Выставить счёт: обязательные реквизиты, отличие от счёта-фактуры и УПД, учёт в Эльбе

Счёт — первый документ, который шлёшь контрагенту. По нему он узнаёт сумму и когда платить, по нему ты ведёшь учёт поступлений. Но вот беда: многие путают счёт со счётом-фактурой, не знают, какие реквизиты обязательны, теряются с НДС и с тем, что выставлять авансовый счёт. Разбираем, как выставить счёт правильно и не попасть на типичные грабли.

Коротко о главном

Счёт — это предложение выполнить работу или поставить товар по указанной цене. По смыслу это оферта: контрагент видит сумму, реквизиты, сроки и может согласиться (платежом) или отказать. Счёт обязателен перед получением платежа — по нему бухгалтер признаёт доход.

Счёт и счёт-фактура — не одно и то же. Счёт — это предложение оплатить, счёт-фактура — документ об отпуске товара/выполнении работ, обязателен для учёта НДС. Много кто отправляет оба, но законом требуется только счёт-фактура (при наличии НДС).

Главное по НДС: если ты на УСН и твой доход не превышает 20 млн рублей в год, НДС не платишь и на счёте его не указываешь. Если доход свыше 20 млн и у тебя есть спецставки по товарам (5% и 7%), то НДС 22% общей ставки (с 2026 года) указывается только если это требует договор или закон. При общей системе налогообложения (ОСН) счёт всегда выставляется с НДС 22%.

Помни: правильно выставленный счёт — это защита от проверок, подтверждение доходов и договорённостей с контрагентом. Ошибки в реквизитах или формате не очень критичны (НДС можно исправить в счёте-фактуре), но лучше сразу сделать правильно.

В этой статье

Что такое счёт и для чего он нужен
Обязательные реквизиты счёта
Счёт vs счёт-фактура vs УПД
Счёт с НДС: когда, на сколько и как указывать
УСН: выставляешь ли ты счёт с НДС
Авансовый счёт: как выставить и учесть
Нумерация и журнал счётов
Как выставить счёт в Эльбе

Что такое счёт и для чего он нужен

Счёт — документ, в котором ты предлагаешь контрагенту купить товар или услугу по указанной цене на определённых условиях. По ГК РФ это оферта: когда контрагент платит, считается, что он принял предложение, и между вами возникает договор.

Зачем счёт:

Подтверждение договорённостей. На счёте указаны сумма, состав работ/товаров, сроки — это минимум, чтобы не было споров потом.
Учёт доходов. Бухгалтер признаёт доход по счёту (если затем поступит платёж) или по авансовому счёту (авансовые платежи).
Управление деньгами. По счёту видишь, что должны оплатить, кто и когда, можешь построить кассовый прогноз.
Защита от претензий. Если контрагент позже скажет, что не знал про цену или сроки — счёт подтверждает, что знал.

По факту счёт работает у всех, от ИП до крупных компаний. Никакого номера закона и регистрации не требуется, но реквизиты должны быть полные — иначе контрагент не поймёт, что оплачивать.

Лайфхак: счёт должен быть индивидуален каждому контрагенту, даже если товар/услуга одна и та же. На счёте всегда указываешь реквизиты того, кому счёт адресован (его ИНН, юрлицо или ФИО ИП), иначе бухгалтер контрагента не сможет внести платёж. Сказал «отправлю счёт» — отправи счёт именно этому клиенту, а не общий шаблон.

Обязательные реквизиты счёта

Счёт должен содержать все данные, чтобы контрагент понял, что и на сколько платить, и бухгалтер оба мог записать платёж правильно. Вот полный список обязательных реквизитов:

Номер и дата счёта. Порядковый номер, дата выставления. Обычно считаются по очереди (счёт №1, №2, №3…), но можно нумеровать и по-своему (с префиксом месяца, периода и т.д.).
Реквизиты продавца (тебя). Полное наименование организации (для ООО) или ФИО (для ИП), ИНН, КПП (если есть), адрес, телефон, e-mail.
Реквизиты покупателя (контрагента). Полное наименование организации или ФИО, ИНН, КПП (если есть), адрес. Если это физлицо и не предприниматель — можно ограничиться ФИО и адресом.
Описание товара/услуги. Что именно поставляешь: «консультация по бухгалтерии — 2 часа», «лом чёрный металла — 500 кг» и т.д. Без деталей не поймут, что платить.
Количество и единица измерения. Штуки, килограммы, часы, услуга и т.д. Обязательно, если есть что считать.
Цена за единицу и сумма без НДС. Или сразу сумма к оплате, если нет НДС (на УСН обычно).
НДС (если есть). Сумма НДС отдельно строкой (см. раздел про НДС ниже).
Итоговая сумма к оплате. Без НДС или с НДС — в зависимости от ситуации (см. ниже).
Сроки оплаты. На какой день должен поступить платёж. Если оплата авансом — указываешь срок внесения авансового платежа.
Способ оплаты. Расчётный счёт, назначение платежа, валюта. На счёте указываешь свои реквизиты для платежа (номер счёта в банке, название банка).
Подпись руководителя/ответственного лица. На бумажном счёте обязательна подпись (если даёшь счёт бумагой). В электронном — достаточно электронной подписи, если это требует договор.

Это минимум. Всё остальное (условия доставки, штрафы за неоплату, банковские реквизиты контрагента и т.д.) — по договору или обычаю.

Счёт в Контур.Эльбе выставляется за 2 минуты, все реквизиты подставляются автоматически. Попробуй Эльбу бесплатно и забудь про ручное заполнение шаблонов.

Счёт vs счёт-фактура vs УПД

Вот где спотыкаются все. Три разных документа, и люди часто их путают.

Документ	Зачем нужен	Кто обязан выставлять	Когда выставляется	Как влияет на налоги
Счёт	Предложение оплатить за товар/услугу. По нему контрагент понимает, что платить.	Все ИП и ООО (без исключений)	Перед получением платежа или одновременно	Не влияет. Счёт — просто документ о договорённостях.
Счёт-фактура	Подтверждение отпуска товара или выполнения работ. Обязателен для учёта НДС.	Только если ты на ОСН и платишь НДС 22%	При отпуске товара / выполнении работ (обычно вместе со счётом или после)	Влияет сильно: по счёт-фактуре контрагент учитывает входящий НДС, ты — исходящий. Это база налоговых вычетов.
УПД (Универсальный передаточный документ)	Объединённый счёт-фактура и акт выполненных работ в одном. Можно отправить вместо счёта и счёта-фактуры одновременно.	Все, кто на ОСН и платят НДС	При отпуске товара / выполнении работ	То же, что счёт-фактура. Это просто удобнее, чем отправлять два документа.

На практике: если ты на УСН — счёт-фактура тебе вообще не нужна, только счёт. Если на ОСН — выставляешь счёт и счёт-фактуру (или УПД вместо обоих). Много кто отправляет счёт и счёт-фактуру в одном документе для удобства, но технически это два разных бланка.

Счёт с НДС: когда, на сколько и как указывать

Это как раз то, где тонут ИП и ООО на УСН. Разбираем медленно.

Правило №1: НДС указываешь только если платишь его сам. Если ты на УСН и твой доход не превышает 20 млн рублей в год, ты не платишь НДС никому — ни государству, ни контрагентам. На счёте пишешь: «Сумма без НДС» и всё.

Правило №2: ставка НДС с 2026 года — 22%. Раньше была 20%, но с 1 января 2026 года общая ставка выросла до 22%. Если ты на ОСН и платишь НДС, то всегда 22%, кроме льготных товаров (продукты, лекарства — там 10%, 5% или 0%, но это редкость в сервисах).

Правило №3: как считать сумму с НДС. Если ты сказал контрагенту цену 100 тыс. рублей «с НДС», то:

Цена без НДС: 100 000 ÷ 1,22 = 81 967 руб.
НДС 22%: 81 967 × 0,22 = 18 033 руб.
Итого: 81 967 + 18 033 = 100 000 руб.

Если ты сказал цену 100 тыс. рублей «без НДС», то НДС 22% прибавляется сверху: 100 000 + 22 000 = 122 000 рублей к оплате.

Предупреждение от бывалого: контрагент часто просит счёт с НДС, даже если ты на УСН. Не поддавайся! На УСН НДС не платишь, его не может быть. Если напишешь в счёте НДС, потом при расчётах будут вопросы. Лучше заранее договориться, что ты на упрощёнке, и цены уже «всё включено».

УСН: когда выставляешь счёт с НДС и когда без

На УСН есть два варианта: УСН 6% (доходы) и УСН 15% (доходы минус расходы). Оба рассчитываются без НДС.

Главное: если доход твой за 12 месяцев не превышает 20 млн рублей, НДС вообще не платишь, на счёте его не указываешь. Это было и раньше, но сейчас при доходе свыше 20 млн рублей у тебя могут быть спецставки по отдельным товарам или услугам (5% и 7%), но общая ставка остаётся 22%.

Что писать на счёте при УСН:

Сумма без НДС. Всегда.
Если контрагент на ОСН и платит НДС: можешь добавить в счёт фразу типа «Исполнитель — плательщик упрощённого налога (УСН), НДС не платит». Это чисто для информации контрагента, чтобы не удивлялся.
Не пиши НДС в сумме. Иначе контрагент не сможет учесть входящий НДС (его просто нет), и при аудите будут вопросы.

В Контур.Эльбе при выборе системы налогообложения УСН счёты автоматически выставляются без НДС — ты ничего не думаешь, просто заполняешь сумму.

Авансовый счёт: как выставить и учесть авансовый платёж

Авансовый счёт — это счёт на часть суммы, которую контрагент должен внести раньше, чем ты начнёшь работать. Например, ты шьёшь платье на заказ и просишь 50% аванса до начала работы.

Как выставить авансовый счёт:

Обозначь счёт как авансовый. В номере или в названии: «Авансовый счёт №1» или просто сделай отметку в документе.
Указывается сумма аванса. Например, работа стоит 100 тыс., просишь 50 тыс. аванса — выставляешь счёт на 50 тыс. с пометкой «авансовый платёж».
Сроки: внесение аванса. На авансовом счёте пишешь дату, до которой нужно внести авансовый платёж (обычно за неделю до начала работы).
Финальный счёт. После получения аванса и выполнения работы выставляешь финальный (уточняющий) счёт на остаток суммы.

При авансовом платеже ты признаёшь доход и считаешь налог со всей суммы, а не с авансовой части. Авансовый счёт — это просто сигнал, что часть денег внесена авансом, полный расчёт будет позже. В учёте авансовый платёж идёт на счёт авансов полученных, потом при выполнении работ переводится в доход.

По факту: авансовый счёт очень удобен, когда работа идёт долго и дорого. Контрагент вносит часть — ты получаешь защиту от срывов и денег на оплату материалов. А второй счёт выставляешь, когда работа готова. Два счёта вместо одного, но психологически контрагент спокойнее платит, и ты спокойнее работаешь.

Нумерация и журнал счётов

Счёта обязательно нумеруются. Это не закон, но бухгалтерская практика: каждый счёт должен иметь уникальный номер, по которому его можно отследить.

Как нумеровать:

Простая нумерация: счёт №1, счёт №2, счёт №3 и т.д. Порядковый номер с начала года (или с момента начала бизнеса).
Нумерация с префиксом: АС-2026-001 (авансовый счёт, 2026 год, порядковый номер), ТС-2026-001 (тип счёта — текущий). Зависит от того, как удобнее тебе.
По клиентам или проектам: если работаешь с одним крупным клиентом, можешь нумеровать счета по проектам: счёт А-001, А-002 (проект А), потом Б-001, Б-002 (проект Б). Но это нечасто.

Главное — нумерация должна быть последовательной и без пропусков. Если выставил счёт №5, следующий не может быть №10 (прыжок вызовет вопросы при проверке).

Журнал счётов. Многие ведут журнал (либо в программе, либо в простой таблице): номер счёта, дата, контрагент, сумма, оплачен ли, дата оплаты. По журналу видишь, сколько денег ждёшь от кого, кто задолженник, кто уже рассчитался. В Эльбе журнал счётов автоматический — все счёта, которые ты выставил, там лежат с фильтрацией по статусам (оплачен / в ожидании).

Как выставить счёт в Контур.Эльбе

В Эльбе счёт выставляется в 3 клика. Вот пошагово:

Шаг 1: откройте раздел «Счета». В левом меню найдите «Счета и акты» → «Счета». Там будут все твои счёта.

Шаг 2: создайте новый счёт. Нажмите кнопку «Выставить счёт» или «+ Новый счёт». Система автоматически подставит твои реквизиты (ИНН, название компании, расчётный счёт — всё из профиля Эльбы).

Шаг 3: заполните данные клиента и сумму. Введите ИНН или название контрагента — Эльба найдёт его реквизиты сама. Если контрагента нет в базе, заполните вручную. Затем добавьте услугу/товар, количество и цену. Система посчитает итоговую сумму автоматически.

Шаг 4: установите срок оплаты. По умолчанию это день выставления, но ты можешь сдвинуть на неделю, месяц или указать конкретную дату. Если счёт авансовый, отметь это.

Шаг 5: выберите, что делать со счётом. Отправить по e-mail, скачать PDF, распечатать. На e-mail счёт придёт мгновенно, контрагент сразу увидит, что платить.

Всё. Счёт выставлен, записан в журнал, ты можешь отследить оплату в разделе «Статус платежей» или по выписке банка (если подключена синхронизация).

Дополнительно: в Эльбе счёт автоматически выставляется без НДС, если у тебя система налогообложения УСН; с НДС 22%, если ОСН. Ты ничего не менял вручную — всё подставляется из профиля компании. Если нужен УПД вместо отдельного счёта и счёта-фактуры, в Эльбе есть функция создания УПД в два клика.

Подводные камни и типичные ошибки

Вот где спотыкаются чаще всего:

Не указали ИНН контрагента. Бухгалтер контрагента не сможет привязать платёж к счёту без ИНН. Результат — деньги поступят на счёт, но в программе бухгалтерии они повиснут в неотрёкламированном платеже.
Выставили счёт с НДС, хотя ты на УСН. Контрагент на ОСН попытается учесть входящий НДС (который на самом деле не существует), и при проверке будут вопросы у налоговой. Не рискуй.
Не совпадают суммы в счёте и в платеже. Контрагент видит, что платить 100 тыс., а платит 110 тыс. (может быть, добавил комиссию или прибавил из головы). Потом спрашивает, куда делось 10 тыс. Лучше согласовать сумму заранее.
Счёт висит месяцами в статусе «ожидание оплаты». Ты выставил и забыл, контрагент забыл. Напомни через неделю-две, если платежа не было. Деньги не придут сами.
Не указали способ оплаты. Контрагент не знает, куда переводить. Обязательно пиши: расчётный счёт, назначение платежа, иногда банковские реквизиты.
Счёт для физлица, а реквизиты организации. Если контрагент — ИП, пиши его ФИО и ИНН (или «ИП [Фамилия Имя Отчество]»), а не название организации, которой у ИП нет.

Итог

Счёт — это ежедневный документ в бухгалтерии, и ошибка в нём может потянуть за собой проблемы при налоговой проверке или при расчётах с контрагентом. Главное: указывай полные реквизиты, правильно считай суммы с учётом твоей системы налогообложения, нумеруй счёта последовательно и веди журнал. Если ты на УСН — забудь про НДС на счёте, если на ОСН — всегда указывай 22%. Авансовые счета удобны, когда работа долгая, но нумеруй их как отдельные документы. В Эльбе весь процесс автоматизирован: она сама знает твою систему налога, твои реквизиты, контрагентов и подставляет всё правильно.

Часто задаваемые вопросы

Счёт и счёт-фактура — это один документ или два?

Два разных документа. Счёт — это предложение оплатить, счёт-фактура — подтверждение отпуска товара/услуги и основание для учёта НДС. На УСН счёт-фактура не нужна, только счёт. На ОСН выставляешь оба или УПД вместо двух.

Можно ли выставить счёт без ИНН контрагента?

Технически можно, но не рекомендуется. Без ИНН контрагента его бухгалтер не сможет правильно учесть платёж, и деньги могут повиснуть в неопределённости. Лучше согласовать ИНН заранее.

Я на УСН, контрагент просит счёт с НДС — что делать?

На УСН ты не платишь НДС, поэтому счёт с НДС выставить не можешь. Объясни контрагенту, что ты на упрощённой системе налогообложения, и цена в счёте уже итоговая. Если контрагент на ОСН и хочет учесть НДС — это не твоя проблема, у него нет входящего НДС для вычета.

Какая ставка НДС в счёте с 2026 года?

Общая ставка НДС с 2026 года — 22% (раньше была 20%). Льготные ставки (10%, 5%, 0%) остаются только для определённых товаров (продукты, лекарства, книги), но для большинства услуг и товаров это 22%.

Можно ли авансовый счёт и финальный счёт выставить одновременно?

Нет. Авансовый счёт выставляешь до начала работы, финальный (уточняющий) счёт — после выполнения работ и получения авансового платежа. Два счёта, но в разное время.

Должен ли я вести журнал счётов?

По закону журнал счётов не требуется, но на практике очень полезен. По журналу видишь, кто должен и когда, какие счета оплачены. В Эльбе журнал автоматический — все счета там с фильтрацией по статусам.

Если контрагент оплатил не ту сумму, что в счёте, как быть?

Проверь, не добавил ли он комиссию банка или не округлил ли сумму. Если действительно переплатил или недоплатил — договорись о доплате либо возврате по счёту-корректировке. В банке поступления видны по дате и сумме, проще всего уточнить по e-mail.