Книга продаж: заполнение, коды вида операции и типичные ошибки

Книга продаж — это раздел 9 декларации и одновременно источник данных для вычетов ваших покупателей. Ошибка в ней бьёт не только по вам: покупатель не найдёт пару своей записи и получит требование. Разбираем заполнение и правила регистрации.

Коротко о главном

Форма книги продаж и правила ведения утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Книгу продаж ведёт продавец. В неё регистрируются все счета-фактуры и иные документы по операциям, с которых начисляется НДС. В декларации она выгружается в раздел 9.

В книге продаж регистрируются не только отгрузки, но и полученные авансы, а также восстановление НДС.

Книгу продаж ведут и упрощенцы, применяющие ставки 5% и 7%, — хотя права на вычет входного налога у них нет.

В этой статье

Кто ведёт книгу продаж
Что в неё регистрируется
Заполнение по графам
Коды вида операции
Авансы полученные
Возвраты и обратная реализация
Восстановление НДС
Дополнительный лист книги продаж
Типичные ошибки

Кто ведёт книгу продаж

Книгу продаж ведут все, у кого возникает обязанность исчислить НДС:

плательщики НДС на общей системе;
налоговые агенты по НДС — даже если сами плательщиками не являются;
лица, освобождённые от обязанностей плательщика, — при выставлении счёта-фактуры с выделенным налогом;
упрощенцы, которые с превышением порога выручки стали плательщиками НДС, включая применяющих ставки 5% и 7%.

Последняя категория заслуживает отдельного внимания. Упрощенцы на пониженных ставках вычеты не заявляют и книгу покупок не ведут, но книгу продаж вести обязаны — и их данные участвуют в сверке наравне с остальными. Ошибка в счёте-фактуре упрощенца оборачивается требованием у его покупателя на общей системе. О работе таких компаний с НДС — на странице Контур.НДС+ для УСН.

Что в неё регистрируется

Перечень шире, чем кажется на первый взгляд:

счета-фактуры по отгрузке товаров, работ, услуг;
авансовые счета-фактуры при получении предоплаты;
корректировочные счета-фактуры при увеличении стоимости отгрузки;
записи по восстановлению НДС — в том числе восстановление налога, ранее принятого к вычету с перечисленного аванса;
документы по операциям, по которым счёт-фактура не выставляется, — сводные документы по розничным продажам физлицам, бланки строгой отчётности;
счета-фактуры по операциям, освобождённым от налогообложения, если они выставлялись;
документы налогового агента.

Регистрация производится в том квартале, в котором возникло налоговое обязательство: по отгрузке — на дату отгрузки, по авансу — на дату получения денег, по восстановлению — на дату наступления соответствующего основания.

Заполнение по графам

Графа 2 — код вида операции. Определяет сценарий сопоставления. Разбор ниже.

Графа 3 — номер и дата счёта-фактуры продавца. Ключевое поле сверки. Переносится буквально, вместе с префиксами и разделителями.

Графы 4, 5, 6 — реквизиты исправленных и корректировочных счетов-фактур. Заполняются только в соответствующих случаях.

Графы 7, 8 — наименование и ИНН/КПП покупателя. При розничных продажах физлицам эти графы не заполняются: сведения о покупателе отсутствуют.

Графы 9, 10 — сведения о посреднике.

Графа 11 — номер и дата документа об оплате. Заполняется при получении аванса и в отдельных случаях.

Графа 12 — код валюты. Только для счетов-фактур в иностранной валюте.

Графа 13 — стоимость продаж по счёту-фактуре, включая НДС. Полная стоимость документа.

Графы 14–16 — стоимость продаж без налога в разрезе применяемых ставок.

Графы 17–19 — сумма НДС в разрезе тех же ставок.

Графа 20 — стоимость продаж, освобождаемых от налога.

Ставки НДС менялись, и разбивка по графам зависит от применяемой ставки — актуальные значения разбираем в материале Экстерна о ставках НДС.

Розничные продажи физлицам — место, где книга продаж чаще всего «раздувается». Счета-фактуры физлицам не выставляются, и регистрировать каждый чек не нужно: достаточно сводного документа за период с кодом 26. Я встречала книги продаж на сотни тысяч строк только потому, что программа выгружала туда каждую розничную операцию. Декларация в таком виде превращается в файл, который тяжело и отправить, и проверить, а смысла в этих строках нет никакого.

Коды вида операции

Коды берутся из перечня, утверждённого приказом ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@.

Наиболее востребованные в книге продаж:

01 — отгрузка товаров, работ, услуг. Основной код;
02 — получение аванса от покупателя;
06 — операции налоговых агентов;
18 — корректировочный счёт-фактура при уменьшении стоимости — у покупателя;
21 — восстановление НДС, в том числе с ранее принятого к вычету аванса;
26 — реализация лицам, не являющимся плательщиками НДС, и физлицам: розница, сводные документы.

Код 26 стоит выделить отдельно. Он говорит налоговой: пару этой записи искать не нужно, покупатель вычет не заявляет. Если по рознице ошибочно поставить код 01, система начнёт искать несуществующую пару и сформирует расхождение.

Обратная ситуация не менее опасна: код 26 по отгрузке в адрес плательщика НДС оставит вашего покупателя без пары для его вычета. Как разбираются такие случаи — в статье про расхождения по НДС.

Авансы полученные

Механика зеркальна той, что описана у покупателя.

При получении аванса продавец в течение пяти календарных дней выставляет авансовый счёт-фактуру и регистрирует его в книге продаж с кодом 02. Налог с предоплаты начисляется к уплате.

При отгрузке продавец:

выставляет отгрузочный счёт-фактуру и регистрирует его в книге продаж с кодом 01;
регистрирует ранее выставленный авансовый счёт-фактуру в книге покупок с кодом 22 — принимает к вычету налог, исчисленный с аванса.

То есть у продавца операция проходит через оба регистра. Пропуск второго шага означает, что налог с одной поставки уплачен дважды — сначала с аванса, потом с отгрузки.

Если аванс и отгрузка приходятся на один квартал, счёт-фактуру на аванс всё равно нужно выставить: освобождения по этому основанию нет, хотя на итоговую сумму налога это не влияет.

Возвраты и обратная реализация

Тема, по которой до сих пор много устаревших материалов.

Сейчас при возврате товара покупателем — независимо от того, принял он товар к учёту или нет, — продавец выставляет корректировочный счёт-фактуру на уменьшение стоимости отгрузки. Покупатель обратный счёт-фактуру не выставляет.

Записи распределяются так:

продавец регистрирует корректировочный счёт-фактуру в книге покупок и принимает к вычету налог по возвращённому товару;
покупатель регистрирует его в книге продаж с кодом 18 и восстанавливает соответствующую сумму налога.

Обратная реализация — это другое. Если стороны договорились, что бывший покупатель продаёт товар обратно как самостоятельную сделку, то это обычная реализация: он выставляет счёт-фактуру и регистрирует его в своей книге продаж с кодом 01. Такой вариант применяется, когда возврат оформляется новым договором поставки.

Выбор между двумя вариантами определяется документами по сделке, а не удобством учёта. Смешение схем — источник расхождений, потому что стороны отражают операцию по-разному.

Возвраты — самая частая точка расхождения между сторонами, потому что решение о схеме принимается не бухгалтерией, а менеджерами по продажам, и в документах оно отражается по-разному. Один и тот же возврат у продавца может пройти как корректировка, а у покупателя — как обратная реализация. Формально каждая сторона у себя права, а пара не сходится. Правило, которое снимает проблему: при возврате сразу фиксируйте в документах выбранную схему и сообщайте её контрагенту, не дожидаясь конца квартала.

Восстановление НДС

Восстановление — это возврат в бюджет налога, ранее принятого к вычету. Записи по восстановлению идут в книгу продаж, даже если исходный вычет был в книге покупок.

Основные случаи, перечисленные в статье 170 НК РФ:

вычет с перечисленного аванса при последующей отгрузке — самый массовый случай, код 21;
передача имущества в уставный капитал;
дальнейшее использование товаров в операциях, не облагаемых НДС;
переход на специальный налоговый режим;
получение субсидий на возмещение затрат;
уменьшение стоимости отгрузки корректировочным счётом-фактурой — у покупателя.

Практическая сложность в том, что восстановление часто не привязано к текущей операции: оно возникает из события, которое бухгалтерия может не заметить вовремя, — например, из решения начать необлагаемую деятельность. Такие основания стоит проверять при закрытии каждого квартала.

Дополнительный лист книги продаж

Работает так же, как дополнительный лист книги покупок.

Если после сдачи декларации выяснилось, что запись в книге продаж была ошибочной или отсутствовала:

ошибочная запись аннулируется в дополнительном листе с отрицательными значениями;
верная запись вносится в дополнительный лист;
итоги дополнительного листа корректируют сумму налога за квартал;
подаётся уточнённая декларация, где раздел 9 сопровождается приложением 1.

Разница с книгой покупок в последствиях: занижение налога в книге продаж обязывает подать уточнёнку, тогда как ошибка в книге покупок, не приведшая к занижению, оставляет это на усмотрение налогоплательщика. Перед подачей уточнённой декларации при занижении налога нужно уплатить недоимку и пени — иначе штрафа не избежать.

Порядок уточнения декларации разобран в статье Экстерна про декларацию по НДС.

Типичные ошибки

Код 01 вместо 26 по рознице. Система ищет несуществующую пару.

Код 26 по отгрузке плательщику НДС. Покупатель остаётся без пары для вычета.

Каждый розничный чек отдельной строкой. Достаточно сводного документа за период.

Не выставлен счёт-фактура на аванс. Обязанность не зависит от того, попадают ли аванс и отгрузка в один квартал.

Не принят к вычету НДС с аванса при отгрузке. Налог уплачивается дважды.

Возврат оформлен по разным схемам у сторон. Гарантированное расхождение.

Забыто восстановление налога. Основания из ст. 170 НК стоит проверять при закрытии квартала.

Номер счёта-фактуры в книге отличается от номера в документе. Сверка идёт по этому полю — подробнее в статье про счёт-фактуру и ошибки.

Зеркальный регистр покупателя разбираем в статье про книгу покупок.

Кто обязан вести книгу продаж?

Плательщики НДС, налоговые агенты по НДС, лица, освобождённые от обязанностей плательщика, если они выставили счёт-фактуру с выделенным налогом, а также упрощенцы, ставшие плательщиками НДС, включая применяющих ставки 5% и 7%.

Нужно ли регистрировать в книге продаж каждую розничную продажу?

Нет. По продажам физлицам счета-фактуры не выставляются, достаточно сводного документа за период, зарегистрированного с кодом вида операции 26. Графы с наименованием и ИНН покупателя при этом не заполняются.

Как отражается возврат товара?

Продавец выставляет корректировочный счёт-фактуру на уменьшение стоимости и регистрирует его в книге покупок, принимая налог к вычету. Покупатель регистрирует этот документ в книге продаж с кодом 18 и восстанавливает налог. Обратный счёт-фактуру покупатель не выставляет — если только стороны не оформили обратную реализацию отдельным договором поставки.

Что регистрируется в книге продаж при получении аванса?

Авансовый счёт-фактура с кодом вида операции 02, выставленный в течение пяти календарных дней с даты получения предоплаты. При последующей отгрузке этот же счёт-фактура регистрируется уже в книге покупок с кодом 22 — продавец принимает к вычету налог, ранее исчисленный с аванса.

Куда попадает восстановление НДС?

В книгу продаж, независимо от того, что исходный вычет отражался в книге покупок. Самый частый случай — восстановление налога с перечисленного аванса при отгрузке, код вида операции 21.