Счёт-фактура: обязательные реквизиты, коды вида операции и ошибки

Счёт-фактура — единственный документ, дающий право на вычет НДС. При этом далеко не любая ошибка в нём это право отнимает: закон прямо перечисляет, какие дефекты критичны, а какие нет. Разбираем реквизиты, коды и разницу между корректировкой и исправлением.

Коротко о главном

Требования к счёту-фактуре установлены статьёй 169 НК РФ, форма — постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Ошибки, которые не мешают идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, не являются основанием для отказа в вычете.

Счёт-фактура выставляется в течение пяти календарных дней со дня отгрузки или получения аванса.

Корректировочный счёт-фактура составляется при изменении стоимости отгрузки, исправленный — при ошибке в первоначальном документе. Это разные документы с разным порядком регистрации.

В этой статье

Когда выставляется счёт-фактура
Обязательные реквизиты
Какие ошибки не лишают вычета
Какие ошибки критичны
Код вида операции: как выбрать
Корректировочный счёт-фактура
Исправленный счёт-фактура
Универсальный передаточный документ
Электронные счета-фактуры
Частые ошибки

Когда выставляется счёт-фактура

Обязанность возникает при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения НДС. Срок — пять календарных дней со дня:

отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав;
получения оплаты или частичной оплаты в счёт предстоящих поставок.

Счёт-фактура не выставляется:

при реализации физическим лицам за наличный расчёт с выдачей кассового чека;
по операциям, не облагаемым НДС, — хотя по соглашению сторон документ может выставляться;
лицами, не являющимися плательщиками НДС и не выступающими налоговыми агентами;
при реализации лицам, не являющимся плательщиками НДС, по письменному согласию сторон — тогда в книге продаж регистрируется сводный документ.

Отдельно про упрощенцев: если лицо, освобождённое от НДС, всё же выставит счёт-фактуру с выделенным налогом, оно обязано этот налог уплатить в бюджет. Случайное выставление обходится дорого.

Обязательные реквизиты

Перечень установлен статьёй 169 НК РФ. Ключевые:

порядковый номер и дата составления;
наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя;
наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
номер платёжно-расчётного документа при получении аванса;
наименование товаров, работ, услуг и единица измерения;
количество и цена за единицу без учёта налога;
стоимость товаров без налога;
налоговая ставка и сумма налога;
стоимость с учётом налога;
страна происхождения и номер таможенной декларации — для импортных товаров;
код вида товара — при вывозе в страны ЕАЭС;
реквизиты прослеживаемости — для прослеживаемых товаров.

Подписывают счёт-фактуру руководитель и главный бухгалтер либо иные уполномоченные лица — по доверенности или приказу.

Какие ошибки не лишают вычета

Это главная норма практики. Пункт 2 статьи 169 НК прямо устанавливает: ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимости, налоговой ставки и суммы налога, основанием для отказа в вычете не являются.

Практически это означает, что вычет сохраняется при:

опечатке в наименовании организации, если ИНН верный;
неточности в адресе — сокращения, пропущенный индекс, старое написание;
отсутствии или ошибке в КПП, если ИНН позволяет идентифицировать сторону;
ошибке в единице измерения или коде ОКЕИ;
неточности в наименовании товара, если понятно, о чём идёт речь;
отсутствии сведений о грузоотправителе и грузополучателе при оказании услуг.

Отказ в вычете по формальному дефекту, не мешающему идентификации, оспорим, и практика в этой части устойчивая. Требовать от контрагента переоформления документа из-за пропущенной запятой в адресе смысла нет.

Норма о неидентифицирующих ошибках спасает от лишней работы, но у неё есть подвох в автоматической сверке. Опечатка в наименовании поставщика вычету не мешает — а вот несовпадение номера счёта-фактуры в вашей книге покупок и в его книге продаж даст расхождение, потому что сопоставление идёт по формальным полям. То есть право на вычет сохранится, но требование вы всё равно получите. Поэтому реквизиты, участвующие в сверке, — номер, дата, ИНН, сумма, код операции — я всё равно проверяю буквально.

Какие ошибки критичны

Обратная сторона той же нормы: если ошибка мешает идентификации, вычет под угрозой.

Неверный ИНН. Идентифицировать сторону невозможно, а запись уходит «не тому» контрагенту.

Ошибка в налоговой ставке. Указана ставка, не соответствующая операции, — вычет по такому документу неправомерен.

Ошибка в сумме налога или в стоимости. Особенно арифметическая: стоимость не бьётся со ставкой и суммой налога.

Неопределённое наименование товара. Формулировки вроде «услуги по договору» без конкретизации регулярно становятся основанием для претензий, потому что не позволяют понять, что именно приобретено.

Отсутствие подписей уполномоченных лиц.

Отсутствие номера платёжного документа при авансе. Это прямо поименованный обязательный реквизит для авансовых счетов-фактур.

Все эти дефекты исправляются составлением исправленного счёта-фактуры — о нём ниже.

Код вида операции: как выбрать

Код вида операции указывается не в самом счёте-фактуре, а при его регистрации в книге покупок или книге продаж. Перечень утверждён приказом ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@.

Код задаёт логику автоматического сопоставления, поэтому его выбор важнее, чем кажется:

01 — обычная отгрузка и приобретение. Основной код для большинства операций;
02 — авансы: полученные у продавца, перечисленные у покупателя;
06 — операции налоговых агентов;
18 — корректировочный счёт-фактура при уменьшении стоимости;
21 — восстановление НДС;
22 — вычет НДС, ранее исчисленного с аванса, при отгрузке;
26 — реализация лицам, не являющимся плательщиками НДС, и физлицам.

Практическое правило: соседние коды выглядят похоже, а сценарии сверки у них разные, поэтому расшифровку из перечня стоит читать целиком, а не по первым словам. Разбор кодов применительно к каждому регистру — в статьях про книгу покупок и книгу продаж.

Корректировочный счёт-фактура

Составляется, когда изменилась стоимость отгрузки: скорректирована цена, уточнено количество, предоставлена ретроскидка, часть товара возвращена.

Ключевой признак: первичный документ был правильным, изменились обстоятельства сделки.

Условие составления: наличие договора, соглашения или иного первичного документа, подтверждающего согласие покупателя на изменение стоимости. Без него корректировочный счёт-фактура неправомерен.

Срок — пять календарных дней со дня составления документа, подтверждающего согласие покупателя.

Порядок отражения зависит от направления изменения:

стоимость уменьшилась: продавец принимает разницу налога к вычету — запись в книгу покупок; покупатель восстанавливает разницу — запись в книгу продаж с кодом 18;
стоимость увеличилась: продавец начисляет разницу — запись в книгу продаж; покупатель принимает разницу к вычету — запись в книгу покупок.

Уточнённая декларация за прошлый период при корректировке не требуется: изменение отражается в периоде составления корректировочного документа.

Различие между корректировкой и исправлением проще всего запомнить по вопросу: «изменилась сделка или изменился документ?». Договорились о скидке — изменилась сделка, значит корректировочный счёт-фактура и текущий период. Обнаружили, что в документе неверный ИНН, — сделка та же, ошибся составитель, значит исправленный счёт-фактура и возврат в тот период, где документ был зарегистрирован. Ошибка в выборе типа документа приводит к тому, что стороны отражают операцию в разных периодах и получают расхождение на ровном месте.

Исправленный счёт-фактура

Составляется, когда в первоначальном документе допущена ошибка, препятствующая идентификации существенных сведений.

Исправленный счёт-фактура — это новый экземпляр того же документа: он сохраняет номер и дату оригинала, но получает номер и дату исправления в специальной строке.

Порядок регистрации сложнее, чем у корректировочного:

если ошибка обнаружена внутри текущего квартала — прежняя запись аннулируется в самой книге, вносится новая с реквизитами исправленного документа;
если после сдачи декларации — прежняя запись аннулируется в дополнительном листе с отрицательными значениями, исправленный документ регистрируется в периоде возникновения права на вычет.

Отсюда и практическое следствие: исправление, в отличие от корректировки, может потребовать уточнённой декларации за прошлый период.

Если ошибка относится к числу неидентифицирующих, исправлять документ не нужно вовсе — достаточно пояснения при сверке. Как разбираются расхождения — в статье про расхождения по НДС.

Универсальный передаточный документ

УПД объединяет счёт-фактуру и первичный документ — накладную или акт. Его применение снижает документооборот вдвое.

Два статуса:

статус 1 — документ выполняет функции и счёта-фактуры, и первичного документа. Регистрируется в книге продаж и даёт право на вычет;
статус 2 — только первичный документ, без функции счёта-фактуры. Права на вычет не даёт, в книге не регистрируется.

Применение УПД закрепляется в учётной политике и согласовывается с контрагентом. Для документа со статусом 1 действуют все требования статьи 169 НК: недостающий обязательный реквизит лишает его функции счёта-фактуры.

Аналогично устроен универсальный корректировочный документ — он заменяет корректировочный счёт-фактуру вместе с первичным документом об изменении стоимости.

Электронные счета-фактуры

Электронный счёт-фактура юридически равен бумажному при соблюдении двух условий: он составлен по установленному формату и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обмен идёт через оператора электронного документооборота, который фиксирует даты отправки и получения. Именно эти даты имеют значение при спорах о сроках.

Практические преимущества для сверки очевидны: реквизиты не переносятся вручную, а значит исчезает целый класс технических расхождений — опечатки в номерах и датах. Обмен документами с контрагентами — задача Контур.Диадока, а сверка книг покупок и продаж перед сдачей декларации — Контур.НДС+.

Для прослеживаемых товаров электронная форма счёта-фактуры обязательна — это отдельное требование, не зависящее от договорённостей сторон.

Частые ошибки

Переоформляют документ из-за неидентифицирующей опечатки. Закон этого не требует.

Составляют корректировочный счёт-фактуру вместо исправленного. Разный период отражения и разные последствия.

Корректировка без согласия покупателя. Нужен подтверждающий документ.

Обобщённое наименование услуг. «Услуги по договору» без конкретизации — повод для претензий.

Нет номера платёжного документа в авансовом счёте-фактуре. Обязательный реквизит.

Упрощенец выставил счёт-фактуру с НДС. Налог придётся уплатить в бюджет.

Нарушен пятидневный срок выставления. Само по себе не лишает вычета, но создаёт вопросы при проверке.

Условия, при которых вычет вообще возможен, разбираем в статье про вычет по НДС.

Какие ошибки в счёте-фактуре не лишают вычета?

Те, которые не препятствуют идентификации продавца, покупателя, наименования товаров, их стоимости, налоговой ставки и суммы налога. Это опечатки в наименовании при верном ИНН, неточности в адресе, ошибки в КПП, единице измерения и подобные дефекты — норма прямо закреплена в п. 2 ст. 169 НК РФ.

Чем корректировочный счёт-фактура отличается от исправленного?

Корректировочный составляется при изменении стоимости отгрузки по согласованию сторон и отражается в текущем периоде. Исправленный составляется при ошибке в первоначальном документе, сохраняет его номер и дату, а отражается в периоде возникновения права на вычет — что может потребовать уточнённой декларации.

В какой срок выставляется счёт-фактура?

В течение пяти календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг либо со дня получения аванса. Для корректировочного — пять дней со дня составления документа, подтверждающего согласие покупателя на изменение стоимости.

Где указывается код вида операции?

Не в самом счёте-фактуре, а при его регистрации — в графе 2 книги покупок или книги продаж. Перечень кодов утверждён приказом ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@, и именно по ним налоговая сопоставляет данные сторон.

Даёт ли УПД право на вычет?

Да, если он составлен со статусом 1 — то есть выполняет функции и счёта-фактуры, и первичного документа, и содержит все обязательные реквизиты ст. 169 НК. УПД со статусом 2 является только первичным документом и права на вычет не даёт.