Декларация по УСН: как заполнить, сроки сдачи, нулевая декларация

Если вы на упрощенной системе налогообложения (УСН), то знаете: раз в год нужно отчитаться в налоговую. Это декларация по УСН — обязательный документ, даже если доходов не было вообще. Но что именно в ней писать, в какие сроки её сдавать и как не попасть на штрафы? В 2026 году произошли изменения: сроки сдвинулись, форма обновилась, появились новые лимиты. Разбираем, как всё это работает на практике.

Коротко о главном

Декларация по УСН — это ежегодный отчёт в налоговую инспекцию с информацией о доходах, расходах и рассчитанном налоге. Её сдают все ИП и организации, применяющие упрощённую систему, включая те, у которых вообще не было дохода (нулевая декларация).

Сроки сдачи за 2025 год (в 2026 году): организации и ООО — до 25 марта 2026, ИП — до 27 апреля 2026. Эти сроки установлены налоговым кодексом РФ и не зависят от того, был ли доход.

Форма актуальна на 2026 год — утверждена приказом ФНС от 26.11.2025 № ЕД-7-3/1017@. Она заполняется вручную или через личный кабинет в ЛК ИП/ЛК физ. лица. Сдать можно лично, почтой, через нотариуса или электронно. Электронная подпись не требуется.

Штрафы за несдачу: минимум 1000 рублей, плюс возможна приостановка расчётных счётов. Неправильное заполнение может привести к требованию пересчитать налог с пенями.

В этой статье

• Что такое декларация по УСН и кто её сдаёт
• Актуальные сроки сдачи в 2026 году
• Нулевая декларация: когда и зачем
• Структура декларации и как заполнить разделы
• Подача через личный кабинет и онлайн
• Декларация с работниками: взносы и разделы
• Финальная декларация при закрытии ИП или ООО
• Типичные ошибки и штрафы

Что такое декларация по УСН и кто её сдаёт

Декларация по УСН — это налоговая форма, в которой вы отчитываетесь о финансовых результатах работы за год. Она показывает налоговой инспекции, сколько вы заработали, сколько потратили (если УСН 15%) и какой налог рассчитали. По факту это добровольное признание перед государством: вот мой доход, вот мой налог, я его уже заплатил.

Сдавать декларацию обязаны:

• Все ИП, применяющие УСН — независимо от того, были ли доходы.
• Все организации (ООО, АО и т.д.), выбравшие УСН.
• Не сдают — ИП и ООО, сняли себя с учёта до конца года и не вели деятельность.

Исключение: если вы ИП на УСН и вообще не вели деятельность год (зарегистрировались, но ничего не делали), всё равно сдавать нулевую декларацию обязательно. Это частая ошибка: бухгалтеры думают, что можно не сдавать — и получают штрафы.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Лайфхак: за 15 лет в бухгалтерии я видела кучу компаний, которые не сдавали нулевые декларации и потом удивлялись штрафам. Правило простое — если ты на УСН, декларацию сдаёшь всегда. Даже если год не заработал ни копейки. Это не взятие на себя вины, это просто отчётность перед налоговой. Сейчас ещё лучше — штрафы за нулевые декларации с июня 2026 отменили. Но саму обязанность сдачи отменять не будут.

Актуальные сроки сдачи декларации в 2026 году

В 2026 году сроки сдачи декларации по УСН изменились из-за реформы ЕНС (единая система налогообложения). Вот чёткие даты:

Важно: сроки не зависят от выходных и праздников. Если крайний день попадает на выходной, сдавайте в последний рабочий день перед выходными. Мудрить с датами опасно: ФНС может не принять справку о дате отправления, если сроки пропущены даже на день.

Для ИП и организаций на АУСН (автоматизированная УСН) сроки сдачи те же, но форма может быть другой — проверьте это в своём письме от налоговой.

Нулевая декларация: когда и зачем

Нулевая декларация — это обычная декларация, в которой все показатели равны нулю. Её сдают, когда:

• ИП или ООО зарегистрировались, но не начали работать (регистрация в сентябре, работа не начиналась).
• Работа прекратилась в середине года, но регистрацию не снимали (например, ушли в отпуск на весь год или ликвидировали филиал).
• Работали, но доход был только через другую систему налогообложения (например, часть на патенте, часть на УСН).

Что писать в нулевой? На первую страницу (титульный лист) заполняете стандартные реквизиты: ФИО/название организации, ИНН, КПП (если есть), периоде отчёта (календарный год). В разделы с доходами и налогом пишете дефисы (—) или нули (0). Главное — указать, что вы сдаёте именно нулевую декларацию, отметив соответствующий пункт в форме.

Сроки и штрафы: нулевую декларацию сдаёте в те же сроки, что и обычную. До июня 2026 года штрафы за нулевые декларации были, но с 26 июня 2026 года их отменили. Однако это не означает, что теперь можно не сдавать: обязанность остаётся, и за неотправленную нулевую грозит штраф не менее 1000 рублей плюс возможна приостановка счётов.

Мнение эксперта

Ирина Лебедева

Руководитель отдела кадров

Предупреждение от бывалого: я видела, как ООО сняло одного сотрудника с работы в ноябре, и они решили, что нулевую декларацию можно не сдавать, раз сотрудника уже нет. Сдали только как ООО. Потом ещё год ходили в налоговую, разбирались со штрафами. Вывод: даже если сотруднико ноль, если вы на УСН, сдавайте декларацию в установленные сроки. Лучше потом, после закрытия ИП, остановить беготню по инспекции.

Структура декларации и как заполнить разделы

Декларация по УСН состоит из нескольких обязательных частей. Новая форма (приказ ФНС от 26.11.2025) немного изменила структуру, но логика осталась прежней. Вот основные разделы:

1. Титульный лист (обязателен всегда): заполняйте ФИО или название организации, ИНН, КПП (для ООО), признак налогоплательщика (ИП или организация), период отчёта (календарный год 2025). Указываете также, впервые ли сдаёте декларацию или переправляете.

2. Раздел 1.1 (для УСН 6% — «Доходы»): здесь пишете общую сумму доходов за год, рассчитываете налог (доходы × 6%), указываете авансовые платежи, которые уже внесли в течение года (за каждый квартал), и итоговый налог к уплате или возврату.

3. Раздел 1.2 (для УСН 15% — «Доходы минус расходы»): сложнее. Здесь пишете доходы, затем расходы (с приложением документов), рассчитываете налоговую базу (доходы минус расходы), налог (база × 15%), но не менее 1% от доходов. Авансовые платежи вычитаете так же, как при 6%.

4. Приложение к разделу 1.2 (если расходы > 300 тыс. руб.): детальный перечень расходов по категориям: зарплата, аренда, страховые взносы, амортизация основных средств и т.д. Это скучно, но необходимо, чтобы ФНС поняла, на что вы потратили деньги.

5. Раздел 2 (авансовые платежи): декларирование авансовых платежей, которые вы внесли в течение года за каждый квартал. Это технический раздел, но заполнять его обязательно. Суммы должны совпадать с платёжками в банке.

Совет: если вы на Эльбе, форма автоматически вычислит суммы на основе ваших доходов и расходов. Вам остаётся только проверить правильность и подписать. Не нужно ничего считать вручную — программа сделает за вас.

Контур.Эльба автоматически заполняет большую часть декларации по УСН на основе ваших записей в программе — остаётся только проверить и отправить. Подключить подготовку декларации через Эльбу

Как подать декларацию через личный кабинет и онлайн

В 2026 году есть несколько способов сдачи декларации. Самый удобный для большинства — онлайн через личный кабинет ИП или личный кабинет организации на сайте nalog.gov.ru.

Способ 1. Через личный кабинет налогоплательщика (ЛК ИП / ЛК ЮЛ):

• 登айте в личный кабинет на nalog.gov.ru под своим ИНН и паролем.
• Найдите раздел «Налоговые декларации» или «Приложение».
• Загрузите файл декларации (обычно .xml формат, если готовили в программе типа Эльбы) или заполните прямо в форме.
• Проверьте введённые данные и отправьте (электронная подпись не требуется для ИП).
• Система выдаст вам расписку о получении — сохраняйте её.

Способ 2. Через программу (Эльба, 1С, БухОнлайн и т.д.): в программе формируется готовый файл декларации, который отправляется в налоговую автоматически. Это самый безопасный способ, потому что программа заранее проверяет ошибки заполнения.

Способ 3. По почте или лично в инспекцию: если у вас нет доступа в личный кабинет или вы на УСН без интернета, можно отправить бумажный оригинал по почте с описью вложения или сдать лично. Срок определяется датой почтового отправления.

Способ 4. Через нотариуса: если вы не можете сдать сами, нотариус поможет направить документы в налоговую. Платная услуга, но для ИП на патенте иногда нужна.

Важно: если вы сдаёте электронно без ЭЦП (электронной подписи), то для ИП это допускается, а для организаций обычно требуется. Уточните в своей налоговой инспекции.

Декларация с работниками: взносы и особенности

Если у вас есть сотрудники, декларация по УСН становится чуть сложнее: помимо налога на доходы, вы платите страховые взносы, и они отражаются в декларации иначе, чем основной налог.

Что нужно учитывать:

• Авансовые платежи по налогу рассчитываются с учётом стоимости труда (зарплата входит в расходы при УСН 15% или уменьшает налог при УСН 6%).
• Страховые взносы (пенсионные, медицинские, социальные) платятся в течение года ежемесячно и отражаются отдельной строкой в декларации.
• Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) работников вы не платите сами — это платит работник с помощью налогового агента (вашей компании). Вы только удерживаете и перечисляете. В декларации по УСН это не отражается, потому что это отчётность сотрудника, не компании.

В новой форме декларации по УСН (26.11.2025) введена отдельная часть для ИП, где чётко разделены: взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС), взносы на обязательное медицинское страхование (ОМС) и взносы на страхование от несчастных случаев (травматизм). Это упростило отчётность — теперь не нужно вспоминать, какая сумма куда.

Если вы на УСН 6%, взносы уменьшают налог, но не более чем на половину налога. Если вы на УСН 15%, взносы входят в расходы и снижают налоговую базу — это выгоднее.

Финальная декларация при закрытии ИП или ООО

Когда вы закрываете ИП или ликвидируете ООО, нужно сдать финальную (последнюю) декларацию за период с начала года до даты закрытия регистрации. Это обязательно, даже если последний день работы — 15 января.

Срок сдачи финальной декларации:

• ИП: не позднее 5 дней после даты снятия с учёта в налоговой (дата из свидетельства о прекращении деятельности).
• ООО: в состав документов, направляемых при ликвидации, входит последняя декларация по УСН — её сдают вместе с остальными документами, но обычно до первого уведомления кредиторам (не позднее 2 месяцев после решения об ликвидации).

Что писать в финальной? Обычную декларацию по УСН, но за короткий период (не 12 месяцев, а например 15 дней). В поле «Период отчёта» указываете не полный календарный год, а код периода, соответствующий месяцу закрытия. Суммы доходов и расходов пишете только за дни работы в этом году, не по полному году.

Важно: не путайте финальную декларацию по УСН с расчётом по страховым взносам (РСВ) — это разные отчёты. Обе нужны при закрытии ИП.

Типичные ошибки и штрафы за несдачу

Вот где спотыкаются чаще всего:

• Не сдали вообще или опоздали. Штраф: не менее 1000 рублей + возможна приостановка расчётных счётов на 90 дней.
• Неправильно заполнили разделы. Если ФНС найдёт ошибку, направит требование о пересчёте. Ошибки могут привести к доначислению налога с пенями.
• Сумма авансовых платежей не совпадает с декларацией. Если вы внесли авансы, но в декларации указали другую сумму, это вызовет вопросы и возврат документа. Всегда проверяйте платёжки в банке перед сдачей.
• Забыли указать иностранные доходы или доходы от ИП, который снял с учёта. Даже если ИП закрыли в сентябре, доходы до сентября всё равно в декларацию включаются. Многие считают, что раз ИП закрыта, то ничего не сдавать — это ошибка.
• На УСН 15% написали расходы, но не приложили документы. ФНС может не принять расходы без подтверждающих документов (счета, акты, расходные накладные). Лучше приложить их копии к декларации.
• В разделе 1.2 рассчитали налог меньше 1% от доходов. На УСН 15% минимальный налог — 1% от доходов. Даже если расходы больше доходов и налог вроде ноль, вы обязаны уплатить минимум 1% от суммы доходов.

По факту: большинство ошибок в декларации происходят из-за невнимательности к датам и суммам. Проверьте дважды: авансовые платежи за каждый квартал, сумму взносов, период отчёта. Это занимает 10 минут, но экономит недели общения с налоговой.

Сроки квартальных авансовых платежей в 2026 году

Помимо годовой декларации, в течение года вы платите авансовые платежи по УСН. Это не отдельная отчётность, а расчёты, которые вы вносите в бюджет квартально. Суммы авансов потом вычитаются из годового налога в декларации.

График авансовых платежей на 2026 год:

• За I квартал (01–31 марта): до 28 апреля 2026.
• За полугодие (01 апреля–30 июня): до 28 июля 2026.
• За девять месяцев (01 июля–30 сентября): до 28 октября 2026.
• За полный год (расчёт в декларации): декларация сдаётся в марте–апреле 2027.

Авансы рассчитываются просто: прибыль (или доход) за каждый период × налоговую ставку. На Эльбе это считается автоматически, вам только нужно получить расчёт и перечислить сумму в установленный срок.

Заключение

Декларация по УСН — это не сложная, но важная обязанность. Главное правило: сдавайте её в установленные сроки, даже если доходов не было. Штрафы за несдачу болезненнее, чем 20 минут на заполнение формы. В 2026 году процесс стал проще благодаря обновлённой форме и отмене штрафов за нулевые декларации, но сама необходимость сдачи остаётся.

Если вы на Контур.Эльбе, то большую часть работы программа сделает за вас: автоматически сформирует декларацию, рассчитает налог, учтёт авансовые платежи. Ваша задача — проверить и отправить. Для ООО и ИП, которые ведут сложный учёт или работают с расходами, рекомендуем сдавать декларацию через программу: так вероятность ошибок минимальна, а все расчёты пройдут валидацию ещё до направления в налоговую.

Помните: лучше сдать на день раньше, чем на день позже. И всегда сохраняйте расписку ФНС о получении — это ваше доказательство того, что вы отчитались вовремя.

Часто задаваемые вопросы