Регламент информационного взаимодействия: структура и согласование с ФНС

Компания выбрала налоговый мониторинг, собралась подавать заявление — и вот выясняется, что кроме заявления нужен ещё регламент информационного взаимодействия. При этом у ФНС есть к нему требования, регламент нужно согласовать, и если он составлен неправильно, в доступе откажут. Разбираем, что это такое, из чего он состоит и как пройти согласование без отказов.

Коротко о главном

Регламент информационного взаимодействия (РИВ) — это основной документ участника налогового мониторинга, который определяет, как компания будет обмениваться данными с ФНС в режиме мониторинга. Это не просто бумажка: РИВ описывает практически весь процесс налогового контроля для конкретной организации.

РИВ подаётся одновременно с заявлением о проведении мониторинга и согласуется с налоговым органом. Без согласованного регламента участника мониторинга просто не примут в режим. РИВ содержит пять обязательных разделов: порядок доступа к данным, состав раскрываемых информацион, порядок отражения в учёте, описание внутреннего контроля и процедуру внесения изменений.

Процесс согласования может занять несколько недель: ФНС часто возвращает регламент на доработку, особенно если неясна система контроля или объём раскрываемых данных. Главное — закладывать время и не пытаться согласовать РИВ в спешке за день до завершения срока подачи заявления.

В этой статье

• Что такое регламент информационного взаимодействия и зачем он нужен
• Кто готовит РИВ внутри компании
• Структура РИВ: пять обязательных разделов
• Требования ФНС к форме и содержанию регламента
• Как проходит согласование РИВ с налоговым органом
• Частые ошибки при подготовке регламента
• Как вносить изменения в действующий РИВ
• Чек-лист готовности документа

Что такое регламент информационного взаимодействия и зачем он нужен

Налоговый мониторинг — это добровольный режим, в котором крупная компания вместо традиционной проверки работает в постоянном диалоге с ФНС. Логика простая: налоговый орган видит данные компании в реальном времени через витрину, проверяет ход рассчитывают налоги, и если видит проблему, сразу говорит об этом. Компания не получает неожиданный счёт и штраф через полтора года — всё обсуждается на месте.

Но для такого диалога нужны правила. Регламент информационного взаимодействия — это и есть эти правила. Документ описывает:

• Какие информационные системы компании ФНС сможет смотреть и как это технически настроить;
• Какие именно документы и данные компания раскроет налоговому органу;
• По какому графику и в какие сроки эти данные будут доступны;
• Как компания отражает спорные моменты в учёте и когда уведомляет об этом ФНС;
• Какая система внутреннего контроля у компании и как она помогает избежать нарушений;
• Как компания сама будет вносить изменения в регламент, если что-то поменяется.

РИВ подтверждает, что компания готова работать в режиме мониторинга: она понимает, что скрывать неудачи, и согласна на прозрачность взамен на отсутствие камеральных и выездных проверок.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Регламент — это не громоздкая бумажка, хотя многие воспринимают именно так. На самом деле это инструкция, которая защищает компанию: если всё в РИВ чётко описано и согласовано, потом не будет ситуации, когда ФНС потребует доступ к данным, которых в РИВ нет, или когда возникнет спор о том, насколько полны раскрытия. Хороший регламент — это основа спокойного мониторинга.

Кто готовит РИВ внутри компании

Регламент информационного взаимодействия — не чисто бухгалтерский документ и не только ИТ-задача. К подготовке РИВ привлекаются люди из разных подразделений:

• Главный бухгалтер или его заместитель — задают состав раскрываемых данных, сроки, порядок отражения в учёте и координируют процесс.
• Специалист по налогам или финансовый директор — определяют налоговую политику компании, которая должна быть видна в РИВ.
• Начальник ИТ-отдела или администратор информационных систем — описывают технический порядок доступа ФНС к 1С, витрине данных, облачным хранилищам и другим системам.
• Специалист по внутреннему контролю или аудиту — описывают систему контроля, которая предотвращает ошибки в расчётах налогов.
• Начальник отдела кадров — если РИВ затрагивает вопросы по ФОТ, социальным взносам и удержаниям.

На практике главный бухгалтер аккумулирует информацию от всех этих людей, набросает проект РИВ и подст к согласованию внутри компании. Затем финансовый директор или гендиректор подписывает готовый регламент — нужна подпись должностного лица, уполномоченного на это согласно положению об учётной политике.

Если компания работает через консультантов, они помогают составить регламент и пилотируют согласование с ФНС, но исходные данные о системе контроля, доступе к ИС и политике компании должны быть от самой организации.

Структура РИВ: пять обязательных разделов

Форма регламента утверждена ФНС, и у РИВ всегда пять разделов. Вот что в каждом:

Раздел 1: Порядок представления документов и доступа к информационным системам

Здесь компания описывает технически, как ФНС будет получать данные. Варианты разные:

• Компания самостоятельно выгружает данные из 1С и отправляет их через витрину налогового мониторинга на сайте ФНС по расписанию (например, каждую неделю).
• ФНС подключается напрямую к информационным системам компании через защищённый канал и видит данные в реальном времени (требует СКЗИ и настройки сетевого доступа).
• Компания использует облачное решение типа Контур.Налоговый мониторинг, которое интегрируется с АИС «Налог-3» и автоматически выгружает данные.
• Комбинированный порядок: основные данные через витрину, но первичные документы (счёта-фактуры, акты) доступны по запросу ФНС в 1С.

Этот раздел должен точно описать, какие системы используются, каков порядок выгрузки данных, сроки (например, «в течение 5 рабочих дней» или «в день составления»), и кто отвечает за техническое обеспечение со стороны компании.

Раздел 2: Состав раскрываемых данных и сроки их представления

Это самый объёмный раздел. Компания здесь перечисляет все документы и данные, которые ФНС сможет видеть. Типичный состав:

• Ежемесячные и квартальные налоговые регистры и аналитика по налогам (НДС, налог на прибыль, ЕСН, ДДН и тому подобное).
• Учётные политики, корректировки и изменения, которые компания делает в течение периода мониторинга.
• Регистры аналитического учёта по контрагентам и договорам, которые могут быть предметом проверки.
• Данные о выплатах заработной платы, авансов, социальных взносов.
• При необходимости — отчётность и учётные регистры по конкретным направлениям: основным средствам, товарам, результатам НМА.
• Первичные документы (договоры, накладные, счёта-фактуры, акты) — по запросу ФНС или по утверждённому графику.
• Информация о внесённых изменениях в РИВ и причины внесения изменений.

Для каждого типа данных нужно указать срок представления: например, регистры НДС и налога на прибыль — в течение 10 дней после закрытия месяца, первичные документы — в течение 5 дней с момента создания.

Мнение эксперта

Сергей Волков

Аналитик по проверке контрагентов

Часто компании ошибаются в разделе про состав данных: либо пишут слишком широко («всё, что попросит ФНС»), либо, наоборот, зажимаются и не раскрывают то, что потом понадобится. Правильный подход — честно перечислить, что компания в состоянии регулярно готовить и выгружать. Если в РИВ написано, что выгрузим счёта-фактуры раз в месяц, но нужны они каждый день, ФНС это быстро заметит. Лучше реалистичный график, чем планы, которые невозможно выполнять.

Раздел 3: Порядок отражения в регистрах учёта и информирования налогового органа о сомнительных операциях

Этот раздел описывает, как компания учитывает операции, которые могут быть спорными. Вопрос простой: если компания считает, что операция легальна, но ФНС может с ней не согласиться, кто когда об этом говорит?

Здесь нужно указать:

• По какому принципу компания определяет потенциально спорные операции (например, крупные разовые сделки, операции с новыми контрагентами, использование специальных налоговых схем).
• Как эти операции отражаются в учёте (отдельно или обычным порядком).
• Когда компания информирует ФНС о проблемной операции (до начисления налогов, после первого уведомления от проверяющего инспектора, при внесении изменений в учёт).
• Как компания документирует своё мнение о легальности операции (экспертиза, консультация адвоката, обоснование).

На практике это звучит так: компания получила договор от контрагента на проведение маркетинговых услуг за 5 млн рублей (очень круглая сумма, непривычное направление). Компания отражает это в учёте обычным порядком, но ставит пометку, что операция потенциально спорная и готовит обоснование легальности (коммерческое предложение, смета услуг). Затем оповещает ФНС в соответствии с графиком раскрытия: например, в сведениях о внесённых изменениях в учёт.

Раздел 4: Описание системы внутреннего контроля и процедур, которые позволяют избежать нарушений

Налоговый мониторинг — это режим, при котором компания во многом полагается на свой внутренний контроль, а не на ФНС. Поэтому РИВ должен описать эту систему контроля подробно.

Типичные элементы системы внутреннего контроля:

• Разделение функций: кто готовит документы, кто их проверяет, кто утверждает (главный бухгалтер не должен быть и одновременно автором, и проверяющим).
• Согласование операций перед учётом: перед тем как отразить крупную сделку, проходит согласование у главного бухгалтера и финансового директора.
• Регулярные сверки: ежемесячно сверяются регистры 1С с первичными документами, ежеквартально — с формами отчётности.
• Обучение персонала: сотрудники бухгалтерии и управления ежегодно проходят обучение по налоговому законодательству и политике компании.
• Ведение журнала изменений: все изменения в учёте, расчётах налогов, учётной политике фиксируются и архивируются.
• Процедура проверки контрагентов: перед началом сотрудничества компания проверяет, не в ФНС ли контрагента сведения об исключении из реестра или иные риск-факторы.
• Аудит и консультации: раз в год (или чаще) компания проводит внутренний аудит или привлекает консультантов для проверки соответствия учёта законодательству.

Этот раздел часто вызывает вопросы при согласовании, потому что ФНС хочет убедиться, что система контроля не на бумаге, а действительно работает. Поэтому здесь нужно быть максимально конкретным и честным.

Раздел 5: Порядок внесения изменений в регламент

Компания готовит регламент на период налогового мониторинга (год), но за год может произойти много: смена учётной политики, внедрение новой информационной системы, расширение бизнеса в новые направления. Поэтому регламент может меняться.

В этом разделе компания описывает:

• Какие изменения в РИВ не требуют согласования с ФНС и вносятся самостоятельно (например, уточнение графика выгрузки данных, исправление опечаток).
• Какие изменения требуют согласования с налоговым органом (например, исключение из раскрытия какого-то направления, смена информационной системы, ослабление системы контроля).
• По какой процедуре и в какие сроки компания уведомляет ФНС об изменениях.
• Кто внутри компании отвечает за ведение РИВ и мониторинг соответствия текущей деятельности регламенту.

Например: если компания решила внедрить облачную систему управления персоналом вместо текущей, это может потребовать изменения раздела о доступе к системам и согласования с ФНС. А если просто уточнили граф выгрузки, это может быть техническим изменением.

Требования ФНС к форме и содержанию регламента

Форма РИВ утверждена Приказом ФНС (реквизиты лучше уточнить на момент подготовки регламента на дату подготовки документа, так как форма может изменяться). Ключевые требования ФНС:

• Полнота информации. Каждый раздел должен быть заполнен подробно, без отсылок на приложения или на уточнение после согласования. ФНС не принимает РИВ, в котором написано, что детали приложены, но приложений нет.
• Реальность и выполнимость. Всё, что описано в РИВ, должно быть выполнимо в текущих условиях компании. Если в регламенте обещаны отчёты, которые 1С не может готовить в таких сроках, согласование сорвётся.
• Соответствие налоговому законодательству. Система контроля и порядок раскрытия не должны входить в противоречие с Налоговым кодексом или иными законами.
• Подпись уполномоченного лица. РИВ должен быть подписан должностным лицом, уполномоченным на это согласно положению об учётной политике компании (обычно это финансовый директор или генеральный директор).
• Лёгкость проверки. ФНС должна быстро понять, что именно и когда получит от компании. Текст должен быть структурированный, без излишних деталей и юридических хитростей.

Одна из частых ошибок — когда компания дублирует текст законов в РИВ вместо того, чтобы описать свой собственный процесс. ФНС может видеть законодательство сама; ей нужно понять, как именно ваша компания это законодательство выполняет.

Как проходит согласование РИВ с налоговым органом

Регламент подаётся одновременно с заявлением о проведении налогового мониторинга. После подачи начинается согласование:

Шаг 1: Первичная проверка. ФНС сначала смотрит, полный ли РИВ, есть ли подпись и все ли разделы заполнены. Если что-то очевидно не так (например, нет раздела про систему контроля), просят переправить.

Шаг 2: Ревью по существу. Начальник отдела мониторинга (или его коллега) подробно читает РИВ и ищет несоответствия между обещанными в РИВ данными и тем, что реально нужно для налогового контроля. Типичные вопросы: «Вы пишете, что выгружаете регистры НДС еженедельно, но как тогда ФНС будет видеть текущие корректировки? Нужна ежедневная выгрузка».

Шаг 3: Запрос уточнений. ФНС отправляет вам письмо со списком замечаний. Обычно их бывает 5–15. Распространённые замечания:

• «Раздел 2: Пожалуйста, более подробно распишите состав данных по контрагентам. Как ФНС сможет проверить легальность контрагентов?»
• «Раздел 3: Не ясно, как компания определяет «сомнительные операции». Дайте конкретные примеры и критерии».
• «Раздел 4: Описана система контроля, но ничего не сказано о её тестировании. Как компания убедилась, что система контроля действительно работает?»
• «Технический вопрос: вы используете облачное решение Контур, но как обеспечивается защита данных и шифрование при передаче в АИС Налог-3?»

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Согласование РИВ — это не один раунд писем. В среднем уходит 2–3 раунда: первый запрос с замечаниями, ответ компании, второй запрос уже более мелких вопросов, финальный ответ. Это может занять месяц-два. Если компания готовит РИВ в сентябре на получение доступа в октябре, она не успеет. Закладывайте 6–8 недель минимум на согласование, лучше начинайте за 3 месяца до запуска мониторинга.

Шаг 4: Уточнение и переправка. Компания получает замечания, дорабатывает РИВ и отправляет ответное письмо с исправленным регламентом или уточняющими пояснениями. Бывает, что компания пишет не переправленный РИВ целиком, а письмо с пояснениями по каждому пункту.

Шаг 5: Согласование и подписание акта. После всех уточнений ФНС согласует регламент. Затем подписывается акт о согласовании РИВ и одновременно издаётся решение о проведении налогового мониторинга. Компания входит в режим мониторинга. До этого момента все обязательства РИВ не действуют.

Весь процесс согласования закреплён в статье 105.27 НК РФ: заявление и РИВ подаются не позднее установленного срока года, предшествующего периоду мониторинга, а решение ФНС должно быть принято в установленный срок (обычно 30 дней).

Частые ошибки при подготовке регламента

После работы с несколькими компаниями видно, какие ошибки встречаются почти всегда:

Ошибка 1: Слишком обобщённый или слишком узкий состав данных

Компания пишет либо «будем выгружать всё, что есть в 1С», либо наоборот, перечисляет только счёта-фактуры и налоговые регистры, забывая про первичные документы, данные по контрагентам и так далее. Правильно — честно описать, что реально нужно для налогового контроля вашего конкретного бизнеса.

Ошибка 2: Неопределённые сроки представления данных

Если в РИВ написано «в течение разумного срока» или «по запросу ФНС», это не пройдёт. ФНС хочет точных сроков: «в течение 10 рабочих дней после закрытия месяца» или «в течение 2 суток». Если сроки нереальные для вашей 1С, лучше честно написать, чем потом не выполнять.

Ошибка 3: Описание системы контроля как пожелания вместо реальной процедуры

«Мы планируем внедрить разделение функций» — нет, если внедрите в будущем, это не работает. В РИВ пишется только то, что есть и работает сейчас. Если проверки контрагентов нет, то нет — и надо честно это написать.

Ошибка 4: Забывают про раздел про внесение изменений

Многие компании готовят четыре раздела идеально, но пятый (про порядок изменений) либо не пишут, либо описывают невнятно. Результат — в процессе мониторинга компания хочет что-то изменить, а процедура неясна и согласование затягивается.

Ошибка 5: Противоречие между разделами

Например, в разделе 2 написано, что выгружаются данные по контрагентам, а в разделе 4 (про контроль) вообще ничего не сказано о проверке контрагентов. Или в разделе 1 сказано, что доступ осуществляется через витрину на сайте ФНС, но контрагентов проверяют в 1С. Нужна согласованность.

Как вносить изменения в действующий РИВ

Регламент согласован и компания работает в режиме мониторинга. Но прошло полгода, и нужно внедрить новую систему управления проектами или изменить граф закрытия месяца. Как быть?

Есть несколько вариантов:

Техническое изменение (без согласования)

Если изменение чисто техническое и не влияет на объём или сроки раскрытия данных, компания может внести его самостоятельно. Примеры:

• Уточнение должности ответственного за ведение РИВ (была должна главный бухгалтер, теперь финансовый контролёр).
• Изменение контактной информации для отправки писем ФНС.
• Небольшие уточнения в описании процесса, не влияющие на суть.

Такие изменения компания вносит самостоятельно, но должна информировать ФНС в своих регулярных сведениях об изменениях в учёте (они подаются каждый квартал или месяц).

Существенное изменение (требует согласования)

Если изменение влияет на состав данных, сроки, систему контроля или порядок доступа ФНС, нужна переправка РИВ и его новое согласование. Примеры:

• Компания внедрила облачную систему вместо локальной 1С — меняется раздел про доступ к системам.
• Расширилась в новый вид деятельности и теперь нужны данные по новым видам активов — расширяется раздел про состав данных.
• Выявили, что система контроля недостаточна, и внедрили новый процесс — меняется раздел про контроль.
• Сроки выгрузки данных оказались нереальны и нужны более длинные сроки — уточняется раздел про сроки.

В этом случае компания готовит письмо в ФНС с обоснованием изменений и переправленным РИВ. Согласование может быть быстрее, чем в первый раз, если изменения небольшие.

Чек-лист готовности документа

Перед отправкой РИВ на согласование проверьте, что:

• ☐ Все 5 разделов заполнены — нет пустых мест, отсылок на приложения или формулировок «уточнится позже».
• ☐ Раздел 2 (состав данных) конкретен и выполним — не пишутся желания, а описывается то, что 1С реально может готовить по расписанию.
• ☐ Сроки представления данных чётко определены — не «в течение разумного срока», а «в течение 5 рабочих дней», «ежедневно» или конкретно.
• ☐ Раздел 4 (система контроля) описывает реальные процессы — не планы, а то, что работает уже сейчас в компании.
• ☐ Нет противоречий между разделами — что обещано в разделе 2, совпадает с тем, как это контролируется в разделе 4.
• ☐ РИВ подписан уполномоченным лицом — обычно финансовый директор или генеральный директор; подпись должна быть оригинальной, не сканом чего-то другого.
• ☐ Реквизиты компании актуальны — ИНН, полное наименование, адрес соответствуют реестру и заявлению о мониторинге.
• ☐ Техническая возможность доступа согласована с ИТ-отделом — если в РИВ обещан доступ к 1С, то ИТ подтвердил, что это технически возможно и безопасно.
• ☐ Регламент соответствует актуальному законодательству — если вы готовите РИВ, проверьте ст. 105.26–105.31 НК РФ на текущую дату и убедитесь, что пороги, сроки и процедуры совпадают.
• ☐ РИВ размещен вместе с заявлением — не отправляйте заявление сегодня, а РИВ завтра. Они подаются одновременно.

Нужна помощь с подготовкой регламента информационного взаимодействия, согласованием с ФНС и входом в налоговый мониторинг? Контур.Налоговый мониторинг — витрина данных с автоматической выгрузкой регистров, интеграция с АИС «Налог-3» и консультации при согласовании регламента.

Итог

Регламент информационного взаимодействия — это не формальность, а работающий документ, который определяет весь процесс налогового мониторинга для компании. Правильный РИВ состоит из пяти разделов: порядок доступа к системам, состав раскрываемых данных и сроки, порядок отражения спорных операций в учёте, описание системы внутреннего контроля и процедура внесения изменений. Каждый раздел должен быть честным, детальным и выполнимым. Согласование может занять 6–8 недель, потому что ФНС часто возвращает РИВ на доработку, но это нормально. Главное — начать подготовку вовремя и не пытаться согласовать регламент в спешке. Чем лучше подготовлен РИВ изначально, тем быстрее пройдёт согласование и тем спокойнее будет работа в режиме мониторинга.

Часто задаваемые вопросы