Приёмка алкоголя в ЕГАИС: накладные ТТН и акты подтверждения

Приёмка алкоголя в ЕГАИС — процесс, который держит в напряженности любого логиста или кассира. Товарно-транспортная накладная (ТТН) приходит в электронном виде, нужно её подтвердить, проверить каждую бутылку по марке, а потом выбрать между тремя актами: подтверждением, расхождением или полным отказом. И всё это в сроки, которые считаются в рабочих днях, а не в часах. Разбираем как работает приёмка алкоголя по ТТН в ЕГАИС, какие акты оформлять, в какой срок действовать, и что будет, если забыть подтвердить накладную.

Коротко о главном

Товарно-транспортная накладная (ТТН) в ЕГАИС — это электронный документ, который уведомляет вас о поступлении алкогольной продукции от поставщика. Это не бумага, а данные в системе. Когда товар физически прибыл на ваш склад, вы должны в течение одного рабочего дня отправить один из трёх документов: акт подтверждения (если всё в порядке), акт расхождения (если количество или качество не совпадают) или акт полного отказа (если товар невозможно принять).

При приёмке алкоголь может приниматься помарочно (сканируются акцизные марки каждой бутылки) или партионно (проверяется только сумма и описание). Помарочный приём чаще — особенно для крепких алкогольных напитков после введения ЕГАИС 3.0. Если вы не подтвердите накладную в срок, налоговая может оштрафовать вас на 10 000–15 000 рублей и даже отобрать лицензию на торговлю алкоголем.

Главное правило: пока накладная не подтверждена, товар юридически не принадлежит вам и не может быть продан. Это не переходит под ваш контроль до акта в ЕГАИС.

В этой статье

• Что такое ТТН в ЕГАИС и как она поступает
• Пошаговая инструкция: как подтвердить накладную
• Помарочный и партионный приём алкоголя: в чём разница
• Три типа актов: подтверждение, расхождение, отказ
• Сроки ответа: когда нужно действовать
• Недостача, излишек и проверка маркировки
• Штрафы и риски: что будет, если не подтвердить
• Практические советы по внедрению приёмки в ЕГАИС
• Интеграция приёмки ЕГАИС с другими процессами
• Часто задаваемые вопросы

Что такое ТТН в ЕГАИС и как она поступает

Товарно-транспортная накладная (ТТН) в ЕГАИС — это электронный документ, который формирует поставщик алкоголя перед отправкой товара. ТТН содержит список всех спиртных напитков, их количество, акцизные марки, партионные коды и прочие реквизиты. Накладная приходит в вашу систему ЕГАИС ещё до того, как товар физически прибудет на склад.

По закону приказа ФСРАР № 185 от 26.05.2021 года алкогольная продукция может отпускаться только при наличии электронной накладной. Бумажные ТТН в розничной торговле и дистрибуции постепенно уходят. Если вы видите входящую ТТН в вашей программе — это сигнал, что товар выехал со склада поставщика и едет к вам.

Мнение эксперта

Дмитрий Орлов

Специалист по товародвижению

На практике самая частая засада — ждут физической доставки товара, а в ТТН уже написано, что товар отпущен поставщиком. Люди путаются: когда начинать отсчёт? С момента входящей ТТН в ЕГАИС или с момента, когда груз прибыл на скважину? Ответ: отсчёт начинается с момента фактической приёмки товара на вашем складе. Если товар приехал в понедельник, вы должны отправить акт в ЕГАИС в понедельник же или максимум во вторник. Поставщик уже подтвердил, что товар ушёл — теперь ваша очередь.

Пошаговая инструкция: как подтвердить накладную

Процесс подтверждения ТТН состоит из нескольких этапов. Вот как это работает на практике:

Шаг 1. Получите уведомление о ТТН

В вашу программу ЕГАИС (это может быть 1С, СБИС, Контур.Маркет, Эвотор или другое ПО) приходит уведомление о входящей накладной. Вы видите номер ТТН, дату отправки, список позиций с количеством и акцизные марки (если помарочные).

Шаг 2. Физически примите товар на склад

Когда водитель привозит груз, вы или ваш сотрудник подписываете накладную (бумажную копию или электронную роспись водителя через планшет). Товар проходит входной контроль: проверяется комплектность, целостность упаковки, сроки годности, наличие маркировки.

Шаг 3. Проверьте данные в ТТН

Откройте электронную накладную в вашей программе и сверьте:

• Количество позиций по товарам (бутылок, ящиков)
• Наименование и крепость напитков
• Акцизные марки (если приём помарочный, сканируете каждую марку)
• Общую сумму поступления
• Дату и номер оригинальной ТТН у поставщика

Шаг 4. Отсканируйте марки (помарочный приём)

Если вы принимаете алкоголь помарочно, нужно отсканировать акцизную марку на каждой бутылке через сканер штрихкода или 2D-кода. Марка содержит уникальный идентификатор, который проверяет система ЕГАИС. Так система видит, что именно эта бутылка прибыла именно к вам.

Шаг 5. Выберите вариант ответа

В вашей программе появится кнопка или опция для выбора:

• «Подтвердить накладную» — если всё совпадает
• «Принять с расхождением» — если есть недостача, излишек или повреждения
• «Отказать в приёмке» — если товар невозможно принять

Нажмите соответствующую кнопку. Программа автоматически сформирует акт (подтверждения, расхождения или отказа) и отправит его поставщику в ЕГАИС.

Шаг 6. Дождитесь ответа от поставщика

ЕГАИС отправит акт поставщику. Если вы отправили акт подтверждения, поставщик должен его принять (обычно он принимает автоматически). Если отправили расхождение или отказ, поставщик может согласиться или возразить.

Шаг 7. Товар переходит в ваш учёт

После того как акт подтвердён, товар появляется в регистре вашего учёта (Регистр 3 для помарочного, Регистр 1 для партионного) и может быть продан. До этого момента товар считается чужим, и продавать его нельзя.

ЕГАИС для торговли алкоголем: управляйте приёмкой, маркировкой и сроками одной системой. Подключить интеграцию с ЕГАИС — автоматизируйте подтверждение накладных.

Помарочный и партионный приём алкоголя: в чём разница

В ЕГАИС есть две схемы приёмки алкоголя: помарочная и партионная. Это не просто словечки — от выбора зависит, как вы будете вести учёт и считать остатки.

Помарочный приём

При помарочном приёме каждая бутылка — это отдельная единица учёта. На производстве или при импорте алкоголю уже присвоена акцизная марка с уникальным кодом. Когда вы сканируете эту марку при приёмке, система ЕГАИС видит, что именно эта бутылка прибыла к вам. Это самый точный и контролируемый способ приёмки.

Помарочный учёт применяется обязательно для:

• Крепких алкогольных напитков (водка, коньяк, виски, ликеры)
• Пива (с апреля 2026 года — поштучный учёт через Честный ЗНАК)
• Вин с акцизной маркой

После приёмки помарочная продукция попадает в Регистр 3 вашего учёта. При списании (продаже, убыли, бое) каждая марка списывается отдельно, и система видит, какую именно бутылку вы продали.

Партионный приём

Партионная продукция — это алкоголь, который не был помечен акцизной маркой при производстве. Это редко встречается в розничной торговле, но бывает с импортной продукцией без акциза или специальной маркировки. При приёмке партионного товара вы не сканируете каждую бутылку — вы просто подтверждаете общее количество и наименование. Система проверяет только сумму и описание.

Партионный товар появляется в Регистре 1 вашего учёта. При продаже партия просто уменьшается на количество проданного товара — без привязки к конкретным маркам.

Как различить при приёмке?

Если в накладной ТТН каждой позиции указаны индивидуальные коды маркировки или марки — это помарочный приём. Вы должны сканировать. Если накладная содержит только наименование, количество и общую сумму без марок — это партионный приём, вы просто подтверждаете количество.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению госсистем

На практике помарочный приём требует больше времени, но защищает от ошибок. Если вы сканируете каждую марку, то не сможете ошибиться с количеством или примешать чужой товар. Партионный приём быстрее, но если случилась подмена или потеря части товара, вы это заметите только при инвентаризации. Совет: если поставщик дает вам помарочный товар, всегда сканируйте. Если он говорит «это партионный», попросите подтверждение от ФСРАР — бывают попытки обойти контроль.

Три типа актов: подтверждение, расхождение, отказ

Когда товар приехал и вы разобрались с его количеством, нужно отправить акт в ЕГАИС. Это не просто кнопка — это юридический документ, который фиксирует состояние поставки. В ЕГАИС есть три варианта актов, и каждый используется в своей ситуации.

Акт подтверждения (акт приёмки)

Это самый благополучный вариант. Вы отправляете акт подтверждения, когда количество товара совпадает с накладной, качество хорошее, маркировка в порядке. Акт подтверждения означает, что вы принимаете товар на себя без претензий. Товар сразу переходит в ваш учёт (в Регистр 3 или Регистр 1) и может быть продан.

После отправки акта подтверждения поставщик получает уведомление в его ЕГАИС, что товар успешно принят. Обычно он автоматически принимает такой акт, и сделка закрывается.

Акт расхождения (акт о наличии несоответствий)

Отправляете этот акт, когда есть расхождения между накладной и фактической поставкой. Расхождения могут быть разные:

• Недостача — вы получили меньше товара, чем указано в ТТН (например, накладная говорит 100 бутылок, а вы приняли только 95)
• Излишек — вы получили больше товара, чем в накладной (например, пришло 105 вместо 100)
• Повреждение маркировки — марки нечитаемы, алкоголь не спирт, этикетка повреждена, но сама бутылка целая
• Качественные претензии — бутылка разбита, товар помялся, запах спирта неправильный

Когда вы отправляете акт расхождения, система ЕГАИС переходит в режим согласования. Поставщик получает уведомление и видит, что вы не согласны. Он может согласиться с вашей претензией (тогда разница списывается на его счёт), или возразить, или попросить дополнительные документы (фото, протокол проверки).

До разрешения спора товар может находиться в статусе «ожидание подтверждения расхождения». Это значит, что товар не полностью ваш, и частично его нельзя продавать, пока не закроется спор.

Акт отказа (полный отказ от приёмки)

Это крайний вариант. Вы отправляете акт полного отказа, когда товар невозможно принять вообще. Причины для полного отказа:

• Товар не подлежит приёмке (неправильный сорт, не то, что заказывали)
• Товар испорчен или протёкший (алкоголь разлился, бутылки разбиты без возможности восстановления)
• Нарушена холодовая цепь, товар хранился неправильно
• Акцизные марки поддельные или удалены
• Общее количество и качество товара делают его непригодным для продажи

Когда вы отправляете акт полного отказа, товар остаётся на ответственности поставщика. Его нужно вернуть либо переоформить под новый заказ. Ваш складской учёт не меняется — товар как не был принят, так и не числится.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Самая больная точка в нашей практике — это акты расхождения. Поставщик присылает партию, там не хватает пять бутылок, мы отправляем акт расхождения, а поставщик три недели молчит, потом отвечает: «Всё правильно, там было ровно столько». И начинается переписка. Совет: всегда снимайте фото или видео входящей партии, проверяйте прямо при разгрузке, и если есть претензия, отправляйте акт в день приёмки, пока свежие воспоминания. Факты и сроки — основа защиты от споров.

Сроки ответа: когда нужно действовать

Сроки в ЕГАИС считаются не в часах и не в календарных днях, а в рабочих днях. Это главная засада для новичков. Рабочие дни — это дни, когда работает именно ваша торговая точка (если вы не работаете по воскресеньям, воскресенье не считается).

Основной срок: один рабочий день

После того как товар физически прибыл на ваш склад, вы должны отправить акт (подтверждение, расхождение или отказ) в течение одного рабочего дня. Если товар прибыл в понедельник, акт уходит в понедельник же или максимум во вторник.

Это означает: как только вы распечатали накладную и проверили товар, сразу идите к компьютеру и отправляйте акт. Откладывать на потом опасно.

Жёсткого срока «до такого-то дня» закон не устанавливает. Ориентир другой и он практический: пока накладная не подтверждена, товар по документам вам не принадлежит, и продавать его нельзя. Поэтому в рознице акт отправляют в день приёмки, максимум на следующий рабочий день — не потому, что иначе штраф прилетит на конкретной дате, а потому, что иначе партия зависает и не может уйти в продажу. Долго висящие неподтверждённые накладные — первое, что видно проверяющему в вашем контуре ЕГАИС.

Сроки согласования между сторонами

Если вы отправили акт подтверждения, поставщик обычно автоматически его принимает в течение суток. Если вы отправили расхождение или отказ, поставщик должен ответить (согласиться или возразить) в течение одного рабочего дня. Если он не ответит за четыре рабочих дня, ЕГАИС может закрыть спор в вашу пользу.

Система ЕГАИС отслеживает сроки автоматически. Если вы забыли подтвердить накладную, регулятор об этом узнает. Подключите кассу с интеграцией ЕГАИС — система будет напоминать о сроках.

Недостача, излишек и проверка маркировки при приёмке

Всё, что вы примете с расхождением, осядет в регистрах — как их потом сводить, разобрано в разделе «ЕГАИС и алкоголь», а требования к самой кассе и чеку — в разделе «Онлайн-кассы и 54-ФЗ».

На практике идеальные поставки бывают редко. Давайте разберём, что делать, если что-то пошло не так.

Если при приёмке обнаружена недостача

Недостача — это когда товара пришло меньше, чем указано в накладной. Например, накладная говорит 100 бутылок водки, а вы посчитали и получили 95. Это может произойти по многим причинам: товар остался на складе поставщика, водитель часть увёз, при перевозке что-то потеряли, или накладная ошибочна.

Что делать:

1. Дважды пересчитайте товар (ошибка в подсчёте — частая причина)
2. Проверьте, может быть товар лежит в другом месте (в другом ящике, в углу склада)
3. Попросите водителя проверить машину (иногда товар остаётся в кузове)
4. Если товара действительно не хватает, отправляйте акт расхождения и указывайте количество недостающего товара
5. Снимите фото или видео остатка для документирования

После отправки акта расхождения поставщик должен согласиться и выписать кредит, или возразить и отправить недостающий товар. В любом случае ЕГАИС зафиксирует, кто прав.

Если при приёмке обнаружен излишек

Излишек — это когда товара пришло больше, чем в накладной. Например, накладная говорит 100, а вы получили 105. Это тоже бывает: водитель положил лишний ящик, производство ошиблось, или опечатка в накладной.

Что делать:

1. Пересчитайте ещё раз (может быть ошибка в подсчёте)
2. Проверьте номера ТТН — может быть это две разные поставки
3. Если излишек подтверждается, отправьте акт расхождения с указанием лишнего товара
4. Избегайте соблазна оставить лишний товар в своём учёте — это нарушение по ЕГАИС

Поставщик должен согласиться с излишком и либо выписать дополнительный счёт, либо согласиться на его возврат. До согласования этот товар будет в статусе спора.

Проверка маркировки при приёмке

При помарочной приёмке каждая бутылка должна быть проверена по маркировке. Это означает:

• Отсканировать акцизную марку (штрихкод или 2D-код на этикетке)
• Система ЕГАИС сверяет марку со своей базой и говорит: марка в порядке или не в порядке
• Если марка повреждена, нечитаема или не прошла проверку, это — претензия к качеству, и вы можете отправить акт расхождения
• Если марка полностью поддельная, это — аварийный случай, и вы отправляете акт полного отказа

Помарочный приём требует больше времени, но это гарантирует, что вы получаете ровно то, что в накладной, и никакого криво-вива с подделками.

Бой и повреждения при приёмке

Если при приёмке обнаружены разбитые или протёкшие бутылки, что делать?

• Если бутылка разбита на несколько кусков — это полный отказ или расхождение (в зависимости от количества повреждённых бутылок)
• Если этикетка повреждена, но бутылка целая — это расхождение по качеству
• Если бутылка помята, но герметична — это может быть принято, если вы согласны, или отправить расхождение

Главное: документируйте повреждения фотографиями и указывайте конкретные бутылки (если помарочный приём) в акте расхождения. Без доказательств поставщик может не согласиться.

Штрафы и риски: что будет, если не подтвердить

Вот самая важная часть. Если вы забудете подтвердить накладную в срок, налоговая может наказать вас довольно суровых.

Административный штраф за неподтверждение ТТН

По Кодексу об административных правонарушениях РФ, если вы не подтверждали накладную в ЕГАИС в положенный срок, вам может быть выписан штраф:

• Для должностного лица или ИП — от 10 000 до 15 000 рублей
• Для организации (ООО, АО и т. д.) — от 150 000 до 200 000 рублей

Это не просто штраф — это финансовое наказание, которое осложнит ваш учёт. Плюс ко всему, налоговая может провести проверку по всем накладным за период и выписать штраф за каждую неподтверждённую.

Конфискация товара

Если налоговая при проверке обнаружит товар на вашем складе, который не был подтвержден в ЕГАИС, товар может быть конфискован как товар неправомерного происхождения. Вы потеряете и товар, и деньги за него.

Угроза лицензии

Самое опасное — это повторное нарушение. Если вы уже получили штраф за неподтверждение накладных, а потом нарушили ещё раз, это может стать основанием для лишения вас лицензии на торговлю алкогольными напитками. Без лицензии вы не имеете права продавать алкоголь вообще, и восстанавливать её сложно и долго.

Налоговые неточности

Неподтверждённые накладные создают зависимость между вашим учётом и данными в ЕГАИС. Когда вы отчитываетесь перед налоговой, они видят, что вы учли товар, но в ЕГАИС поступления не подтверждены. Это выглядит как попытка скрыть доход или налог, и это может привести к доначислению НДС или уплате штрафов.

Как защитить себя

1. Автоматизируйте. Используйте программу ЕГАИС, которая напоминает о сроках приёмки
2. Передайте ответственность. Назначьте сотрудника, отвечающего за приёмку и подтверждение ТТН
3. Проверяйте дважды. Перед отправкой акта убедитесь, что все данные верны
4. Документируйте. Снимайте фото входящего товара, сохраняйте фото маркировки
5. Коммуницируйте. Если есть проблемы, сразу согласуйте с поставщиком и отправляйте акт расхождения, не игнорируйте

Часто задаваемые вопросы

Практические советы по внедрению приёмки в ЕГАИС

Если вы только начинаете работать с приёмкой алкоголя в ЕГАИС, вот несколько практических советов, которые помогут избежать типичных ошибок.

1. Выберите подходящее ПО для работы с ЕГАИС

Приёмка алкоголя должна проходить через специализированное программное обеспечение, которое интегрировано с ЕГАИС. Это может быть 1С, СБИС, Контур.Маркет, Эвотор, Мерката или другое решение. Главное условие — программа должна поддерживать как помарочный, так и партионный приём. Проверьте, что в выбранной программе есть функция сканирования маркировки и отправки актов в ЕГАИС. Если вы только настраиваете онлайн-кассу и учёт алкоголя, сразу выбирайте решение, которое интегрируется с системой.

2. Обучите команду правильной технике приёмки

Процесс приёмки — это не работа одного человека. Если вы работаете в розничном магазине, ресторане или на складе, у вас должна быть чёткая цепочка: водитель-доставщик передаёт товар, кладовщик проверяет и сканирует маркировку, кассир или бухгалтер отправляет акт в ЕГАИС. Каждый должен знать, за что он отвечает. Оператор фискальных данных (ОФД) отправляет данные в ФНС, но для работы с ЕГАИС требуется внутренняя дисциплина.

3. Используйте хороший сканер маркировки

Если вы работаете с помарочным приёмом больших объёмов (несколько сотен бутылок в день), настольный сканер штрихкодов или 2D-кодов экономит часы времени. Мобильный сканер тоже подойдёт, но настольный работает быстрее. Фискальный накопитель хранит все данные о приёмке, поэтому скорость сканирования не влияет на безопасность, только на комфорт работы.

4. Проверяйте маркировку до отправки акта

Не отправляйте акт подтверждения наугад. Если хотя бы одна марка не пройдёт сканирование или не совпадёт с накладной, это будет претензия позже. Лучше 20 минут потратить на сканирование сейчас, чем потом разбираться со спорами и штрафами. При приёмке в общественном питании помарочный контроль особенно важен, так как алкоголь часто приходит поштучно и нужна высокая точность.

5. Документируйте всё

Снимайте фото входящей партии, фото повреждённых бутылок (если они есть), фото номеров маркировки (если есть претензии). Создавайте простой текстовый протокол приёмки с временем, именем проверяющего, количеством проверенного товара. Если потом будут споры, эти документы спасут вас. Поставщик будет с большей вероятностью согласен с вашей претензией, если у вас есть фотография разбитой бутылки, а не просто слово «товар повреждён».

6. Не путайте ТТН с УПД и другими документами

ТТН в ЕГАИС — это специальный документ именно для учёта алкоголя. Это не то же самое, что универсальный передаточный документ (УПД) в системе ЭДО для других товаров. Если вы продаёте не только алкоголь, убедитесь, что в вашей системе есть отдельные процессы для разных типов товаров. ТТН идёт в ЕГАИС, УПД идёт в ЭДО оператора (Диадок, Контур и т.д.).

7. Согласуйте сроки с поставщиком

Некоторые поставщики отправляют товар и ТТН одновременно, некоторые ТТН отправляют за день до отправки физического товара. Если у вас случается конфликт со сроками (товар прибыл, но ТТН не пришла в ЕГАИС), позвоните поставщику и попросите проверить статус в системе. Обычно проблема решается за несколько минут. Не отправляйте акт в ЕГАИС, пока не видите саму ТТН в системе — без ТТН акт не может быть привязан к поставке.

Интеграция приёмки ЕГАИС с другими процессами

Приёмка алкоголя в ЕГАИС — это не изолированный процесс. Она связана с другими этапами учёта и продажи алкоголя. Вот как это всё работает вместе.

От приёмки к учёту в Регистре

Как только вы отправляете акт подтверждения в ЕГАИС, товар автоматически появляется в вашем учётном регистре (Регистр 3 для помарочного, Регистр 1 для партионного). Это не происходит в вашей внутренней программе (1С, кассе), это происходит в ЕГАИС на федеральном уровне. Ваша программа должна синхронизироваться с ЕГАИС и подтянуть эти данные. Если синхронизация не работает, вы можете случайно продать товар, которого технически нет в ЕГАИС, и получить претензию от налоговой.

От приёмки к продаже

Пока алкоголь не подтвержден в ЕГАИС, продавать его нельзя. Это важно: даже если товар физически стоит в вашем магазине на полке, юридически он может быть товаром поставщика. Продажа товара, не подтверждённого в ЕГАИС, — это нарушение, за которое могут оштрафовать. Поэтому сразу после приёмки отправляйте акт и дождитесь подтверждения перед началом продаж.

От приёмки к отчётности

Все данные о приёмке хранятся в ЕГАИС и доступны регулятору. Когда налоговая делает проверку, они смотрят на ваши приёмки, продажи и остатки. Если в вашем учёте больше товара, чем показано в приёмках, это означает, что вы либо купили товар без ТТН (чёрное), либо произвели ошибку в ЕГАИС. В любом случае, это проблема. Поэтому важно правильно учитывать приёмки и не допускать расхождений.

Связь с ОФД и оператором ЭДО

Приёмка алкоголя работает через ЕГАИС, но сам ЕГАИС интегрирован с оператором фискальных данных (ОФД). Если ваша касса подключена к ОФД, и вы продаёте алкоголь через кассу, данные о продажах автоматически попадают в ЕГАИС. Это позволяет налоговой видеть полную цепь: приёмка в ЕГАИС → продажа через кассу → данные в ОФД → проверка в ЕГАИС. Закрытых цепей нет, всё прозрачно.

Итог

Приёмка алкоголя в ЕГАИС — это не сложный, но критичный процесс. Главные правила просты: получили товар — проверьте его, подтвердите в течение одного рабочего дня, выберите правильный акт (подтверждение, расхождение или отказ). Помарочный приём точнее и безопаснее, партионный — быстрее, но менее контролируемый. Если у вас недостача или излишек — не игнорируйте, отправляйте акт расхождения с доказательствами (фото, протокол проверки). И помните: пока накладная не подтверждена, товар не ваш, и продавать его нельзя. Штрафы по ст. 14.19 КоАП не смешные (10 000–15 000 рублей для должностного лица и ИП, 150 000–200 000 для организации), а повторное нарушение может стоить вам лицензии. Автоматизируйте процесс и назначьте ответственного за приёмку: у накладной, которая висит неподтверждённой, товар стоит на складе мёртвым грузом. Вот и весь секрет.