, бухгалтерия не сводит бумаги вручную. Но всё это работает только при подготовке заранее. Соберите подписи и доверенности на всех, кто трогает груз, подключите оператора и контрагентов, обкатайте пробные рейсы — и 1 сентября станет обычным рабочим днём, а не авралом.

Часто задаваемые вопросы