Воинский учёт в организации в 2026 году: обязанности работодателя, документы и штрафы

Воинский учёт — участок, который годами вели формально, а теперь он стал одним из самых дорогих по цене ошибки. Штрафы выросли в десятки раз, обязанности расширились, а данные из вашей отчётности сопоставляются автоматически. Разбираем, что именно должен делать работодатель.

Коротко о главном

Воинский учёт обязаны вести все организации независимо от формы собственности, системы налогообложения и численности. Освобождения для малого бизнеса нет.

Учёту подлежат военнообязанные и призывники, работающие по трудовым договорам, включая совместителей и дистанционных сотрудников.

Сведения о приёме и увольнении такого сотрудника направляются в военкомат в течение 5 дней. В тот же срок сообщают о выявленных неточностях и изменениях учётных данных.

Штрафы по основным составам: для должностных лиц — 40 000–50 000 ₽, для организаций — 350 000–400 000 ₽. За отказ от взаимодействия с военкоматом в условиях мобилизации — до 500 000 ₽.

В этой статье

Кто обязан вести воинский учёт
Каких сотрудников ставят на учёт
Кто ведёт учёт внутри организации
Документы воинского учёта
Сроки подачи сведений в военкомат
Бронирование граждан
Штрафы для организации и должностных лиц
С чего начать, если учёт не вёлся

Кто обязан вести воинский учёт

Обязанность распространяется на все юридические лица — коммерческие и некоммерческие, крупные и микропредприятия, на общей системе и на упрощёнке. Численность сотрудников значения не имеет: даже организация с одним директором обязана вести учёт, если этот директор подлежит воинскому учёту.

Индивидуальные предприниматели воинский учёт своих работников не ведут — эта обязанность возложена именно на организации.

Отдельно стоит развеять частое заблуждение: перевод сотрудников на дистанционную работу или их проживание в другом регионе от обязанности не освобождает. Учёт ведётся по месту нахождения организации.

Каких сотрудников ставят на учёт

Учёту подлежат две категории.

Призывники — мужчины, подлежащие призыву на военную службу и не пребывающие в запасе.

Военнообязанные — граждане, пребывающие в запасе. Сюда входят прошедшие военную службу, не прошедшие её по различным основаниям, окончившие военные кафедры, а также женщины, имеющие военно-учётные специальности.

Учитываются сотрудники, работающие по трудовым договорам, включая:

внешних и внутренних совместителей;
дистанционных работников;
сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком;
работающих по срочным договорам.

Исполнители по договорам гражданско-правового характера в воинский учёт организации не включаются — с ними нет трудовых отношений.

Не подлежат учёту: граждане, освобождённые от исполнения воинской обязанности, снятые с учёта по возрасту, женщины без военно-учётной специальности, а также лица, постоянно проживающие за пределами России.

Чаще всего теряют две категории: сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком и дистанционщиков. Логика кадровика понятна — человека физически нет в офисе, он выпадает из поля зрения. Но обязанность привязана к трудовому договору, а не к присутствию на рабочем месте. Я советую при любой сверке брать список не «работающих сейчас», а всех действующих трудовых договоров: так эти две категории не выпадают.

Кто ведёт учёт внутри организации

Ответственного назначает руководитель приказом. Число ответственных зависит от количества сотрудников, подлежащих учёту: при небольшом числе обязанности возлагают на кадровика или бухгалтера как дополнительную нагрузку, при большом — создают отдельное подразделение.

Формально требуется:

приказ об организации воинского учёта и назначении ответственного;
план работы по ведению воинского учёта на год;
согласование приказа и плана с военным комиссариатом по месту нахождения организации.

Отсутствие приказа — самостоятельное нарушение, которое инспектор увидит первым, потому что с него начинается любая проверка.

Документы воинского учёта

Основной документ — карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту. Она заводится на каждого такого сотрудника при приёме на работу и хранится в картотеке.

Сведения в карточку берутся из документов воинского учёта самого гражданина:

у призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву;
у военнообязанных — военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.

Требовать эти документы при приёме на работу работодатель обязан: они входят в перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора.

Помимо карточек ведутся: журнал проверок осуществления воинского учёта, расписки в приёме документов, служебное делопроизводство по переписке с военкоматом. Картотека формируется в установленном порядке, а не в произвольном.

Сроки подачи сведений в военкомат

Ключевой срок — 5 дней. Он применяется к большинству событий.

Приём и увольнение сотрудника, подлежащего воинскому учёту, — сведения направляются в течение 5 дней.

Выявленные неточности и ошибки в документах воинского учёта, изменения учётных данных, а также сведения о неисполнении гражданином обязанностей по воинскому учёту — в течение 5 дней со дня выявления.

К изменениям учётных данных относятся смена фамилии, семейного положения, образования, структурного подразделения, должности, места жительства или места пребывания.

Отдельно направляются списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, и сведения по запросам военкомата — здесь срок указывается в самом запросе.

Ежегодно проводится сверка сведений карточек с данными военкомата. Периодичность и порядок сверки согласуются с комиссариатом.

Пятидневный срок считается со дня события, а не со дня, когда до документа дошли руки. У сотрудника поменялась фамилия — отсчёт пошёл с даты, когда вы об этом узнали, а узнали вы в момент, когда он принёс новый паспорт в кадры. Практический выход — привязать уведомление военкомата к тем же кадровым процедурам, что и приказ: оформили приказ о приёме, переводе или увольнении, тем же действием сформировали сведения. Отдельный «день воинского учёта раз в месяц» гарантированно даёт просрочки.

Бронирование граждан

Бронирование — отдельная задача, которую часто путают с обычным учётом. Это закрепление за организацией работников, пребывающих в запасе, на период мобилизации и в военное время: забронированный сотрудник получает отсрочку от призыва.

Бронирование ведут организации, которым доведены соответствующие задания через органы власти или отраслевые ведомства. Если задания нет, организация ведёт только общий воинский учёт.

Для бронирования оформляется отдельный комплект документов, ведётся своя отчётность и назначается ответственный. Этот участок стоит отделять от общего учёта и не считать его автоматическим продолжением.

Штрафы для организации и должностных лиц

С октября 2023 года санкции выросли многократно, и в 2026 году продолжают действовать в увеличенном размере.

Непредставление сведений, необходимых для воинского учёта (ст. 21.4 КоАП РФ) — штраф налагается только на должностное лицо: 40 000–50 000 ₽.

Неоповещение граждан о вызове по повестке и необеспечение возможности своевременной явки (ст. 21.2 КоАП РФ) — на должностных лиц 40 000–50 000 ₽, на организацию 350 000–400 000 ₽.

Отказ от содействия военным комиссариатам в период мобилизации — на должностных лиц 60 000–80 000 ₽, на организацию 400 000–500 000 ₽.

Невыполнение военно-транспортной обязанности (ст. 19.38 КоАП РФ) — штраф для организации достигает 500 000 ₽.

Важно: штрафы считаются по каждому эпизоду. Не поданные сведения по десяти сотрудникам — это не одно нарушение, а десять, и суммы складываются.

С чего начать, если учёт не вёлся

Ситуация типовая: организация много лет обходилась без воинского учёта и теперь наводит порядок. Разумная последовательность такая.

1. Издать приказ об организации воинского учёта и назначить ответственного.

2. Собрать документы воинского учёта у действующих сотрудников — военные билеты и удостоверения призывников.

3. Определить круг подлежащих учёту. Проверить всех по действующим трудовым договорам, включая совместителей, дистанционных и находящихся в отпусках.

4. Завести карточки и сформировать картотеку в установленном порядке.

5. Согласовать приказ и план работы с военным комиссариатом по месту нахождения организации.

6. Подать сведения по сотрудникам, о которых военкомат не был уведомлён, и провести первую сверку.

Данные для карточек берутся из тех же кадровых документов, которые вы ведёте для расчёта зарплаты, — приказов о приёме, переводах и увольнениях. Как их правильно оформить, разбираем в статье про кадровые приказы и документы.

Отдельная тема — электронный реестр воинского учёта и уведомления, которые видят сами сотрудники. Ей посвящена статья «Реестр воинского учёта».

Обязан ли ИП вести воинский учёт работников?

Нет. Обязанность вести воинский учёт возложена на организации. Индивидуальные предприниматели воинский учёт своих сотрудников не ведут.

В какой срок подавать сведения в военкомат о приёме сотрудника?

В течение 5 дней. Тот же срок действует для сведений об увольнении, об изменении учётных данных и о выявленных неточностях в документах воинского учёта — он отсчитывается со дня выявления.

Нужно ли ставить на учёт дистанционных сотрудников?

Да. Обязанность привязана к наличию трудового договора, а не к месту фактической работы. Дистанционные сотрудники, совместители и работники в отпуске по уходу за ребёнком учитываются наравне с остальными.

Какой штраф за нарушение правил воинского учёта?

За непредставление сведений — 40 000–50 000 ₽ на должностное лицо. За неоповещение о вызове по повестке — 40 000–50 000 ₽ на должностное лицо и 350 000–400 000 ₽ на организацию. За отказ от содействия военкомату в период мобилизации — до 500 000 ₽ на организацию. Штрафы считаются по каждому эпизоду.

Ведётся ли воинский учёт по исполнителям на ГПХ?

Нет. В воинский учёт организации включаются работники по трудовым договорам. С исполнителями по гражданско-правовым договорам трудовых отношений нет, поэтому в картотеку они не попадают.

Что такое бронирование и всем ли оно нужно?

Бронирование — закрепление работников из запаса за организацией на период мобилизации с предоставлением отсрочки. Его ведут только те организации, которым доведены соответствующие задания. Остальные ведут общий воинский учёт без бронирования.