Расхождения при приёмке товара и акт ТОРГ-2

Отгрузили товар поставщиком, приехал в торговую сеть — и тут выясняется, что сеть приняла не всё или приняла с претензиями: не хватает коробок, часть брака, пересорт. Вот здесь и начинаются расхождения при приёмке. Разбираем, какие они бывают, кто и как их фиксирует, нужен ли акт ТОРГ-2 или хватит электронного уведомления о приёмке, как оформить акт без ошибок и как закрыть расхождения в учёте, чтобы потом не было споров с сетью.

Коротко о главном

Расхождение при приёмке — это несоответствие между тем, что вы отгрузили, и тем, что получила торговая сеть. Может быть по количеству (недостача, перевес), качеству (брак, порча при доставке), сортности (пересорт) или документам (расхождение с накладной). При обнаружении сеть обязана составить акт установления расхождения либо отправить электронное уведомление о приёмке с замечаниями — через сообщение RECADV в системе Контур.EDI.

Акт ТОРГ-2 — унифицированная форма для документирования расхождений, утверждённая постановлением Госкомстата России от 21 сентября 1996 года № 58 в редакции от 29 декабря 2012 года. С 2013 года эта форма и другие унифицированные формы учётных документов больше не обязательны: организация вправе использовать свою форму акта, если в ней есть все обязательные реквизиты (дата, участники, описание расхождения, подписи). ТОРГ-2 — просто эталон, которому большинство компаний следуют по инерции (и из-за того, что он знаком всем, потому что 25 лет всё были обязаны его использовать).

Электронная приёмка в EDI всё упрощает: вместо бумажного акта ТОРГ-2 сеть отправляет сообщение RECADV (уведомление о приёмке) с указанием вида и объёма расхождения, и вы получаете всё в одном месте — в сервисе. Бумажный акт нужен, только если договор с сетью его прямо требует, или это клиент, который не на EDI.

В этой статье

• Виды расхождений при приёмке товара
• Как работает приёмка в Контур.EDI (сообщение RECADV)
• Когда нужен акт ТОРГ-2, когда электронное уведомление
• Как правильно оформить акт расхождения
• Таблица: вид расхождения — как фиксируется — документ
• Документооборот и коррекции в учёте
• Как избежать споров с сетью
• Часто задаваемые вопросы

Виды расхождений при приёмке товара

Расхождение — это когда реальность не совпадает с документом. При приёмке они бывают четырёх основных типов, и каждый требует своего подхода.

Расхождение по количеству. Вы отгрузили 100 коробок, а сеть приняла 98. Может быть недостача (упал бокс при погрузке, затерялся в пути, забыли переносить), может быть переток (сломалась упаковка, товар рассыпался). Сеть обязана это документировать, потому что иначе у вас будут вопросы по возврату денег. Такие расхождения обычно выявляют при пересчёте на складе приёмки, потому что внешний осмотр может не показать всю картину.

Расхождение по качеству. Товар приехал битым, помятым, с признаками порчи — это брак. Отличается от недостачи тем, что товар есть, но он непродаваемый. Часто выявляется при вскрытии упаковки — видно, что при доставке произошло: вода попала, нарушена герметизация, помяты коробки продукции, слипся товар. В ответственности за такие расхождения нужно разбираться со статьями договора и рисками доставки: за кого — перевозчика, у кого полис страховки на товар, на каком пункте риск перешёл к сети.

Расхождение по сортности (пересорт). Вы отгрузили крем увлажняющий, а сеть получила крем питающий — не так критично, как брак, но для сети это тоже расхождение, потому что коды и ценники разные. Часто это происходит при ошибке комплектации, если товар похож внешне. Сеть сразу же обнаруживает это при сканировании по штрих-коду, поэтому такие расхождения — из разряда быстрых.

Расхождение по документам. Сеть приняла товар, пересчитала — всё совпадает с накладной, но в самой накладной ошибка: неправильно указано количество в килограммах вместо штук, или код товара не совпадает. Документальное расхождение, а не физическое. Требует оформления, но обычно закрывается быстро корректировочной накладной.

Мнение эксперта

Дмитрий Орлов

Специалист по транспортному ЭДО

На практике 80% расхождений — это недостача при вскрытии. Товар был герметичен на складе поставщика, потом где-то в пути, на перегрузке или при погрузке на машину сеть, скорее всего, во время первого осмотра отцепило верхний слой упаковки и не пересчитало по корзинкам. Совет: если отгружаете хрупкое или штучное — требуйте от перевозчика акт освидетельствования груза сразу при приёмке, это сэкономит вам потом неделю переписки с сетью об «а может, это при доставке».

Как работает приёмка в Контур.EDI (сообщение RECADV)

Традиционно: поставщик отправляет накладную в бумаге и ТОРГ-2, сеть получает, проверяет, подписывает, отправляет обратно курьером. Две недели туда-сюда, и никто не знает, какой статус приёмки прямо сейчас.

В Контур.EDI этот процесс электронный и мгновенный. Вот как это работает:

1. Вы отправляете DESADV (уведомление об отгрузке). При отправке товара генерируете в системе 1С (или в сервисе Контур.EDI, если 1С не подключена) сообщение DESADV с полным описанием товара: коды, количество, серии, партии, цены. Это отправляется в сеть за минуты.

2. Сеть получает товар и проверяет. Её приёмщик сканирует коробки по штрих-кодам, взвешивает если нужно, сверяет с DESADV. Если всё совпадает — статус зелёный. Если нашли расхождение — сеть начинает документировать: что за вид расхождения, в каком количестве, почему.

3. Сеть отправляет RECADV (уведомление о приёмке). В этом сообщении RECADV указано: что принято по накладной, что с замечаниями, какое расхождение, по какой причине. Причины стандартные — коды, которые система «понимает»: 01 (товар получен правильно), 02 (неправильное количество), 03 (неправильное качество), 04 (несоответствие по артикулам), 05 (задержка доставки) и другие. Вы получаете RECADV в сервисе Контур.EDI, открываете, видите точно, что именно не совпадает, и знаете, что делать дальше: отправить товар обратно, провести коррекцию в учёте или согласиться с частичной приёмкой.

Почему это лучше бумаги? Вы не получите RECADV через неделю, не будете ломать голову, что в нём написано в углу мелким шрифтом — всё структурировано, машиночитаемо, интегрируется с вашей 1С автоматически. Нет нужды переводить информацию из бумаги в базу: RECADV сразу ложится в учёт.

Контур.EDI — сам EDI-провайдер, подключение напрямую, без посредников. Поддерживает RECADV (уведомление о приёмке) и другие сообщения документооборота с торговыми сетями. Узнать больше про Контур.EDI

Когда нужен акт ТОРГ-2, когда электронное уведомление

Это главный вопрос, потому что от ответа зависит, будете ли вы потом возиться с бумажной формой или нет.

Акт ТОРГ-2 нужен, если:

• Договор с сетью явно требует оформления акта по форме ТОРГ-2 — такое условие обычно пишут в приложении к договору («расхождения оформляются актом установления расхождения формы ТОРГ-2»). Не игнорируйте это, сеть будет требовать именно эту форму при возникновении вопросов с её аудиторами.
• Сеть не подключена к EDI и не готова работать электронно — такие ещё есть, особенно в регионах. Для них бумага остаётся единственным способом документирования. Но это становится редче: даже небольшие сетки постепенно переходят на EDI, потому что это экономит время и людей.
• Расхождение внесено в претензию или требует судебного разбирательства — тогда акт ТОРГ-2 входит в доказательственную базу. Эл. сообщение RECADV тоже признаётся, но вместе с бумажным документом выглядит крепче.

Электронное уведомление (RECADV) достаточно, если:

• Договор с сетью не требует формы ТОРГ-2, а разрешает обмениваться данными в электронном виде — это становится стандартом современных договоров. Заложен на EDI — работаем по RECADV.
• Сеть подключена к Контур.EDI и активно его использует — у неё в системе всё уже записано и проверено, бумажный акт для неё — лишняя работа. Отправьте RECADV, и её аудит примет это как доказательство расхождения.
• Расхождение небольшое и обе стороны согласны на его закрытие электронно — коррекция в учёте, и дальше нет вопросов. Бумаги не требуются.

Практический совет: Если сомневаетесь — уточните в договоре с сетью, что требуется, или спросите у менеджера сети прямо: «Какой документ вы принимаете при расхождении — ТОРГ-2 или RECADV?» Некоторые сети говорят: «Отправьте RECADV в систему, акт ТОРГ-2 не нужен», а некоторые говорят: «RECADV помогает, но официально принимаем только ТОРГ-2 или квиток из вашей системы». Лучше узнать один раз, чем потом ломать голову, почему сеть не принимает документ.

Как правильно оформить акт расхождения

Если всё же нужен бумажный акт ТОРГ-2 или собственная форма акта расхождения, вот что нужно знать, чтобы не попасть в ловушку.

Форма и реквизиты. Как упомянуто выше, формально обязательна форма ТОРГ-2, утверждённая постановлением Госкомстата от 21 сентября 1996 года № 58 (в редакции 29 декабря 2012 года). Но с 2013 года юрлицо может использовать свою форму акта, если в ней есть все обязательные реквизиты. Какие реквизиты обязательны? Вот минимум:

• Дата и место составления акта.
• Номер накладной/счёта, по которому выявлено расхождение, и дата отгрузки.
• Наименование, адрес и реквизиты обеих сторон (поставщик и сеть).
• Подробное описание расхождения: какой товар, в каком количестве, какой вид расхождения (недостача, брак, пересорт), почему.
• Стоимость расхождения в рублях (для калькуляции убытка).
• Подписи представителей обеих сторон с расшифровкой (ФИ, должность, дата).

Кто подписывает. В акте ТОРГ-2 ставят подписи два свидетеля (это могут быть сотрудники сети и поставщика, которые при приёмке присутствовали) или уполномоченные представители обеих организаций. Часто при приёмке в сети участвуют трое: начальник приёмки, продавец-консультант и кто-то из аппарата сети. Главное — чтобы подписал хотя бы один, кто авторизован по доверенности принимать товар и составлять акты. От поставщика обычно роспись ставит водитель доставки (он был при приёмке) или менеджер по работе с сетями (если приезжает лично контролировать).

Сроки составления. Это сложный вопрос, потому что единого срока нет. Постановление Госкомстата не устанавливает срок — он прописывается в договоре поставки и в инструкциях компаний. Обычно это звучит так: «Акт составляется в момент обнаружения расхождения» (то есть сразу при приёмке) или «Акт составляется в течение двух дней с момента приёмки» (если расхождение обнаружено позже). Некоторые сети устанавливают срок в три рабочих дня. Смотрите договор — там должно быть прописано. Если нет — можно договориться по ходу и зафиксировать это в письме.

Когда расхождение обнаружат потом? Есть категория расхождений, которые выявляются не сразу, а при первой инвентаризации товара на полке или при проверке качества перед продажей. Например, вскрыли упаковку — и там плесень. Или при переучёте в конце месяца выяснилось, что товара на две коробки меньше, чем по документам. Сроки в такие моменты уже не ловят сразу: по договору обычно даётся 10–14 дней на подачу претензии и документирование расхождения. В этот срок сеть направляет вам акт и претензию. Вы можете согласиться с убытком, оспорить его или потребовать проверку через независимого эксперта.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Из практики: в договоре написано «две недели на подачу претензии», и вот на день 14-й приходит акт на недостачу за день 1. Я давно научилась: если сеть просит подписать акт, я прежде всего смотрю на сроки в договоре — когда претензия считается поданной, от какого момента считается две недели (от даты приёмки или от даты обнаружения расхождения). Бывает путаница: один говорит «две недели с момента получения товара», второй — «две недели с момента оформления акта». Прежде чем подписывать, уточняю. Часто в спорных ситуациях помогает именно эта формулировка в договоре.

Таблица: вид расхождения — как фиксируется — документ

Документооборот и коррекции в учёте

После того как расхождение зафиксировано в акте или RECADV, оно должно быть закрыто в учёте. Вот как это работает практически.

Шаг 1. Получить подтверждение расхождения. Если составлен бумажный акт ТОРГ-2 — он подписан обеими сторонами, вы получили копию. Если RECADV — вы получили его в сервисе Контур.EDI, система не позволит вам просто так проигнорировать это сообщение. Обе стороны знают, что расхождение есть, и задокументировано.

Шаг 2. Определить, кто за это отвечает. От этого зависит, как закрывать расхождение в своём учёте:

• За счёт поставщика (вашего счёта): если разбор показал, что товар был повреждён при комплектации, был допущен брак в производстве, или при упаковке была ошибка (не тот товар). Тогда вы формируете кредит-ноту на сумму расхождения и отправляете покупателю (сети). Сеть рассчитывает убыток, вычитает из платежа или ждёт возврата.
• За счёт перевозчика или покупателя (сети): если товар повреждён при доставке или при неправильном хранении в сети. Тогда сеть формирует претензию перевозчику, либо страховой компании, либо пускает убыток на себя (если забыла застраховать партию). Вы в этом случае может подать встречную претензию на сумму торговой наценки и упущенной выгоды.

Шаг 3. Оформить коррекцию. В учёте обычно оформляют так:

Если расхождение в вашу сторону (вы возвращаете деньги или товар): Выписываете кредит-ноту с ссылкой на номер и дату акта ТОРГ-2 (или RECADV). В кредит-ноте указываете: артикул товара, количество штук и выручку в рублях, которую вычитаете. Кредит-ноту отправляете сети и фиксируете в журнале учета продаж 1С. В бухгалтерии это проходит как «возврат товара» или «дополнительное снижение выручки».

Если расхождение в сторону сети (сеть возвращает вам деньги за убыток): Сеть выписывает кредит-ноту в вашу пользу, вы получаете её и проходите по дебету счётов к получению. Деньги переводит сеть на ваш счёт либо сразу, либо учитывает при следующем платёже. В 1С вы фиксируете приход этой суммы по счёту к получению.

Шаг 4. Закрыть вопрос с сетью. После того как расхождение оформлено документально и учтено, вы направляете сети письмо по факту: «Акт от [дата] учтён, кредит-ноту на [сумму] отправляем отдельно» или «Претензия на сумму [сумма] направляется письмом с уведомлением о вручении» (если убыток считаете не вашим). Это важно, потому что сеть иначе может второй раз прислать претензию на ту же сумму.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Когда внедряю EDI, часто встречаю такую ошибку: получена RECADV с расхождением, но в 1С никто не отреагировал. Её просто оставили висеть. Результат — через месяц сеть звонит: «Где ваша кредит-ноту за акт от 15 апреля?» Совет: в 1С после приёма RECADV нужно автоматически завести задачу для бухгалтера, чтобы он посмотрел расхождение и провёл коррекцию. Если 1С интегрирована с Контур.EDI, это можно автоматизировать — RECADV с кодом расхождения (код 02, 03 и т.д.) автоматически создаёт чек-лист в системе. Не «удалит» документ, а именно напомнит: ты должен обработать расхождение.

Как избежать споров с сетью

Лучше предотвратить расхождение, чем потом разбираться в акте и письмах. Вот практические меры, которые работают.

Маркировка и штрих-коды. Если ваши товары имеют свой штрих-код, убедитесь, что код совпадает с кодом в документе и в системе сети. Часто расхождения по сортности возникают именно из-за того, что на ценнике один код, а в DESADV другой. При отправке в EDI указывайте артикул точно так, как его знает сеть. Попросите менеджера сети прислать вам актуальный справочник их кодов товаров и сверьте по нему. Одна ошибка в коде — и вся партия попадёт под расхождение.

Упаковка и паллеты. Если отгружаете на палетах, обозначьте каждую палету номером, указав, сколько коробок и какой товар. Сеть при разгрузке будет ориентироваться на эту информацию. Если коробка одна висит без палеты — её легче потерять. Используйте стрейч-плёнку и устойчивые коробки: если товар пришёл в изломанной упаковке, даже если содержимое целое, это уже визуальный брак, и сеть может не принять. Убедитесь, что упаковка герметична, особенно если товар боится влаги или тепла.

Сверка перед отгрузкой. На своём складе, перед тем как отправить партию, пересчитайте товар ещё раз. Не полагайтесь только на данные системы — люди ошибаются. Если собрали 100 коробок, посчитайте физически. Проверьте серии и сроки годности — продукты скоро истекают? Это расхождение по качеству в момент отгрузки. При отправке в DESADV указывайте реальное количество в штуках и килограммах, которое вы отправляете; не округляйте «примерно». Сеть будет пересчитываться по этим цифрам, и каждая ошибка во фронт-энде приведёт к расхождению в бэк-энде.

Договор с перевозчиком. Если товар идёт через логиста или КПД, убедитесь, что в договоре перевозки указана ответственность за целостность упаковки и своевременность доставки. Когда приходит расхождение, вы сможете показать перевозчику акт и потребовать компенсацию. Без этого расхождение падает на вас.

Коммуникация с сетью. Если есть подозрение, что может быть расхождение (например, партия шла дольше, чем обычно, или упаковка при погрузке повреждалась), направьте сети СМС или письмо ДО приёмки: «В поездке была замета по герметичности коробок в верхних слоях. При приёмке пересчитайте, пожалуйста, и дайте знать, если найдёте убыток». Это психологический ход: сеть видит, что вы инициативны и заботитесь о качестве, и часто находит в себе силы расцепить расхождение на свой счёт (брак при хранении) или не писать претензию на мелочь.

Страховка. Если работаете с дорогим товаром и вероятность брака велика, возьмите страховку на партию. Стоимость страховки обычно 0.3–0.7% от суммы товара. Если расхождение по качеству — вы подаёте претензию в страховую, а сеть признает убыток не вашим. Правда, страховые тянут с выплатами, но бумажно на вас ответственность не лежит.

Часто задаваемые вопросы

Итог

Расхождения при приёмке неизбежны — это часть ритейла. Но то, как вы их оформляете и закрываете, определяет, будут ли они перерастать в конфликты или останутся рутиной.

Главное — знать, что требует договор с сетью. Если она на Контур.EDI и знает RECADV — это ваше преимущество: вся информация структурирована, машиночитаемая, интегрируется с 1С. Если старая школа и требует ТОРГ-2 — используйте форму, но помните, что с 2013 года обязательна только суть (обязательные реквизиты), не форма.

Практика показывает: расхождения возникают не потому, что система плохая, а потому, что кто-то где-то поспешил. Пересчитайте перед отправкой, проверьте маркировку, убедитесь, что упаковка целая — и половина проблем исчезнет. Остальное закрывается бумагой (акт, кредит-ноту) и разговором с менеджером сети. Вежливый, своевременный документооборот и чёткие сроки — это то, что экономит вам неделю переписки и деньги на убыток.