Какие документы передают через ЭДО: счёт-фактура, УПД, акт, накладная, договор

Первичная задача ЭДО в том, что все бумажные документы переходят в электронку, и часто возникает вопрос: а что вообще можно там передавать? Счёт-фактура — это понятно, а что с актами, договорами, дополнительными соглашениями? И почему для одних документов нужны строгие форматы ФНС, а для других можно отправить PDF? Разбираем по типам документов — что это такое, как работает и на что смотреть при отправке.

Коротко о главном

Через ЭДО передают два класса документов: формализованные (регламентированные ФНС, строгий XML-формат, например счёт-фактура и УПД) и неформализованные (любой формат — договоры, акты по ГПХ, поручения). Формализованные документы для налогового учёта обязательны, когда сумма покупки ≥ 100 тысяч рублей и затрагивает НДС; неформализованные часто требуются для удобства и прозрачности расчётов, но юридически равны бумажным. В Диадоке поддерживаются оба класса: счета-фактуры, УПД, акты, накладные, корректировочные документы (УКД) — формализованные, и договоры, доверенности, локальные нормативные акты, извещения, протоколы разногласий (неформализованные). Для логистики есть отдельный пул транспортных документов (ЭТрН, путевые листы, транспортные квитанции), которые ходят через государственную систему ГИС ЭПД. Все документы можно отправлять через веб-версию Диадока или загружать из 1С.

В этой статье

• Счёт-фактура: назначение, строгий формат, обновления 2026 года
• Универсальный передаточный документ (УПД): как он заменяет несколько документов сразу
• Акты приемки и сверки: когда их отправлять через ЭДО
• Товарные накладные (ТОРГ-12): электронная форма
• Договоры и доверенности: неформализованные документы в ЭДО
• Путевые листы и электронные транспортные накладные: логистический ЭДО
• Подводные камни при работе с документами
• Как выбрать правильный тип документа в Диадоке

Счёт-фактура: основной документ для НДС

Счёт-фактура — это документ по исчислению и уплате НДС, обязателен для всех, кто работает с НДС (общая система налогообложения, импорт-экспорт). Он подтверждает сумму налога, которую выставляет продавец покупателю.

На практике это работает так: вы отпускаете товар, выписываете счёт-фактуру с суммой НДС, отправляете его через ЭДО. Покупатель получает — и может принять НДС к вычету. Электронный счёт-фактура имеет полную юридическую силу, а бумажную копию уже давно никто не требует.

Счёт-фактура передаётся только в XML-формате, утверждённом ФНС. С 1 апреля 2026 года вступил в действие новый формат версии 5.03 (приказ ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032), где в отгрузочный счёт добавлена строка 5б — для указания авансового счёта при предоплаченной отгрузке. Почти все операторы уже поддерживают эту версию, Диадок в том числе, но если вы интегрируетесь с 1С — обновите там формирование счётов.

УПД — универсальный передаточный документ

УПД (универсальный передаточный документ) — это один бланк вместо нескольких. Он одновременно служит счётом-фактурой (для НДС) и первичным учётным документом (накладной, актом, поручением). Введён ФНС для упрощения: одна подпись вместо двух, один файл вместо архива. Если нужно внести изменения в УПД после отправки, используют универсальный корректировочный документ (УКД) — это отдельный формат для корректировок и возвратов.

УПД имеет две «функции» в электронной форме:

• СЧФДОП — счёт-фактура одновременно с первичным документом. Это то, что заменило отдельную накладную/акт.
• ДОП — только первичный документ без счёта-фактуры (если НДС нет или применяется льгота).

При отправке УПД в электронике участвуют два титула (два этапа согласования):

• Титул продавца: вы создаёте УПД, включаете список товаров и их стоимость, подписываете КЭП.
• Титул покупателя: покупатель получает УПД, заполняет свою часть (ФИО лиц, принявших товар, номер доверенности на приёмку), подписывает и отправляет обратно. Это обязательно в течение трёх рабочих дней после получения товара — иначе система напомнит.

Лайфхак: УПД экономит время на отправку и согласование, потому что вместо обмена накладной и отдельным актом вы отправляете один документ, и контрагент заполняет свою часть. По факту — это стало стандартом для большинства бизнеса, который работает на ОСН и передаёт товары.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Когда мы переходили на УПД, первый месяц путались — покупатель забывал заполнить «титул покупателя» и мы потом с ним выясняли, где документ. Потом привыкли, и всё встало на место. Совет: если контрагент новичок в ЭДО — пришлите ему скриншот, где именно он должен нажать на кнопку «принять и заполнить». Экономит вопросы, и документы проходят за час вместо дня.

Акты: приемки, сверки и другие

Актов в ЭДО несколько, и каждый решает свою задачу:

Акт приемки-сдачи работ/услуг — отправляют исполнители (подрядчик, фрилансер, служба) заказчику. Это первичный документ, подтверждающий, что работа выполнена и можно выставлять счёт. Может быть как в XML (если по УПД), так и в PDF. Подписать акт обе стороны должны в течение установленного срока.

Акт сверки взаимных расчётов — это документ бухгалтерии для проверки, что обе стороны договорились по расчётам. Формирует его чаще всего поставщик за квартал/год. Если суммы совпадают — контрагент подписывает и отправляет обратно. Если нет — подписывает протокол разногласий (отдельный документ, где указаны расхождения). Это больше про внутреннюю организацию, чем про налоговый учёт, но очень помогает при аудитах.

Для акта сверки есть специальная функция в Диадоке — Взаиморасчёты: вводишь данные из 1С или бухучёта, система сверяет, выдаёт результат в формате XML, отправляешь контрагенту. На практике так намного быстрее, чем вручную складывать документы в Excel и считать суммы. Как правильно отправлять и подписывать документы в ЭДО — в отдельной инструкции.

Товарные накладные: переход на УПД

Товарная накладная (ТОРГ-12) — формализованный документ первичного учёта при отпуске товаров. Может быть в XML или PDF-формате. Всё чаще в больших компаниях вместо отдельной накладной отправляют сразу УПД (с функцией СЧФДОП), потому что в нём уже есть и накладная, и счёт-фактура. При отгрузке товаров накладная становится частью пакета документов, который контрагент должен принять.

По новым рекомендациям ФНС, начиная с 2026 года приоритет отдаётся УПД — отдельные накладные и акты постепенно выводят из обращения. Если ваша 1С создаёт пакеты накладной + счёт-фактура отдельно — есть смысл переконфигурировать на УПД. Диадок при получении обоих документов корректно их обрабатывает, но в новых интеграциях лучше сразу ориентироваться на УПД. Некоторые компании используют шаблоны и готовые формы документов — в Диадоке можно сохранять часто повторяющиеся документы как шаблоны для быстрого создания.

Договоры и доверенности: неформализованные документы

Договоры, дополнительные соглашения, поручения, локальные нормативные акты (ЛНА), извещения о неполучении товаров — это неформализованные документы. Они не имеют строгого формата ФНС, отправляются как обычные файлы (PDF, Word, Excel). Для налогового учёта они не требуются, но для прозрачности расчётов почти всегда нужны. Извещения используются при отказе в приёмке товара — это уведомление контрагенту об обнаруженных дефектах.

Как работает: вы составляете договор, загружаете в Диадок как неформализованный документ, подписываете своей КЭП, отправляете контрагенту. Если требуется его подпись — ставите флажок «требуется подпись получателя» — тогда контрагент не сможет просто скачать файл, а должен электронно подписать и отправить обратно. После этого договор считается заключённым и имеет полную юридическую силу.

Доверенность в ЭДО тоже может быть неформализованной (обычный PDF) или машиночитаемой доверенностью (МЧД) — это уже специальный формат ФНС для подтверждения полномочий сотрудника при подписи. МЧД отправляется вместе с документом и автоматически проверяется системой. Если в компании работают сотрудники с КЭП физлица (а не юридического лица), без МЧД они не смогут подписывать документы ЭДО.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Частый затык: договор отправлен в ЭДО, он подписан, но где его искать и как убедиться, что это именно последняя версия? Совет: всегда используйте договоры нумерованные (договор №1 от 01.01.2025), номер и дату указывайте в самом документе и в реквизитах при загрузке в ЭДО. Тогда по истории всегда понятно, какой договор актуален. И резервная копия в облаке никогда не помешает.

Диадок: ЭДО для счётов, актов, договоров и взаиморасчётов. Подключить основной пакет документов и начать работать с контрагентами через электронку.

Путевые листы и электронные транспортные накладные

Для логистики ЭДО работает отдельно. Если вы передаёте товары через перевозчика, документы должны пройти через специальный канал:

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — нужна при перевозке наёмным автотранспортом (когда машина не ваша). Это формализованный документ, одобренный ФНС. Она регистрируется в государственной системе ГИС ЭПД (управление Минтранса РФ) и становится обязательной для всех участников перевозки с 1 сентября 2026 года. Вместе с ЭТрН может отправляться транспортная квитанция — документ о принятии груза в дорогу.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — применяется при перевозке собственным автотранспортом. Тоже ходит через ГИС ЭПД и формирует историю перемещений груза. После 1 сентября 2026 года ЭПЛ становится обязательным. Путевые листы — это документы для водителей собственного автопарка компании.

В Диадоке для этого есть отдельный сервис — Контур.Логистика (или «Диадок: Логистика»). Если вы отправляете грузы — там же создаёте ЭТрН и путевые листы, подписываете и отправляете водителю. Система сама интегрируется с ГИС ЭПД и регистрирует документ в государственной базе. Это отдельный блок от основного Диадока.

Формализованные vs неформализованные: разница

Различие простое, но важное:

• Формализованные документы имеют строгий XML-формат, утверждённый ФНС. Используются для налогового учёта (счёт-фактура, УПД, декларация, транспортные накладные). Система не пропустит опечатку в реквизитах — если что-то не совпадает с форматом, документ вернётся на исправление. На практике это защита: ошибку в счёте никто не пропустит.
• Неформализованные документы — это любые файлы (PDF, Word, Excel, JPG). Договоры, поручения, счета на оплату (не счёт-фактура), внутренние распоряжения. Их отправляют для удобства и прозрачности, но налоговой системе они не нужны. Если в PDF есть опечатка — никто вас не штрафует, это просто первичный документ между сторонами.

Когда сомневаетесь — смотрите на валюту: если с НДС или это первичная учётная документация по закону 402-ФЗ (РФ) — скорее всего, нужен формализованный документ. Если это просто согласованная бумажка между вами и контрагентом — неформализованный.

Таблица: какие документы как отправлять

Как работать с документами в Диадоке: пошагово

Шаг 1. Определите тип документа. Смотрите в таблице выше или спросите себя: это налоговый учёт (формализованный) или просто согласование между сторонами (неформализованный)? Если счёт — это счёт-фактура или счёт на оплату? Счёт-фактуру пропустить нельзя.

Шаг 2. Подготовьте документ. Для формализованных документов — проверьте реквизиты (все числа, ИНН, коды, суммы), проверьте отсутствие опечаток. Система не пропустит ошибки в XML. Для неформализованных — просто убедитесь, что файл адекватный и все названия организаций совпадают.

Шаг 3. Загрузите в Диадок. Веб-версия или интеграция с 1С — оба способа работают. Выберите тип документа из списка (система подскажет, какие реквизиты обязательны), заполните номер и дату документа, укажите контрагента.

Шаг 4. Подпишите. Выберите сертификат (КЭП юрлица или физлица с МЧД), подпишите. Если нужна подпись контрагента — установите флажок «требуется подпись получателя».

Шаг 5. Отправьте. После подписи документ отправляется контрагенту. Если это УПД — контрагент заполнит титул покупателя и отправит обратно. Если это неформализованный документ с требованием подписи — контрагент подпишет и вернёт.

Шаг 6. Отслеживайте статус. В разделе «Документы» видна вся история — кто получил, кто подписал, где документ завис. Если контрагент долго не реагирует на УПД (титул покупателя не заполнен) — система напомнит ему напоминание через 3 дня.

Подводные камни при работе с документами

Где спотыкаются чаще всего:

• Перепутали счёт-фактуру и счёт на оплату. Счёт-фактура — налоговый документ (только XML, обязателен при НДС). Счёт на оплату — это просто предложение, может быть в PDF. Отправили счёт на оплату в ЭДО вместо счёта-фактуры — контрагент не может принять НДС к вычету. Проверяйте реквизиты: счёт-фактура всегда содержит ставку НДС (даже если она 0 %).
• В УПД забыли заполнить титул покупателя. УПД отправлена, покупатель получил, но не заполнил свою часть (информацию о лице, принявшем товар). Документ завис в статусе «ожидает акцепта». Напомните контрагенту лично — система напоминает не всегда видно.
• Ошибка в реквизитах (ИНН, сумма, наименование). Система вернёт документ на исправление с указанием ошибки. Исправьте, переподпишите, отправьте заново. На это уходит час-два в худшем случае.
• Отправили договор без требования подписи, контрагент просто скачал. Юридически это не считается заключением договора. Переотправьте с флажком «требуется подпись получателя» — тогда контрагент будет вынужден подписать и отправить обратно, и это сработает как подтверждение согласия.
• Путали неформализованный документ с формализованным. Загрузили договор как «формализованный» — система не найдёт его в справочнике типов, отправка не пройдёт. Внимательно смотрите: договоры и поручения — неформализованные, счёта и акты — формализованные.
• Забыли о МЧД при подписи физлицом. Если сотрудник подписывает документ своей КЭП (а не юридического лица), обязательна машиночитаемая доверенность, иначе подпись не примут. Заранее выпустите МЧД сотруднику, положите её в Диадок, и система всё проверит сама.

Заключение: какой документ для чего

На практике схема разделилась так: если вы работаете на ОСН и передаёте товары, отправляйте УПД (функция СЧФДОП) — она заменяет счёт-фактуру, накладную и акт в одном файле, и контрагент заполнит свою часть. Для услуг (подрядчик, консультант, фрилансер) — акт приемки-сдачи работ (формализованный) или УПД (ДОП). Договоры, доверенности, поручения и прочее — неформализованные документы, они просто файлы. Для логистики — ЭТрН и ЭПЛ через Контур.Логистику.

Главное правило: если это касается НДС или первичной учётной документации по закону 402-ФЗ — строгие форматы ФНС, никаких импровизаций. Если это просто согласование между компаниями — можно и PDF, главное, чтобы документ был подписан.

Диадок поддерживает все эти документы, система сама подскажет, какие реквизиты обязательны, а какие нет. Если вы новичок в ЭДО — начните со счётов-фактур и УПД, это база. Потом присоедините договоры и акты. Со временем будете отправлять 90 % документов через электронку и забудете, как это было с бумагой.

Часто задаваемые вопросы