Справка о доходах и суммах налога: кому выдавать, где взять и чем заменила 2-НДФЛ

«Справка о доходах» — название, за которым скрывается сразу несколько разных документов. Один выдаёт работодатель, другой — налоговая, третий заполняет госслужащий на себя и на семью. Разбираемся, какая справка нужна в какой ситуации и как работодателю её выдать.

Коротко о главном

Основной документ — справка о доходах и суммах налога физического лица. Это то, что раньше называлось 2-НДФЛ.

Форма 2-НДФЛ как самостоятельная отчётность отменена: теперь эти сведения сдаются в налоговую в составе годового расчёта 6-НДФЛ, а работнику выдаётся справка по отдельной форме.

Работодатель обязан выдать справку по заявлению работника. Срок выдачи документов, связанных с работой, — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Уволенному сотруднику справка выдаётся на общих основаниях: обязанность не прекращается с увольнением.

В этой статье

Какие бывают справки о доходах
Справка о доходах и суммах налога: что это и как выглядит
Куда её просят предоставить
Как работодателю выдать справку
Где взять справку самому, без работодателя
Справка о доходах для пособий
Справка о доходах госслужащего — это другое
Частые вопросы работодателю

Какие бывают справки о доходах

Путаница возникает потому, что под одним названием живут разные документы с разным назначением.

Справка о доходах и суммах налога физического лица. Выдаёт работодатель как налоговый агент. Показывает доходы, вычеты и удержанный НДФЛ помесячно. Бывшая 2-НДФЛ.

Справка о доходах в свободной форме. Выдаёт работодатель по запросу работника, когда нужен документ для банка или посольства и получателя устраивает произвольная форма на бланке организации.

Справка о сумме заработной платы для расчёта пособий. Выдаётся при увольнении и по запросу — содержит заработок за нужные годы для расчёта больничных на новом месте работы.

Справка о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. Её заполняет сам госслужащий на себя, супруга и несовершеннолетних детей. Работодатель её не выдаёт — он её принимает.

Справка о состоянии расчётов и о доходах из личного кабинета налогоплательщика. Формирует налоговая по данным, которые получила от всех налоговых агентов.

Справка о доходах и суммах налога: что это и как выглядит

Документ содержит:

данные налогового агента — организации или ИП, выплатившего доход;
данные физического лица — ФИО, ИНН, статус налогоплательщика, гражданство;
доходы помесячно с кодами видов дохода;
предоставленные вычеты с кодами;
общие суммы дохода, налоговой базы, исчисленного, удержанного и перечисленного налога.

Коды доходов и вычетов — не формальность: по ним получатель справки понимает природу выплаты. Зарплата, отпускные, больничные, премии, материальная помощь имеют разные коды, и, например, банк при оценке платёжеспособности смотрит именно на структуру.

Справка формируется отдельно по каждой ставке НДФЛ, если к доходам работника применялись разные ставки. С учётом действующей прогрессивной шкалы это встречается чаще, чем раньше.

Работники часто просят «справку 2-НДФЛ», и объяснять им, что такой формы больше нет, бессмысленно — под этим названием они имеют в виду ровно то, что нужно. Важнее другое: уточните, за какой период и для чего. Для банка обычно нужны последние шесть месяцев, для пособия — двенадцать со сдвигом, для налогового вычета — календарный год. Выдав «за год», когда просили период под пособие, вы отправите человека на второй круг и потратите своё время дважды.

Куда её просят предоставить

Типовые адресаты справки:

банк — при оформлении кредита или ипотеки для подтверждения дохода;
органы социальной защиты — при назначении пособий и субсидий;
налоговая — при заявлении вычетов через декларацию;
суд — при назначении алиментов или в трудовых спорах;
новый работодатель — чтобы правильно применить стандартные вычеты и посчитать лимит дохода;
посольство — при оформлении визы.

Последний пункт про нового работодателя важен и для вас как для принимающей стороны: чтобы корректно предоставить сотруднику вычеты на детей, нужно знать доход с начала года у прежнего работодателя. Как считается лимит — в статье про вычеты по НДФЛ на детей.

Как работодателю выдать справку

Основание — заявление работника. Форма заявления произвольная. Требовать объяснений, зачем нужна справка, работодатель не вправе.

Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Это общий срок выдачи документов, связанных с работой, установленный статьёй 62 ТК РФ.

Плата не взимается. Выдача справок — обязанность работодателя, брать за неё деньги нельзя.

Количество не ограничено. Сотрудник вправе запрашивать справки столько раз, сколько нужно.

Уволенным — тоже выдаём. Обязанность сохраняется и после прекращения трудовых отношений: бывший сотрудник может обратиться за справкой за период работы в организации.

Справка подписывается уполномоченным лицом. Если организация применяет электронный документооборот с сотрудниками, справку можно выдать в электронном виде — при условии, что получатель готов её принять в таком формате.

Где взять справку самому, без работодателя

Это самый частый вопрос от людей, которые не хотят обращаться в бухгалтерию или чей работодатель уже ликвидирован.

Сведения о доходах, полученных от всех налоговых агентов, налоговая собирает из отчётности и размещает в личном кабинете налогоплательщика. Оттуда справку можно выгрузить самостоятельно.

Две оговорки, о которых стоит предупреждать сотрудников:

Данные появляются с задержкой. Сведения за год попадают в личный кабинет после того, как работодатель сдаст годовую отчётность и налоговая её обработает. Справку за текущий год там не получить — только у работодателя.

Справка отражает то, что сдал работодатель. Если организация не отчиталась или ошиблась, в личном кабинете будут те же данные. Исправлять их нужно через работодателя, подающего уточнённую отчётность.

Трёхдневный срок из статьи 62 ТК распространяется на все документы, связанные с работой, а не только на справки о доходах. Копия приказа о приёме, выписка из трудовой книжки, справка о стаже — всё это выдаётся в тот же срок. Мы завели единый журнал заявлений на выдачу документов с датой поступления и датой выдачи. Это не бюрократия ради бюрократии: при споре с сотрудником единственное доказательство соблюдения срока — ваша же запись и его подпись в получении.

Справка о доходах для пособий

Отдельная история, потому что здесь у справки другое содержание и другой период.

При назначении единого пособия оценивается доход всех трудоспособных членов семьи за расчётный период — 12 месяцев, отсчитываемых с пропуском одного месяца перед месяцем подачи заявления. Минимальная сумма дохода задана как восемь МРОТ, то есть 216 744 ₽ в 2026 году.

В большинстве случаев соцзащита получает сведения о доходах по межведомственному обмену и справка от работодателя не требуется. Но она нужна, если данных в системе нет или они неполные — например, при работе в организации, которая недавно сдала отчётность.

Практический совет для кадров: спрашивайте месяц подачи заявления и выдавайте справку ровно за нужный период. Подробнее о кратных МРОТ величинах — в статье про 1, 1,5 и 8 МРОТ.

Отдельно существует справка о сумме заработка за два календарных года для расчёта больничных на новом месте работы — её выдают при увольнении вместе с другими документами.

Справка о доходах госслужащего — это другое

Справка о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера — совершенно самостоятельный документ, который путают с обычной справкой из-за похожего названия.

Отличия принципиальные:

её заполняет сам служащий, а не работодатель;
она подаётся на себя, супруга и несовершеннолетних детей;
в неё входят не только доходы, но и расходы, имущество, счета, ценные бумаги, обязательства;
заполняется она в специальном программном обеспечении, а не в бухгалтерской программе;
подаётся ежегодно в установленный срок, а не по запросу.

Работодатель здесь выступает получателем: организует приём справок, проверяет полноту заполнения и хранит их. Данные о доходе служащий берёт в том числе из обычной справки о доходах и суммах налога, которую получает в бухгалтерии.

Частые вопросы работодателю

Можно ли отказать в выдаче? Нет. Обязанность выдать документы, связанные с работой, безусловна.

Можно ли выдать за текущий год не до конца? Да, справка формируется за любой запрошенный период, включая незавершённый год.

Нужна ли печать? Если организация отказалась от печати, справка действительна и без неё. Некоторые получатели требуют печать — этот вопрос решается с ними, а не с законом.

Что делать при ошибке в уже выданной справке? Выдать исправленную и, если ошибка затрагивает отчётность, подать уточнённые сведения. Механика корректировки — в статье про заполнение РСВ и в материале Экстерна о 6-НДФЛ.

Выдавать ли справку по доверенности? Да, если доверенность оформлена надлежащим образом. Персональные данные защищены, поэтому произвольному третьему лицу справку выдавать нельзя.

Где взять справку о доходах?

За текущий год — только у работодателя, по заявлению. За прошедшие годы её можно выгрузить самостоятельно в личном кабинете налогоплательщика: туда сведения попадают после того, как работодатель сдаст годовую отчётность и налоговая её обработает.

В какой срок работодатель обязан выдать справку?

Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника — это общий срок выдачи документов, связанных с работой, по ст. 62 ТК РФ. Плата за выдачу не взимается, количество обращений не ограничено.

Чем справка о доходах отличается от 2-НДФЛ?

По содержанию это тот же документ. Форма 2-НДФЛ как отдельная отчётность отменена: сведения о доходах сдаются в налоговую в составе годового расчёта 6-НДФЛ, а работнику выдаётся справка о доходах и суммах налога физического лица.

Обязан ли работодатель выдать справку уволенному сотруднику?

Да. Обязанность выдавать документы, связанные с работой, не прекращается с увольнением: бывший сотрудник вправе обратиться за справкой за период работы в организации.

Какая справка о доходах нужна для пособия?

Справка о доходах и суммах налога за расчётный период — 12 месяцев с пропуском одного месяца перед месяцем подачи заявления. Чаще всего соцзащита получает эти данные по межведомственному обмену, и справка нужна только при отсутствии или неполноте сведений в системе.