Обязателен ли акт сверки: когда его действительно нужно составлять и как правильно подписать

Контрагент требует акт сверки — обязан ли вы его составить? По закону — нет, но на деле ситуация сложнее. Акт сверки — один из тех документов, которые ни Налоговый кодекс, ни закон о бухучёте не обязывают вас делать, но практика показывает: без него в годовой отчётности и при расчётах со сложными контрагентами не обойтись. Рассказываем, в каких случаях акт сверки действительно нужен, как его правильно подписать, как долго хранить и что делать, если контрагент отказывается его подписывать.

Коротко о главном

Акт сверки не является обязательным по закону (ст. 309, п. 4 ст. 421 ГК РФ). Он не входит в перечень первичных учётных документов, которые требует Федеральный закон № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте. Однако на практике акт сверки нужен при инвентаризации расчётов перед годовой отчётностью, при взаиморасчётах по ЕНС, и его наличие критично для доказывания задолженности (он «обнуляет» срок исковой давности и запускает её заново).

Обязанность составлять акт сверки может быть предусмотрена договором между сторонами. Если договор молчит — акт составляют добровольно, особенно перед закрытием квартала или года. Хранить акты сверки нужно не менее 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Подписывать может как главный бухгалтер, так и руководитель компании, в зависимости от решения организации.

Отказать контрагенту в предоставлении акта сверки можно только если договор это не требует. Если же договор обязывает — придётся составлять.

В этой статье

Обязателен ли акт сверки по закону
Когда акт сверки действительно нужен
Сроки подписания: миф о 10 днях
Кто может подписывать акт сверки
Сроки хранения актов сверки
Можно ли отказать в акте сверки
Типичные ошибки при составлении

Обязателен ли акт сверки по закону

Главный вопрос: нет, по закону акт сверки не обязателен. Ни один российский закон не требует от организации обязательно составлять акты сверки с контрагентами. Гражданский кодекс (ст. 309, п. 4 ст. 421 ГК РФ) чётко говорит: стороны могут договориться о форме и порядке оформления, но это их право, а не обязанность.

Федеральный закон № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте тоже молчит об обязательности актов сверки. Акт сверки — это не первичный учётный документ в смысле ст. 9 этого закона. Поэтому на него не распространяются требования: самостоятельности, полноты реквизитов, и унификации.

Письмо Минфина от 18.02.05 № 07-05-04/2 подтверждает: акт сверки можно составить в произвольной форме, если он не согласован в договоре. Если же форма указана в договоре — обязаны придерживаться её. Подробнее о формах актов сверки и их различиях можно прочитать в отдельной статье.

Когда акт сверки действительно нужен

Хотя по закону акт не обязателен, на практике без него не обойтись в нескольких случаях:

Инвентаризация перед годовой отчётностью. Перед составлением годового баланса организации обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств (п. 27 Положения по ведению бухучёта, приказ Минфина от 29.07.98 № 34н). Самый удобный способ инвентаризировать расчёты с контрагентами — оформить акты сверки. Без них трудно доказать, что сальдо расчётов соответствует действительности.
Сверка по ЕНС. При совместной сверке с налоговой инспекцией по объектам имущества, движимому имуществу и транспортным средствам налоговики выдают акт сверки. Этот документ нужен для того, чтобы привести цифры в учётной системе в соответствие со сведениями ФНС.
Требование контрагента или условие договора. Если договор предусмотрел обязанность составлять сверки — то составляют. Это может быть юридическое требование крупного поставщика или заказчика, банка по кредитному договору.
Очередная сверка расчётов. Многие компании сверяют с контрагентами данные ежеквартально или в конце квартала просто для уверенности в целостности данных бухучёта. Это хорошая практика, которая предотвращает накопление неучтённых разниц.

Итого: по закону акт не обязателен, но практически нужен почти всегда — либо по требованию учёта, либо по требованию контрагента.

На практике я никогда не вижу компании, которая не делала бы акты сверки перед закрытием года. Конечно, по букве закона это не обязательно, но когда идёт инвентаризация и нужно убедиться, что дебиторка/кредиторка совпадают с контрагентами — без актов сверки не сделаешь. Лайфхак: в своей учётной политике явно указать, как часто проводить сверки (ежеквартально, ежегодно), и это автоматически станет обязанностью. Тогда не будет вопросов ни у аудиторов, ни у контрагентов.

Сроки подписания: миф о 10 днях

Часто бухгалтеры слышат: «Акт сверки должен быть подписан в течение 10 дней». Спешу развеять миф: нет никакого закона, который обязывал бы подписать акт в течение 10 дней. Это никогда не было требованием ни ТК РФ, ни ГК РФ, ни 402-ФЗ.

Откуда взялась цифра «10 дней»? Вероятнее всего, это бухгалтерская традиция или требование конкретной компании, которое со временем стало восприниматься как закон. Например, при работе с крупными сетями розницы бывают приказы: «Все акты сверки должны быть подписаны в течение 10 рабочих дней после месяца». Это требование компании, а не государства.

На деле сроки подписания должны быть указаны в договоре между сторонами. Если договор молчит — можно подписывать когда угодно. Однако для целей годовой отчётности акты лучше закрывать до подписания баланса (обычно это конец апреля для ООО), чтобы все разницы были выявлены и отражены в учёте.

Кто может подписывать акт сверки

По закону нет единого требования, кто именно должен подписывать акт сверки. Это решает сама организация, обычно указав это в своей учётной политике или приказе.

Стандартные варианты:

Главный бухгалтер. Самый частый вариант, потому что главбух отвечает за полноту и достоверность учётной информации. Главбух подписывает со своей стороны.
Руководитель организации (директор). Руководитель может быть уполномочен подписывать акты сверки вместо главбуха. Это решение компании.
Главный бухгалтер и руководитель. В некоторых компаниях требуется двойная подпись — для большей ответственности.
Бухгалтер, ведущий расчёты с контрагентом. В малых компаниях или если главбуха нет, может подписывать обычный бухгалтер, уполномоченный руководителем приказом.

Важно: кто бы ни подписывал, он должен быть уполномочен на это документом (приказом компании, доверенностью или указанием в учётной политике). Без полномочий подпись не имеет юридической силы.

По другой стороне (контрагенте) всё то же самое: они выбирают, кто подписывает их экземпляр акта.

Сверка расчётов в один клик с электронной подписью? Подключить Диадок: Сверки — автоматическая отправка актов контрагенту, электронная подпись, хранение в архиве.

Сроки хранения актов сверки

Это один из самых чётких требований закона о бухучёте. Акты сверки хранят не менее 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учёте). Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом составления документа.

Пример: акт сверки, составленный в декабре 2025 года, нужно хранить минимум до 31 декабря 2030 года (5 полных лет после года его составления).

Где хранить:

Если акты на бумаге — подшивка, архивная коробка с маркировкой, защита от влаги и огня.
Если акты в электронном виде (отсканированные или подписанные КЭП) — можно хранить в электронном архиве или в облаке, но с резервным копированием и защитой от потери.
Если акты в Диадоке (под электронной подписью) — система хранит их автоматически с резервным копированием и гарантией доступности 5+ лет.

Предупреждение от бывалого: не выбрасывайте акты раньше 5 лет. Если потом возникнет спор с контрагентом, налоговой или при проверке аудита — первое, что спросят: «Где документ?» Если его нет — доказывать будет намного сложнее.

Можно ли отказать в предоставлении акта сверки

Если договор требует составлять акты сверки — отказать нельзя. Это нарушение договорных обязательств, и контрагент вправе потребовать акт через суд или расторгнуть договор.

Если договор молчит об актах сверки — можно отказать, но с оговорками:

Теоретически можно. По закону это право сторон, а не обязанность.
Практически — рискованно. Отказ может испортить отношения с важным контрагентом, и он может нарушить ваши интересы (например, пожаловаться налоговой, расторгнуть договор).
По инициативе налоговой. Если при проверке или сверке с ФНС налоговая попросит акты сверки, отказать нельзя.

Практический совет: если контрагент просит акт сверки, лучше его составить. Это займёт день-два, а экономия на времени не стоит потери доверия. Если отказываете — имейте в виду, что нужно будет объяснять налоговой, почему нет актов сверки в том или ином периоде. Пошаговую инструкцию о том, как правильно составить акт сверки, можно найти в практическом руководстве.

Самая частая проблема при переводе актов сверки в ЭДО — контрагенты не знают, что можно отправлять акты электронно с КЭП, а не печатать и носить с собой. По факту, электронный акт, подписанный квалифицированной подписью обоих сторон, имеет точно такую же юридическую силу, как бумажный. Это может сильно ускорить закрытие квартала: вместо недели ожидания бумаги вы получаете подпись за часы.

Типичные ошибки при составлении

Вот на чём спотыкаются чаще всего:

Забыли указать дату составления и подписания. Без даты акт теряет юридическую силу и не засчитывается в сроки исковой давности. Дата должна быть полная: число, месяц, год.
Подписали один экземпляр, а не два. Обе стороны должны иметь подписанный экземпляр. Если только у вас есть подпись контрагента, а у него нет вашей подписи — это фактически не подписанный документ для него.
Разные суммы в актах сверки разных периодов. Если вчера вы со своим контрагентом подписали акт на сальдо 100 тыс., а завтра вышел новый акт с суммой 50 тыс. — это разницы, которые нужно объяснять. Обновлённые суммы должны быть в новом акте, а старый остаётся в архиве.
Написали произвольные реквизиты, которых нет в договоре. Если в договоре оговорена форма акта сверки — обязаны её придерживаться. Произвольная форма может быть оспорена.
Хранят акты бумажные в обычной папке, без архивной обработки. Через пять лет бумага портится, чернила стираются. Если актуально — сканируйте и переводите в электрон архив.
Не отразили расхождения. Если в актах сверки выявлены разницы между данными обеих сторон — обязаны их зафиксировать в отдельной графе или приложении. Молчаливое согласие на неправильные суммы — юридический риск.

Как правильно составить и подписать

Шаг 1. Согласуйте форму акта с контрагентом. Если в договоре не указана форма — предложите свой образец или используйте образец контрагента. Форма может быть простой, главное — наличие реквизитов.

Шаг 2. Заполните основные реквизиты. В акте сверки должны быть: наименование обеих организаций, ИНН, период сверки, дата составления, суммы по дебету и кредиту (дебиторская/кредиторская задолженность), итоговое сальдо.

Шаг 3. Проверьте данные в 1С или учётной системе. Суммы в акте должны совпадать с данными аналитического учёта по этому контрагенту на дату составления.

Шаг 4. Отправьте контрагенту с просьбой проверить и подписать. Если используете Диадок или другой ЭДО — отправьте электронно с КЭП. Если по старинке — отправьте два бумажных экземпляра.

Шаг 5. После получения подписи обеих сторон — храните оригинал. Один экземпляр остаётся у вас в архиве, второй — у контрагента. Если есть расхождения в суммах — зафиксируйте их в протоколе расхождений (отдельный документ).

Часто задаваемые вопросы

Акт сверки обязателен по закону?

Нет, по федеральному закону акт сверки не является обязательным. Это право сторон, а не обязанность. Однако если такая обязанность предусмотрена в договоре между организациями, то она должна выполняться.

Сколько нужно хранить акты сверки?

Акты сверки — это документы бухгалтерского учёта, поэтому хранят их не менее 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом составления акта.

Акт сверки должен быть подписан в течение 10 дней?

Нет закона о 10 дневном сроке подписания. Этот срок может быть указан в договоре между сторонами или в приказе компании, но это не обязательно по закону. Сроки подписания определяют сами стороны в своём договоре.

Кто может подписывать акт сверки?

Обычно — главный бухгалтер или руководитель организации, в зависимости от того, кому дана власть подписывать такие документы (указано в приказе или учётной политике). Главное — что лицо должно быть уполномочено на подпись документа.

Может ли бухгалтер подписывать акт сверки?

Да, если он уполномочен приказом руководителя на подпись актов сверки. Но в большинстве случаев это право даётся главному бухгалтеру или руководителю.

Обязаны ли предоставить акт сверки контрагенту?

Если в договоре это требуется — да. Если нет — имеете право отказать, но это может испортить отношения. В любом случае, если налоговая запросит акты сверки — отказать нельзя.

Можно ли составить акт сверки в произвольной форме?

Да, если форма не согласована в договоре. Письмо Минфина от 18.02.05 разрешает произвольную форму. Но если форма указана в договоре — должны использовать именно её.