Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Что такое НЭП

Закон «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ от 06.04.2011) определяет неквалифицированную электронную подпись (НЭП) следующим образом: Наиболее распространенной сферой использования неквалифицированной электронной подписи считаются корпоративные системы. Это может быть электронный документооборот (ЭДО), e-mail почта для сотрудников, управленческие системы.

Отличия от других видов

В электронном документообороте законом предусмотрено использование трех видов электронной цифровой подписи (ЭЦП): Разница заключается в степени защиты и допустимой области применения.

Простая электронная подпись

Более всего простая ЭП известна всем пользователям интернета как код подтверждения СМС, высылаемый на мобильный телефон, как комбинация кодов «логин-пароль» в личных кабинетах сайтов, на электронной почте, на портале «Госуслуги» и тому подобное. Она создается средствами информационной системы, в которой используется. Простая ЭП не заменяет сделанную собственноручно, а только подтверждает, что сообщение отправлено определенным лицом.

Неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная ЭП устанавливает факт визирования документа конкретным лицом и фиксирует состояние информации в документе, защищая его от несанкционированных исправлений.

Нужно понять, что простая и усиленная неквалифицированная подписи могут быть приняты за сделанную собственноручно только при наличии специального соглашения между участниками ЭДО и при разрешенных законом случаях.

Квалифицированная электронная подпись

Самой надежной является квалифицированная ЭП. Она отличается от НЭП тем, что должна быть подтверждена сертификатом от удостоверяющего центра (УЦ), имеющего аккредитацию Минкомсвязи РФ. В этом случае она приравнивается к подписи, сделанной собственноручно на бумажном носителе. Технически основное отличие усиленной квалифицированной ЭЦП от усиленной неквалифицированной состоит в степени защиты. Чтобы создать НЭП можно использовать любую систему криптографического преобразования. А для КЭП – только программы, соответствующие специальным требованиям законодательства РФ и имеющие лицензии ФСБ. Из-за этого стоимость КЭП выше.

Как выглядит неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная ЭП представляет собой шифр, записанный на электронный носитель. Изготавливается с помощью специальной криптографической программы. После изготовления заказчик получает в удостоверяющем центре два ключа: закрытый  и открытый. Оба ключа находятся на специально защищенном USB-носителе - токене. На обычную флэшку записывать ключ НЭП нельзя. Открытый ключ известен всем, с кем происходит обмен документами. Он связан с закрытым ключом и предназначен для проверки подлинности ЭП. Вместе с ключами может быть создан сертификат, в котором записано, что открытый ключ принадлежит владельцу документа, указаны временные рамки действия и другая информация. Сертификат для НЭП по закону разрешено не создавать.

Как получить подпись

Физическое лицо может получить неквалифицированную электронную подпись на официальном сайте налоговой бесплатно. Но и использовать ее он сможет только для отправки налоговой отчетности. Заказать ЭЦП обычный гражданин может и в ближайшем УЦ. Организации и индивидуальные предприниматели в большинстве своем не смогут самостоятельно сделать НЭП, так как для его изготовления необходимо использование специального программного комплекса. Процесс получения ключа в удостоверяющем центе прост. Чтобы узнать точнее, нужно подать заявку на портале УЦ, указав контактные данные и реквизиты. После этого на связь с заказчиком выйдет специалист центра и расскажет о дальнейших действиях. На e-mail почту заказчика будет направлено письмо с перечнем необходимых документом и счетом к оплате.

Список документов для заказа НЭП

При получении сертификата ключа заказчик должен документально подтвердить свою личность. В настоящее время сертификат по доверенности не выдается.

УНЭП работника: кадровый документооборот

Самый массовый сценарий использования неквалифицированной подписи сегодня — кадровый электронный документооборот. Правила установлены ст. 22.3 ТК РФ, и подписи там распределены несимметрично.

Отсюда практический вывод для компании: выдавать сотрудникам квалифицированные подписи ради КЭДО не обязательно. Для большинства кадровых документов достаточно УНЭП, которую можно выпустить в самой системе кадрового документооборота — это дешевле и быстрее, чем сертификат в аккредитованном УЦ на каждого работника.

Важно не путать это с подписанием документов от имени организации перед внешними системами: там работает связка «квалифицированная подпись физлица плюс машиночитаемая доверенность», и УНЭП её не заменяет.

Где ещё выдают неквалифицированную подпись бесплатно

Общее у всех трёх: подпись бесплатная, но работает только внутри своей среды. Договор с контрагентом такой подписью не подписать.

Облачная неквалифицированная подпись

«Облачная» описывает не вид подписи, а место хранения ключа: он лежит не на токене, а на сервере оператора, а подписание подтверждается кодом или в приложении. Неквалифицированная подпись бывает облачной так же, как и квалифицированная — юридический статус от этого не меняется.

Что это даёт: не нужен носитель и установка криптопровайдера, подписывать можно с телефона. Что забирает: работоспособность зависит от связи и от оператора. Подробный разбор — в статье про облачную электронную подпись.

Область применения

НЭП больше подходит для физических лиц. Для юридических лиц и ИП она будет оправдана при внушительных объемах внутреннего или внешнего ЭДО. Организациям можно подписывать документы с помощью НЭП:

• При работе с различными информационными порталами, сайтами госуслуг. Однако, они не вправе использовать ее для отправки налоговой отчетности.
• При визировании деловых бумаг во внутреннем документообороте, рассылке служебных писем, при оформлении первичных документов.
• При оформлении договоров с контрагентами, заключив с ними предварительное соглашение о применении НЭП и ее юридической силе. При обмене с ними накладными, счетами, актами.
• При оформлении платежного поручения в системе «банк-клиент».
• При участии в электронных торгах в качестве поставщиков для создания заявок и предложений.

Обычные граждане могут использовать НЭП, например, для сдачи налоговой отчетности, чтобы получить информацию о расчетах по налогам, отправить в ФНС официальные запросы.

Юридическая сила

В статье 3 правового акта об ЭЦП указано в каких случаях документ, подписанный НЭП, имеет юридическую силу. Для этого должно быть соблюдено одно из двух условий: Также в принятом договоре между взаимодействующими сторонами нужно упомянуть о требованиях к оформлению документа, при котором он будет считаться корректно составленным.

Нужна квалифицированная подпись? Оформить электронную подпись — поможем с носителем, лицензией и настройкой рабочего места.

Особенности и ограничения

Неквалифицированная ЭП имеет ограничения в сравнении с квалифицированной ЭП. Она не допускается на документах, требующих наличия печати. Требования для создания сертификата НЭП менее строги, чем для КЭП. Для ее изготовления можно использовать любую криптографическую утилиту, поэтому заказать ее можно в УЦ, не имеющем специальной аттестации Минкомсвязи РФ. Владельцам НЭП следует помнить, что срок действия сертификата истекает через год после его выдачи. По истечении этого срока нужно получить новый, так как старый теряет юридическую силу. Можно также заранее продлить время действия дистанционно без посещения УЦ. После получения нового ключа прежний аннулируется. Аннулирование сертификата ключа может быть сделано в любой момент при нарушении конфиденциальности, т.е. если закрытый ключ был передан посторонним лицам или утерян. Это делается, чтобы исключить возможность мошенничества с подделками деловых бумаг.

К сведению. Завизированные с использованием ЭП документы действительны и после окончания срока действия сертификата ключа проверки электронной подписи.

Часто задаваемые вопросы