Уведомление о прибытии иностранного гражданина: бланк, образец, заполнение

Иностранный гость заселился в гостиницу — и теперь нужно заполнить уведомление о его прибытии для МВД. Форма несложная, но у неё есть свои грабли: неправильно указанное поле, пропущенный реквизит документа, опоздание с подачей. В этой статье разберём, как заполнить уведомление правильно, чтобы не получить штраф, и какие способы подачи работают в 2026 году.

Коротко о главном

Уведомление о прибытии иностранного гражданина — это обязательный документ, который гостиница, санаторий, хостел и другие объекты размещения должны подать в МВД. Сроки жёсткие: для гостиниц и подобных учреждений — в течение одного рабочего дня, следующего за днём прибытия иностранца. За опоздание штраф: для должностного лица 40 000–50 000 рублей, для юрлица 400 000–500 000 рублей (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ).

Форма уведомления утверждена Приказом МВД России от 10.12.2020 № 856. Подавать можно двумя способами: письменно в бумажном виде в УВМ МВД или электронно через сайт Госуслуги, программу Контур.Отель или другой сервис с электронной подписью. С 5 февраля 2025 года при заселении иностранного гостя обязательна проверка по реестру контролируемых лиц (ПП РФ от 26.12.2024 № 1899) — лиц, находящихся в реестре, размещать нельзя.

В этой статье

Для кого обязательно уведомление о прибытии
Сроки подачи уведомления
Где взять бланк и форму
Какие документы нужны от гостя
Как заполнить уведомление пошагово
Способы подачи: бумажная и электронная
Проверка по реестру контролируемых лиц
Типичные ошибки и штрафы

Для кого обязательно уведомление о прибытии

Уведомление подают не все объекты размещения, а конкретные категории. Вот кто обязан уведомлять МВД:

Гостиницы и аналогичные учреждения (гостиничные комплексы, мотели, хостелы) — размещают иностранцев за плату.
Санатории, дома отдыха, пансионаты — учреждения отдыха с размещением.
Медицинские организации, оказывающие услуги стационарного лечения иностранцам.
Детские лагеря и организации отдыха для несовершеннолетних, если там размещаются иностранцы.
Организации социального обслуживания (дома престарелых, интернаты) с размещением иностранцев.

Если иностранец останавливается у частного лица (у родственника, в арендованной квартире), то граждане РФ, принимающие его, уведомляют сами в течение семи рабочих дней. Но если он в гостинице — обязанность на гостинице, частного лица это не касается.

На практике много путаницы: думают, что если гость приехал ночью, можно уведомление подать в конце недели. Ошибка. Срок считается от дня приёма в гостинице, и если прибытие в ночь с субботы на воскресенье, то уведомление срочно подаём в понедельник, без всяких отсрочек. Один раз заплатили штраф, потом внедрили электронную систему, и вообще перестали об этом думать.

Сроки подачи уведомления

Срок зависит от типа объекта размещения и категории лица. Это закреплено в ст. 20 Федерального закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации».

Для гостиниц, санаториев, домов отдыха, медорганизаций и детских лагерей: уведомление подаётся в течение одного рабочего дня, следующего за днём прибытия иностранца в место пребывания (ч. 3.1 ст. 20 109-ФЗ). Если иностранец приехал в пятницу, уведомление срочно подаём в понедельник.

Для других принимающих сторон (частные лица, организации без специального статуса): общий срок — семь рабочих дней от дня прибытия (ч. 3 ст. 20 109-ФЗ).

По факту: у гостиниц нет времени на раздумья. Если гость приехал — уведомление в МВД завтра, иначе штраф.

Где взять бланк и форма уведомления

Форма уведомления официально утверждена Приказом МВД России от 10.12.2020 № 856 и включена в Административный регламент МВД РФ. Последние изменения в форму внесены Приказом МВД России от 22.10.2024 № 628 (вступили в силу 5 февраля 2025 года).

Где скачать бланк:

На сайте КонсультантПлюс — поиск «Уведомление о прибытии иностранного гражданина, форма» с готовыми шаблонами и примерами заполнения.
На портале Госуслуги — в разделе услуги по миграционному учету, там же можно его сразу заполнить и отправить электронно.
На сайте территориального отделения УВМ МВД — обычно выложены региональные версии и инструкции.
В программе Контур.Отель или другом сервисе для гостиниц с ФМС-модулем — автоматически заполняется и отправляется.

Форма стандартная, двух версий не бывает, но есть разные способы подачи (бумажный и электронный) — о них ниже.

Какие документы нужны от гостя

Чтобы заполнить уведомление, нужны данные из документа иностранца. Для гостя требуется предъявить:

Действительный паспорт (национальный паспорт страны гражданства) — основной документ.
Загранпаспорт — если есть, данные тоже вносятся в уведомление.
Миграционная карта — выдаётся при въезде в РФ, содержит номер, дату выдачи и другие реквизиты.
Виза или разрешение — если требуется для гражданина этой страны (цель, период действия, номер документа).

Для иностранцев без визы (граждане стран СНГ, БРИКС, Южная Осетия, Абхазия) требуются паспорт и миграционная карта. Беженцы предоставляют свидетельство о предоставлении убежища вместо паспорта.

Лайфхак: у администратора гостиницы должна быть копия (скан или фотография) этих документов для архива. На практике администратор часто всё сканирует при заселении, и потом уведомление заполняется буквально в два клика.

Когда мы внедряли Контур.Отель с миграционным учётом, выяснилось, что половина ошибок в уведомлении — это опечатки в ФИО гостя. Гость диктует имя (особенно сложные варианты), администратор слышит по-своему, и вот уже в уведомлении написано не Мохаммад, а Мухаммет. МВД может запросить уточнение или даже выписать замечание. Совет: при вводе ФИО иностранца попросите его письменно вписать буквально — или возьмите данные прямо из паспорта, буква в букву, без интерпретаций.

Как заполнить уведомление пошагово

Уведомление о прибытии состоит из двух основных разделов: информация об иностранце и информация о месте пребывания. Вот порядок заполнения:

Раздел 1. Данные иностранного гражданина

Фамилия, имя, отчество (если есть). Вписывают точно как в паспорте, латинницей или кириллицей в зависимости от языка паспорта. Отчества обычно нет в иностранных паспортах — оставляют пусто.
Дата рождения. День, месяц, год — цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Пол. Мужской или женский, как в паспорте.
Гражданство. Страна гражданства по паспорту (не путать с национальностью).
Номер и серия паспорта. Номер паспорта и его серия (в российских паспортах это два набора по четыре цифры, в иностранных — другие форматы). Переписывают без ошибок, так как МВД проверяет по базе.
Дата выдачи паспорта и орган, выдавший паспорт. Берут из документа иностранца.
Номер миграционной карты. Это важный реквизит, его нельзя пропустить. Миграционная карта выдаётся при пересечении границы, номер указан чётко.
Номер визы (если требуется). Указывают номер визы, дату выдачи, срок действия. Для безвизовых граждан это поле не заполняют.

Раздел 2. Данные о месте пребывания

Адрес места пребывания. Полный адрес гостиницы: улица, номер дома, номер комнаты (если известен). По фактическому размещению, не по адресу регистрации гостя в его стране.
Период пребывания. Дата заселения (дата прибытия) и планируемая дата выезда. Если гость ещё не решил, когда уедет, пишут примерную дату или сроки (например, «2 недели от даты прибытия»).
Цель пребывания. Туризм, деловая поездка, лечение, учёба, работа и т.д. — выбирают из предложенных вариантов или кратко описывают.
Контактные данные принимающей стороны. ФИО ответственного лица (администратора, управляющего), телефон, e-mail гостиницы.

Типичные ошибки при заполнении:

Опечатки в ФИО или номере паспорта. МВД может заметить несовпадение и запросить уточнение. Проверяйте буква в букву.
Пропуск номера миграционной карты. Это обязательный реквизит, его отсутствие — основание для отказа принять уведомление.
Неверный формат даты. Внутри одного документа даты должны быть в одном формате (ДД.ММ.ГГГГ или ММ/ДД/ГГГГ — зависит от версии формы).
Перепутан адрес. Вписали адрес регистрации гостя в его стране вместо адреса гостиницы — это ошибка, уведомление не примут.
Оставлены пустые обязательные поля. Если поле обязательно (это видно по разметке в форме), его нельзя оставлять пусто — либо заполните, либо напишите «не применимо».

Способы подачи: бумажная и электронная

Уведомление можно подать двумя способами. Выбор зависит от удобства и требований МВД вашего региона.

Способ 1. Бумажная подача

Уведомление заполняют от руки или на компьютере, распечатывают, подписывают ответственное лицо гостиницы и отправляют лично или по почте в УВМ МВД. Обычно требуются два экземпляра. УВМ ставит печать о принятии и возвращает один экземпляр гостинице — это подтверждение. На практике это способ медленный и архаичный, но работает везде.

Куда носить: в отделение УВМ МВД (Управления по вопросам миграции) по месту размещения гостиницы. Адрес обычно указан на сайте МВД или можно позвонить по горячей линии.

Способ 2. Электронная подача

Уведомление заполняют в электронном виде и отправляют через:

Портал Госуслуги. Там есть услуга «Передача сведений о прибытии иностранного гражданина». Требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Время отправки фиксируется автоматически (это плюс — нет вопросов о том, когда подали).
Программу Контур.Отель или Контур.ФМС. Система автоматически формирует уведомление из данных гостя, подписывает электронной подписью и отправляет в МВД за секунды. При таком способе вообще нет ручной работы — гость зарегистрирован, данные в МВД, готово.
Интегрированные системы гостиниц. Некоторые системы управления гостиницей (PMS) имеют встроенный модуль отправки уведомлений с КЭП.

Электронная подача — это стандарт в 2026 году. Бумажный способ ещё работает, но его используют редко и обычно в небольших гостиницах без автоматизации.

Правила постановки гостей на учет и требования к проверкам описаны в разделе «Правила ведения гостинично-туристического бизнеса» — там же техники по классификации объектов размещения и регулярные изменения в требованиях МВД.

Контур.Отель автоматизирует миграционный учёт гостей: заполнение, проверку по реестру контролируемых лиц и подачу уведомлений в МВД. Узнать о Контур.Отель

Проверка по реестру контролируемых лиц

С 5 февраля 2025 года (ПП РФ от 26.12.2024 № 1899) при заселении иностранного гостя гостиница обязана проверить его по реестру контролируемых лиц (РКЛ). Это новое требование, и его нельзя пропустить.

Кто попадает в реестр? В реестр контролируемых лиц внесены иностранцы, которые:

Нарушили режим пребывания (срок проживания истёк, но они остались в стране).
Получили отказ в визе, разрешении на временное проживание или убежище.
Аннулирован вид на жительство, рабочий патент или другие документы.
Осуждены за серьёзные преступления.

Что делать гостинице? Перед заселением администратор вводит ФИО, дату рождения и реквизиты паспорта гостя в систему проверки (на Госуслугах, в Контур.Отель или другом сервисе). Система проверит по РКЛ за секунды. Если гость найден в реестре, его размещать нельзя — гостиница несёт ответственность по ст. 18.9 КоАП РФ (штраф за оказание услуг лицу, находящемуся в реестре).

Как снять гостя с учёта? После выезда гостя гостиница подаёт уведомление о снятии с учёта. Это делают в течение рабочего дня (обычно к 12:00 рабочего дня, следующего за днём выезда). Форма снятия примерно такая же, как и уведомление о прибытии, только отмечают «снятие» вместо «прибытие».

Типичные ошибки и штрафы за нарушения

На практике штрафы выписывают за конкретные нарушения. Вот на что МВД смотрит строже всего:

Опоздание с подачей уведомления — самое частое нарушение. Если гость приехал в пятницу, а уведомление подали в среду следующей недели, это опоздание на несколько дней. Штраф по ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ: для должностного лица 40 000–50 000 рублей, для юридического лица 400 000–500 000 рублей.

Неполное или неправильное заполнение. Если в уведомлении пропущены обязательные поля или данные не совпадают с паспортом, МВД может не принять документ и потребовать переделать. Если сроки уже нарушены, штраф остаётся.

Не проверили гостя по РКЛ. С февраля 2025 года это отдельное нарушение. Если гостиница разместила лицо из реестра контролируемых лиц, штраф выписывают быстро.

Размещение без уведомления. Если гость вообще не был поставлен на учёт, это грубое нарушение миграционного законодательства. Штраф максимальный: для гостиницы до 500 000 рублей.

Предупреждение от бывалого: штрафы выписывают не часто, но когда выписывают, то серьёзно. Если у гостиницы нет четкой процедуры и календаря подачи уведомлений, внедрите хотя бы электронную систему. Она автоматизирует всё и избавит от головной боли.

Связь уведомления с постановкой на учёт

Уведомление о прибытии — это первый шаг. Но не путайте его с постановкой на учёт. Уведомление — это информирование МВД, что гость появился. Постановка на учёт — это решение МВД принять уведомление и зарегистрировать гостя. На практике для гостиниц это происходит параллельно и быстро: уведомление подали — и гость сразу на учёте.

Подробнее о том, как происходит сама постановка на учёт, какие документы требуются и в какие сроки МВД должно дать ответ, читайте в соседней статье «Постановка иностранного гражданина на учет по месту пребывания».

Часто задаваемые вопросы

Срок подачи уведомления 1 рабочий день — это включая день приезда или со следующего дня?

Срок считается от дня приёма иностранца в гостинице. Если гость приехал в пятницу, уведомление подаётся в понедельник (следующий рабочий день). День приезда не входит в срок.

Что делать, если гость потерял миграционную карту?

Без номера миграционной карты уведомление не примут. Посоветуйте гостю обратиться в ближайший орган МВД или консульство своей страны для выдачи дубликата или справки о потере. Если справки нет, в уведомлении пишут в поле миграционной карты: «не имеется» или запрашивают у МВД по горячей линии, что писать.

Можно ли подать уведомление заранее, до приёма гостя?

Нет. Уведомление подают после того, как гость фактически поселился в гостинице. Если подать заранее, МВД может не принять документ или потребовать уточнения даты фактического приезда.

Что если гость едет из одной гостиницы в другую?

Каждая гостиница подаёт своё уведомление о прибытии. Первая гостиница подаёт уведомление о снятии при выезде гостя, вторая — уведомление о новом прибытии. Уведомления подаются независимо друг от друга.

Какой штраф за неправильно заполненное уведомление?

Если уведомление содержит ошибки (опечатки в ФИО, неверный номер паспорта), МВД может не принять его. Если сроки подачи уже нарушены, штраф начисляется как за опоздание: 40 000–50 000 рублей для должностного лица, 400 000–500 000 рублей для юридического лица.

Что такое электронная подпись для подачи уведомления?

Это квалифицированная электронная подпись (КЭП) директора гостиницы или уполномоченного лица. Она подтверждает, что уведомление подано от имени организации. Получить КЭП можно в удостоверяющем центре (УЦ), она выдаётся на носителе (флешка, смарт-карта) и действует обычно 1–3 года.

Если гостиница использует Контур.Отель, нужно ли ещё что-то делать с уведомлениями?

Нет. Контур.Отель сам заполняет уведомление на основе данных гостя, подписывает КЭП и отправляет в МВД. Администратор просто вводит данные при заселении, дальше всё автоматично. Гостиница может сосредоточиться на других задачах.

Уведомление о прибытии — это рутина, но рутина обязательная и со штрафными санкциями. Правильное заполнение, своевременная подача и проверка по РКЛ — вот три столпа, на которых держится соблюдение закона. Если в гостинице ещё ручной процесс, стоит подумать об автоматизации. Она окупается на первых же штрафах, которые удаётся избежать.