Инструкция по Диадоку для новичка: пошагово от регистрации до первого документа
Решили перейти на электронный документооборот в Диадоке — и не знаете, с чего начать. Что нужно установить на рабочий стол, как пригласить контрагента, когда появится первая накладная в кабинете, куда бежать, если что-то не так. Рассказываем пошагово: от регистрации в сервисе до отправки первого документа. Это ваша карта новичка на первую неделю в ЭДО.
Коротко о главном
Диадок — это сервис электронного документооборота от компании Контур. Вы регистрируете организацию, скачиваете программу на рабочий стол, устанавливаете электронную подпись (КЭП) и сертификат, приглашаете контрагента к обмену, формируете первый документ и отправляете. Всё это работает легально: документы имеют юридическую силу, ФНС их признаёт. Часов за несколько вы готовы обмениваться с любым контрагентом, если у вас обоих есть КЭП.
Главное на старте: не сэкономьте на квалифицированной электронной подписи (КЭП), закажите сертификат заранее, иначе будете недели ждать, пока контрагент будет готов к обмену, а вы — нет. И не забудьте установить криптографический модуль КриптоПро — без него даже со стоящей КЭП документы не подпишете.
В этой статье
- С чего начать: от идеи к кабинету
- Шаг 1. Регистрация организации в Диадоке
- Шаг 2. Установка программного обеспечения на рабочий стол
- Шаг 3. Приобретение и установка квалифицированной электронной подписи
- Шаг 4. Первый логин в кабинет и проверка доступа
- Шаг 5. Пригласить контрагента к обмену
- Шаг 6. Первый документ: отправка и подпись
- Типичные подводные камни новичков
- Где взять помощь: документация, вебинары, форум
- Часто задаваемые вопросы
С чего начать: от идеи к кабинету
Диадок работает только при наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП). КЭП — это не обычный пароль и не подпись в смысле рисунка, это криптографический ключ, который выпускает аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ) при документировании личности вашего руководителя или уполномоченного лица. Без неё никаких документов не отправите и не подпишете.
Если КЭП у вас ещё нет — заказывайте прямо сейчас, параллельно регистрируясь в Диадоке. Сама подпись доходит до 10–14 дней. Тем временем вы разберётесь с регистрацией, установите программу, а когда сертификат приедёт — уже будете готовы что-нибудь отправить.
Шаг 1. Регистрация организации в Диадоке
Откройте главный сайт Диадока и нажмите кнопку регистрации. Вас попросят:
- ИНН организации (10 или 12 цифр)
- КПП, если есть (для юрлиц, 9 цифр)
- Фамилию, имя и отчество руководителя или уполномоченного лица
- Электронную почту организации (рабочую, не личную бухгалтера)
- Пароль для входа
После регистрации Диадок пришлёт письмо с активационной ссылкой. Кликните — личный кабинет открывается.
Шаг 2. Установка программного обеспечения на рабочий стол
Диадок работает и в браузере, и как настольное приложение. Для подписи документов на вашем компьютере обязательно нужна программа и криптографический модуль КриптоПро (это отдельная установка).
Что скачивать и в каком порядке:
1. КриптоПро ЭЦП Browser. Это криптографический модуль, который позволяет браузеру работать с вашей электронной подписью. Скачайте с официального сайта КриптоПро, установите — система попросит перезагрузку. Без этого модуля никакой браузер не «увидит» вашу подпись.
2. Программа Диадок (опционально). Если хотите работать из рабочего стола, скачайте установщик с сайта Диадока. Но в браузер вход тоже работает — кому как удобно.
3. Сертификат КЭП на компьютер. Когда удостоверяющий центр выдаст вам подпись, вы получите файл (обычно с расширением .pfx или .p12) или привезёте на флешке. Этот файл импортируйте в КриптоПро. Без него всё остальное мёртво.
По факту: КриптоПро нужен один раз на компьютер, в Диадок ходите столько раз, сколько нужно. На рабочее место нового сотрудника тоже установите КриптоПро + придайте доступ в кабинет Диадока — и он уже может работать со своей подписью или подписью руководителя (если у вас настроены права).
Шаг 3. Приобретение и установка квалифицированной электронной подписи
Самое важное: КЭП — это не бесплатно. Стоимость зависит от удостоверяющего центра (УЦ), в среднем 1000–3000 рублей в год. Есть несколько вариантов:
- По месту жительства. Обратитесь в ближайший отдел МФЦ, там как раз выдают электронные подписи. Сроки: 1–3 дня, нужен паспорт руководителя. Цена: от 600 рублей в год.
- Через удостоверяющий центр онлайн. Некоторые УЦ позволяют оформить подпись через видеозвонок — быстро, но требуют чуть больше данных. Сроки: 3–7 дней. Цена: от 1500 рублей в год.
- Через партнёра (Контур, СКБ и др.). Партнёры Диадока часто предлагают выпуск КЭП с доставкой. Сроки: 5–14 дней. Цена: от 1500 рублей в год.
Главное: закажите КЭП до выезда важного контрагента или до момента, когда вы реально начнёте отправлять документы. Ничего не приходит из воздуха, процесс идёт несколько дней.
Нужна помощь с выбором сертификата или настройкой КЭП? Диадок: услуга готовой к подаче электронной подписи — консультация и поддержка до первого документа.
Шаг 4. Первый логин в кабинет и проверка доступа
После регистрации вы получите логин и пароль. Заходите в кабинет и сразу проверьте:
- Имя организации отображается верно? Должно совпадать с тем, что в регистрационных документах. Если ошибка — обратитесь в поддержку, исправят.
- Видны ли ваши адреса (ящики)? В разделе «Адреса организации» должно отобразиться от одного до нескольких ящиков (по количеству подразделений). Если ничего не видно — жду активации.
- Работает ли КЭП в браузере? Попробуйте нажать на кнопку подписи документа (даже просто тестового) — если КриптоПро установлен правильно, браузер должен вас попросить выбрать сертификат.
Все три пункта зелёные — добро пожаловать в ЭДО.
Шаг 5. Пригласить контрагента к обмену
Пока сидите в кабинете — вышлите первое приглашение контрагенту. Это просто: вы указываете ИНН или КПП контрагента, Диадок ищет его в сервисе и отправляет уведомление. Контрагент получит письмо, кликнет на ссылку, подтвердит обмен — и вы сможете отправлять друг другу документы.
Как это работает:
1. В Диадоке откройте раздел «Контрагенты». Нажмите кнопку «Добавить контрагента» и введите его ИНН или КПП.
2. Система найдёт контрагента (или сообщит, что его нет в Диадоке). Если есть — появится карточка с его реквизитами. Смотрите: это точно тот контрагент? Проверьте адрес, ФИО руководителя.
3. Отправьте приглашение. Нажимаете кнопку «Пригласить к обмену», вводите адрес электронной почты вашей организации (на него придут уведомления) — приглашение уходит.
4. Дождитесь подтверждения. Контрагент получит письмо от Диадока на свой адрес, должен будет нажать кнопку и принять приглашение. После этого статус в вашем кабинете поменяется на «Активный» — можно отправлять документы.
Сроки: если контрагент оперативный — пять минут. Если забыл про письмо — напомните ему вечером. Если вообще на другом операторе ЭДО (СБИС, Такском, Астрал) — нужен роуминг, об этом отдельная статья про виды электронного документооборота.
Шаг 6. Первый документ: отправка и подпись
Контрагент уже в системе. Пора создать и отправить первый документ. Это накладная, счёт-фактура, УПД или что угодно. Рассказываем на примере универсального передаточного документа (УПД).
Как отправить первый документ:
Шаг 1. Откройте раздел «Документы» и нажмите «Создать». Выберите тип документа (УПД, акт, счёт) и заполните реквизиты: сумму, дату, дату отгрузки, позиции товаров или услуг.
Шаг 2. Укажите контрагента. Диадок подскажет, к кому вы отправляете. Проверьте, правильно ли найден.
Шаг 3. Подпишите документ своей КЭП. Нажимаете кнопку подписи, браузер спросит, каким сертификатом подписывать. Выбираете свой (фамилия руководителя) — готово. Документ «завизирован».
Шаг 4. Отправьте контрагенту. Нажимаете кнопку отправки. Диадок показывает статус: «Ожидает подписи контрагента».
Шаг 5. Контрагент получит уведомление. На его рабочий стол в Диадоке упадёт документ в разделе «Входящие». Он откроет его, проверит реквизиты, подпишет своей КЭП и отправит вам ответ (уточнение, подтверждение, отказ — в зависимости от типа документа и вашего соглашения).
Что видно в этот момент в вашем кабинете: документ имеет статус «Согласован» (если контрагент одобрил) или «На согласовании» (если ещё смотрит). Переписка идёт в разделе «История документа» — там же видны все подписи, отметки времени и комментарии.
Типичные подводные камни новичков
Вот где спотыкаются все, когда впервые работают с Диадоком:
- КЭП заказана, но не установлена на компьютер. Результат: открываете Диадок, кнопка подписи мертва, браузер не видит сертификат. Решение: найти файл сертификата (.pfx, .p12 или флешку), импортировать в КриптоПро через его программу, перезагрузить браузер.
- КриптоПро не установлен или установлена старая версия. Браузер просто не знает, как разговаривать с вашей подписью. Решение: скачать свежую версию КриптоПро, переустановить, перезагрузиться.
- Контрагент не получил приглашение. Обычно письмо идёт в папку «Спам» или контрагент кликнул ссылку, но оказался на другом операторе (нужен роуминг). Решение: проверить папку спама контрагента, попросить его переслать вам скриншот приглашения. Если контрагент на другом операторе — оформить заявку на роуминг.
- Документ создан, но не видно, куда его отправить. Часто это происходит, когда контрагент не добавлен или его статус не «Активный». Решение: вернитесь в раздел «Контрагенты», найдите его, проверьте статус. Должно быть зелёное «Активный».
- Забыли указать рабочий e-mail организации. Уведомления о документах идят на этот адрес. Если указали личную почту разработчика — потом не узнаете, что контрагент ответил. Решение: в профиле организации отредактировать e-mail на корпоративный.
- Отправили накладную, но ответа нет неделю. Контрагент может быть на другом операторе, или ему нужно согласование на его стороне, или он просто забыл. Решение: проверить статус документа в Диадоке, написать контрагенту по телефону и уточнить.
Где взять помощь: документация, вебинары, форум
Диадок — это не закрытая коробка. Контур публикует кучу материалов для новичков и опытных пользователей.
Документация и справка. В самом кабинете Диадока есть раздел справки и FAQ. Нажимаете значок вопроса (обычно в верхнем углу) — и вам выдают ответы на основные вопросы. Лучше всего работает поиск: напишите «как отправить документ» или «что такое роуминг» — будет полный текст с картинками.
Вебинары и видеоуроки. Контур регулярно проводит вебинары для новичков: как работать в Диадоке, как настроить 1С, как настроить роуминг. Смотрите раздел обучение на сайте Диадока — там вся расписание и ссылки на уже прошедшие вебинары. Есть и видеоролики: как пользоваться интерфейсом, создавать документы, подписывать. Ищите по запросу «диадок видео» или прямо на YouTube.
Форум и сообщество. Если документация не помогла — идите на форум. Там сидят опытные внедренцы ЭДО, менеджеры Диадока и другие пользователи. Вопрос: «У меня контрагент не получил приглашение, что делать?» — получит ответ в течение часа. Форум работает активно, вопросов не прячут.
Техподдержка. Если ничего не помогло — обратитесь в службу поддержки Диадока прямо из кабинета (кнопка «Написать в поддержку») или позвоните. Ответ обычно приходит за день-два. Если проблема критичная (вы не можете подписать документ, контрагент не получает документы) — поддержка отреагирует в течение часов.
Как работать с логистикой и согласованием в Диадоке
Если вы используете Диадок для логистики (ЭТрН, путевые листы) или согласуете документы в цепочке (менеджер → руководитель → бухгалтер), работа идёт по тому же принципу: создаёте документ, подписываете, отправляете следующему участнику. Он смотрит, может оставить комментарий, подписывает или отправляет на доработку. Все статусы видны вам в реальном времени.
Для согласования нужно указать маршрут (кто и после кого должен подписать). Это настраивается в разделе «Правила подписи» — один раз, а потом автоматически.
Что дальше: после первого месяца
Первый месяц вы работаете «вручную»: документ создали, подписали, отправили. Потом имеет смысл настроить интеграцию с 1С, если у вас есть бухгалтерская программа. Модуль Диадока для 1С позволяет выгружать документы прямо из программы, без ручного заполнения в кабинете. Это экономит часы каждый день.
Но на старт — просто разберитесь с самим Диадоком, поймите логику. Потом интеграция будет проще.
Часто задаваемые вопросы
Итог
Переход на Диадок выглядит страшным только в начале. На практике это полчаса на регистрацию, день на установку КЭП и ПО, полчаса на приглашение контрагента — и вы уже работаете в электронном документообороте. Документы хранятся в облаке, подписи имеют юридическую силу, ФНС их признаёт, бумаги можно не печатать.
Главное правило: не сэкономьте на КЭП, установите КриптоПро до первого документа, добавьте контрагента за день до обмена. Потом уже все вопросы решаются через справку Диадока или техподдержку за часы. А если когда-то поймёте, что нужна интеграция с 1С или согласование в цепочке — Диадок это всё поддерживает, просто добавляется к базовому функционалу.