Маршруты и планы согласования в Диадоке: как настроить документооборот в компании
Документы приходят, надо одобрить — сначала отдел, потом руководитель, потом бухгалтер. Если все это делать вручную, письмо в письмо, чат в чат, в живой очереди потеряется. Вот тут спасают маршруты согласования в Диадоке: вы один раз настраиваете цепочку, документ сам бегает по ней и просит согласование конкретного человека на конкретном этапе. Процесс становится прозрачным, быстрым и без потерь. Разбираем, как это работает и как настроить свой маршрут за минут пять.
Коротко о главном
Маршрут согласования — это автоматическая цепочка шагов для обработки документа внутри компании. Вы один раз настраиваете последовательность: кто на каком этапе должен согласовать, подписать или проверить, — и документ сам перемещается по маршруту, запрашивая действие нужного сотрудника на нужном шаге.
Маршруты могут быть последовательные (от согласующего A к согласующему B, потом к C) или параллельные (все согласующие работают одновременно, документ движется дальше, когда все дали ответ). На каждом шаге вы задаёте: кто участвует, сколько дней у него на согласование, какие действия доступны (согласить, отклонить, отправить на доработку).
После того как все пройдут маршрут, документ может уходить на подпись электронной подписью — это последний шаг перед отправкой контрагенту. Автоматизация окончательно закрывает цепочку и экономит недели переписки.
В этой статье
- Что такое маршруты согласования и зачем они нужны
- Последовательное и параллельное согласование: как выбрать
- Шаги маршрута и условия перехода между ними
- Как настроить маршрут в Диадоке: пошагово
- Роли и права в маршруте
- Типичные ошибки при настройке маршрутов
- Автоматизация согласования: сроки и уведомления
Что такое маршруты согласования и зачем они нужны
Маршрут согласования в Диадоке — это набор правил, которые говорят документу: куда тебе идти, кто тебя одобряет, в каком порядке, сколько времени на каждый шаг. Без маршрута согласование — это хаос: счёт лежит в чате, никто не знает, кто должен был его одобрить вчера, документ зависает на неделю на столе у руководителя.
С маршрутом всё иначе. Счёт-фактура приходит в Диадок, система смотрит на тип документа и сумму, сама отправляет его на согласование главного бухгалтера, потом руководителю, потом на подпись. Каждый видит в своём Диадоке задачу «Согласуйте счёт» с дедлайном. Если забыл — система напомнит через два дня. Если отклонил — документ вернётся автору на доработку, и маршрут начнётся с начала. Никакие письма не теряются, никто не говорит «я не видел».
На практике маршруты согласования решают две главные беды документооборота:
- Потеря времени на согласование. Вместо переписки — автоматический процесс. Вместо недели — часы.
- Потеря документов. Всё движется в одной системе, история видна полностью, откат невозможен.
Маршруты работают с входящими и исходящими документами. Входящие (счета, накладные, акты) проходят согласование перед оплатой или архивированием. Исходящие (счета к клиентам, акты выполненных работ, трудовые договоры) согласуются перед отправкой контрагенту. Для каждого типа документа можно настроить свой маршрут. Если вы ещё только начинаете работать с Диадоком, обязательно посмотрите как работает отправка и подписание документов — это база для понимания маршрутов.
Последовательное и параллельное согласование: как выбрать
У маршрута согласования есть два главных сценария: документ может идти в очередь или по проводам сразу ко всем.
Последовательное согласование — это цепочка: один согласует, потом второй, потом третий. Ступеньки иерархии: сначала согласует руководитель отдела, потом начальник управления, потом финансовый директор. Или для входящего счёта: сначала проверяет авторитетный согласующий (тот, кто утверждает), потом обычный бухгалтер, потом главбух подписывает. Каждый берёт документ, смотрит, решает — дальше или назад.
Плюсы: иерархия выстроена, ответственность чёткая, этапы контролируемы, можно переодолжить на любом шаге, если процесс зависает. Минус: всегда самый медленный способ, если шаги идут один за другим.
Параллельное согласование — это одновременная отправка документа всем согласующим. Главный бухгалтер смотрит счёт в одно время, руководитель смотрит его же в другое, бух-консультант смотрит в третье. Каждый может согласить или отклонить в своё время, документ движется дальше, когда все дали ответ или прошёл дедлайн.
Плюсы: максимально быстро, если согласующие не конфликтуют. Минусы: если один отклонит — то же самое на переделку, и все знают, что один затормозил другого. Если согласующие не видят друг друга (разные филиалы, разные города) — хаос, каждый колется в пустоту.
На практике почти все маршруты — комбинированные: сначала два-три человека параллельно согласуют факты (бухгалтер и юрист проверяют контрагента), потом последовательно идёт иерархия (согласует руководитель, потом финдир). Вот где выигрыш: проверка параллельно, утверждение по цепи.
Шаги маршрута и условия перехода между ними
Шаг маршрута — это одна передача документа конкретному человеку или группе с конкретной задачей. На каждом шаге вы задаёте:
- Кто участвует. Конкретное имя, должность или подразделение.
- Что он должен сделать. Согласить, подписать, проверить, отправить на доработку, отклонить. Какие кнопки доступны на этом шаге.
- Сроки. Сколько дней есть на этот шаг. Если истекло — можно автоматически отправить дальше или прервать маршрут.
- Условия переходов. Если согласовал — идёт шаг 3, если отклонил — вернуться к автору, если ждал два дня — уведомить.
Условия — это мозг маршрута. Простой пример: если сумма счёта больше 100 тысяч, он идёт на второй этап (генеральному директору), если меньше — прямо на подпись. Или если контрагент из чёрного списка — отклонить автоматически без согласования.
По факту: условия в Диадоке работают по типу документа, сумме, реквизитам документа, названию файла. Вы настраиваете: если входящий счёт, сумма 50–500K, контрагент физлиц — отправить главбуху, потом бухгалтеру. Если накладная, любая сумма — отправить складу на проверку, потом бухгалтеру.
Как настроить маршрут в Диадоке: пошагово
В Диадоке есть редактор маршрутов — визуальный конструктор, где вы рисуете цепочку как диаграмму. Вот процесс от начала до конца.
Шаг 1. Откройте редактор маршрутов. В личном кабинете Диадока найдите раздел «Управление» или «Администрирование», там подраздел «Маршруты согласования» или «Планы документооборота». В более новых версиях это может быть «Рабочие процессы» или просто иконка шестерёнки рядом с названием документа. Если вы настраиваете маршруты для работы с контрагентами, сначала убедитесь, что контрагенты добавлены в систему и указаны с корректными реквизитами.
Шаг 2. Создайте новый маршрут. Кнопка «Добавить маршрут» или «Создать новый план». Вас попросят:
- Название маршрута — человеческое, например «Входящие счета, сумма 50–500K».
- Тип документа — счёт, накладная, акт, трудовой договор и т. д.
- Условия применения — на какие суммы, на какие типы контрагентов, на какие подразделения распространяется этот маршрут.
Шаг 3. Добавьте шаги согласования. Для каждого шага:
- Выберите участников (конкретного человека, группу людей или целое подразделение).
- Задайте действия (согласить, отклонить, направить на доработку — выбираете, какие кнопки видит этот согласующий).
- Установите сроки (2 дня, 5 дней, «до конца дня» — зависит от срочности).
- Укажите, что делать, если истёк срок (отправить дальше автоматически, заморозить, отправить напоминание).
Шаг 4. Настройте переходы между шагами. Это условия: если согласовал → идёт шаг 2, если отклонил → вернуться к автору, если ждал больше дня → отправить напоминание автору и согласующему. Вы рисуете стрелки в редакторе, система считает логику.
Шаг 5. Если нужна подпись — добавьте шаг подписи. После всех согласований документ может уходить на электронную подпись. Укажите, кто подписывает (обычно финдир, генеральный директор или владелец компании). Подпись — это финальный штамп перед отправкой контрагенту.
Шаг 6. Сохраните маршрут и активируйте его. После сохранения маршрут не включается автоматически — нужно нажать «Активировать» или «Применить». С этого момента все входящие документы, которые подходят под условия маршрута, начнут по нему ходить.
После активации маршрут уже работает: документы автоматически распределяются по участникам, каждый видит свои задачи. В личном кабинете Диадока у согласующего будет вкладка «Входящие документы» или «На согласование», там все его задачи с дедлайнами.
Роли и права в маршруте
В маршруте согласования у каждого участника своя роль и права. Это важно, иначе грузчик будет одобрять счёта, а главбух проверять накладные.
- Согласующий. Видит документ, может согласить или отклонить, но не может менять реквизиты. На этом шаге документ стоит до его решения.
- Утверждающий. Разница от согласующего в том, что его решение финальное для этого уровня. Например, главбух утверждает счёт, это означает, что после него — только подпись и отправка.
- Подписывающий. Специальная роль для финального шага. Ставит электронную подпись на документ. До этого может быть столько согласующих, сколько надо, но подписей обычно одна-две.
- Автор документа. Тот, кто создал входящий документ или тот, кто отправляет исходящий. При отклонении документа на доработку маршрут вернёт его автору.
- Наблюдатель. Видит документ, может смотреть статус, но не может ничего решать. Полезно для руководителя, который хочет быть в курсе, но нет времени согласовывать каждый документ.
Права разные для разных типов действий. Например, согласующий может согласить счёт, но не может изменить сумму — этой операции нет в его наборе прав. Если нужно изменить реквизиты документа — это должна сделать отдельная операция до маршрута или вернуть документ на доработку.
Типичные ошибки при настройке маршрутов
Вот где спотыкаются все при первой настройке:
- Маршрут срабатывает не для всех документов. Установили маршрут для счётов, а документ прошёл мимо маршрута. Причина — условие не совпало. Например, вы написали «счета с суммой больше 50K», а счёт 45K — его маршрут не поймал. Проверяйте условия явно: больше, меньше, равно, диапазон. Если сомневаетесь — оставьте условие пустым и пусть маршрут ловит ВСЕ счета, потом тонко настроите.
- Согласующий не получил задачу. Вы добавили роль «главбух должен согласовать», но главбух не видит документ в Диадоке. Причина чаще всего — он не добавлен в компанию как участник, или его роль не включает право на согласование. Проверьте в разделе «Пользователи» или «Сотрудники компании»: добавлен ли он и какие права имеет.
- Документ зависает на шаге — никто его не трогает. Обычно потому, что согласующий в отпуске, болеет или вообще уволился. Маршрут ждёт его решения и не идёт дальше. Решение: добавьте автоматический переход, если истёк срок (например, через 3 дня отправить дальше), или указывайте замену согласующего.
- Все согласовали, но подпись не появилась. Проверьте, правильно ли вы настроили финальный шаг подписи. Иногда забывают добавить этап подписания в конце маршрута, и документ просто зависает в статусе «согласовано».
- Согласующий видит документ, но кнопки не работают. Может быть несколько причин: у документа установлен более узкий уровень доступа (он видит, но не может трогать), или согласующего нет в списке получателей этого документа. Проверьте права доступа к конкретному документу.
Маршруты согласования — ядро электронного документооборота в компании. Подключить Диадок и настроить согласование документов за пять минут.
Автоматизация согласования: сроки и уведомления
Маршрут работает 24/7, не спит и не забывает. Вот как устроена автоматизация:
Сроки шагов. На каждый шаг вы задаёте дедлайн — например, главбух должен согласовать счёт за 2 дня. Отсчёт начинается в момент, когда документ приходит на этот шаг. Если истёк срок — система может автоматически отправить документ дальше (без согласования), или оставить его висеть с пометкой «просрочено», или заморозить до ручного вмешательства. Выбираете вы при настройке маршрута.
Уведомления. Каждый согласующий получает уведомление в Диадоке (и на e-mail, если подписан на рассылку), когда документ попадает к нему на шаг. Если прошёл день без действий — приходит напоминание. Если прошли три дня (зависит от ваших настроек) — напоминание ещё раз, теперь посильнее (как правило, уведомление идёт руководителю согласующего).
Отчёты и мониторинг. В разделе отчётов Диадока можно смотреть, сколько документов застряло на каком шаге, кто самый медленный согласующий, какой маршрут работает хуже всего. Это помогает исправлять процесс на ходу.
На практике: если вы наблюдаете, что документы висят на шаге «согласование главбухом» две недели, это сигнал, что либо главбух перегружен (нужно добавить ещё одного согласующего на эту роль), либо условие маршрута ловит документы, которые на самом деле не нужно согласовывать так долго.
Кто подписывает после согласования
После того как документ пройдёт все согласования, встаёт вопрос: кто ставит финальную электронную подпись? И может ли этот человек отклонить документ, если что-то не так?
Обычно финальную подпись ставит руководитель компании или владелец (если ИП). Но в маршруте это может быть и главный бухгалтер, и финансовый директор — зависит от политики компании. Важно: подписывающий — это самая высокая роль. После его подписи документ считается официальным и готовым к отправке контрагенту.
По Закону о ЭДО (63-ФЗ и 402-ФЗ) подпись ставится с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). С 1 сентября 2024 года сотрудник ставит КЭП физлица и подтверждает полномочия машиночитаемой доверенностью (МЧД). Это означает, что подписывающий не обязан быть генеральным директором — достаточно иметь полномочия (доверенность), которые покрывают данный тип документа и сумму.
Может ли подписывающий отклонить документ? Это зависит от настройки маршрута. Если на шаге подписи вы включили кнопку «Отклонить», то подписывающий может вернуть документ на доработку, даже если все согласовали. Но обычно на финальной подписи доступна только одна кнопка — «Подписать», без отклонений. Отклонения — это функция согласующих, не подписывающего.
Заключение
Маршруты согласования — это мост между хаосом электронных писем и полностью автоматизированным документооборотом компании. Один раз настроили — и теперь входящие счета автоматически проходят главбуха, потом бухгалтера, потом подпись; исходящие договоры ходят на одобрение юристу, потом руководителю; трудовые документы согласуются с кадрами, потом подписываются. Всё прозрачно, без потерь, с дедлайнами и напоминаниями.
Первый маршрут настроить просто — начните с входящих счётов, это больше всего режет время. Потом добавляйте маршруты для исходящих документов, зарплатных ведомостей, трудовых договоров. Каждый маршрут экономит неделю на каждый документ, просто потому что согласование становится видимым и автоматическим.
Главное — помните про условия. Если забыли задать, что счёт больше 100K идёт финдиру, то все счета будут ходить по одному маршруту, и вы ничего не выигрываете. Тестируйте маршруты на паре документов перед полным включением.