Книга учета доходов и расходов (КУДиР) на УСН в 2026 году: форма, порядок заполнения и ведение в Эльбе
Вы на УСН, доходы идут, расходы считаете — и встал вопрос: как правильно вести книгу учета, чтобы налоговая не придрала и деньги на счёте остались. Разбираем, что такое КУДиР, кого она обязывает, как её заполнять по новым правилам 2026 года и как автоматизировать через Контур.Эльба, чтобы не считать вручную.
Коротко о главном
КУДиР (книга учета доходов и расходов) — это главный документ для бизнеса на УСН. В ней записывают все доходы и расходы, чтобы посчитать налоговую базу и понять, сколько налога платить. Обязательна для УСН Доходы и УСН Доходы минус расходы.
Форма КУДиР утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ и актуальна для 2026 года — изменений не было. Регистрировать книгу в налоговой не нужно, но хранить её обязательно минимум 5 лет. Штраф за невведение или искажение данных — от 10 000 до 30 000 руб. Ведите в бумажном виде или электронно (лучше электронно, через Эльбу), но по окончании года распечатайте, пронумеруйте и подпишите.
С января 2026 года в КУДиР для УСН добавлен пункт «иные расходы» — теперь можно учесть любые расходы, если их признает налоговый кодекс при расчёте налога на прибыль. Это упростило жизнь упрощенщикам.
В этой статье
- Что такое КУДиР и зачем её вести
- Кто обязан вести КУДиР на УСН и патенте
- Подводные камни и ошибки при ведении
- Форма КУДиР на 2026 год: что в ней изменилось
- Как правильно заполнять КУДиР: пошагово
- Электронное ведение в Контур.Эльба
- Где скачать образец и сроки хранения
Что такое КУДиР и зачем её вести
КУДиР — это нотариально не заверяемая, но необходимая для налоговых целей книга, где вы день за днём записываете все поступления денег (доходы) и выплаты на бизнес-нужды (расходы). По сути, это главная бухгалтерская регистр для расчёта налога на УСН.
Зачем она нужна? Налоговая инспекция не может просто так взять и посчитать, сколько вы реально заработали и потратили. Нужны документы. КУДиР — это как раз те документы, только собранные в одно место, в установленном формате. На её основе вы потом заполняете налоговую декларацию и платите налог.
Ключевой момент: правильно ведённая КУДиР — это ваша страховка. Если налоговая придёт с вопросами, вы покажете ей книгу, и она поймёт, откуда ногу растут все цифры в декларации. Если книги нет или она ведётся как попало — штраф гарантирован.
Кто обязан вести КУДиР на УСН и патенте
На УСН КУДиР ведут все без исключения: ИП, ООО, и в независимости от вида УСН.
- УСН Доходы (6%) — записывают доходы целиком. КУДиР нужна, чтобы посчитать, сколько всего пришло денег, и применить ставку 6%.
- УСН Доходы минус расходы (15%) — записывают доходы и расходы, считают прибыль, платят 15% с неё. КУДиР обязательна, в ней есть раздел III специально для убытков прошлых лет (если они были).
На патенте (ПСН) — другой порядок. Там ведят не полную КУДиР, а только «Книгу доходов» (без расходов). Форма проще, записывают только поступления денег.
Важно: на АУСН (новой автоматической упрощенке с 2026 года) КУДиР не ведят вообще. Весь учёт и отчётность идят в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, а система сама берёт данные от банков, касс и маркетплейсов. Так что если вы перешли на АУСН — можете забыть о КУДиР.
Подводные камни и ошибки при ведении КУДиР
Вот где спотыкаются чаще всего:
- Путаница между доходом и поступлением. Доход в налоговом смысле — это полученное право на деньги (даже если они ещё не пришли). Поступление — это когда деньги реально лежат на счёте. На УСН кассовый метод: записывайте то, что получили. Счёт-фактура без оплаты в КУДиР не идёт.
- Забывают про расходы на УСН Доходы минус расходы. Если вы платите налог 15% с прибыли, но не записываете расходы в КУДиР — вы платите 15% со всего дохода, включая расходы. Разница может быть огромной.
- Записывают личные траты как бизнес-расходы. Покупка кофе в офис — это расход, но вот покупка кофе для себя домой — нет. Налоговая внимательно смотрит на такие вещи.
- Не ведут КУДиР вообще или ведут от балды. Разрозненные записи на листочках, суммы «примерно», даты неправильные. При проверке это автоматически приводит к штрафу.
- Не распечатывают и не подписывают по окончании года. С 2024 года уже не требуется обязательно распечатывать каждый месяц, но по итогам года все равно нужна бумажная версия, пронумерованная, подписанная и с печатью, если она есть.
Контур.Эльба автоматизирует ведение КУДиР: связывает данные с банковскими счётами, кассами и маркетплейсами, и доходы-расходы попадают в книгу сами по себе. Подключить Эльбу для УСН и автоматического заполнения КУДиР
Форма КУДиР на 2026 год: что в ней изменилось
Актуальная форма КУДиР утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ и действует уже с 2024 года. На 2026 год официальных изменений формы самой по себе не было — форма осталась той же, что и с 2024 года. Так что если у вас есть старый бланк или образец КУДиР 2024–2025 годов, можете его использовать и для 2026.
Форма состоит из нескольких обязательных разделов:
- Раздел I «Доходы» — все поступления денег, независимо от системы УСН. Вписываете дату платежа, от кого пришли деньги (источник дохода), сумму. Это основной раздел, его заполняют все на УСН.
- Раздел II «Расходы» — только для УСН Доходы минус расходы (15%). Указываете дату, вид расхода (материалы, зарплата, услуги, аренда и т.д.), сумму. На УСН Доходы (6%) этот раздел не заполняете.
- Раздел III «Убытки прошлых лет» — только для УСН Доходы минус расходы и только если у вас были убытки. Используется для зачёта убытков текущего года против прибыли прошлых лет (не более 30% дохода).
Главное изменение — что добавилось с 2026 года: в раздел II появился пункт «иные расходы». Это позволило упрощенщикам учитывать расходы, которые не вписываются в конкретные пункты формы, но признаются затратами при расчёте налога на прибыль. Например, некоторые софтверные подписки, консультации, лицензии — теперь вы можете их записать в «иные расходы» вместо того, чтобы гадать, в какую ячейку их вписать. Это даёт гибкость, но требует внимательности — нельзя выдумывать расходы, налоговая может проверить.
Бланк КУДиР скачиваете бесплатно с сайта ФНС (nalog.gov.ru) — форма универсальна для всех ИП и ООО на УСН. Альтернатива проще: используете встроенный бланк в Контур.Эльба, если ведите электронно, — там система сама выберет нужный вариант и подстроит под вашу систему налогообложения.
Как правильно заполнять КУДиР: пошагово
Шаг 1. Определитесь, на какой системе вы: УСН Доходы или УСН Доходы минус расходы. От этого зависит, будете ли вы заполнять раздел II. На УСН Доходы раздел II можно оставить пустым.
Шаг 2. Заполняйте раздел I (Доходы) по ходу дела: каждый день, когда пришли деньги, записываете дату платежа, от кого поступили, сумму. Записывайте по кассовому методу — то есть только когда деньги реально пришли на счёт или в кассу.
Шаг 3. На УСН Доходы минус расходы — заполняйте раздел II (Расходы): опять же по датам, когда вы реально потратили деньги. Всё, что идёт на бизнес, пишите: оборудование, материалы, зарплату, услуги, аренду, электричество. Считается простая формула: доход минус расходы = налогооблагаемая база. На этот остаток вы платите 15% налога. С 2026 года если расход не подходит под конкретный пункт, вписываете в «иные расходы» — это расширило возможности, не нужно больше гадать, является ли трата расходом или нет, если она логически связана с бизнесом.
Шаг 4. Раздел III заполняйте только если у вас были убытки. Убытки прошлых лет вычитаются из прибыли текущего года, но не более 30% от доходов. Записываете год, когда был убыток, и сумму.
Шаг 5. По окончании месяца/квартала итогируйте. Сумма всех доходов, сумма всех расходов (если УСН Доходы минус расходы). На основе итогов заполняете авансовые платежи и декларацию.
Шаг 6. По окончании налогового года (31 декабря): распечатайте КУДиР, пронумеруйте все листы, на последней странице напишите «Всего листов: столько-то». Подпишитесь от руки, желательно поставьте печать (если она есть). Храните оригинал 5 лет.
| Данные | Где записывать | Когда заполнять | Пример |
|---|---|---|---|
| Доход от клиента | Раздел I, строка «Доходы» | Когда деньги пришли на счёт | 15.01.2026 — Оплата от ООО «Рога и копыта» за услуги — 100 000 руб |
| Покупка материалов (УСН 15%) | Раздел II, строка «Материалы» | Когда деньги потрачены | 20.01.2026 — Покупка дерева для производства — 25 000 руб |
| Зарплата сотруднику | Раздел II, строка «Зарплата» | Когда деньги перечислены | 31.01.2026 — Зарплата Ивану Петрову — 50 000 руб |
| Аренда офиса | Раздел II, строка «Услуги» или «Иные расходы» | Когда платёж произведён | 01.02.2026 — Аренда офиса ООО «Здания» — 30 000 руб |
| Убыток из 2025 года | Раздел III | На начало 2026 года один раз | Убыток 2025 года — 50 000 руб, зачитаем в 2026 |
Электронное ведение в Контур.Эльба
Вести КУДиР на бумаге — это прошлый век. В Контур.Эльба она заполняется автоматически. Как это работает?
Эльба подключается к вашему банку, кассе (если есть) и маркетплейсам. Когда вы получаете оплату от клиента — деньги сразу видны в Эльбе, и система автоматически вносит запись в раздел «Доходы». Если вы платите из кассы или со счёта — расход тоже попадает в КУДиР в раздел «Расходы».
Вам остаётся только:
- Указать категорию расхода (материалы, зарплата, услуги, аренда и т.д.) — система помогает;
- Проверить, не ошиблась ли автоматизация (например, не приняла ли личный платёж за деловой);
- Добавить расходы, которые система не видит (например, если платили наличкой и забыли внести).
По окончании года вы идёте в Эльбе в раздел КУДиР, нажимаете «Сформировать КУДиР за год», система выплёвывает готовый документ, вы его распечатываете, подписываете, ставите печать (если есть) — и всё. КУДиР готова к предоставлению налоговой.
По сравнению с бумажным ведением это экономит 10–20 часов ежегодной работы. Плюс ошибок намного меньше, потому что система подсказывает категории и проверяет суммы.
Где скачать образец и бланк КУДиР
Официальный источник для скачивания — сайт ФНС России (nalog.gov.ru). Там выложена актуальная форма КУДиР прямо из приказа ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Бланк КУДиР бесплатно, скачиваете Word или PDF файл, распечатываете, и можете вести на бумаге. Это обязательный документ, его форма утверждена на федеральном уровне — никакие другие бланки налоговая не примет.
На ФНС есть также готовый образец заполненной КУДиР — очень полезно для понимания, в каком формате вписывать данные, как расставлять даты и суммы. Образец показывает реальный пример заполнения КУДиР для ИП на УСН и для ООО, оба варианта.
Альтернатива — Контур.Журнал и klerk.ru. На этих сайтах выложены образцы КУДиР с реальными примерами, разобранные по каждой строчке. Плюс там даны ответы на частые вопросы про заполнение. Очень помогает, когда не совсем ясна граница между доходом и расходом.
Самый практичный способ — использовать Контур.Эльба. Там уже вшита актуальная форма КУДиР, вы просто вводите данные, система их автоматически форматирует, проверяет на ошибки, и в конце года выплюёт готовый, оформленный документ. Скачиваете, распечатываете, подписываете, сдаёте. Экономит массу времени по сравнению с ручным заполнением бланков.
Важный момент: бланк КУДиР одинаков для всех — один и тот же для ИП и ООО. Форма не зависит от региона, системы налогообложения в пределах УСН и размера бизнеса. Так что скачали один раз — используете для любых нужд.
Сроки хранения и архивирование КУДиР
Минимальный срок хранения КУДиР — 5 лет с момента последней записи в книге. То есть если последняя запись 31.12.2026, то хранить её нужно до конца 2031 года включительно.
Ведите на бумаге или электронно — налоговая может потребовать оригинал в любой момент, и вы должны предоставить его в течение 10 дней. Электронный вариант тоже признаётся, если это электронное копирование, по которому видны подлинные реквизиты и подпись.
Советуем хранить так: печатный экземпляр в папке дома или в офисе, копию на компьютер и облако (Яндекс.Диск, Google Drive). Если что-то случится с бумагой (пожар, потоп), у вас будет копия. Если компьютер сломается, будет печать.
Штраф за утерю или несохранение КУДиР — налоговая может вообще не считать ваши расходы, и вы заплатите налог как будто расходов не было. На УСН 15% это может означать, что вместо налога с прибыли вы платите 6% со всего оборота. Разница существенная.
Итог
КУДиР — это не просто формальность для налоговой, это документ, который защищает вас. Правильно ведённая книга — это доказательство ваших доходов и расходов, и если налоговая приходит с вопросами, она первое, что вы ей показываете.
Ведите КУДиР по ходу дела, не откладывая на конец года. Используйте Контур.Эльба — она автоматизирует половину работы. По окончании года распечатайте, пронумеруйте, подпишите и храните 5 лет. И всё — никаких штрафов, никаких претензий налоговой.
Главное правило: одна КУДиР, одни цифры, правда. Не двойная бухгалтерия, не сокращённая версия для проверки. Честно, чётко, по приказу ФНС — и деньги будут.