Приказ об использовании электронной подписи: что им можно, а что нельзя
На практике, особенно в крупных компаниях, руководитель организации физически не может охватить все направления деятельности (производство, закупки, финансы, бухгалтерия, кадры, администрирование и прочие), поэтому вынужден делегировать часть своих полномочий.
Подобный подход распространяется и на электронный документооборот.
В этом случае чтобы узаконить передачу части своих полномочий, а также обезопасить себя на случай неправомерных действий со стороны подчиненных, руководитель издает распорядительный акт о делегировании полномочий (приказ о наделении правом распоряжения ЭЦП). Для этого потребуется:
Помните, никто не запрещает руководителю лично написать и подписать приказ о назначении ответственных за использование ЭЦП. Но лучше, чтобы к этому процессу были привлечены специалисты.
Копии обновлённого приказа потребуется предоставить всем причастным лицам и организациям.
- выделить перечень должностных лиц, имеющих доступ к закрытому ключу ЭЦП компании;
- определить, какой ключ будет доступен представителям;
- обозначить полномочия заместителей, а также обязанностей в процессе использования ЭЦП;
- установить и ознакомить причастных с мерами безопасности, связанными с хранением и использованием ЭЦП.
Перечень полномочий конкретного доверенного лица определяется в приказе о делегировании полномочий. Поэтому удостоверяющие центры, электронные площадки, партнеры (контрагенты) часто требуют копии таких приказов, чтобы четко понимать об правах, возможностях и полномочиях должностного лица.
Приказом нельзя передать подпись сотруднику
С этого стоит начать, потому что запрос «приказ о передаче ЭЦП работнику» — самая частая и самая опасная постановка задачи. Электронная подпись принадлежит конкретному человеку, и передать её приказом нельзя. Всё, что подписано сертификатом, считается подписанным его владельцем лично — независимо от того, кто в этот момент держал токен.
Правильная схема с 1 сентября 2024 года выглядит так:
- сотрудник получает собственную квалифицированную подпись физического лица;
- организация оформляет на него машиночитаемую доверенность (МЧД), которую подписывает руководитель;
- документы подписываются подписью сотрудника, а полномочия подтверждает МЧД.
Разбор оформления — в статье про машиночитаемую доверенность, а порядок получения подписи для сотрудника — в материале как получить электронную подпись.
Приказ не наделяет правом подписи чужим сертификатом. Он организует внутреннюю работу с подписями — назначает ответственного, устанавливает порядок хранения и выдачи носителей.
Зачем тогда нужен приказ
Приказ решает другую задачу — внутреннюю дисциплину обращения с носителями. Он определяет, кто в организации отвечает за учёт подписей, где хранятся токены, кому и под какую расписку они выдаются, что делать при увольнении сотрудника или компрометации ключа. Для проверяющих и для разбора инцидентов это основной документ.
Кто оформляет
Каждая компания самостоятельно определяет порядок организации и ведения внутреннего делопроизводства. Но это вовсе не означает, что руководитель самостоятельно обязан составлять, подписывать, регистрировать проект приказа о делегировании полномочий. Стоит обозначить, что конкретный сотрудник, который будет писать подобный распорядительный акт, в каждой компании будет отличаться. И это зависит не только от внутреннего порядка, но и направления, где используется ЭЦП. Поэтому, при оформлении и согласовании документов о назначении ответственного, целесообразно привлекать таких сотрудников:Наделенное полномочиями лицо. Тут может быть заместитель, главный бухгалтер, бухгалтер, кадровый специалист и другие. Это необходимо, чтобы правильно выписать полномочия, которые будут делегированы.
Юриста. Отвечает за парильное составление приказа на предмет соответствия его требований нормам законодательства, а также проверяет указанные исполнителями полномочия в соответствии с их должностными обязанностями.
Специалист по внутренней безопасности. Важно, чтобы в подобном приказе в обязательном порядке присутствовали нормы о хранении, использовании, ограничении доступа третьих лиц к закрытому ключу ЭЦП.
Другие лица, перечень которых определяется руководителем компании. Здесь все зависит от специфики работы конкретной компании.
Что необходимо указать в распоряжении
Теперь немного о самом распорядительном акте. Чтобы исключить двузначные трактовки, недопонимание, а также возможные споры в будущем, приказ о назначении ответственных в обязательном порядке должен иметь такие реквизиты:- Полное наименование компании, ее юридический адрес, государственные регистрационные реквизиты (госрегистрацию, расчетный счет).
- Дату составления и регистрационный номер.
- В преамбуле приказа обозначаются основания для делегирования полномочий, с указанием законодательных и нормативных документов, что это предусматривают.
- В приказной части в обязательном порядке должно быть указано ФИО, должность наделяемого полномочиями лица, тип ЭЦП, какие документы имеет право подписывать. Тут же указываются меры безопасности, связанные с хранением и использованием ЭЦП. Можно делать отсылку на отдельное внутреннее Положение (если подобный документ действует в организации).
- Приказ подписывается руководителем компании (на которого оформлялось ЭЦП). Его подпись может заверяться печатью.
- Наделенных полномочиями лиц необходимо ознакомить с таким приказом под роспись.
Образец приказа можно сачать тут: Пример приказа о наделении правом подписания ЭЦП
Подписывает сотрудник, а не директор? Нужна машиночитаемая доверенность. Посмотреть Контур.Доверенность
Где хранятся и сколько действуют распоряжения
Приказ о наделении правом подписания документов ЭЦП действует весь период работы конкретного сотрудника. Если в компании не менялись реквизиты, руководитель, сотрудник не переходил на другую должность, в его должностные обязанности не вносились изменения – не обязательно переиздавать приказ после каждого годового окончания действия ЭЦП. Подобные документы хранятся:- в делопроизводстве компании – оригинал документа;
- в удостоверяющем центре – заверенная организацией копия;
- на электронных торговых площадках, в контрагентов, партнеров (по их требованию) – заверенная предприятием копия.
Мнение эксперта
Елена Григорьева
Специалист тендерного отдела
Если в компании сменился руководитель, произошла смена уполномоченного сотрудника, случилась компрометация ЭЦП – приказ о наделении правом необходимо пересматривать, обновлять и актуализировать.
Мнение эксперта
Елена Григорьева
Специалист удостоверяющего центра
Когда в организации случается спор «я этого не подписывал», выясняется одно и то же: приказ есть, а журнала выдачи нет, и кто держал токен в тот день — неизвестно. Поэтому приказ и журнал имеет смысл заводить парой: приказ устанавливает правила, журнал фиксирует факты. Отдельно проговорите в приказе увольнение — носитель нужно сдать до расчёта, а сертификат отозвать.
Что учесть при увольнении сотрудника
Момент, который в приказах прописывают реже всего, а спрашивают чаще всего.
- Носитель сдаётся ответственному до окончательного расчёта, факт фиксируется в журнале.
- Машиночитаемая доверенность на сотрудника отзывается — иначе полномочия формально сохраняются.
- Если подпись выпускалась на сотрудника как на физлицо, сам сертификат остаётся у него: он принадлежит человеку, а не компании. Организация отзывает именно доверенность.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли приказом передать ЭЦП руководителя сотруднику?
Нет. Подпись принадлежит владельцу сертификата, и всё подписанное считается подписанным им лично. Сотруднику нужна своя подпись и машиночитаемая доверенность.
Обязателен ли приказ об использовании электронной подписи?
Прямой обязанности для всех организаций нет, но он закрепляет внутренний порядок: кто отвечает за подписи, где хранятся носители и что делать при инциденте.
Что писать в приказе?
Ответственного за учёт и хранение носителей, порядок выдачи и возврата, правила хранения, действия при компрометации ключа и при увольнении сотрудника.
Нужен ли приказ, если подписей всего одна?
Формально нет, но даже при одной подписи полезно зафиксировать, где хранится носитель и кто отвечает за перевыпуск.
Чем приказ отличается от МЧД?
Приказ — внутренний документ об организации работы с подписями. МЧД — электронная доверенность, которой компания подтверждает полномочия сотрудника перед внешними системами.