Штатное расписание: как составить, утвердить и изменить

Штатное расписание — документ, который годами лежит без движения, а потом внезапно оказывается ключевым: при сокращении, при споре об окладе, при проверке. Разбираем, что в нём должно быть, как его менять и почему «просто переписать» нельзя.

Коротко о главном

Унифицированная форма Т-3 с 2013 года не обязательна — организация вправе разработать свою. Но сам документ фактически необходим: на него ссылается Трудовой кодекс.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя. Без приказа документ юридической силы не имеет.

Изменить расписание можно двумя способами: приказом о внесении изменений или утверждением нового документа. Первый способ проще и применяется чаще.

Изменение оклада или сокращение должности затрагивает условия трудового договора, поэтому одного приказа по штатному расписанию мало — нужны дополнительные соглашения или процедура сокращения.

В этой статье

• Обязательно ли штатное расписание
• Что включают в документ
• Форма Т-3 и своя форма
• Как правильно назвать должность
• Оклад, надбавки и «вилка»
• Как утвердить и кто подписывает
• Как внести изменения
• Ввод и сокращение должности
• Частые ошибки

Обязательно ли штатное расписание

Прямой нормы «работодатель обязан иметь штатное расписание» в Трудовом кодексе нет. Но есть косвенные, из-за которых обойтись без него практически невозможно.

Трудовой договор должен содержать трудовую функцию — работу по должности в соответствии со штатным расписанием. То есть кодекс исходит из того, что расписание существует.

При сокращении численности или штата работодатель обязан предложить сотруднику другие имеющиеся вакантные должности. Определить, какие должности есть и какие из них вакантны, можно только по штатному расписанию.

Кроме того, документ регулярно запрашивают при проверках, в судебных спорах об оплате труда и при обосновании расходов.

Вывод практический: формально документ не назван обязательным, но его отсутствие создаёт проблемы в каждом из перечисленных случаев.

Что включают в документ

Стандартный набор реквизитов:

• наименование структурного подразделения и его код;
• должность, специальность, профессия с указанием квалификации;
• количество штатных единиц по каждой должности;
• тарифная ставка или оклад;
• надбавки — компенсационные и стимулирующие;
• месячный фонд оплаты труда по каждой позиции и итогом;
• примечания.

Количество штатных единиц может быть дробным: 0,5 или 0,25 ставки — нормальная запись, если должность предполагает неполную занятость.

Персональные данные сотрудников в штатное расписание не вносятся. Это документ о структуре, а не о людях: кто именно занимает должность, видно из штатной расстановки — отдельного рабочего документа, который ведут кадры.

Форма Т-3 и своя форма

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата и с 2013 года применяется по желанию: обязательными остались только формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами для отдельных случаев.

На практике большинство организаций продолжают использовать Т-3 — она удобна и привычна проверяющим. Разрабатывать свою форму имеет смысл, когда нужно добавить графы: например, разряд по профстандарту, источник финансирования, категорию персонала.

Если используете свою форму, закрепите её в локальном нормативном акте — например, в положении о кадровом документообороте. Форма должна содержать обязательные реквизиты первичного учётного документа.

Мнение эксперта

Ирина Лебедева

Руководитель отдела кадров

Совет из практики: не смешивайте штатное расписание и штатную расстановку. Расписание — про должности и оклады, оно утверждается приказом и меняется формально. Расстановка — рабочий документ, где видно, кто конкретно занимает позицию, кто в декрете, где вакансия. Когда организации ведут это одним файлом, любое кадровое движение требует приказа об изменении расписания, и через полгода приказов набирается сорок штук. Разделив документы, вы меняете расписание два-три раза в год, а всё остальное живёт в расстановке.

Как правильно назвать должность

По общему правилу наименование должности работодатель определяет сам. Но есть исключение, из-за которого ошибка обходится дорого.

Если с работой по должности связаны льготы, компенсации или ограничения — досрочная пенсия, дополнительный отпуск, сокращённое рабочее время, — наименование должности и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.

Практический пример: назвать должность «оператор станка» вместо наименования из справочника — значит лишить сотрудника права на досрочную пенсию, потому что в стаж пойдёт то, что записано, а не то, что человек делал фактически. Такие споры регулярно доходят до суда, и позиция работодателя в них слабая.

Ещё одно требование: наименование должности в штатном расписании, в трудовом договоре, в приказе о приёме и в трудовой книжке должно совпадать буквально. Разночтения создают проблемы при подтверждении стажа.

Оклад, надбавки и «вилка»

Оклад указывается конкретной суммой по каждой должности. И здесь возникает вопрос, который задают чаще всего: можно ли указать диапазон, «вилку» окладов.

Ответ: нежелательно. Трудовой кодекс требует равной оплаты за труд равной ценности. Если по одной должности с одинаковыми обязанностями установлены разные оклады, работодателю придётся объяснять, чем обусловлена разница, — и объяснение «у одного больше опыта» не всегда работает, потому что опыт должен быть отражён в квалификации.

Корректный способ дифференцировать оплату — вводить категории должности: «специалист», «ведущий специалист», «главный специалист» с разными окладами и разными квалификационными требованиями. Тогда разница в оплате обоснована содержанием труда, а не усмотрением руководителя.

Второй способ — держать оклады равными, а разницу выводить в стимулирующие надбавки, критерии которых закреплены в положении об оплате труда.

Отдельно проверьте, чтобы ни один оклад вместе с постоянными надбавками не оказался ниже минимума. Подробнее — в статье про зарплату ниже МРОТ.

Как утвердить и кто подписывает

Порядок стандартный:

1. Подготовка. Документ составляет кадровая служба или бухгалтерия — в зависимости от того, как распределены обязанности.

2. Подписание. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер — так предусмотрено формой Т-3.

3. Утверждение приказом. Руководитель издаёт приказ об утверждении штатного расписания, где указывает дату введения в действие и общее количество штатных единиц.

4. Ознакомление. Знакомить всех сотрудников с расписанием под подпись закон не требует — это не локальный нормативный акт, непосредственно связанный с трудовой деятельностью каждого. Но если такая обязанность закреплена у вас в коллективном договоре, её нужно исполнять.

Дата введения в действие может отличаться от даты приказа: обычно расписание утверждают заранее, а вводят с первого числа месяца.

Как внести изменения

Два способа, оба законны.

Приказ о внесении изменений. Подходит для точечных правок: ввели должность, вывели должность, поменяли оклад по одной позиции, переименовали подразделение. В приказе описывается, что именно меняется и с какой даты.

Утверждение нового штатного расписания. Имеет смысл при массовых изменениях — например, при ежегодном пересмотре окладов после повышения МРОТ или при реорганизации структуры. Новому документу присваивается новый номер, старое расписание с даты введения нового не действует.

Периодичность изменений законом не ограничена: менять можно хоть ежемесячно. Но каждое изменение — это приказ, а изменения, затрагивающие конкретных сотрудников, требуют дополнительных документов.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Изменение оклада в штатном расписании само по себе оклад сотруднику не меняет. Условие об оплате труда — обязательное условие трудового договора, и меняется оно только соглашением сторон, то есть дополнительным соглашением. Я видела организации, которые повышали оклады приказом по штатному расписанию и считали дело сделанным, а потом при проверке выяснялось, что в договорах стоят старые суммы. Хуже, когда так пытаются оклад понизить: без допсоглашения это просто недействительно.

Ввод и сокращение должности

Ввод новой должности — самая простая операция. Издаётся приказ о внесении изменений, должность появляется в расписании с указанной даты, дальше её можно занимать.

Вывод вакантной должности тоже прост: если позицию никто не занимает, достаточно приказа.

Сокращение занятой должности — полноценная процедура, и приказ по штатному расписанию в ней лишь один из шагов:

• издаётся приказ о сокращении численности или штата;
• сотрудники уведомляются персонально под подпись не менее чем за два месяца до увольнения;
• им предлагаются все имеющиеся вакансии, подходящие по квалификации и состоянию здоровья;
• уведомляются служба занятости и профсоюз в установленные сроки;
• при увольнении выплачивается выходное пособие и компенсация за неиспользованный отпуск.

Изменения в само штатное расписание вносятся так, чтобы должность исчезала не раньше даты увольнения: если позиция уже выведена, а человек ещё работает, возникает противоречие, которым пользуются при обжаловании.

Расчёт выплат при увольнении разбираем отдельно — в статье про компенсацию за неиспользованный отпуск.

Частые ошибки

Расписание есть, приказа об утверждении нет. Документ без приказа не действует.

Наименование должности не совпадает с трудовым договором. Проблемы при подтверждении стажа и при спорах.

Должность с льготами названа произвольно. Сотрудник теряет право на досрочную пенсию или дополнительный отпуск.

Изменили оклад только в расписании. Нужно дополнительное соглашение к трудовому договору.

Указали «вилку» окладов по одной должности. Риск спора о равной оплате за труд равной ценности.

Вывели должность раньше даты увольнения. Формальное нарушение процедуры сокращения.

Внесли в расписание фамилии сотрудников. Для этого есть штатная расстановка — подробнее о кадровых документах в отдельной статье про кадровые приказы.