Штамп электронной подписи: как поставить в Word и PDF и как сделать его видимым

«Подписал документ, а в нём ничего не изменилось» — самая частая история с электронной подписью. Так и должно быть: подпись живёт отдельно от текста. Чтобы её было видно, нужен штамп — отметка об электронной подписи. Разбираем, как поставить её в Word и PDF, как вывести на каждую страницу и как убрать, если она мешает.

Почему подписи не видно в документе

Электронная подпись — не картинка и не строчка в конце файла. Это результат криптографического преобразования, который хранится либо внутри документа, либо в отдельном файле .sig. Визуально документ после подписания не меняется. Штамп — это отдельная сущность: отметка об электронной подписи, которую программа рисует поверх документа, чтобы человек глазами увидел, кто и когда подписал.

Наличие штампа не делает документ подписанным, а его отсутствие не делает подпись недействительной. Штамп — визуализация, юридическую силу даёт сама подпись.

Что входит в штамп

Состав отметки описан в ГОСТ Р 7.0.97-2016:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа проверки электронной подписи;
фамилия, имя и отчество владельца сертификата;
срок действия сертификата.

Штамп ставится там, где в бумажном документе была бы подпись, и не должен закрывать текст. Герб и «синяя печать» в отметку не входят — это не реквизиты электронной подписи.

Как поставить штамп электронной подписи в Word

В самом Word штампа об электронной подписи нет — нужен плагин, который добавляет работу с российскими сертификатами.

Установите КриптоПро Office Signature — он добавляет в Word и Excel работу с квалифицированной подписью.
Откройте документ, вкладка «Вставка» → «Строка подписи» → «Строка подписи КРИПТО-ПРО».
Заполните данные подписанта: ФИО, должность. В документе появится место под подпись.
Кликните по строке подписи, выберите сертификат и подпишите.
В документе отобразится видимый штамп с реквизитами сертификата.

Важно: после подписания документ становится доступен только для чтения. Любая правка текста ломает подпись — Word сообщит, что она стала недействительной. Поэтому строку подписи вставляют в готовый документ, а не в черновик.

Половина обращений «не могу поставить штамп в ворде» решается одним вопросом: а плагин установлен? Обычный Word российские сертификаты не видит и строку подписи КРИПТО-ПРО не предлагает. Вторая половина — человек подписал документ отсоединённой подписью через КриптоАРМ и ждёт, что штамп появится в самом файле. Не появится: отсоединённая подпись лежит рядом отдельным файлом, а штамп рисуется уже при просмотре или печати.

Как поставить штамп в PDF

С PDF порядок другой и, честно говоря, более предсказуемый.

Установите модуль КриптоПро PDF — он встраивается в Adobe Acrobat или Adobe Reader.
Откройте документ, выберите инструмент работы с сертификатами и «Поставить подпись».
Выделите прямоугольник в том месте, где должен быть штамп.
Выберите сертификат — в выделенной области появится видимая отметка.
Сохраните файл. Штамп останется в PDF и будет виден при печати.

Если PDF пришёл уже подписанным и отдельным файлом .sig, вставить штамп внутрь не получится — его выводит просмотрщик при печати. Как это делается, разобрано в статье про печать документа с электронной подписью.

Как сделать, чтобы подпись была видна в документе

Сводим варианты в таблицу — вопрос звучит по-разному, а решений всего три.

Ситуация	Что делать	Останется ли штамп в файле
Подписываете Word сами	КриптоПро Office Signature, строка подписи	Да
Подписываете PDF сами	КриптоПро PDF, видимая подпись	Да
Документ подписан отсоединённой подписью (.sig)	Открыть в просмотрщике и включить отметку при печати	Нет, только на печати
Документ в системе ЭДО	Включить штамп в настройках печатной формы	Нет, только на печати

Нужна подпись, чтобы подписывать документы самому? Оформить электронную подпись — поможем с сертификатом, лицензией и настройкой рабочего места.

Штамп на каждой странице

По умолчанию отметка ставится один раз — на последней странице или в месте подписи. Когда документ многостраничный и уходит в бумажный архив, этого бывает мало.

В системах электронного документооборота это настройка печатной формы: там выбирается, выводить штамп на последней странице или на каждой. Ищите её в настройках печати документа, а не в параметрах самой подписи. В Word и PDF штамп на каждой странице средствами плагина не ставится: строка подписи одна. Если нужен именно такой вид, документ печатают через систему, которая это умеет.

Как убрать или скрыть штамп

Обратная задача встречается реже, но встречается: штамп перекрывает текст или не нужен в конкретной распечатке.

В системе ЭДО — отключите вывод штампа в настройках печатной формы.
В PDF — видимую подпись можно удалить только вместе с самой подписью: документ придётся подписать заново без видимой отметки.
В Word — удаление строки подписи снимает подпись целиком.

Предупреждение от бывалого: «спрятать» штамп, оставив подпись, нельзя ни в одной программе. Если кажется, что получилось, — скорее всего, вы удалили подпись и не заметили.

Штамп времени: зачем он нужен

Штамп времени — не то же самое, что отметка об ЭП. Это подтверждение момента подписания, выданное независимой службой (TSP). Зачем он нужен: обычная подпись перестаёт проверяться после истечения сертификата, а штамп времени фиксирует, что подпись была поставлена, пока сертификат действовал. Для долгосрочного хранения документов это принципиально. Штамп времени добавляется при подписании, если программа и тариф это поддерживают. Отдельно к готовой подписи его не приложить.

Про штамп времени вспоминают через год, когда сертификат истёк и проверка подписи выдаёт ошибку. Документ при этом действителен, но доказать это сложнее. Если вы подписываете договоры с длинным сроком действия — гарантийные обязательства, аренда, долевое участие, — уточняйте наличие штампа времени заранее, а не в момент спора.

Частые ошибки

Ждать штамп после подписания в КриптоАРМ. Там подпись отсоединённая, файл документа не меняется.
Править текст после вставки строки подписи. Подпись станет недействительной.
Вставлять картинку с «печатью» вручную. Это рисунок, а не отметка об ЭП: реквизитов сертификата в нём нет, проверить по нему ничего нельзя.
Искать штамп в обычном Word. Без плагина строки подписи КРИПТО-ПРО в меню не будет.

Если подпись вообще не подставляется и сертификат не виден, дело обычно не в штампе — смотрите статью про ошибку недействительной цифровой подписи.

Часто задаваемые вопросы

Как поставить штамп электронной подписи на документе Word?

Установите КриптоПро Office Signature, затем «Вставка» → «Строка подписи КРИПТО-ПРО», заполните данные подписанта и подпишите сертификатом. Штамп появится в документе.

Как сделать штамп ЭЦП в PDF?

Через модуль КриптоПро PDF для Adobe Acrobat или Reader: выбираете область на странице и подписываете сертификатом — в этой области появляется видимая отметка.

Почему после подписания в документе ничего не изменилось?

Скорее всего, подпись отсоединённая: она лежит рядом файлом .sig, а сам документ остаётся прежним. Штамп в этом случае выводится при просмотре или печати.

Можно ли поставить штамп на каждой странице?

В системах электронного документооборота это настройка печатной формы — там выбирается вывод на последней странице или на каждой. В Word и PDF плагин ставит одну видимую подпись.

Можно ли убрать штамп, оставив подпись?

Нет. В Word и PDF видимая отметка удаляется только вместе с подписью. В системах ЭДО её вывод отключается в настройках печати, но сама подпись при этом не меняется.

Подойдёт ли картинка с печатью вместо штампа?

Нет. Вставленное изображение не содержит реквизитов сертификата и ничего не подтверждает — это просто рисунок в документе.

Ставится ли штамп при подписании неквалифицированной подписью?

Визуализация возможна и для НЭП, но состав отметки по ГОСТ рассчитан на сертификат ключа проверки. Для документов, где нужна юридическая значимость перед госорганами, применяется квалифицированная подпись.