Как составить, заполнить и отправить акт сверки взаиморасчётов: пошаговая инструкция

Закончился квартал или год — пора делать сверку взаиморасчётов с контрагентом. Вы знаете сумму задолженности, но как правильно оформить акт сверки, кто его подписывает, в какие сроки отправлять и что делать, если цифры не сходятся? Рассказываем пошагово: от составления документа до подписи, от бумажного варианта до электронного обмена через Диадок.

Коротко о главном

Акт сверки взаиморасчётов — это документ, в котором обе стороны (ваша компания и контрагент) подтверждают сумму взаимных обязательств на определённую дату. Документ не требует обязательной формы — он составляется в произвольном виде, но должен содержать реквизиты договора, дату периода, сальдо задолженности и подписи.

Подписывает акт без доверенности только руководитель компании. Главный бухгалтер и другие лица могут подписывать только по доверенности. В ЭДО акт подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП), и эта подпись имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная.

Отправлять нужно в разумный срок. На практике — в течение недели после его составления. Контрагент должен подписать или отправить протокол расхождений в течение 5 календарных дней. Если цифры не совпадают, не подписывайте согласие — приложите протокол расхождений с объяснением причин разницы.

В этой статье

Что такое акт сверки и зачем он нужен
Обязательные и рекомендуемые реквизиты акта
Кто имеет право подписывать акт сверки
Пошаговый алгоритм составления и заполнения
Как отправить акт контрагенту через ЭДО
Что делать, если в расчётах расхождения
Автоматическая сверка в Диадоке
Часто задаваемые вопросы

Зачем нужен акт сверки взаиморасчётов

Контрагент мог припятствовать документы — может быть задержка в учёте, ошибка в счёте, неотражённый платёж. Акт сверки позволяет вам обоим понять: на какую дату считаем, сколько сторона должна другой, какие есть неточности. Это подтверждение взаимных претензий между компаниями.

Юридический статус: акт сверки не является первичным учётным документом, на него не распространяются требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Это документ о признании фактов — он не доказывает саму задолженность (докажут первичные документы: счета, товарные накладные, платежи), но фиксирует, что обе стороны согласны с суммой на определённую дату.

По бухгалтерской дисциплине сверку нужно проводить регулярно — хотя бы раз в квартал для активных контрагентов и раз в год перед закрытием счета. Если при ревизии выяснится, что вы никогда не сверялись, налоговики могут подвергнуть сомнению суммы дебиторки в отчётности.

На практике половина головной боли с дебиторкой/кредиторкой идёт из-за того, что компании друг другу не пишут, что не согласны. Вы думаете, контрагент оформил задолженность, а он думает, что рассчитался. Акт сверки это легко вскрывает. Лайфхак: в договорах сразу пишите условие про сверку — дескать, сверяемся каждый квартал, молчание — согласие. Тогда спором не отделаться.

Какие реквизиты должны быть в акте сверки

Поскольку обязательной формы нет, вы сами решаете, как оформить документ. Но есть минимум, без которого акт может оспорить контрагент, а суд не признает его доказательством:

Реквизит	Что указать	Статус
Наименование документа	«Акт сверки взаиморасчётов» или «Акт сверки взаимных расчётов»	Обязательно
Дата составления	День, когда акт подписан (например, 01.12.2026)	Обязательно
Период сверки	За какой период проводится сверка (квартал, год, с даты по дату)	Обязательно
Наименование сторон	ФИО и реквизиты вашей компании и контрагента (ИНН, КПП, адрес)	Обязательно
Договор	Номер и дата договора, по которому считаются расчёты	Обязательно
Начальное сальдо	Сумма задолженности на начало периода (кто кому должен)	Рекомендуется
Обороты	Сумма отправленных счетов и полученных платежей за период	Рекомендуется
Конечное сальдо	Сумма задолженности на конец периода с указанием, кто кому должен	Обязательно
ФИО и должности подписантов	Кто подписал со стороны каждой компании (руководитель, главбух и т.д.)	Обязательно
Подпись и печать (в бумажном варианте)	Собственноручная подпись и печать организации	Рекомендуется

Пошаговый алгоритм составления акта сверки

Шаг 1. Соберите документы и проверьте данные 1С.

Найдите все первичные документы между вами и контрагентом за период сверки: счета-фактуры, товарные накладные, акты оказания услуг, платежные поручения. Вытащите из 1С отчёт по движению денег по контрагенту за период. Начальное сальдо возьмите из акта сверки за предыдущий период или из отчёта на начало периода.

Шаг 2. Рассчитайте конечное сальдо.

Формула: Начальное сальдо + Суммы по счетам (выставленные вами контрагенту за товары/услуги) − Полученные платежи = Конечное сальдо.

Если контрагент должен вам — пишете положительное число. Если вы должны ему — отрицательное. Укажите рубли: «ООо "Рога и копыта" должно 150 000 рублей».

Шаг 3. Проверьте цифры дважды.

Ошибка в расчёте сальдо — самая частая причина споров. Сверьте суммы счетов в отчёте 1С с суммами в платёжных поручениях (бывают комиссии), проверьте, не пропущен ли переводящийся платёж. Дата платежа считается по дате, когда деньги ушли со счёта (по выписке банка), а не по дате создания платежки в программе.

Шаг 4. Оформите акт письменно.

Составьте на бланке компании, в Word или Excel. Укажите все реквизиты из таблицы выше. Если это бумажный вариант — распечатайте в двух экземплярах (один вам, один контрагенту).

Шаг 5. Получите подписи.

Документ должен подписать руководитель (это может быть генеральный директор, ИП, иной лицо по учредительным документам). Если подписывает главный бухгалтер — нужна доверенность. Подпись ставится в двух экземплярах.

Предупреждение от бывалого: на внедрении ЭДО чаще всего спотыкаются на то, что главный бухгалтер отправляет акт сверки по электронной подписи, но доверенность забывает оформить или указать в карточке пользователя права на подписание. Система выдаст отказ, и документ виснет. Решение: перед первой отправкой акта проверьте у администратора Диадока, что права подписи на главбуха уже выданы и стоят правильно.

Как отправить акт сверки через ЭДО

Если вы используете Диадок для обмена с контрагентом, процесс упрощается. Вот как действовать:

Шаг 1. Загрузите акт в Диадок.

Откройте личный кабинет, найдите раздел «Сверки» или «Документы» → «Новый документ» → выберите форму «Акт сверки взаиморасчётов». Если ваша система 1С интегрирована с Диадоком, можно отправить напрямую из программы модулем «Диадок для 1С».

Шаг 2. Заполните реквизиты.

В форме указать наименования сторон, номер и дату договора, период, начальное и конечное сальдо, обороты. Если форма предлагает разделы — заполняйте одинаково на обеих сторонах (ваша сторона и сторона контрагента). Систем автоматически сравнит цифры и выделит расхождения.

Шаг 3. Подпишите КЭП и отправьте.

Перед отправкой нужно подписать акт сверки своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). В системе кнопка «Подписать» откроет окно выбора сертификата. После подписи документ шифруется и отправляется контрагенту автоматически. Контрагент получит уведомление в своём сервисе ЭДО.

Шаг 4. Получите ответ контрагента.

Контрагент может: подписать согласие с вашими цифрами (статус «Подписано обеими сторонами»), или отправить протокол расхождений. Диадок отправит вам уведомление, когда контрагент ответит.

Система автоматической сверки в Диадоке позволяет обменяться актами с контрагентом и выявить расхождения за один клик. Подключить сверку взаиморасчётов в Диадоке — сопоставьте расчёты с контрагентом без ручных операций.

Расхождения: протокол разногласий

Цифры не совпадают? Контрагент видит свою сумму иначе. Вот что нужно сделать:

Сценарий 1: вы видите расхождения первыми.

Не спешите подписывать чужой акт сверки, если суммы не совпадают с вашими. Вместо этого отправьте свой акт с вашими цифрами. В комментариях укажите: «Кредиторская задолженность на 01.12 составляет 150 000 руб. (а не 200 000), потому что платёж на 50 000 руб. от 25.11 не учтён в акте контрагента».

Сценарий 2: контрагент отправил акт, а вы не согласны.

Вместо отказа составьте и отправьте протокол разногласий (протокол расхождений). В документе укажите:

Какие позиции вы оспариваете;
На какие суммы расходятся данные;
Ссылки на первичные документы, которые подтверждают вашу позицию (номер и дата счёта, платежа, товарной накладной);
Приложите копии первичных документов, если есть разногласия по ним.

Срок ответа: 5 календарных дней с момента получения акта или протокола.

Сценарий 3: обе стороны согласны, но хотят зачесть задолженность.

Вы оба согласили цифры в акте сверки. Теперь можно договориться о взаимозачёте — зачесть ваши обязательства против обязательств контрагента (например, вы должны 100 000, они должны 150 000, в итоге они должны вам 50 000). Взаимозачёт оформляется отдельным письмом или актом о взаимозачёте — это уже не один акт сверки, а правовое действие (см. статью 410 ГК РФ). В ЭДО это может быть документ «Акт о взаимозачёте» или просто письмо с согласием.

Автоматическая сверка в Диадоке

Если вы используете Диадок и уже интегрировали 1С, есть способ сэкономить время: функция «Сверка взаиморасчётов» (она же «сверка в один клик»).

Как это работает:

Вы загружаете в Диадок два акта сверки (свой и контрагента). Система автоматически:

Сопоставляет данные по дате, номеру документа и сумме;
Вычисляет расхождения (если есть);
Показывает процент совпадённых строк и сальдо с каждой стороны;
Генерирует итоговый акт с отмеченными разногласиями.

Плюсы: экономит время при большом количестве операций, исключает ошибки при ручном пересчёте, сразу видна сумма расхождения и причина.

Минусы: требует, чтобы контрагент тоже был в Диадоке и готов обменяться документом в единой форме (некоторые операторы ЭДО требуют свой формат). Если контрагент не использует ЭДО, сверка остаётся ручной — акт сверки присылает в PDF или Word.

Тот кейс из жизни: запустили Диадок, бухгалтер подумала, что акт сверки пройдёт автоматически каждый месяц. Оказалось, контрагент использует не Диадок, а СБИС, и форма документа немного отличается. Пришлось всё равно делать сверку полуручную, но Диадок помог выявить расхождения за пять минут, а не за час. Лайфхак: если контрагент на другом ЭДО, поднимите роуминг — тогда документы обмениваются как между операторами, и форма согласуется автоматически.

Частые ошибки при составлении акта сверки

Вот где чаще всего спотыкаются:

Ошибка в расчёте сальдо. Не свели обороты или не учли переводящийся платёж. Итог: расхождение на всю сумму платежа, спор с контрагентом. Решение: пересчитайте вручную, сверьте с выписками банка и 1С.
Забыли указать период сверки. Написали просто «на конец периода», но какого? Через полгода никто не вспомнит, за какой именно месяц был составлен этот акт. Решение: чётко — «за период с 01.01.2026 по 31.12.2026».
Подписал главный бухгалтер без доверенности. Контрагент может оспорить подпись, заявив, что её не полномочен ставить. Решение: главбух подписывает только по доверенности; лучше подпишите руководитель.
Не учтены неправильные платежи. Контрагент припятствовал платёж, потом отозвал его, а вы в сверке его приняли. Расхождение неизбежно. Решение: перед составлением акта проверьте выписку банка на предмет отозванных платежей.
Акт подписан, но цифры неверные. Уже пять дней прошло, контрагент подписал, а вы нашли ошибку. Нельзя просто взять и исправить подписанный документ. Решение: составьте дополнительный акт сверки или письмо об уточнении, объясните причину. Предупреждение: это усложнит работу, поэтому проверяйте дважды перед подписью.

Часто задаваемые вопросы

Является ли акт сверки первичным документом?

Нет. Акт сверки — это документ подтверждения, а не первичный документ. На него не распространяются требования статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте. Первичные документы — это счета-фактуры, накладные, акты оказания услуг, платежи. Акт сверки только фиксирует, что стороны согласны с суммой на дату его составления.

Обязательно ли составлять акт сверки в произвольной форме или есть бланк?

Обязательной формы нет. Вы можете составить акт в произвольном виде на бланке компании, в Word, Excel, через интернет-сервис ЭДО (например, Диадок). Важно, чтобы в документе были все обязательные реквизиты: дата, период, наименования сторон, договор, сальдо и подписи.

Может ли главный бухгалтер подписывать акт сверки без доверенности?

Нет. Без доверенности акт сверки подписывает только руководитель компании (генеральный директор, ИП, иное лицо по учредительным документам). Главный бухгалтер и другие сотрудники могут подписывать только при наличии надлежащим образом оформленной доверенности. Отсутствие доверенности — веский повод оспорить подпись главбуха.

В какой срок контрагент должен подписать акт сверки?

Обязательного срока в законе нет. На практике рекомендуется 5 календарных дней (это срок для ответа протоколом разногласий). Вы можете указать срок в договоре — тогда он будет обязателен. Если контрагент молчит больше недели — отправьте ему напоминание.

Что делать, если контрагент не согласен с суммой в акте сверки?

Контрагент должен отправить протокол разногласий (расхождений) с указанием, какие позиции он оспаривает, ссылками на первичные документы и копиями документов, если расхождения связаны с ними. Вы получаете письмо, проверяете аргументы контрагента и либо соглашаетесь, либо отправляете возражение. Спорить нужно по фактам (суммы платежей, даты), а не по мнениям.

Можно ли подписывать акт сверки квалифицированной электронной подписью (КЭП)?

Да. В ЭДО (например, в Диадоке) акт подписывается КЭП. Электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как собственноручная. Если отправляете бумажный акт — подпись собственноручная, печать ставится по усмотрению (печать не обязательна, но рекомендуется для официальности).

Итог

Акт сверки взаиморасчётов — это простой, но важный документ, который страхует обе стороны от споров. Составить его правильно несложно: указать период, реквизиты, рассчитать сальдо, получить подписи. Главное — не поехать на цифрах (пересчитайте дважды) и помнить, что подписывает его руководитель или человек с доверенностью.

Если вы в ЭДО, сверка становится ещё проще: загрузили акт, подписали КЭП, отправили — и контрагент уже получает в своём кабинете. Расхождения видны сразу, протокол разногласий оформляется в две строчки.

Сверяйтесь регулярно — каждый квартал или хотя бы раз в год перед закрытием финансового периода. Это экономит время при внутренней ревизии и при разговорах с налоговиками. А главное — дейтельно рассчитаться с контрагентом честно, без претензий после закрытия года.