Электронная подпись по доверенности: что заменило бумагу и почему образец не поможет

Запрос «доверенность на ЭЦП» сегодня почти всегда означает одну из двух ситуаций, и ответы у них разные:

• получить сертификат за другого человека — нельзя: удостоверяющий центр обязан установить личность будущего владельца, и представитель по доверенности его не заменяет;
• дать сотруднику право подписывать документы компании — можно, но не бумажной доверенностью, а машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Образцы «доверенности на право использования ЭЦП руководителя», которые до сих пор ходят по интернету, юридической задачи не решают: подпись нельзя передать другому человеку, а значит, и уполномочить его на её использование документом нельзя.

Можно ли получить электронную подпись по доверенности

Нет. Квалифицированный сертификат выдаётся владельцу после идентификации, и способы этой идентификации перечислены в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ: личное присутствие заявителя, действующая квалифицированная подпись, сведения единой системы идентификации и аутентификации вместе с данными единой биометрической системы. Доверенности в этом перечне нет. Отдельно об этом сказано применительно к доверенным лицам удостоверяющего центра: принимая заявление, такое лицо обязано идентифицировать заявителя при его личном присутствии (ч. 4 ст. 13 закона № 63-ФЗ). Руководителю организации и индивидуальному предпринимателю сертификат выдаёт удостоверяющий центр ФНС России — тоже строго при личном присутствии. Общий порядок для всех категорий владельцев разобран в статье как получить электронную подпись.

Что изменилось: бумажная доверенность больше не работает

Раньше сотрудник получал сертификат с реквизитами организации, а бумажная доверенность или приказ подтверждали его право подписи. Эта схема закрыта: Подробный разбор оформления, срока действия и отзыва — в статье про машиночитаемую доверенность.

Почему подпись руководителя нельзя «передать по доверенности»

Ключ электронной подписи неотделим от владельца: закон обязывает участников электронного взаимодействия обеспечивать конфиденциальность ключей и не допускать их использования без согласия владельца (ст. 10 закона № 63-ФЗ). Юридически подписывает всегда тот, чей сертификат использован, — независимо от того, кто в этот момент сидел за компьютером. Отсюда практические последствия для компании:

• всё, что подписано подписью директора, считается подписанным директором — включая документы, которые он не видел;
• оспорить такую подпись ссылкой на доверенность или на то, что токен был у бухгалтера, не получится;
• при увольнении сотрудника, у которого был доступ к ключу, сертификат безопаснее отозвать и перевыпустить.

Подписывает сотрудник, а не директор? Нужна машиночитаемая доверенность. Посмотреть Контур.Доверенность

Как дать сотруднику право подписи: порядок действий

1. Сотрудник получает подпись физического лица в аккредитованном удостоверяющем центре — лично, по паспорту и СНИЛС. Эта подпись принадлежит ему, а не компании, и останется с ним при смене работы.
2. Руководитель оформляет МЧД на этого сотрудника: указывает его данные, перечень полномочий и срок. Подписывает доверенность своей квалифицированной подписью.
3. МЧД регистрируется там, где она будет применяться — в информационной системе ведомства или у оператора электронного документооборота. Часть систем требует предварительной регистрации, часть принимает доверенность вместе с документом.
4. Сотрудник подписывает документы своей подписью, прикладывая доверенность.
5. При увольнении или смене полномочий доверенность отзывается — это делает руководитель, отдельным заявлением в ту же систему.

Полномочия в МЧД описываются не свободным текстом, а кодами и формулировками, которые понимает принимающая система: доверенность на отчётность, на подписание счетов-фактур, на работу с конкретным ведомством. Поэтому одной «универсальной» доверенности на все случаи чаще всего не получается.

Где бумажная доверенность всё ещё нужна

Отказ от бумаги касается только электронного подписания. В остальном доверенность как документ никуда не делась и по-прежнему составляется по правилам ст. 185 Гражданского кодекса:

• представитель подаёт или забирает бумажные документы, включая договор с удостоверяющим центром;
• сотрудник получает носитель, лицензию или иные материальные вещи;
• представитель действует в отношениях, где электронная подпись не используется вообще.

Чего бумажная доверенность не даёт: права подписать электронный документ за другого человека и права получить сертификат вместо будущего владельца.

Частые вопросы