Учёт в общепите: ингредиенты, заготовки и списание

Товародвижение на кухне — это не просто приход и расход. Это цепочка: приёмка сырья → хранение → передача в цех → приготовление → списание. На каждом этапе может быть просечка: товар принял по накладной, но в реальности он другого качества; заготовил полуфабрикат, но никто не записал ни дату, ни срок; готовил блюдо по технологической карте, но выход не совпадает с реальностью; приходит проверка — а ты не знаешь, что тебе считать убытком, а что нормальной потерей. Разбираем, как организовать учёт на складе и кухне, чтобы не было разрывов между плановым и реальным расходом, и как работают госсистемы (ЕГАИС, Меркурий, Честный ЗНАК).

Коротко о главном

Товародвижение в общепите — это движение продуктов от приёмки до списания по трём линиям: сырьё (ингредиенты в упаковке), заготовки (обработанное сырьё, хранящееся на холоде) и блюда (готовое блюдо). Каждый вид требует своего документирования: сырьё приходуется по накладной поставщика, заготовки — по акту передачи со склада на кухню, готовые блюда — по выпуску порций и продаже через кассу.

Ключевая засада: списание сырья идёт не только в готовые блюда, но и в отходы (кожура, кости, влага при варке) — и разница между плановыми потерями (указанными в технологической карте) и реальными потерями часто оказывается причиной убытков или, наоборот, скрытой хищи.

Инвентаризация на кухне отличается от розничной тем, что там считают не готовые товары, а полуфабрикаты в процессе и остатки сырья. Делают это раз в месяц минимум, часто — раз в две недели, потому что сырьё скоропортящееся и нужно видеть, что пропало и почему.

Госсистемы касаются кухни на каждом шаге: ЕГАИС обязателен для алкоголя, Меркурий — для мяса, рыбы и молока, Честный ЗНАК — для маркированных товаров (молочная продукция, бутилированная вода, пиво). Без них товар не приходуется, по факту — штраф или приостановка деятельности.

В этой статье

Как устроено товародвижение: сырьё, заготовки, блюда
Приёмка товара и документы
Различие между заготовкой и полуфабрикатом в учёте
Списание сырья по технологическим картам vs реальный расход
Инвентаризация на кухне: как, когда и что считать
Госсистемы: ЕГАИС, Меркурий, Честный ЗНАК — что считать и как не ловить штрафы
Часто задаваемые вопросы

Как устроено товародвижение в общепите

В ресторане или столовой всегда три отделения: склад (хранилище сырья), кухня (производство) и торговый зал (продажа). Товар движется между ними по документам, и каждая передача должна быть оформлена, чтобы ясно, кто отвечает за остаток.

Этап 1: Приёмка сырья на склад. Поставщик привозит товар — мясо, овощи, молочку, алкоголь. Ты (или складской) проверяешь: количество по накладной совпадает, дата производства нормальная, упаковка целая, температура (для чиллированного) не нарушена. Если всё ОК — расписываешь акт приёмки, товар становится твоим, он приходуется в учёт на складском счёте. Если есть претензия (не совпадает вес, есть брак) — оформляешь акт расхождений, возвращаешь и требуешь возмещение.

Этап 2: Хранение на складе. Сырьё лежит в холодильнике или при комнатной температуре, в зависимости от вида. Важно помечать дату приёмки и срок годности, чтобы при передаче на кухню первым шёл старый товар (принцип FIFO — first in, first out). Вести учёт на уровне остатков: сколько килограммов капусты на складе, когда закончится, когда закупить ещё.

Этап 3: Передача со склада на кухню. Повар или кухонный рабочий берёт товар со склада и уносит на кухню. Это тоже оформляется внутренним актом (не всегда письменно, но факт). Товар больше не на складе, он теперь на кухне, и отвечает за него уже кухонный персонал. Может быть обработан (почищен, нарезан) и превратиться в заготовку.

Этап 4: Приготовление блюда и списание. Повар берёт заготовку и готовит блюдо по рецепту (технологической карте). Сырьё списывается в расход. В касса блюдо пробивается, и тогда я знаю, сколько порций продалось и, соответственно, сколько сырья было израсходовано.

На практике в общепите самая частая засада — это неоформленные передачи между складом и кухней. Сваливают мешок капусты на кухню, никто не пишет акт, и потом при инвентаризации ты не знаешь: это капуста со склада или уже часть заготовки? По факту документирование на складе ведут хорошо, а как товар ушёл на кухню — начинается халатность. Я рекомендую минимум раз в смену проверять, сколько чего взяли с холодильника, даже если это просто фото остатков в боксе. Потом при инвентаризации будет с чем сверить.

Приёмка товара и документы

Приёмка начинается с накладной поставщика (или счёта-фактуры, если ты на НДС). На накладной должны быть: наименование товара, кол-во, единица измерения, цена, дата и подпись поставщика.

Что проверять при приёмке:

Кол-во совпадает. Если накладная говорит 50 кг капусты, взвешиваешь — должно быть 50 кг (±5% допуска обычно, но уточни с поставщиком). Меньше — оформляешь претензию и возвращаешь.
Дата производства нормальная. Молоко — не старше 5 дней, мясо замороженное — проверяешь сертификат, что оно не размораживалось. Если дата близка к финалу — можешь отказать, мотивация у тебя есть.
Упаковка целая. Если коробка с фруктами помята или холодильник разбит — товар внутри мог испортиться. Проверяешь несколько плодов наугад, если видишь плесень — отказываешь.
Температура. Если привезли охлаждённое мясо, а в машине было 25°, этой мясо уже не подходит (нарушена холодовая цепь). Используй термометр или требуй от поставщика справку о соблюдении режима.
Документы в порядке. Если это товар с госсистемой (ЕГАИС, Меркурий, Честный ЗНАК), должны быть электронные документы в системах — никакие бумаги не спасут, если в системе не отражено.

При приёмке оформляешь акт приёмки товара. Форма не регламентирована — можешь использовать простой журнал с колонками: дата, поставщик, наименование, кол-во, цена, подпись. Главное — когда потом будет проверка, ты сможешь показать, что товар был принят в таком-то виде и цене, и не твоя вина, если он потом испортился.

Касса Контур для общепита автоматизирует приёмку: сканируешь номер лота в ЕГАИС или Меркурии, система подтягивает документ, ты проверяешь данные и подтверждаешь приём — всё записывается автоматически. Как работает ЕГАИС в кассе.

Различие между заготовкой и полуфабрикатом в учёте

Часто путают два понятия, и это создаёт засаду при учёте на кухне.

Заготовка — это сырьё, которое прошло первичную обработку (очищено, нарезано) и хранится до использования. Например: картофель, почищенный и нарезанный на кубики в вакуумном пакете, или филе рыбы, готовое к варке. Заготовка лежит в холодильнике, помечена датой и сроком годности. Это промежуточное состояние сырья — уже обработано, но ещё не готовое блюдо.

Полуфабрикат в узком смысле — это более сложный промежуточный продукт, который может состоять из нескольких ингредиентов. Например: вареное мясо (сварено, но не соусировано), куриный фарш (молотое и замешанное), тесто для пирожков. Полуфабрикат тоже хранится отдельно, обычно — короче, чем просто заготовка сырья.

Различие в учёте:

Заготовка (обработанное сырьё) приходуется со склада на кухню по акту передачи, но себестоимость при передаче считается по цене исходного сырья. То есть если ты потратил 100 грамм картофеля на 80 грамм заготовки, в учёт она идёт по цене картофеля за 100 граммов (потеря уже учтена в технокарте).
Полуфабрикат собственного производства может вести себестоимость отдельно, потому что это уже комбинированный продукт. Например: если вареное мясо стоит дороже, чем сырое, в себестоимость полуфабриката добавляется стоимость газа или электричества на варку. Это нужно, если ты полуфабрикаты потом перепродаёшь (например, вареное мясо продаёшь отдельно) или передаёшь между филиалами.

При инвентаризации оба вида считаются отдельно: заготовки на складе (пока не пошли в блюдо), полуфабрикаты на кухне (после обработки). Если что-то испортилось в заготовках — это убыток от низкого качества сырья. Если испортился полуфабрикат — это ошибка в технологии или нарушение сроков хранения.

Списание сырья по технологическим картам vs реальный расход

Здесь начинается самое интересное. Технологическая карта говорит: на один борщ нужно 40 грамм капусты (сырой), 20 грамм свёклы и 15 грамм моркови, итого — 75 грамм овощей. Выход борща — 100 грамм готового блюда.

Но в реальности ты варишь борщ, и выходит 105 грамм (больше, чем ожидалось) или 95 грамм (меньше). Почему такая разница?

Ошибка в нарезке. Повар нарезал капусту чуть больше, чем в карте, или уже пошла в борщ полуфабрикат старше одного дня, который уже потерял влагу.
Объективные потери при варке. Овощи впитывают воду или теряют её в зависимости от времени варки. Если варил дольше обычного — выход может быть меньше. Если добавил бульон посильнее — больше.
Человеческий фактор. Один повар варит по карте честно, другой — «на глаз» и добавляет больше сметаны.
Поломка оборудования. Если плита работает нестабильно, варка может быть неравномерной, и выход срывается.

Как это влияет на учёт: если ты списываешь по технокарте (40 г капусты на порцию), но реальный выход борща 105 грамм (а не 100), то в себестоимость закладывается неправильно — ты считаешь, что борщ дороже, чем на самом деле, и неправильно считаешь наценку. На продажах это может вылиться в убыток, если цена блюда зависит от себестоимости.

Правило: один раз в месяц (при инвентаризации или после смены главного повара) делай выборочную проверку: готовишь блюдо ровно по карте, взвешиваешь выход, сравниваешь с картой. Если расхождение больше 5% — корректируй карту или перепрошитай поваров на внимание.

Я видела, как ресторан полтора года вёл учёт, списывая сырьё по картам, а потом оказалось, что реальный выход всех горячих блюд на 15% выше, чем в картах. Это значит, что себестоимость порции считалась выше, чем нужно, и маржа на каждом блюде была меньше, чем ты думал. Доход по факту был выше, но ты не видел этого, потому что в учёте всё было по картам. Когда проводили инвентаризацию, оказалось, что продавалось больше, чем покупалось (по картам). Вот тут и нашли: карты старые, поваров давно переучили, но карты не обновили. Поэтому технокарты нужно проверять не реже раза в полугодие, особенно если есть кадровые изменения.

Инвентаризация на кухне: как, когда и что считать

Инвентаризация — это сличение фактических остатков с данными в учёте. На кухне она нужна для того, чтобы найти, куда ушли деньги: в брак, в хищу, в перерасход сверх норм или просто в забывчивость.

Когда делать инвентаризацию:

Минимум раз в месяц (обязательно) — для текущего контроля.
Перед сменой материально-ответственного лица (завача, главного повара) — чтобы показать, какой остаток он/она принял.
После подозрительного инцидента (пропажа товара, жалоба на качество) — срочно, чтобы изолировать проблему.

Что считать при инвентаризации на кухне:

Сырьё на складе. Всё, что лежит в холодильниках, в мешках, в упаковках. Взвешиваешь (или считаешь единицами, если упакованное) и записываешь.
Заготовки на кухне. Почищенные овощи в вакуумных пакетах, вареные рёбрышки, нарезанное мясо — всё, что находится в процессе между сырьём и готовым блюдом. Это сложнее считать, потому что нужно помнить дату приготовления и срок годности (обычно 24–48 часов в холодильнике).
Полуфабрикаты. Если ты ведёшь учёт отдельно, они считаются своей строкой.
Готовые блюда на раздаче. Супы, каши, гарниры в потерхенах, готовые к продаже. Считаешь количество и вес (примерно, если стандартная порция). Это нужно знать, на какую сумму готовых блюд может быть убыток, если что-то не продалось до конца смены.

Методика проведения:

День инвентаризации объявляешь заранее. Лучше всего на конец рабочего дня, когда часть товара уже израсходована в блюда. Персонал должен знать, что считать будут.
Печатаешь опись. Список всех товаров, которые должны быть на кухне, с пустыми графами для фактического кол-ва. В опись включаешь данные из предыдущей инвентаризации и приходные документы (приёмка, передача со склада).
Считаешь фактически. Двое человек ходят по кухне, проверяют каждый холодильник, полку, ящик. Один считает, второй записывает. Всё взвешиваешь или считаешь штуками, если маленькие упаковки.
Сличаешь с учётом. Вычитаешь фактический остаток из остатка по учёту. Разница — это либо убыток (порча, хищь), либо ошибка в документах (забыли отразить приход или расход).
Оформляешь акт. Результаты инвентаризации записываешь в акт инвентаризации: дата, кто считал, что было, что есть, разница. Акт подписывают материально ответственный, бухгалтер и главный управляющий.

После инвентаризации убыток от порчи списывается как брак, убыток от невыясненной причины может быть списан за счёт прибыли (если разница небольшая, до 3% от товарооборота) или потребовано возмещение от ответственного лица (если разница большая и есть причины подозревать хищу).

Госсистемы: ЕГАИС, Меркурий, Честный ЗНАК — что считать и как не ловить штрафы

Каждая система следит за определённой группой товаров. Если ты не подключился к нужной системе или не отражаешь товар правильно, штраф гарантирован.

ЕГАИС — алкоголь. Если ты продаёшь пиво, вино, крепкий алкоголь — обязателен учёт в ЕГАИС (единая государственная система). Это не просто приёмка по накладной: каждый товар имеет акцизную марку с уникальным кодом, ты должен иметь личный кабинет в ЕГАИС, сканировать коды при приёмке и при продаже. ЕГАИС требует КЭП (квалифицированную электронную подпись) и обмен документами в электронном виде. Без этого штраф от 30 000 рублей и выше.

Меркурий — мясо, рыба, молоко. Продукты животного происхождения (свежее и замороженное мясо, рыба, молоко, колбасные изделия, консервы с мясом) должны иметь электронные ветеринарные сертификаты в системе Меркурий. При приёмке ты проверяешь: есть ли этот товар в Меркурии, статус передачи (отправлен ли он тебе, принял ли ты). Если нет — товар не подходит, ты не можешь его использовать. Штраф за отсутствие Меркурия-документа — конфискация товара и штраф.

Честный ЗНАК — молочная продукция, бутилированная вода, пиво, некоторые напитки. С 1 марта 2026 года маркировка перешла в режим поэкземплярного учёта: каждую упаковку молока или упаковку воды нужно сканировать при приёмке, учитывать её как отдельный товар (не как партию). Это означает, что при приёмке 20 упаковок молока ты скан помечаешь каждую — 20 строк в системе. При продаже — продал, отметил в системе. Штраф за неправильный учёт маркированных товаров — 300 000 рублей и конфискация.

Как организовать учёт:

При приёмке сырья проверяешь, какая это группа товаров. Алкоголь? Проверяешь наличие документа в ЕГАИС перед приёмкой (сканируешь код). Мясо? Проверяешь статус в Меркурии. Молочка? Отмечаешь в Честном ЗНАКе каждую упаковку.
Не приходуешь товар в обычный учёт, пока не отражено в соответствующей системе. Система и реальный склад должны совпадать.
При отпуске товара на кухню отмечаешь в системе (если система требует) дату и кол-во. При продаже — отмечаешь как проданное. За сутки все системы должны быть синхронизированы.
Раз в месяц делаешь сверку: сколько товара по системе, сколько на складе, нет ли расхождений. Если есть — разбираешься до инвентаризации.

Честный ЗНАК ловит всех новичков своей простотой. Кажется: ладно, я же не розница, я общепит, чем мне отличаться? Но нет, каждая упаковка считается отдельно. И если ты не отметил, что молоко прошло в борщ, система будет думать, что молоко у тебя на складе, а проверка найдёт пустой холодильник. Штраф. Особенно сложно, когда молочка используется в нескольких блюдах — тогда ты должен аккуратно распределить расход по системе. Рекомендую каждый день (или каждую смену) печатать отчёт из Честного ЗНАКа, проверять фактические остатки и согласовывать. Это 10 минут, но спасает от претензий при проверке.

Как правильно организовать товародвижение на практике

Шаг 1: Назначь материально ответственных лиц. Кто отвечает за склад (кладовщик, завач или ты сам)? Кто отвечает за учёт на кухне (главный повар)? Кто отвечает за кассу (кассир)? Каждый должен знать свою зону ответственности и подписывать документы при передаче товара из одной зоны в другую.

Шаг 2: Оформляй каждую передачу товара. Со склада на кухню — акт передачи. С кухни в раздачу (готовые блюда) — выпуск блюд по выходу. Через кассу — приход по чеку. Без документов в учёте будет путаница.

Шаг 3: Веди просто журнал остатков сырья. Не обязательно сложная программа: таблица Excel с колонками — товар, единица, остаток начало дня, приход, расход, остаток конец дня. Раз в неделю сверяешь остаток на складе с таблицей. Если больше расхождений нет — здорово. Если есть — разбираешься до конца недели.

Шаг 4: Каждый товар в технокарту. Все сырьё, которое идёт в готовые блюда, должно быть в технологических картах. Карты выполняют две роли: рецепт для повара (как готовить) и норма расхода для бухгалтера (сколько списывать). Обновляй карты раз в полугодие минимум.

Шаг 5: Инвентаризация на конец месяца. Последний день (или день зарплаты) — считаешь всё сырьё на складе и заготовки на кухне. Сличаешь с учётом. Разница — списываешь как убыток или требуешь возмещение от ответственного. На основе инвентаризации корректируешь учётные цены и себестоимость блюд.

Шаг 6: Госсистемы перед приёмкой. Алкоголь, мясо, молочка — всё, что требует электронной регистрации, проверяешь в системе ДО того, как принял товар. Нет в системе — отказываешь, требуешь документы от поставщика. Для алкоголя и Меркурия это критично: без них товар вообще не приходуется.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если при инвентаризации обнаружилась большая разница между учётом и реальностью?

Если разница до 3% от товарооборота — обычно это рассматривается как допустимая норма потерь и списывается за счёт прибыли. Разница больше 3% требует выяснения: либо это порча (оформляешь акт брака), либо хищь (разбираешься с ответственным лицом или требуешь возмещение). Важно: разница не всегда — хищь. Часто это ошибка в документах: забыли отразить приход со склада или неправильно считали выход блюда. Сначала проверяешь документы, потом требуешь возмещение.

Как считать убыток на полуфабрикаты, если они испортились?

Если полуфабрикат испортился (заплесневел, закис, неправильно хранился) — оформляешь акт брака. В акте указываешь: дата приготовления, дата обнаружения порчи, кол-во, причина (истёк срок, нарушен режим хранения, неправильная упаковка). На основе акта убыток списывается за счёт виновного лица (обычно — главного повара, если он не соблюдал сроки) или за счёт прибыли (если причина объективная — отключили холодильник и т.п.). Важно документировать дату приготовления: если полуфабрикат старше 48 часов, то потеря закономерна и не требует возмещения от лица.

Обязательно ли использовать специальную программу для учёта товаров на кухне?

Нет, закон не требует. Можешь вести учёт в простом журнале или Excel-таблице. Главное, чтобы были документы: приходные и расходные, акты передачи и инвентаризации. Программа помогает автоматизировать: система сама считает остаток, след за сроками, может отправлять уведомления о сроке годности. Но если у тебя маленькое заведение (10–15 блюд в меню), простая таблица справится хорошо.

Каковы штрафы за нарушение учёта в ЕГАИС или Меркурии?

ЕГАИС: неправильный учёт алкоголя, отсутствие сканирования кодов — штраф от 30 000 до 50 000 рублей для ИП, от 100 000 до 500 000 для компаний. Меркурий: отсутствие электронных ветеринарных сертификатов, неправильный учёт мяса/рыбы/молока — конфискация товара + штраф от 20 000 рублей. Честный ЗНАК: неправильный учёт маркированных товаров, продажа немаркированной продукции — штраф 300 000 рублей + конфискация. Штрафы в этих системах серьёзные, поэтому лучше потратить время на внедрение, чем ловить санкции при проверке.

Нужна ли техподдержка для работы с ЕГАИС или Честным ЗНАКом?

ЕГАИС требует КЭП (квалифицированную электронную подпись) и активный личный кабинет — это обычно настраивает бухгалтер или специалист. Честный ЗНАК тоже требует регистрации и связи со сканером (если ты считаешь коды вручную, сканер может быть обычный мобильный). Оба требуют обучения персонала: сотруднику на кухне нужно понять, как сканировать и отмечать товар. Фирмы, которые продают кассы и программы для общепита, обычно предоставляют техподдержку и обучение. Ориентируй на них: они помогут внедрить.

Что такое СанПиН требования к маркировке и хранению заготовок на кухне?

СанПиН 2.3/2.4.3590-20 требует, чтобы на каждой заготовке и полуфабрикате на кухне была этикетка с четырьмя обязательными данными: наименование продукции, дата и время изготовления, срок годности и условия хранения. Например: «Филе куриное, 10:30, срок 48 часов, хранить при +2...+4°». При проверке Роспотребнадзора инспектор смотрит именно на наличие этих этикеток — если есть — хорошо, если нет — может быть штраф. Этикетки нужны, чтобы следить за сроками: глаз не видит дату приготовления, а этикетка говорит, можно ли ещё использовать этот полуфабрикат или пора выбросить.

Как считать дату срока годности заготовки или полуфабриката?

Срок считается от момента приготовления (когда заготовку поставили в холодильник), не от момента приёмки сырья. Например: варил борщ в 10:00 утра — срок 48 часов, значит, использовать можно до 10:00 послезавтра. Если забыл отметить время приготовления, при проверке считается, что ты не знаешь, когда это было — товар подлежит утилизации. СанПиН конкретен: готовые блюда горячих цехов хранятся в тепле до 3 часов; холодные блюда и заготовки — при +2...+6° до 48 часов (для некоторых продуктов — до 24 часов). Если холодильник неисправен или была отключка — весь полуфабрикат старше 2 часов подлежит утилизации, без вариантов.

Заключение

Товародвижение на кухне — это не просто логистика, это учёт денег. Каждое яблоко со склада, каждая заготовка на холодильнике, каждое блюдо в раздаче — это себестоимость, это маржа, это прибыль. Если учёт рыхлый, ты не видишь, куда уходят деньги: в потери сырья, в порчу полуфабрикатов, в несоответствие технокарт реальному выходу или в банальную хищу.

Для контроля достаточно простого инструмента: бумажный или электронный журнал остатков, образцы для каждого товара, технокарты на все блюда, инвентаризация раз в месяц. И самое важное — люди: материально ответственные лица должны знать, что их контролируют, и честно оформлять документы. Остальное (программа, касса, госсистемы) — это инструменты, которые помогают, но не заменяют дисциплину.

Госсистемы (ЕГАИС, Меркурий, Честный ЗНАК) — не просто бюрократия. Они прослеживают товар до тебя, и если ты его неправильно не учитал, штраф гарантирован. Лучше потратить время на внедрение и обучение персонала, чем ловить санкции и приостановку деятельности. А при проверке Роспотребнадзора инспектор спросит именно про маркировку, сроки и журналы — документы на месте = зелёный свет.

Товароучёт в общепите — это основа для калькуляции себестоимости и установления правильной цены на блюдо. На его основе решаешь, какие блюда убыточные (может быть, техкарта старая?), какие — дающие маржу, где нужно снизить расход или пересмотреть поставщика. В разделе «Общепит и товароучёт» разобраны все этапы — от приёмки до продажи через кассу. Технологические карты — основа для списания сырья и расчёта себестоимости, ЕГАИС — электронная система учёта алкоголя, обе нужны для корректного учёта на кухне.

Касса Контур для общепита автоматизирует учёт товаров: приёмка по ЕГАИС/Меркурию, калькуляция по техкартам, инвентаризация с привязкой к кассе. Подключить Кассу для общепита